5 Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Giúp X5 Hiệu Suất Làm Việc

Làm thế nào để có thể quản lý thời gian hiệu quả không là vấn đề của riêng bất cứ ai. Làm thế nào để có thể đáp ứng tốt tiến độ công việc, đảm bảo chất lượng đầu ra mà vẫn có đủ thời gian để dành cho các hoạt động khác trong cuộc sống luôn là điều mà mọi người tìm kiếm. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ lại 5 phương pháp giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà mình đã từng áp dụng và giúp mình X5 hiệu suất công việc!

1. Thiết lập mục tiêu SMART

Mình đã từng được học về mô hình SMART trong những năm đại học nhưng lúc đó lại không quan tâm lắm vì chưa nhận thức được tầm quan trọng của phương pháp này. Mãi cho đến năm đầu tiên đi làm, vì khả năng quản lý thời gian kém nên công việc mình liên tục bị trễ hạn mà kết quả đầu ra lại không hề tốt, mình mới tìm hiểu các cách để cải thiện, vô tình, mình lại bắt gặp khái niệm mô hình SMART một lần nữa.

Nói dễ hiểu, mô hình SMART là phương pháp thiết lập mục tiêu hiệu quả theo 5 tiêu chí:

• Specific - Cụ thể;

• Measurable - Đo lường được;

• Attainable/Achievable - Khả thi;

• Relevant - Liên quan/ Realistic: Thực tế;

• Timely/ Time-bound - Có thời hạn.

Kể từ khi thực hành theo phương pháp này, các kế hoạch và công việc của mình dần ổn định hơn và đạt kết quả tốt hơn. Thay vì đặt các mục tiêu chung chung, mơ hồ, mình dần học được cách đặt mục tiêu có các tiêu chí cụ thể hơn. Do đó, mình có thể kiểm soát được toàn bộ kế hoạch và công việc từ chất lượng, kết quả, tiến độ, bài học rút ra. Mình nghĩ đây sẽ là phương pháp giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian mà các bạn cần.

2. Sắp xếp thứ tự công việc theo NĂNG LƯỢNG

Nghe có vẻ khá lạ phải không?! Trong một ngày lân la Internet, mình đã vô tình đọc được chia sẻ về phương pháp này. Theo đó, thay vì sắp xếp todolist theo các tiêu chí thông thường như deadline, mức độ quan trọng, phương pháp này khuyên chúng ta ưu tiên công việc dựa trên mức năng lượng cần thiết bỏ ra cho một công việc.

Theo phương pháp này, năng lượng và sự tập trung là yếu tố bất ổn định, dao động thất thường trong mỗi chúng ta. Chúng cũng là những tác nhân ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng quản lý thời gian của bạn. Hãy thử tưởng tượng một kế hoạch với tất cả công việc đòi hỏi phải tiêu hao nhiều năng lượng của bạn thì có thật sự hiệu quả hay không?

Do đó, hãy xem xét các công việc dựa trên mức năng lượng cần thiết cho công việc đó, kết hợp với thời hạn của từng công việc. Từ đó, bạn có thể lên kế hoạch công việc ngày, tuần, tháng một cách phù hợp, hiệu quả mà không hề vắt kiệt hết tất cả năng lược mà bạn có. Hãy thử ngay cách này nhé!

3. Xác định khung thời gian làm việc hiệu quả nhất

Phương pháp này còn có thể được gọi với tên “Giờ năng lượng”. Theo đó, trong ngày, bạn sẽ xác định một khung giờ mà bạn cảm thấy làm việc hiệu quả nhất để tập trung giải quyết một nhiệm vụ quan trọng. Đây là phương pháp đã giúp mình có thể cải thiện hiệu suất làm việc một cách trông thấy.

Để thực hiện phương pháp này, đầu tiên, bạn cần xác định một công việc quan trọng nhất cùng với khung giờ bạn cảm thấy năng lượng nhất. Tiếp đến, bạn sẽ dồn toàn bộ sự tập trung để giải quyết công việc trong khoảng thời gian đã xác định, loại bỏ toàn bộ yếu tố gây xao nhãng.

Để có thể xác định khung giờ năng lượng của mình, bạn có thể tự mình trả lời các câu hỏi sau:

• Đâu là khoảng thời gian trong ngày mà bạn không thể tập trung trong công việc?

• Đâu là khoảng thời gian trong ngày mà bạn cảm thấy tinh thần thoải mái nhất?

LƯU Ý, phương pháp giờ năng lượng chỉ khuyên bạn giải quyết MỘT NHIỆM VỤ QUAN TRỌNG NHẤT trong khoảng thời gian xác định. Sau đây là hai câu hỏi giúp bạn xác định được đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất dành cho giờ năng lượng của bạN:

• Nhiệm vụ nào khó khăn, tốn nhiều thời gian nhất mà bạn đang trì hoãn (nếu được hoàn thành thì bạn sẽ cảm thấy rất nhẹ nhõm)?

• Nhiệm vụ nào sau khi được hoàn thành sẽ khiến bạn tràn đầy động lực để tiếp tục theo đuổi kế hoạch hoặc mục tiêu của bản thân?

Sau khi đã xác định được khung giờ năng lượng cùng nhiệm vụ quan trọng, hãy bắt tay vào thực hiện ngay nhé!

4. Học cách giao việc

Giao việc là một trong những kỹ năng quản lý thời gian đã giúp bản thân mình cải thiện hiệu suất làm việc rất cao. Thay vì ôm đồm tất cả rồi tự mình làm không xuể, mình học cách hợp tác và ủy quyền công việc cho các nhân sự liên quan. Nhờ vậy, mình đã có thêm rất nhiều thời gian để giải quyết các công việc quan trọng. Bạn cũng nên tham khảo cách này nhé!

5. Tránh xa các xao nhãng

Last but not least, tránh xa ngay các xao nhãng khi làm việc! Hãy tránh nghe điện thoại, kiểm tra mạng xã hội, trả lời tin nhắn phiếm,... mà hãy tập trung 100% vào công việc. Chắc chắn, kỹ năng quản lý thời gian của bạn sẽ cải thiện bất ngờ nếu bạn áp dụng cách này đấy!

Trên đây là 5 Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà chính bản thân mình đã áp dụng. Hãy tìm và thử ngay cho mình một vài phương pháp nếu bạn cũng đang chưa biết cách quản lý thời gian nhé!

Lionel Võ

* Chia sẻ từ cá nhân và có tham khảo nguồn 16+ Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất trong công việc