Mô hình quản lý dự án bài bản từ A đến Z cho các nhà quản trị

Khi quản lý một đội ngũ hoặc một tổ chức, khả năng cao bạn sẽ rơi vào tình trạng phải xử lý quá nhiều dự án, quy trình cùng một líc. Nếu không áp dụng mô hình quản lý dự án, sẽ rất khó khăn cho các nhà quản trị xác định thứ tự ưu tiên, phân bổ nguồn lực hiểu quả và xác nhận rằng các deadline vẫn đang được đáp ứng. Những vấn đề này từ đó không chỉ ảnh hưởng đến kết quả của dự án mà còn đến hiệu quả kinh doanh và vận hành của tổ chức. 

Mô hình quản lý dự án là gì? 

Để có thể hiểu một cách tường tận thì trước tiên, chúng ta hãy tìm hiểu về khái niệm của Mô hình quản lý dự án.

Theo PMI, Mô hình quản lý dự án chính là “một phương pháp luận về hệ thống thực hành, kĩ thuật, thủ tục và quy tắc được sử dụng bởi các cá nhân cùng làm việc trong một lĩnh vực”. Dựa vào đó, ta có thể khằng định rằn, mô hình quản lý dự án đơn giản là cách thức mà một doanh nghiệp thực hành dự án của họ. 

Các mô hình quản lý dự án phổ biến

1. Mô hình Agile 

Mô hình Agile là một phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt dựa trên quy tắc tương tác, tích hợp để đưa sản phẩm tới tay người dùng càng nhanh càng tốt. Hiện mô hình Agile đã được mở rộng và được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực, ngành nghề và khía cạnh khách nhau của nền kinh tế: sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục,...

Nhìn chung, đây là một mô hình được tạo ra với cách thức hoạt động dựa trên nguyên tắc vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental): phân nhỏ dự án thành các chu kì gọi là các sprint (nước rút) và cuối chu kì, sản phảm được được gửi tới khách hàng để dễ dàng đánh giá. Dựa trên những đánh giá này, nhân viên sẽ kịp hời đưa ra những thay đôi phù hợp với xu thế thị trường. 

Mô hình quản lý dự án Agile 

2. Mô hình Kanban 

Đây là một mô hình được tạo ra và sử dụng phổ biến tại Nhật Bản. Khi sử dụng mô hình Kannan, bạn sẽ nâng cao khả năng tự quản lý công việc, cải thiện hiểu quả làm việc. Với việc ứng dụng Kanban vào quản lý dự án, bạn chỉ cần “bắt đầu với những gì bạn có ngay bây giờ” mà “không làm gián đoạn những gì đã có” bới mô hình khuyến khích những thay đổi nhỏ và chắc chắn.

Bằng việc sử dụng các cột và các thẻ: cột thể hiện cho các cột và các thẻ: cột thể hiện các bước trong quy trình, còn thẻ là các hạng mục công việc sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tích kiệm chi phí và  nguồn lực và tránh tồn tại những hoạt động dư thừa.

Mô hình quản lý Kanban

3. Mô hình Scrum 

Mô hình quản lý dự án Scrum là một biến thể của mô hình Agile. Có thể nói, Scrum thiên về một khung làm việc hơn là một phương pháp luận. Mô hình này cũng là một cách thức hiện dự án nhưng dựa trên vòng sprint bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ và hoàn thành các nhiệm vụ con để dễ thực hiện và xử lý chúng. Điểm nổi bật bật ở Scrum là Scum master (khả năng phân quyền người chịu trách nhiệm) để theo dõi tiến độ thực hiện và hỗ trợ giải quyết các nhân viên trong một sự án khi có vấn đề phát sinh.

Mời bạn tham khảo và tải về miễn phí "Tài liệu biểu mẫu quản lý dự án dành cho doanh nghiệp" 

4. Biểu đồ Gantt

Gantt là một trong những mô hình quản lý dự án được sử dụng phổ biến trong thời diểm hiện tại. Biểu đồ này sử dụng trục tung đề tên công việc và trục hoành thể hiện cho dòng thời gian của dự án và các mốc công việc.

Khi sử dụng biểu đồ Gantt bạn còn có thể xác định được ai là người chịu trách nhiệm công việc, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành dự án, mối quan hệ của nhiệm vụ với toàn bộ dự án. Dưới góc nhìn của các nhà quản trị, sử dụng biểu đồ Gantt sẽ giúp nhà quản lý giám sát được tiến độ của tất cả các bộ phận vào bất kỳ thời điểm nào.

Quản lý dự án theo Gantt Chart 

5. Mô hình Waterfall

Mô hình này thường được gọi là SDLC (Software Developmet Life Cycle). Đây là phương pháp đơn giản với ý tưởng chính là việc lên kế hoạch một cách mạnh mẽ, chính xác và thực hiện nó hiệu quả nhất có thể: các nhiệm vụ được đề ra theo một quy trình và các hoạt động sẽ được thực hiện theo đúng kế hoạch đã được xây dựng trước đó. 

Đây là một trong những mô hình quản lý dự án được ra đời đầu tiên nên so với những mô hình, phương pháp khác thì được coi là khá cứng nhắc và thiếu tính linh hoạt.