Kênh Podcast – Công cụ đắc lực để làm truyền thông nội bộ: “Nói thì dễ, làm mới phê!”

Trong các năm gần đây, Podcast đang là một kênh truyền tải kiến thức, thông điệp, thông tin… phổ biến và giành được sự quan tâm của nhiều đối tượng thính giả. “Nghe podcast” dần dần trở thành thói quen, mối quan tâm của nhiều người. Họ chọn kênh podcast để nghe tuỳ theo sở thích, mối quan tâm ở từng mảng nội dung khác nhau, từ kinh tế, xã hội, kinh doanh, thường thức…

Vì sao Podcast có thể tăng hiệu quả cho truyền thông nội bộ?

Thái và The Inspiration đã có một trải nghiệm đáng nhớ và thú vị với một khách hàng khi đồng hành trong việc xây dựng, triển khai, sản xuất chuỗi 15 tập Podcast với mục đích truyền tải văn hoá và truyền thông nội bộ. 

Quá trình “thai nghén” có nhiều điều khó khăn trong việc lên định hướng nội dung, tìm kiếm host phù hợp và lên danh sách khách mời – là các anh/ chị quản lý hoặc nhân viên trong công ty, những người có thể đại diện nói lên tiếng lòng cho tập thể. Nhưng khi mọi thứ được giải quyết, những điều thú vị sau sẽ dần xuất hiện:

1. Tính sinh động và đa chiều trong việc truyền tải, làm rõ các giá trị cốt lõi của công ty

Các giá trị cốt lõi của công ty thường mang tính trừu tượng và hay bị cho là xa với đối với nhân viên vì mọi người sẽ không biết phải hiểu thế nào cho đúng, phải hành xử ra sao thì mới chuẩn mực; hay đâu là biên độ cho hành vi ứng xử, đâu là lằn ranh không thể vượt qua. 

Việc chọn các giá trị tiêu biểu và tìm được các khách mời phù hợp (hay có thể gọi là các “KOL nội bộ”) để chia sẻ về góc nhìn, sự hiểu biết, cách họ trải nghiệm các giá trị đó trong công việc và cuộc sống... sẽ làm cho các giá trị đó được “đời hơn” và có tính thực tế hơn. Quan trọng là mỗi giá trị sẽ được chia sẻ bởi đa dạng góc nhìn từ nhiều khách mời – một cách để các nhân viên “trong nhà” có thể chọn lọc và soi chiếu với góc nhìn của bản thân.

2. Phát hiện thêm tài năng “ẩn mình” cũng như nhiều góc nhìn thú vị để lan toả

Một trong những điều thú vị là mọi người sẽ có thể hiểu sâu hơn về một nhân sự sau khi nghe Podcast với sự chia sẻ chân thành của anh/ chị đó. Sẽ không còn những thắc mắc kiểu “Ủa sao đó giờ thấy anh/ chị/ bạn đó cứ… như vậy ta?”, vì nghe xong Podcast thì đã rõ ngọn nguồn. Rộng hơn là hiểu được một nhóm nhân sự tương tự nếu ban Truyền thông nội bộ biết cách quan sát.

Bên cạnh đó, trong quá trình chia sẻ của các nhân sự, bạn có thể tìm insight để nghĩ ra ý tưởng cho các hoạt động truyền thông nội bộ mà trước kia “đào mãi không ra”. Điều quan trọng là bạn có giữ được sự tinh khôi và không phán xét khi giữ vai trò biên tập nội dung hay không.

3. Tính lưu giữ và dễ dàng chia sẻ, góp phần quan trọng trong xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Khi xây dựng được kênh Podcast chất lượng, việc chia sẻ rộng rãi trong nội bộ trở nên dễ dàng thì thông điệp cũng dễ chạm hơn. Khi có nhân sự mới, cũng không mất quá nhiều thời gian để họ am hiểu văn hoá công ty, chỉ cần chịu khó nghe ngẫu nhiên vài tập thì từ từ cũng tường tỏ ngọn ngành.

Điều quan trọng hơn là Employer Branding hiện nay đang được quan tâm khá nhiều và The Inspiration tin rằng kênh Podcast nội bộ cũng là một phương tiện hữu ích để xây thương hiệu tuyển dụng. Từ kênh này, ứng viên tiềm năng sẽ dễ dàng biết được mình có hợp với văn hoá của công ty sắp ứng tuyển hay không.

5 điều điều quan trọng cần lưu ý khi xây dựng kênh Podcast nội bộ

1. Xác định tuyến nội dung và các từ khoá

Đây là bước tốn nhiều chất xám nhất và cần sự tham gia của các nhân sự chủ chốt trong công ty, như Nhân sự, Trưởng bộ phận truyền thông nội bộ và quan trọng hơn là phải có sự tham gia của CEO hoặc ai đó trong ban lãnh đạo.

Những điều cốt lõi cần xác định ở bước này là: 

• Chuỗi Podcast này phục vụ cho mục đích gì? 
• Mức độ chấp nhận tự do ngôn luận nằm ở mức nào?
• Các từ khoá cần “neo” xuyên suốt nội dung Podcast là gì?
• Các từ khoá đưa vào “Blacklist” để định hướng biên tập là gì?
• Dự kiến sẽ chia thành bao nhiêu giai đoạn? 
• Podcast sẽ có bao nhiêu tập?
• Lịch phát sóng?

2. Mô tả chân dung khách mời và host

• Khách mời:

Sau bước 1 là đến bước nghiền ngẫm chủ đề và mô tả chân dung khách mời. Mô tả càng kỹ thì bước tìm người trong tổ chức càng suôn sẻ. Tuy nhiên, tính trước một biên độ chấp nhận rủi ro cũng là cách làm cho nội dung và góc nhìn chia sẻ đa dạng hơn. Hãy liệt kê các “KOL nội bộ” mà công ty có, xem ai có thể vào vai khách mời “vừa an toàn, vừa phá cách”. Việc mời khách cần cả tính “nói chuyện vui trước” lẫn tính “chính danh”, nghĩa là phải có email mời từ cấp quản lý, và email bàn các chủ đề mà họ sẽ chia sẻ… Bước này trơn tru thì mọi thứ sẽ dễ hơn về sau.

• Host:

Chọn host theo phong cách gì, cần những kiến thức như thế nào… cũng là điều cần xác định rất rõ. Quá trình trao đổi để host nắm được tinh thần của chuỗi Podcast rất kỳ công. Lưu ý rằng nên để người có vai trò quan trọng trong công ty có dịp trao đổi với host.

3. Thống nhất cách thức biên tập nội dung

Những điều cần thống nhất bao gồm độ dài tối đa và tối thiểu của 1 tập; phong cách dựng, cách chọn nhạc nền, góc máy, cách chọn không gian trò chuyện…

Vai trò của thư ký trường quay ở bước này cũng rất quan trọng. Bởi định hướng ban đầu là chỉ đưa cho khách chủ đề chứ không đưa dàn bài để tôn trọng quan điểm, trải nghiệm cá nhân của khách mời. Do đó, trong buổi ghi hình phải có người ghi chú được các ý chính, ý hay, ý độc đáo trong phần chia sẻ của khách mời để triển khai cho phần biên tập. Và các note này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc làm trailer của các tập Podcast.

4. Kế hoạch truyền thông cho Podcast

Chẳng hạn như: Mỗi tập Podcast sẽ có bao nhiêu tập trailer, phát sóng trailer khi nào, trên các nền tảng gì? Con đường dẫn dắt người nghe đến với Tập phát sóng sẽ như thế nào? Các điểm chạm ở đâu? Các kênh truyền thông hiệu quả có sẵn của Doanh nghiệp? Có seeding không hay là để tự nhiên?... Rất nhiều câu hỏi phải trả lời.

5. Thiết lập các file chi tiết để quản lý nội dung và theo dõi tiến độ

Một file quản lý gồm tên khách mời, tên chủ đề, ngày giờ phát sóng, tiêu đề Podcast, bộ hashtag, subscription, khung giờ lên trailer, link tải, quy định về thiết kế thumbnail… Và đặc biệt là phần tracking số liệu để có những phản ứng phù hợp với định hướng, KPI ban đầu.

Xây dựng kênh Podcast để làm truyền thông nội bộ là một điều đáng suy nghĩ và tìm hiểu. Hy vọng bài viết đã cung cấp ít nhiều thông tin cho các bạn tham khảo, đặc biệt là những bạn thuộc phòng Nhân sự hay đang đảm trách truyền thông nội bộ.