7 chiến lược quản lý hàng tồn kho

Theo một cuộc khảo sát chung của Bain & Co./Microsoft, 47% công ty mong muốn các tổ chức chuỗi cung ứng của họ cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu đầu vào cho hầu hết hoặc tất cả các quyết định chiến lược quan trọng (ví dụ: bán hàng, vận hành, chiến lược sản phẩm). Một báo cáo gần đây của Linesight cũng lưu ý rằng giá vật liệu, vốn ở mức cao trong thời gian dài, sẽ tiếp tục đà tăng mạnh trong năm 2023, với khả năng suy thoái kinh tế và dự đoán tăng trưởng ngành sẽ giảm đi 7%.

Trong bài viết này, bạn sẽ được chia sẻ một số nguyên tắc quản lý hàng tồn kho, cùng với đó là những thảo luận về các chiến lược quản lý hàng tồn kho với các ví dụ cụ thể. Bất kể doanh nghiệp của bạn có quy mô lớn hay nhỏ đều có thể nghiên cứu chiến lược này và rút ra bài học cho riêng mình.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho, về bản chất, là “danh sách đầy đủ hàng hóa hoặc hàng tồn kho... hàng đang được sản xuất, nguyên liệu thô, thành phẩm có sẵn”. Danh sách này được thống kê theo tháng, quý năm để xem xét khả năng cung cấp hàng hóa của doanh nghiệp có đủ đáp ứng nhu cầu hay không.

Nói cách khác, quản lý hàng tồn kho là việc “kiểm kê” những gì bạn có, để kiểm tra và kiểm soát luồng hàng hóa từ kho đến cửa hàng, từ những sản phẩm có chi phí thấp cho đến hàng hóa có giá trị cao. Điều đó nói lên rằng, việc đảm bảo sở hữu và quản lý đúng mọi hàng hóa đóng vai trò khá quan trọng để công việc của doanh nghiệp diễn ra đúng tiến độ.

Ngoài các ngành nghề bắt buộc có kho quản lý hàng tồn, những người muốn kinh doanh trên sàn thương mại điện tử cũng cần đảm bảo kho hàng của họ (hoặc nhà cung cấp) đủ hàng trên kệ để đáp ứng các đơn đặt hàng. Cách thức quản lý hàng tồn kho sẽ dựa trên các quy trình, nguyên tắc và công cụ trong tay chủ doanh nghiệp để thực hiện điều đó.

Nguyên tắc quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Dưới đây là một số nguyên tắc quản lý hàng tồn kho phổ biến dành cho sàn thương mại điện tử.

Just-in-time (JIT) và LEAN (Xây dựng tinh gọn)

Một khái niệm thường được sử dụng đồng thời với quản lý hàng tồn kho là sản xuất đúng thời điểm cần thiết, và thuật ngữ này thường nhanh chóng được áp dụng thành công bởi hoạt động sản xuất tinh gọn.

Just-In-Time hay JIT, là một nguyên tắc sản xuất ưu tiên chỉ cung cấp những gì cần thiết cho khách hàng khi họ cần. JIT không chỉ là một nguyên tắc, mà còn là một “triết lý quản lý”, ban đầu đề cập đến “việc sản xuất hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, kịp thời, đảm bảo chất lượng và số lượng, cho dù khách hàng là người mua cuối cùng của sản phẩm hay một quy trình khác trong dây chuyền sản xuất”.

Các khái niệm JIT được cho là do Toyota tiên phong triển khai vào đầu những năm 1970. JIT tương tự như cách một cửa hàng tạp hóa sẽ đặt hàng từ các nhà cung cấp những gì cần thiết để tránh tình trạng hư hỏng sản phẩm nếu phải để lâu. Một khái niệm tài chính tương tự, “nhập trước, xuất trước” – ưu tiên bán hàng cũ nhất trước, giống như cách người bán tạp hóa sẽ đặt bình sữa cũ ở phía trước và bình mới hơn ở phía sau.

Nguồn: amsc-usa.com

Các nguyên tắc sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing principles) thường được kết hợp với JIT. Tương tự như JIT, sản xuất tinh gọn là một hệ thống sản xuất “tập trung không ngừng vào việc loại bỏ lãng phí khỏi quy trình sản xuất”.

Một nghiên cứu cho thấy 60% hoạt động sản xuất trong một quy trình sản xuất thông thường là lãng phí, không mang lại giá trị gì cho khách hàng. Do đó, 5 nguyên tắc sản xuất tinh gọn được ra đời như sau:

• Xác định quan điểm của khách hàng
• Lập bản đồ giá trị của khách hàng
• Tạo dòng chảy, để loại bỏ thời gian thực hiện – bạn có thể sử dụng điều này trong KPI hàng tồn kho xây dựng của mình để đo lường điểm mạnh, điểm yếu và khả năng thành công
• Thiết lập hệ thống kéo
• Thực hành cải tiến liên tục

Xây dựng tinh gọn mượn các phương pháp sản xuất tinh gọn và áp dụng chúng vào ngành xây dựng. Các ví dụ phổ biến của xây dựng tinh gọn bao gồm các công ty xây dựng bên ngoài có thể giúp các công ty xây dựng đáp ứng thời hạn bằng cách sản xuất các bộ phận đúc sẵn và toàn bộ mô-đun để sau đó được giao và lắp đặt tại chỗ. Xây dựng tinh gọn có thể giúp loại bỏ căng thẳng cho nhóm tại chỗ và hỗ trợ QA, thậm chí giải quyết tình trạng thời tiết khó lường nhờ các hoạt động này diễn ra trong môi trường được kiểm soát nhiệt độ.

Nguồn: SafetyCulture

Dự trữ an toàn

Dự trữ an toàn là một thuật ngữ trong quản lý hàng tồn kho dùng để chỉ việc dự trữ thêm một lượng hàng hoá và tài nguyên nhằm đề phòng cho những sự kiện không lường trước, thường được gọi là “kho đệm” hoặc “kho dự phòng”, và có tác dụng như một lớp đệm để đảm bảo lượng hàng trong kho luôn đủ.

Dự trữ an toàn rất quan trọng vì chúng giúp doanh nghiệp sẵn sàng xử lý những tình huống bất ngờ và duy trì tiến độ công việc một cách suôn sẻ.

Kế toán FIFO và LIFO

FIFO (First in, first out), từ viết tắt của “Nhập trước, xuất trước”, là “phương pháp định giá và quản lý tài sản trong đó tài sản được sản xuất hoặc mua trước sẽ được bán, sử dụng hoặc xử lý trước”.

LIFO (Last in, first out), một từ viết tắt của “Nhập sau, xuất trước”, là “một phương pháp được sử dụng để hạch toán hàng tồn kho, ghi lại những mặt hàng được sản xuất gần đây nhất nhưng được bán trước”.

Ưu điểm và nhược điểm của FIFO so với LIFO 

• Ưu điểm của FIFO 
  • Thu nhập ròng cao hơn các phương pháp khác
  • Số dư hàng tồn kho cao hơn so với các phương pháp khác, củng cố bảng cân đối kế toán của tổ chức
• Nhược điểm của FIFO
  • Trách nhiệm thuế cao hơn các phương pháp khác
  • Có thể không thông báo chính xác chi phí vật liệu thực tế nếu hàng tồn kho bị ứ đọng trong khi giá tăng
• Ưu điểm của LIFO 
  • Trách nhiệm thuế thấp hơn so với các phương pháp khác
  • Phương pháp này có thể dễ dàng triển khai nếu hàng tồn kho dễ tiếp cận, bởi vì hàng tồn kho đã được mua gần đây
• Nhược điểm của LIFO
  • Không phản ánh chính xác sự di chuyển thực tế của hàng tồn kho (nghĩa là nhiều doanh nghiệp không cố gắng giải quyết hàng tồn kho đang có sẵn)
  • Thu nhập ròng thấp hơn các phương pháp khác

Nguồn: Indochina Post

Phân tích ABC

Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho là một “kỹ thuật phân loại hàng tồn kho”, nói cách khác là chia nhóm hàng tồn kho thành ba loại. ABC là từ viết tắt thường được cho là mang nghĩa “Luôn kiểm soát tốt hơn – Always Better Control”.

3 cách thức nhóm hàng tồn kho được thực hiện như sau:

• A – Vật phẩm đại diện cho tài sản trong kho của bạn với giá trị tiêu thụ hàng năm cao nhất. Những mặt hàng này thể hiện mức độ ưu tiên cao nhất và hiếm khi xảy ra tình trạng hết hàng.
• Các mặt hàng B đại diện cho các mặt hàng bán thường xuyên nhưng không nhiều bằng các mặt hàng A. 
• Các mặt hàng C bao gồm khoảng tồn kho còn lại không bán được nhiều, có giá trị thấp và chiếm phần lớn chi phí trong không gian tồn kho của bạn.

Các chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hãy tham khảo 7 chiến lược quản lý hàng tồn kho sau và áp dụng vào cửa hàng thương mại điện tử của mình.

1. Theo dõi hàng tồn kho

Chờ đợi bổ sung hàng tồn có thể khiến năng suất của doanh nghiệp bị giảm đáng kể. Do đó, theo dõi hàng tồn kho là công việc rất quan trọng để đảm bảo năng suất kinh doanh. Theo dõi từng món hàng khác nhau là điều cần thiết để chắc chắn rằng hàng hóa được bổ sung kịp thời và tránh tình trạng hết hàng.

• Sử dụng mã vạch

Mã vạch được sử dụng để quản lý chuỗi cung ứng và vận chuyển sản phẩm. Có thể nói, mã vạch là một phương pháp theo dõi hàng tồn kho quan trọng, được sử dụng từ nhà kho, nơi vận chuyển cho đến nơi nhận hàng của người mua.

Mã vạch đặc biệt quan trọng để theo dõi hàng tồn kho, nhờ đó bạn biết mình đã vận chuyển bao nhiêu loại hàng hóa và loại hàng nào cần được bổ sung. Bạn nên chủ động theo dõi hàng hóa tồn kho để bổ sung kịp thời. Lưu ý rằng bạn không nên để cửa hàng của mình hết hàng hoàn toàn và cần cài đặt thông báo để nhận biết kịp thời khi nào sản phẩm sắp hết hàng.

Nguồn: Getty Images

• Kitting (đóng gói)

Đóng gói sản phẩm là một quy trình được sử dụng trong các trung tâm phân phối (DC). Bạn cần có khả năng theo dõi từng loại hàng tồn kho trong một địa điểm cụ thể, vì vậy, mã vạch không chỉ sử dụng để xác định địa điểm mà còn theo dõi hàng hóa.

Người quản lý tool kit có thể tận dụng lợi thế của công nghệ để hiểu rõ hơn những gì họ đang lưu trữ và những gì họ đang gửi. Ví dụ: Khi bạn gửi hàng hóa, bạn có thể thêm mã vạch hoặc thẻ ID vào hàng hóa để theo dõi lộ trình đi lại của sản phẩm. Điều đó có nghĩa là thay vì kiểm tra mọi thứ theo cách thủ công, một thao tác quét mã vạch đơn giản sẽ hiển thị mọi thứ bạn đã lập trình từ trước.

• Thiết bị theo dõi

Trình theo dõi thiết bị cung cấp chức năng tốt hơn để nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi thiết bị khi đã gửi hàng đi. Các thiết bị này được tích hợp trình theo dõi sử dụng công nghệ Bluetooth.

Các tính năng bổ sung này có thể hữu ích để theo dõi thông tin vị trí “được sử dụng lần cuối” của một vật phẩm trong vòng 30 ngày qua hoặc để xác định vị trí của một vật phẩm khi bạn biết nó ở nơi làm việc (nhưng khuất tầm nhìn) hoặc trong phạm vi 100ft.

Trình theo dõi Bluetooth sử dụng ứng dụng và mạng theo dõi Bluetooth để tìm kiếm thông tin cụ thể bằng cách gửi cập nhật vị trí khi trình theo dõi của bạn nằm trong phạm vi phủ sóng của những người khác gần đó đã cài đặt ứng dụng.

Nguồn: One-Key Resources

• IoT và công nghệ bản sao kỹ thuật số

Những gì khách hàng cần ở một sản phẩm kỹ thuật số là “một chế độ xem duy nhất cho toàn bộ kho công nghệ”. Tích hợp các khái niệm có vẻ khó hiểu như Internet vạn vật (IoT) – một mạng gồm các đối tượng riêng lẻ, đa hình dạng và kích cỡ được kết nối với Internet và Digital Twin – các bản sao của một đối tượng hoặc hệ thống có vòng đời dài, thu thập dữ liệu theo thời gian thực, sử dụng mô phỏng và machine learning để đưa ra quyết định.

Một ví dụ về mạng IoT dưới đây sẽ đem đến một lời khuyên phổ biến mà bạn nên biết để mở rộng phạm vi Bluetooth:

• Đảm bảo quyền theo dõi công cụ được cài đặt cấu hình đúng cách
• Yêu cầu đồng nghiệp ở gần bạn cũng tải ứng dụng và đảm bảo rằng họ cũng có các quyền truy cập đối với ứng dụng Bluetooth và Dịch vụ vị trí được đặt đúng theo hệ điều hành thiết bị của họ (ví dụ: Android, iOS)
• Sử dụng trình theo dõi Bluetooth và các công cụ thông minh tương thích
• Thiết lập hàng rào địa lý cho bất kỳ nơi nào bạn có hàng tồn kho quan trọng để đảm bảo bạn sẽ được cảnh báo nếu các công cụ bắt đầu đi sai vị trí

Nguồn: One-Key Resources

2. Hợp tác, truyền thông nội bộ và giao tiếp giữa các bộ phận

Một thành phần quan trọng mà các nhà quản lý hàng tồn kho cần tập trung là “quan hệ đối tác”. Điều quan trọng là tạo ra môi trường giao tiếp tốt giữa các bộ phận. Thật không may, trên thực tế, giữa các bộ phận đều có sự cách biệt và thiếu sót thông tin. Không chỉ trong chuỗi cung ứng/ hậu cần, mà trong các công ty nói chung… khi một người bắt tay vào công việc và không ai biết người kia đang làm gì.

Nếu quá trình sản xuất không tương thích với chuỗi cung ứng, nếu chuỗi cung ứng không tương thích với nhà kho, việc hết hàng sẽ chắc chắn xảy ra. Có đến 60% các vấn đề về phối hợp/ giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm dự án và các vấn đề về chất lượng của tài liệu hợp đồng là nguyên nhân chính dẫn đến giảm năng suất lao động (theo báo cáo chung của Autodesk-Dodge Data & Analytics).

Tích hợp giúp đảm bảo các nhóm đa chức năng (cross-functional team) như thiết kế, vận hành, quản lý dự án, có thể cộng tác làm việc tốt hơn, đảm bảo các ứng dụng của họ được đồng bộ hóa.

3. Số hóa và ứng dụng quản lý kho hàng dựa trên đám mây

Tốc độ tiến lên số hóa còn chậm và rời rạc. Báo cáo của JBKnowledge cho thấy, 90,9% công ty sử dụng điện thoại thông minh hàng ngày cho mục đích công việc, với 62,4% công ty sử dụng thiết bị di động trong lĩnh vực này để thực hiện các báo cáo hàng ngày.

Ứng dụng quản lý kho hàng dựa trên đám mây có nghĩa là nhà quản lý hoàn toàn có quyền truy cập theo thời gian thực vào kho hàng trên tất cả thiết bị, cho dù bạn ở đâu:

• Truy cập vào các bản ghi dịch vụ và lưu trữ đám mây không giới hạn cho các biên lai và tài liệu có giá trị. Nhà quản lý không cần phải tìm kiếm vì nó luôn ở đó khi họ cần.
• Truy cập vào bảng điều khiển báo cáo và báo cáo có thể tùy chỉnh liên quan đến thông tin quản lý hàng tồn kho quan trọng, như quản lý công cụ và cảnh báo.

Nguồn: Small Business Trends

4. Tích hợp phần mềm và khả năng tương tác

Mặc dù việc sử dụng các nền tảng dựa trên đám mây và mobile app ngày càng phổ biến, nhưng việc tích hợp giữa các ứng dụng này vẫn cần phải nghiên cứu thêm.

Ví dụ: JBKnowledge đã đề cập ở trên, 21,4% công ty sử dụng 3 mobile app trở lên cho các dự án của họ. Tuy nhiên, 23,6% cho biết “không có” ứng dụng phần mềm nào họ sử dụng để tích hợp vào quy trình làm việc.

Tương tự, một cuộc khảo sát của KPMG cho thấy, chỉ 16% giám đốc điều hành cho biết tổ chức của họ có các hệ thống và công cụ được tích hợp đầy đủ. Tuy nhiên, một cuộc khảo sát khác của Autodesk + FMI cho thấy chỉ 18% công ty thường xuyên sử dụng mobile app để truy cập dữ liệu dự án và cộng tác.

Nguồn: One-Key Resources

5. Tự động hóa

Trách nhiệm sử dụng công nghệ tự động hóa (như Toyota định nghĩa là “jidoka”, tạm dịch là “tự động hóa bằng thao tác của con người”) giúp công việc của người quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Thậm chí, tự động hóa có nhiều tác vụ tự động. Chẳng hạn như khả năng tải lên hàng loạt nội dung, tự động thay đổi giữa các mục cùng loại, khả năng sử dụng các mục hiện có để thêm nhiều mục hoặc thêm người từ sổ địa chỉ để nhà quản lý có thể nhắn tin hoặc gửi email cho họ mà không cần rời khỏi ứng dụng.

Việc áp dụng tự động hóa tiên tiến hơn cũng đem lại nhiều lợi ích đáng kể, chẳng hạn như sử dụng robots để tự động hóa các nhiệm vụ nguy hiểm và máy bay không người lái để cập nhật tiến độ xây dựng trên cao. Điều này giúp người quản lý hàng tồn kho có thể thúc đẩy tiến bộ và công nghệ của ngành xây dựng.

6. Chi phí công việc và báo cáo

Tính toán chi phí công việc là một quy trình quan trọng, mô tả các bước chủ động được thực hiện để theo dõi các chi phí và doanh thu liên quan của một dự án nhất định trong suốt quá trình thực hiện.

Với tính năng tính toán chi phí công việc, người quản lý công cụ có thể tính toán chi phí xây dựng và đặt giá thuê hàng ngày/ hàng tuần cũng như báo cáo tài chính cho các bên liên quan.

7. Công cụ thông minh

Các công cụ thông minh mang đến nhiều lợi ích cho người quản lý hàng tồn kho, từ việc theo dõi tiêu chuẩn và bảo mật (khóa), cho đến cung cấp báo cáo nâng cao và cài đặt độ chính xác tùy chỉnh cho các ứng dụng dành riêng cho thương mại (với tính lặp lại và độ chính xác cao).

Top 3 case-study tận dụng chiến lược quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Phần cuối cùng nhưng không kém quan trọng, là một số ví dụ về quản lý hàng tồn kho sẽ tạo cảm hứng để bạn tìm ra cách quản lý phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Toyota

Toyota đã tiên phong trong lĩnh vực mà ngày nay được gọi là sản xuất “Just-In-Time”. Triết lý này đã loại bỏ hoàn toàn mọi lãng phí để theo đuổi các phương pháp hiệu quả nhất, bắt nguồn từ máy dệt tự động của Sakichi Toyoda.

Máy dệt tự động do Sakichi Toyoda phát minh không chỉ tự động hóa công việc từng được thực hiện thủ công mà còn tích hợp khả năng đưa ra phán đoán cho chính nó. Bằng cách loại bỏ cả sản phẩm bị lỗi và các hoạt động lãng phí liên quan, Sakichi đã thành công trong việc cải thiện nhanh chóng cả năng suất và hiệu quả công việc.

Nguồn: Wiki Commons

Apple

Apple gắn liền với Steve Jobs. Nhưng như cách Sean Ashcroft chia sẻ, Tim Cook – người kế nhiệm Jobs – là “bậc thầy đứng sau sự tăng trưởng của Apple”.

Đó là năm 1998, thời điểm Apple đang gặp khó khăn và đứng trên bờ vực phá sản. Trong khi đó, Tim Cook đã tạo dựng được tên tuổi của mình trong ngành sản xuất máy tính với tư cách là một người có tiếng tăm lớn, đã làm việc tại IBM 12 năm và giữ vai trò điều hành tại Intelligent Electronics và Compaq.

Lấy cảm hứng từ tầm nhìn của Jobs về một sản phẩm sẽ “làm rung chuyển thế giới máy tính, một thiết kế không giống bất kỳ chiếc máy tính nào từng thấy trước đây”, Cook đã làm trái lời khuyên của bạn bè và gia đình khi quyết định rời bỏ vai trò điều hành ổn định của mình tại Compaq để gia nhập Apple.

Gia nhập Apple và nhận ra chuỗi cung ứng của nơi đây rất khó sử dụng, Tim Cook đã giám sát quá trình chuyển đổi của Apple sang JIT, một quy trình mà ông đã thực hiện trước đây tại IBM. Cook đã cắt giảm số nhà cung cấp của Apple từ 100 xuống còn 24, giảm một nửa số lượng nhà kho và thiết lập mối quan hệ với các nhà sản xuất theo hợp đồng. Nhờ những đóng góp của Cook, Apple hiện có thể xuất xưởng 72 triệu chiếc iPhone và là một trong những công ty lớn nhất thế giới.

Nguồn: Apple Explained

Amazon

Amazon đã phát triển từ một giấc mơ tưởng chừng như viển vông vào thập niên 90, khi Jeff Bezos rời bỏ công việc ở quỹ phòng hộ để bán sách trực tuyến, trở thành gã khổng lồ mà chúng ta đều biết đến hiện nay. Một phần thành công của kho hàng Amazon đến từ việc sử dụng cộng sinh “máy nhặt” của con người và robot – một ví dụ về cách các công ty có thể sử dụng tự động hóa để hợp lý hóa hoạt động của họ.

Nguồn: Channel 4 Documentaries

* Nguồn: One-Key Resources

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88