Quản trị Sáng tạo #2: Quy trình 1-tuần sáng tạo “trả brief”

Thế mạnh cốt lõi của Creative Agency nằm ở khả năng kết hợp tinh tế giữa ý tưởng lớn (big idea/ creative concept) và chiến lược (strategy). Do đó, nhiệm vụ chủ đạo của Creative Director là dẫn dắt việc tìm ra các giải pháp độc đáo để giải quyết vấn đề của khách hàng.

Hãy cùng Brands Vietnam tìm hiểu thêm về quy trình sáng tạo qua chia sẻ của anh Born Nguyễn, hiện là co-founder của BP Communications – Creative & Advertising Agency.

“Quản trị Sáng tạo” là series của Brands Vietnam hợp tác cùng anh Nguyễn Danh Khánh, Co-founder “gốc Creative” của BP Communications, người đã kinh qua nhiều vai trò trong ngành quảng cáo, từ PR, Content đến Creative và Operation. Nội dung của series xoay quanh những kinh nghiệm về quản trị sáng tạo chuyên nghiệp, từ việc tuyển dụng Junior Creative đến xây dựng văn hóa sáng tạo cho agency.

Tổng quan về quy trình sáng tạo của Creative Team

Nhìn chung, quy trình làm việc của Creative Team bắt đầu bằng việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng (client brief), sau đó tổ chức buổi họp nội bộ để hiểu rõ hơn về yêu cầu và mục tiêu của dự án (creative brief); và tiếp đến là phiên “bão não” brainstorming để các thành viên có thể đề xuất và thảo luận về nhiều ý tưởng khác nhau.

Từ những ý tưởng ban đầu, Creative Team phát triển, chọn lọc, ghép nối chúng để tạo ra giải pháp hoàn chỉnh, làm cho câu chuyện trở nên gần gũi và sáng tạo hơn. Cuối cùng, Creative Team sẽ trình bày giải pháp đó trong một buổi thuyết trình để giới thiệu ý tưởng sáng tạo đến khách hàng.

Từ những ý tưởng ban đầu, Creative Team phát triển, chọn lọc, ghép nối chúng để tạo ra giải pháp hoàn chỉnh, gần gũi và sáng tạo.
Nguồn: Envato

Thứ Hai

Một tuần làm việc của nhà sáng tạo luôn bắt đầu vào thứ Hai với buổi họp WIP (Work in Progress) để báo cáo tiến độ công việc và đánh giá tình trạng thực hiện, đồng thời lên kế hoạch cho những công việc sắp tới. Ban lãnh đạo agency sẽ ngồi với nhau để xem các dự án đang diễn ra như thế nào, chỗ nào tốt hoặc chưa tốt, dự án nào cần sự quan tâm và đẩy tiến độ nhiều hơn, các buổi gặp mặt khách hàng nào sẽ diễn ra trong tuần…

Nếu có buổi thuyết trình (proposal hoặc creative presentation) vào thứ Ba, buổi tập luyện (rehearsal) có thể tổ chức vào chiều thứ Hai. Trong buổi này, Creative Director sẽ đảm nhận vai trò người thuyết trình chính cùng các thành viên khác như: Account (người dẫn dắt), Copywriter, Creative Planner và thậm chí cả ban BOD với vai trò khách hàng, để thách thức và đặt câu hỏi với toàn bộ Creative Team.

Thứ Ba

Giả định sáng thứ Ba nếu không phải đi trình bày ý tưởng hoặc “trả proposal”, thì agency cũng sẽ có thể đi nhận brief mới.

Sau buổi họp nhận đề bài, Account bắt đầu tiến hành internal de-brief ngay trong ngày (chiều thứ Ba). Điều này giúp đảm bảo thông tin từ khách hàng được truyền đạt rõ ràng và đầy đủ đến Creative Team. Các bạn Creative trẻ sẽ được tham gia từ đầu trong buổi de-brief này rồi.

Thứ Tư

Thứ Tư là ngày dành riêng để tiến hành nghiên cứu về đối tượng mục tiêu truyền thông – Target Audience (TA), ngành hàng, thương hiệu và sản phẩm. Creative Team sẽ tìm hiểu mọi khía cạnh, từ xu hướng thị trường, đối thủ cạnh tranh, cho đến những điểm mạnh điểm yếu và đặc trưng riêng của thương hiệu, đặc biệt là đào sâu vào TA. Thông thường, TA, customer và consumer cùng là một người ngoại trừ một số trường hợp, vì thế việc phân tích chi tiết từng đối tượng là cơ sở để “hé lộ” insight mới mẻ.

Hơn thế, Creative hoặc Account có thể đi thị trường, mua thử sản phẩm, để trải nghiệm trực tiếp và có cái nhìn sâu sắc hơn. Việc nghiên cứu kỹ lưỡng này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra những ý tưởng sáng tạo và phù hợp nhất cho dự án.

Thứ Năm

Thứ Năm là ngày dành cho buổi brainstorming – thời gian để Creative Team tập trung tìm và giải quyết vấn đề, cũng như tạo ra những ý tưởng độc đáo và mang tính đột phá. Trong buổi này, không có giới hạn cho sự sáng tạo. Các thành viên tự do đưa ra ý tưởng, thảo luận và trao đổi ý kiến, tạo nên một không gian cởi mở và kích thích tư duy sáng tạo.

Nếu khách hàng đã cung cấp sẵn chiến lược và chỉ yêu cầu Creative Team phát triển ý tưởng thực thi (execution-only), thì buổi brainstorming sẽ được dời vào thứ Tư. Điều này giúp tiết kiệm thời gian nghiên cứu và tập trung vào việc phát triển ý tưởng thực thi một cách hiệu quả.

Trong buổi thảo luận cuối ngày, Creative Team cần đề xuất ít nhất 03 ý tưởng lớn (big idea/ creative concept) để BGĐ đánh giá và chọn ra các ý tưởng tiềm năng nhất để tiếp tục phát triển.

Thứ Sáu

Vào thứ Sáu (cũng có thể là tối thứ Năm), Creative Team “xả bài”, phân công việc kèm theo thời hạn hoàn thành (lead time).

Cụ thể, Creative Team sẽ chia nhau hoàn thiện việc thể hiện, trình bày ý tưởng lớn bằng những hình ảnh chủ đạo (key visual), minh họa thực tế (mock-ups). Trong khi đó, Account sẽ lo việc kiểm tra tính khả thi của ý tưởng, tìm kiếm báo giá sơ bộ; còn Planner sẽ phụ trách việc hoạch định truyền thông, với các điểm mấu chốt (key hook) trong từng giai đoạn.

Vào thứ Sáu (cũng có thể là tối thứ Năm), Creative Team “xả bài”, phân công việc kèm theo thời hạn hoàn thành (lead time).
Nguồn: iStock

Việc này trông có vẻ phức tạp nhưng thực tế chỉ thường diễn ra trong 3-5 ngày, có thể bao gồm cả ngày cuối tuần để kịp cho buổi trình bày vào thứ Ba tuần sau. Thứ Hai đầu tuần sẽ phải có đủ chất liệu để diễn tập (rehearsal) và hoàn thiện bài. Nhìn chung, các nhiệm vụ liên quan đến Creative cần hoàn thành ít nhất 03 ngày trước ngày thuyết trình.

Lưu ý, bản proposal không nên gửi trực tiếp cho khách hàng xem trước, mà thay vào đó, sẽ trình bày trong buổi chính thức. Điều này giúp đảm bảo tính bất ngờ cho khách hàng khi họ được trải nghiệm những ý tưởng và giải pháp sáng tạo một cách trọn vẹn. Việc giữ bí mật bài trình bày cũng tạo sự kỳ vọng và tăng sự hứng thú đối với chất lượng của buổi thuyết trình.

Người làm creative cần tuân thủ nguyên tắc “Đúng cái Đã”, tức là đảm bảo bám sát mục tiêu marketing trước khi sáng tạo thông điệp đặc sắc.

Vậy đâu là tiêu chí đánh giá Ý tưởng lớn?

Ý tưởng hoặc tác phẩm sáng tạo được đánh giá là khả thi và hiệu quả dựa trên mục tiêu dự án và quá trình thực hiện.

Về mục tiêu dự án, ý tưởng sáng tạo cần phải (1) phù hợp insight của đối tượng mục tiêu (của brand) và (2) trả lời được các vấn đề đặt ra trong brief, đồng thời (3) tạo nên sự khác biệt và thu hút trong cách trình bày thông điệp.

Về quá trình thực hiện, người làm creative cần tuân thủ nguyên tắc “Đúng cái Đã”, tức là đảm bảo bám sát với mục tiêu marketing trước khi sáng tạo những thông điệp đặc sắc. Creative Team cũng được khuyến khích tự do phát triển ý tưởng trong điều kiện đối chiếu với “bản hướng dẫn thương hiệu” (brand guidelines) để đảm bảo tính nhất quán.

Bên cạnh đó, khi đã có ý tưởng, không nên dừng lại mà cần tiến đến thực thi và phát triển ý tưởng cho tốt hơn nữa. Điều này đòi hỏi sự tận tâm và kiên nhẫn để hoàn thiện và tối ưu hóa ý tưởng, đảm bảo rằng thông điệp sáng tạo sẽ được truyền tải một cách hiệu quả và nổi bật đến khách hàng.

Ý tưởng hoặc tác phẩm sáng tạo được đánh giá là khả thi và hiệu quả khi dựa trên mục tiêu dự án cũng như quá trình thực hiện.
Nguồn: Envato

Creative Team nên làm gì để tối ưu hiệu quả sáng tạo?

Dưới đây là 04 cách mà Creative Team có thể tham khảo để tối ưu hiệu quả sáng tạo trong công việc:

Trước khi “think outside the box” thì chúng ta cần “empty the box”.

1. Đặt vấn đề từ góc nhìn khác: Phương pháp đơn giản nhất để tối ưu hiệu quả sáng tạo là luôn đặt câu hỏi “Có cách nào khác để nhìn vấn đề này?”. Điều này giúp khai phóng tư duy khám phá các góc nhìn mới, từ đó tạo ra những ý tưởng độc đáo và sáng tạo hơn.

2. Thói quen chia sẻ thông tin: Khi bắt gặp những thông tin hấp dẫn và thú vị, Creative Team nên chia sẻ với đồng đội của mình. Việc này giúp mọi thành viên cùng có cơ hội tiếp cận thông tin hữu ích và tạo ra sự đa dạng trong ý tưởng.

3. Thảo luận và cập nhật xu hướng: Trong phần warm-up của những buổi họp WIP, các thành viên sẽ cùng nhau cập nhật xu hướng đang diễn ra, trao đổi ý kiến và bàn về cách thức thực hiện. Điều này giúp team sẵn sàng đối mặt với thị trường đang biến đổi và tạo ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả.

4. Nạp và Xả: Nguyên tắc “Nạp và Xả” ám chỉ việc liên tục đọc, nghe và học hỏi để cung cấp thêm chất liệu cho sự sáng tạo. Trước khi “think outside the box” thì chúng ta cần “empty the box”. Mỗi ngày, người làm creative cần phải “xả” thông qua những buổi chia sẻ, những tác phẩm craft, thì mới nhẹ đầu để tiếp thu thông tin và kiến thức mới, có  những ý tưởng mới mẻ.

Xem thêm bài viết cùng chuyên mục tại đây.

Nghe thêm podcasts cùng chuyên mục tại đây.

Lam Phương / Brands Vietnam
* Nguồn: Brands Vietnam