Quản lý hàng tồn kho thương mại điện tử: Khái niệm và 5 kỹ thuật quan trọng

Sau nhiều tháng lập kế hoạch, tính toán chi phí và đầu tư công sức, cuối cùng bạn đã thành lập cửa hàng, điều hành doanh nghiệp Thương mại điện tử của riêng mình. Hoặc, bạn có thể đã có kinh nghiệm kinh doanh trực tuyến trong nhiều năm… Dù bằng cách nào, hầu hết các nhà bán lẻ đều mắc phải vấn đề phổ biến - cách sử dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho để giúp doanh nghiệp phát triển.

Quản lý hàng tồn kho thương mại điện tử là gì?

Ở cấp độ cơ bản nhất, quản lý hàng tồn kho là tìm nguồn cung ứng, lưu trữ và bán hàng tồn kho. Đó là khi bạn biết mình có bao nhiêu hàng tồn, nên bán với giá bao nhiêu, giữ hàng ở đâu và giữ trong bao lâu.

Hiểu được cách quản lý hàng tồn kho là nhiệm vụ rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào – dù lớn hay nhỏ. Điều này giúp tránh lãng phí, tiết kiệm chi phí và tiết kiệm thời gian. Luôn cập nhật nguồn cung sẽ tạo ra sự tập trung nhiều hơn vào khách hàng, vì có thể mang đến cho mọi người những sản phẩm họ mong muốn.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn thiếu kiến ​​thức về thực hành quản lý hàng tồn kho. Một số công ty lớn nhất trên thế giới đã sụp đổ do không sử dụng đúng kỹ thuật và hệ thống. Dưới đây là một số gợi ý để đảm bảo cửa hàng Thương mại điện tử của bạn luôn đứng đầu bằng cách áp dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp.

Hiểu rõ về quản lý hàng tồn kho

Tại sao bạn cần kiểm soát hàng tồn kho?

Kiểm soát hàng tồn kho không phức tạp, nhưng luôn đóng vai trò quan trọng. Hiểu được mức tồn kho sẽ giúp bạn biết được:

• Khi nào cần đặt hàng lại: Đầu tiên, bạn cần biết khi nào hàng hóa sắp hết. Chẳng ai mong muốn rơi vào tình trạng không thể cung cấp sản phẩm cho khách hàng. Giả sử, nếu cửa hàng của bạn sắp hết sữa, bạn không nên đợi cho đến khi sữa hết hoàn toàn rồi mới mua thêm.

• Đặt hàng với số lượng bao nhiêu: Giả sử bạn sở hữu một cửa hàng thú cưng trực tuyến. Đồ chơi củ cà rốt kêu cót két đã bán chạy hơn nhiều so với dự đoán. Vì vậy, bạn cần đặt thêm những món đồ chơi đó. Tuy nhiên, bạn không muốn đặt hàng quá mức và có hàng đống đồ chơi chất đống trong nhà kho. Quản lý hàng tồn kho cũng giúp ổn định số lượng.

• Có nên đặt hàng đối với sản phẩm khác không: Tiếp tục với ví dụ về đồ chơi, nếu củ cà rốt bán chạy, liệu một quả cà chua kêu cót két cũng bán chạy hay không? Theo dõi hàng tồn kho chính xác cũng sẽ giúp ích cho việc mua hàng và thành công của các sản phẩm mới.

• Hàng có thể ở ngoài/ở trong kho bao lâu: Đây là điều có vẻ hơi hiển nhiên đối với những món đồ dễ hỏng. Nhưng nếu không có hàng tồn kho phù hợp, rất nhiều hàng hóa có thể bị lãng phí và không bán được. Còn lại hoặc là lỗi thời hoặc lỗi mốt.

Lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp

Theo Wasp, 43% doanh nghiệp nhỏ vẫn sử dụng các phương pháp thủ công để quản lý hàng tồn kho, đồng nghĩa với việc 43% doanh nghiệp nhỏ dễ mắc sai lầm. Vì vậy, cần có một công cụ phần mềm giúp tránh tránh tình trạng lộn xộn và sai sót do chúng ta gây ra..

Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp là một kỳ công không hề nhỏ. Bạn thực sự phải xem xét bản chất của doanh nghiệp, quy mô công ty, những thách thức và nhu cầu cụ thể bằng cách tự đặt ra những câu hỏi sau:

• Có bao nhiêu người dùng sẽ yêu cầu quyền truy cập?

• Phần mềm có cho phép khả năng mở rộng khi công ty của bạn phát triển không?

• Phần mềm có thể tích hợp với các hệ thống khác không?

• Họ có thể cung cấp hỗ trợ di chuyển dữ liệu không?

• Hệ thống có cho phép báo cáo tùy chỉnh không?

• Bạn có được phép kiểm tra lịch sử hàng tồn kho của mình không?

• Phần mềm có cho phép ngăn chặn hàng tồn kho bị đánh cắp, thất lạc hoặc giao nhầm chỗ không?

• Bạn có cần truy cập phần mềm quản lý kho trên nhiều thiết bị không?

• Chất lượng hỗ trợ kỹ thuật của họ trong quá trình xử lý sự cố là gì?

Dựa trên các tiêu chí phổ biến nhất, bạn nên tìm kiếm một phần mềm:

• Có thể phân tích dữ liệu theo thời gian thực

• Phân tích dữ liệu và tối ưu hóa hàng tồn kho

• Tính đến việc dự trữ thừa và thiếu

• Xem xét tính thời vụ

• Thực hiện các điều chỉnh cho vị trí của sản phẩm trong vòng đời của chúng.

Sử dụng phần mềm tận dụng tối ưu hóa giá cũng sẽ là một lựa chọn hợp lý, vì phần mềm sẽ cung cấp cho bạn các đề xuất về thời điểm bán ở mức giá cao hơn hoặc thấp hơn và mặt hàng nào bán chạy nhất vào mùa nào…

Hiểu biết về các giải pháp có sẵn sẽ đẩy nhanh quá trình lựa chọn hoặc nâng cấp công cụ phần mềm, đảm bảo chi phí được đầu tư đúng cách.

Những điều cần biết về auditing (nghiên cứu đo lường)

Auditing là quá trình đảm bảo rằng bạn đang kiểm tra xem có bao nhiêu hàng tồn kho. Ngay cả với phần mềm tốt nhất, điều quan trọng là phải thực hiện kiểm tra theo cách thủ công. Cách này có thể giúp giải thích cho bất kỳ mặt hàng nào bị đánh cắp và ngăn chặn mọi vấn đề về tồn kho thừa hoặc thiếu.

Cách đầu tiên để làm điều này là thông qua một quy trình kiểm tra đầy đủ, thường liên quan đến việc đếm tất cả hàng tồn kho một vài lần một năm. Thành thật mà nói, phương pháp này có thể tốn thời gian và nhàm chán.

Cách thứ hai là thực hiện kiểm tra từng phần, còn được gọi là đếm theo chu kỳ, giúp kiểm tra các số đã được ghi lại và giúp đo lường độ chính xác.

Kiểm tra tại chỗ là kỹ thuật thứ ba. Đây là khi bạn so sánh ngẫu nhiên các số của một mục với các số được ghi trong phần mềm. Đó là một cách hiệu quả để kiểm tra xem các con số có chính xác không. Tất nhiên, các cách tiếp cận khác nhau sẽ hiệu quả hơn với từng công ty. Sau đây là một số cách có thể phù hợp với bạn.

Các loại auditing trong ecommerce

Thiết lập mệnh giá

Đây là một phương pháp giúp cấu trúc, sắp xếp thứ tự và chỉ định mức độ ưu tiên cho các mục. Quy trình thiết lập mệnh giá hoạt động bằng cách đảm bảo có một lượng hàng tối thiểu cho mỗi sản phẩm. Việc đặt Mức mệnh giá (Par level) thường được dùng trong lĩnh vực chăm sóc khách hàng. Phương pháp này ngăn ngừa lãng phí hàng hóa và giữ cho hàng tồn kho luôn ổn định. 

Par level thường được tính theo công thức sau:

Mức mệnh giá = (Mức sử dụng hàng tồn kho hàng tuần + Hàng tồn kho an toàn) / Số lần giao hàng mỗi tuần

Theo đó, bạn nên giữ khoảng 20% ​​-30% hàng tồn kho hàng tuần để sử dụng làm hàng dự trữ an toàn. Một lợi thế của kỹ thuật này là nhân viên không cần phải có nhiều kiến ​​thức về quản lý hàng tồn kho. Họ sẽ luôn biết số lượng ít nhất để đặt hàng.

Nhập trước xuất trước (FIFO)

Còn được gọi là FIFO, phương pháp Nhập trước xuất trước tập trung vào việc bán hàng cũ. Điều này có ích với dòng chảy tự nhiên của hàng hóa, giúp cho việc lưu giữ hồ sơ dễ dàng hơn vì tránh việc đếm lại hàng tồn kho cũ. Trên thực tế, không chỉ các công ty thực phẩm mới cần xem xét phương pháp này, mà các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thời trang cũng nên cân nhắc. Dù được áp dụng công nghệ hiện đại hay sản xuất quần áo đơn thuần, thì vòng đời sản phẩm thời trang vẫn thường xuyên thay đổi. Chẳng ai muốn mắc kẹt trong một kho quần Mom Jeans cả, vậy nên hãy chờ đợi để dòng sản phẩm này thịnh hành trở lại và bán chúng một cách hiệu quả. ,  

Về cơ bản, sử dụng FIFO đồng nghĩa với việc bạn có thể có vòng quay hàng tồn kho cao, giúp hàng hóa luôn mới và giúp bạn không phải thực hiện các đợt bán hàng thanh lý số lượng lớn. 

Hệ thống quản lý ABC

Đây là một phương pháp đơn giản để phân loại sản phẩm từ ít nhất đến có giá trị nhất. Về cơ bản, hệ thống đang xem xét khoảng lượng hàng tồn kho và tìm hiểu xem mỗi dòng có thuộc danh mục A, B hoặc C hay không. A là sản phẩm có giá trị cao nhưng số lượng thấp. B có sản phẩm thông thường với số lượng vừa phải và C là sản phẩm có giá trị thấp với số lượng lớn.

A cung cấp 80% doanh thu và 20% hàng tồn kho. B cung cấp 15% doanh thu và 30% hàng tồn kho. C cung 5% doanh thu va 50% kho.

Ví dụ, bạn đang sở hữu một cửa hàng giày dép trực tuyến. Phương pháp ABC trong trường hợp này sẽ được thực hiện như sau:

• A: Giày thuộc phân khúc cao cấp, giá cao kiếm được phần lớn doanh số bán hàng (80%). Chỉ cần bán 3 đôi trong một ngày là đã có thể tạo ra phần lớn thu nhập. Nhưng vì chúng có giá cao nên “kén khách” => Do đó, không có nhiều hàng sẵn trong kho (20%).

• B: Giày công sở - Là dòng sản phẩm nằm giữa doanh số bán hàng và hàng tồn kho. Có khả năng tạo ra một lượng doanh thu kha khá trong một ngày nhưng không phải là quá lớn. Giày công sở không đắt như giày thể thao và là một vật dụng thiết yếu. Vì vậy, những lần bán hàng này tạo ra khoảng 15% doanh thu và chiếm 30% hàng tồn.

• C: Vớ là dòng sản phẩm bán được nhiều nhất trong một ngày. Vì vậy, vớ sẽ chiếm 50% hàng tồn. Tuy nhiên, vì giá thành thấp nên sản phẩm này chỉ chiếm khoảng 5% lợi nhuận.

Triển khai công việc với phương pháp này cho phép bạn tập trung vào các sản phẩm mang lại lợi nhuận cao nhất. Đó là một yếu tố quan trọng để quản lý một doanh nghiệp thương mại điện tử thành công.

5 phương pháp quản lý hàng tồn kho cần thiết cho sàn thương mại điện tử

1. Duy trì một lượng hàng tồn an toàn trong kho

Vì chúng ta sẽ không thể dự đoán được chính xác điều gì sẽ xảy ra. Do đó, cần phải đảm bảo duy trì kho dự trữ an toàn.

Nhìn vào thời kỳ mà thói quen mua sắm của người tiêu dùng thay đổi “chóng mặt” như hiện nay, cũng có thể thấy được rằng cung và cầu sẽ thường xuyên biến đổi. Việc lưu trữ bản kiểm kê hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho mọi trường hợp bất trắc có thể xảy ra.

2. Cân đối hàng tồn kho

Về cơ bản, doanh nghiệp không nên dự trữ quá nhiều và cũng không nên dự trữ dưới mức tối thiểu. Quan trọng, cần phải đạt được sự cân bằng.

Chẳng ai mong muốn phải thanh lý hàng tồn kho vì số lượng tồn quá lớn, nhưng cũng chẳng ai hứng thú với việc phải nói với khách hàng rằng mình không có sản phẩm để bán và loại bỏ thị trường mục tiêu của mình. Cả hai điều này có thể dẫn đến mất lợi nhuận thông qua việc bán hàng giải phóng mặt bằng và nhận lại review không tốt.

Lúc này, việc tận dụng phần mềm phù hợp và quản lý hàng tồn kho một cách chính xác sẽ giúp giải quyết vấn đề hiệu quả.

3. Sử dụng kỹ thuật kitting

Việc tổng hợp hàng tồn kho để bán như một thỏa thuận được gọi là kitting. Ví dụ như ưu đãi Mua 2 Tặng 1, cách này giúp loại bỏ tình trạng thừa hàng với giá tốt, có khả năng tăng giá trị đơn hàng trung bình và cho khách hàng biết rằng họ đang nhận được ưu đãi lớn.

4. Nhìn vào các giao dịch mua trong quá khứ để dự đoán lượng hàng trong tương lai

Khi thực hiện điều này, có thể tạo ra một vòng lặp thông tin phản hồi để hiểu rõ hơn về lượng hàng tồn kho và đánh giá số lượng hàng tồn cần được tăng hoặc giảm. Thói quen theo dõi kho thường xuyên giúp xác định sản phẩm nào đang được bán chạy nhất, đồng thời giúp đánh giá các xu hướng hàng năm và có thể được thực hiện bao nhiêu lần tùy thích.

5. Lưu trữ thông minh

Khi gom hàng để bán, điều quan trọng là phải nghĩ đến việc lưu trữ thực tế các mặt hàng. Cho dù bạn giữ hàng hóa trong phòng dự phòng hay nhà kho, hãy đảm bảo rằng bạn vẫn có thể tìm thấy sản phẩm một cách dễ dàng.

Do đó, hãy lưu trữ hàng hóa ở những nơi bạn có thể dễ dàng đóng gói và gửi chúng, cách làm này cũng đồng nghĩa với việc khách hàng sẽ nhận được sản phẩm nhanh chóng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi chiến lược căn cứ vào vị trí bán hàng và xu hướng, luôn giữ được hàng trong kho và sẽ mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng. 

Tóm lại, việc ứng dụng một hệ thống quản lý hàng tồn kho thông minh có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Sử dụng kết hợp phần mềm phù hợp và những kỹ thuật này sẽ đảm bảo doanh nghiệp luôn cập nhật tình trạng hàng tồn kho, mang lại nhiều lợi nhuận hơn. Điều này cũng giúp cho trải nghiệm người dùng được cải thiện tích cực, tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng.

Nguồn: Yieldify

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88