Tiết lộ 12 phương pháp hay nhất về hệ thống quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp ecommerce

Xây dựng thương hiệu mới thành công hoặc tạo ra sự đột phá dường như là điều to lớn. Có thể bạn đã triển khai nhiều phương pháp khi quản lý kho hàng, nhưng thực tế tất cả đều chưa khiến bạn hài lòng. Câu hỏi đặt ra ở đây là làm thế nào để quản lý kho hàng (warehouse management) một cách hiệu quả, tối ưu chi phí và tối đa hóa doanh thu. Hãy khám phá 12 cách thức hay nhất qua bài viết dưới đây.

Các phương pháp hay nhất khi thực hiện quản lý kho hàng

Dưới đây là danh sách nhanh về những gì mong đợi:

• Không phụ thuộc vào các yếu tố đầu vào thủ công

• Lập kế hoạch quy trình chọn hàng hóa

• Giảm điểm tiếp xúc

• Làm cho các sản phẩm phổ biến dễ dàng tiếp cận

• Chia sẻ thông tin chuyên dụng

• Một mặt hàng, một SKU

• Theo dõi KPI kho hàng của bạn

• Ưu tiên an toàn nhà kho

• Chuẩn hóa hoạt động của nhà cung cấp

• Chuẩn bị cho các trường hợp khẩn cấp

• Cho phép phản hồi 360 độ

• Lặp lại các hoạt động

Không phụ thuộc vào các yếu tố đầu vào thủ công

Con người phạm rất nhiều sai lầm. Điều đó hoàn toàn tự nhiên. Nhưng chúng tôi có một lịch sử phong phú về việc tạo ra các công cụ để giúp chúng tôi làm việc hiệu quả hơn và làm những việc mà chúng tôi không thể làm bằng cách khác.

Điều này bao gồm cách thức quản lý hàng tồn kho. Viết tay, đánh máy hoặc bất kỳ hình thức nhập thủ công nào khác có thể là một thảm họa đang chực chờ xảy ra. Nhóm của bạn nên có máy quét mã vạch hoặc RFID và sử dụng một số hệ thống đơn giản như trỏ và nhấp để gắn thẻ hoặc quét sản phẩm. Hành động này giúp kết nối với hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn để duy trì hệ thống hồ sơ cho tất cả hàng tồn kho.

Lập kế hoạch quy trình chọn hàng hóa

Cách bạn chọn thực sự tùy thuộc vào bạn, nhưng quy trình chọn phải được tiêu chuẩn hóa và dễ thực hiện. Để thiết lập các quy trình lấy hàng hợp lý hơn, có thể bạn sẽ cần một hệ thống quản lý kho để tạo điều kiện thuận lợi, nhưng bạn nên chọn theo lô hoặc theo đợt thay vì theo đơn đặt hàng đến.

Nếu có thể, hãy chỉ định các nguồn lực để bốc xếp nhằm tối đa hóa hiệu quả. Nhưng hãy nhớ rằng, bạn sẽ muốn thử nghiệm điều này để tìm ra điều gì phù hợp nhất với hoạt động của mình.

Giảm điểm tiếp xúc

Cắt giảm số điểm tiếp xúc vật lý mà sản phẩm có là một cách hay để loại bỏ các bước không cần thiết khỏi quy trình thực hiện của bạn. Trong một số trường hợp, điều này có thể không thể tránh khỏi, nhưng mọi điểm tiếp xúc mà bạn loại bỏ sẽ giảm hao mòn tiềm ẩn và tăng tốc quá trình nói chung.

Làm cho các sản phẩm phổ biến dễ dàng tiếp cận

Bằng cách thực hiện phân tích ABC về hàng tồn kho và sản phẩm của mình, bạn sẽ có thể xác định mặt hàng nào được bán nhiều nhất, giá trị cao nhất và mọi mặt hàng ở giữa. Vì các sản phẩm C sẽ được đặt hàng thường xuyên nhất, hãy đảm bảo rằng chúng là những sản phẩm dễ tiếp cận nhất.

Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng đôi khi hàng tồn kho được sắp xếp bởi nhà cung cấp, điều này không hiệu quả. Di chuyển các mặt hàng có khối lượng lớn đến gần các trạm đóng gói và bạn sẽ có thể cắt giảm thời gian thực hiện các đơn đặt hàng.

Chia sẻ thông tin chuyên dụng

Chúng ta đã qua thời có một hệ thống cho mọi địa điểm, hoặc thậm chí là các hệ thống khác nhau cho bán lẻ và nhà kho. Có một hệ thống quản lý kho cho phép chia sẻ thông tin trong toàn doanh nghiệp, các địa điểm bán lẻ và mọi bên liên quan.

Đây là giải pháp lý tưởng, bởi vì:

• Khả năng hiển thị trên toàn tổ chức

• Dễ dàng theo dõi vị trí và cấp độ hàng tồn kho

• Nhận đơn hàng hoặc thực hiện đơn hàng từ các địa điểm bán lẻ

• Hệ thống hồ sơ duy nhất

• Kết nối với hệ thống kế toán hoặc ERP

Ngoài ra còn cho phép giảm chi phí - vì hàng tồn kho được theo dõi hoặc gắn thẻ theo cùng một cách ở mọi địa điểm.

Một SKU cho mỗi mặt hàng

Điều này có thể khó khăn, đặc biệt là với các chức năng nhà cung cấp, bán hàng và hàng tồn kho. Có thể có một SKU khác từ nhà cung cấp, so với SKU nội bộ của bạn. Khả năng hợp nhất và quản lý SKUS hiệu quả có thể giảm thiểu các lỗi thường gặp, tăng độ chính xác của hàng tồn kho và ngừng xác minh thủ công.

Bạn có thể sẽ cần một hệ thống quản lý hàng tồn kho để theo dõi điều này, vì đây sẽ là một quy trình tự động để hợp nhất các SKU.

Theo dõi KPI kho hàng

Đây là sự kết hợp giữa KPI thực hiện và hàng tồn kho, kết hợp với nhau sẽ cung cấp cho người quản lý thông tin tổng quan  về cách các quy trình của họ đang thay đổi trong thế giới thực.

Theo dõi những điều này một cách thường xuyên - cho dù đó là hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hay hàng năm - tùy thuộc vào quy mô và khối lượng kinh doanh của bạn. Bạn có thể thấy một số nhu cầu được theo dõi trên cơ sở chặt chẽ hơn và một số có thể được thiết lập và quên đi.

Ưu tiên an toàn kho hàng

Điều này không cần phải nói, nhưng sự an toàn của nhà kho tạo ra sự khác biệt lớn. Đáp ứng các yêu cầu tối thiểu là điều bắt buộc, nhưng đây không phải là nơi để cắt giảm chi phí.

Nhà kho an toàn có thiết bị hoạt động lâu hơn, nhân viên làm việc hiệu quả hơn, cảm thấy hạnh phúc hơn và ít bị giảm năng suất hơn. Thực hiện phương pháp chủ động cũng có nghĩa là nhân viên ít có khả năng tự làm mình bị thương, dẫn đến tổng chi phí bảo hiểm và bồi thường cho người lao động thấp hơn.

Chuẩn hóa hoạt động của nhà cung cấp

Có một vài yếu tố chính để quản lý các nhà cung cấp nhằm tạo ra các hoạt động nhận hàng hiệu quả:

• Khi họ giao hàng (thời gian trong ngày, ngày trong tuần)

• Cách họ phân phối (đóng gói, hộp, khối lượng)

• Khu vực tiếp nhận và quy trình của bạn

Căn chỉnh ba yếu tố này có thể khiến hoạt động nhận hàng của bạn hiệu quả hơn. Các nhà cung cấp nên chỉ định thời gian giao hàng và hầu như luôn giao sản phẩm theo cùng một cách. Điều đó có thể không xảy ra nếu số lượng đặt hàng bắt đầu tăng lên đáng kể, nhưng hãy cố gắng hết sức để chuẩn hóa điều này.

Hãy chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp

Bạn không thể kiểm soát mọi thứ. Cho dù đó là thảm họa tự nhiên hay vi phạm dữ liệu, hãy đảm bảo có kế hoạch sẵn sàng để xử lý những tình huống bất ngờ. Rõ ràng là bạn càng nỗ lực phòng ngừa, bạn sẽ càng gặp ít trường hợp khẩn cấp hơn - ít nhất là những trường hợp do con người tạo ra.

Bất chấp điều đó, các kế hoạch dự phòng luôn tốt hơn khi có và không cần hơn là cần và không có.

Cho phép phản hồi 360 độ

Những ý tưởng tuyệt vời không phải lúc nào cũng đến từ ban quản lý hoặc giám đốc điều hành.

Đội ngũ làm việc trực tiếp với khách hàng có thể xác định những vấn đề cần cải thiện mà cấp trên không nhìn thấy. Nếu đây là trường hợp cấp bách, họ cần có khả năng chia sẻ phản hồi đó với người có khả năng giải quyết. Mặt khác, các nhà quản lý có thể nhìn thấy nhiều vấn đề khác của hoạt động mà nhân viên không nhìn thấy.

Lặp lại hoạt động

Bạn sẽ không bao giờ hoàn hảo, vì vậy đừng đặt mục tiêu trở nên hoàn hảo. Đặt mục tiêu trở nên tốt hơn một chút so với tháng trước hoặc năm ngoái. Luôn đánh giá những gì bạn đang làm, nó đang diễn ra như thế nào và xem liệu bạn có thể kiểm tra hoặc thay đổi điều gì không.

Nguồn: skunexus

Về Upsell

Upsell D2C Enabler là một giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến hiệu quả. Chúng tôi cung cấp dịch vụ E-commerce, TikTok Shop và KOCs Network để đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đa dạng của khách hàng.

Ngoài ra, chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo chất lượng và hiệu quả của các chiến dịch bán hàng trực tuyến. Với kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực E-commerce, Upsell D2C Enabler là đối tác hàng đầu của các doanh nghiệp mong muốn phát triển kinh doanh trực tuyến và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình trên nền tảng thương mại điện tử.

• Website: https://www.upsell.vn/
• Email: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88