Mời tải về 12 mẫu file Excel quản lý dự án chuẩn quốc tế năm 2023

Xây dựng và quản lý dự án là một trong những yếu tố cốt lõi đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để hỗ trợ các nhà quản lý và chuyên gia trong việc tối ưu hóa công việc quản lý dự án, SlimCRM đã tổng hợp 12 mẫu file Excel quản lý dự án chuẩn quốc tế năm 2023.

Tất cả các mẫu template quản lý dự án đều được tặng miễn phí và sẵn sàng để bạn sử dụng, download ngay tại đây!

Các mẫu file Excel quản lý dự án

Mẫu thẩm định/ đánh giá tính khả thi của dự án

Mẫu file Excel thẩm định dự án giúp đảm bảo rằng dự án được đánh giá kỹ lưỡng, giảm thiểu rủi ro và tăng cường cơ hội thành công trước khi tiến hành triển khai. Đây là công cụ quan trọng giúp đảm bảo sự hiệu quả và bền vững của các dự án trong doanh nghiệp hoặc tổ chức. 

Mẫu Excel thẩm định dự án.

Mẫu quản lý dự án bằng biểu đồ RACI

Quản lý vai trò và trách nhiệm trong dự án là một thách thức lớn. Mẫu biểu đồ RACI giúp bạn xác định rõ ràng và minh bạch vai trò của từng thành viên trong dự án: người chịu trách nhiệm (Responsible), người duyệt (Accountable), người tư vấn (Consulted), và người thực hiện (Informed).

Template quản lý dự án với biểu đồ RACI.

Mẫu theo dõi tiến độ dự án

Theo dõi tiến độ dự án là một công việc quan trọng giúp bạn đảm bảo rằng dự án diễn ra đúng tiến độ. Mẫu file Excel quản lý dự án này bao gồm: bảng Dashboard quản lý dự án, mẫu file Excel quản lý dự án chung, mẫu quản lý dự án theo biểu đồ Gantt, và mẫu kế hoạch dự án theo nguyên tắc Agile. Các mẫu này giúp bạn theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất, và đưa ra những điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu dự án.

Mẫu quản lý dự án chung

Đây là bảng tính chi tiết để bạn ghi lại các thông tin chính của dự án. Bạn có thể nhập tên dự án, mô tả, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, người phụ trách và các thông tin khác liên quan đến dự án. Mẫu này giúp bạn theo dõi các thông tin cơ bản của dự án một cách cụ thể và có tổ chức.

Bảng Dashboard quản lý dự án

Đây là bảng tổng quan cho phép bạn xem toàn bộ tình hình dự án một cách nhanh chóng. Trong bảng này, bạn có thể thấy các thông tin quan trọng như tiến độ dự án, mục tiêu đã đạt được, tình trạng công việc, nguồn lực sẵn có, thời gian dự kiến và thực tế, cũng như các rủi ro tiềm năng.

Bảng Dashboard quản lý dự án.

Mẫu quản lý dự án theo biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một công cụ mạnh giúp hiển thị lịch trình công việc và tiến độ dự án. Trong mẫu này, bạn có thể liệt kê các công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành dự kiến và thực tế của từng công việc, cũng như thể hiện các phạm vi dự án trên biểu đồ Gantt. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý tiến độ và đánh giá hiệu suất dự án.

Template quản lý dự án với biểu đồ Gantt.

Mẫu lập kế hoạch dự án theo nguyên tắc Agile

Nếu bạn sử dụng phương pháp Agile để quản lý dự án, mẫu này sẽ hỗ trợ bạn theo dõi các Sprint và User Story. Bạn có thể liệt kê các User Story cần thực hiện, ước lượng thời gian hoàn thành và theo dõi tiến độ của từng Sprint. Điều này giúp bạn thực hiện quản lý dự án theo nguyên tắc Agile một cách hiệu quả và linh hoạt.

Mẫu To-do List quản lý dự án

Việc quản lý công việc và nhiệm vụ trong dự án có thể trở nên phức tạp. Mẫu To-do List quản lý dự án giúp bạn sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện. Các mẫu To-do List bằng Excel cung cấp giao diện trực quan và dễ dàng trong việc quản lý công việc hàng ngày.

Mẫu To-do list bằng Excel.

Mẫu timeline dự án

Timeline dự án là mẫu file Excel quản lý dự án cho phép bạn xây dựng lịch trình dự án một cách dễ dàng và trực quan. Bạn có thể theo dõi các giai đoạn quan trọng, sự kiện và cột mốc trong dự án, giúp tăng cường sự đồng thuận và đảm bảo mọi người hiểu rõ hơn về tiến độ dự án.

Mẫu cấu trúc phân chia công việc

Mẫu cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown Structure – WBS) giúp bạn phân chia dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, từ đó dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ của từng phần trong dự án.

Mẫu dự toán chi phí quản lý dự án

Mẫu quản lý chi phí dự án giúp bạn đánh giá và theo dõi chi phí trong dự án. Bạn có thể xác định dự toán chi phí, tiến hành theo dõi thực tế và so sánh với kế hoạch để đảm bảo ngân sách dự án được điều chỉnh một cách hợp lý.

Mẫu quản lý budget dự án bằng Excel.

Mẫu quản lý KPI dự án bằng Excel

Mẫu quản lý KPI dự án giúp bạn đo lường hiệu suất và tiến độ của dự án thông qua các chỉ số hiệu quả. Bạn có thể theo dõi và đánh giá mức đạt được của các mục tiêu dự án, từ đó đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

Mẫu quản lý KPI dự án.

Mẫu quản lý rủi ro dự án

Để đối phó với các rủi ro trong dự án, Template quản lý dự án này giúp bạn xác định và đánh giá các nguy cơ tiềm năng, đồng thời lập kế hoạch ứng phó để giảm thiểu tác động của chúng.

Mẫu quản trị rủi ro dự án.

Ưu nhược điểm của mẫu file Excel quản lý dự án

Điểm qua một số ưu nhược điểm khi sử dụng mẫu file excel quản lý dự án:

Ưu điểm

• Tiện lợi và sẵn sàng sử dụng: Mẫu file Excel quản lý dự án được cung cấp sẵn và có thể sử dụng ngay lập tức mà không cần tạo từ đầu. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong việc bắt đầu quản lý dự án.
• Dễ tùy chỉnh: Mẫu Excel cho phép người dùng dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp hoặc dự án. Người dùng có thể thêm các cột, sửa đổi công thức, điều chỉnh giao diện và tùy chỉnh các tính năng khác phù hợp với nhu cầu của dự án.
• Khả năng tích hợp dữ liệu: Excel có khả năng tích hợp và phân tích dữ liệu từ các nguồn khác nhau, cho phép người dùng xem tổng quan về dự án, theo dõi tiến độ và phân tích hiệu suất một cách dễ dàng.
• Độ phổ biến: Khỏi bàn về độ phổ biến về Excel, bạn thậm chí không cần phải có kiến thức chuyên sâu về công nghệ để bắt đầu sử dụng mẫu file Excel quản lý dự án.

Nhược điểm

• Cấu trúc hạn chế: Mẫu file Excel quản lý dự án có giới hạn về cấu trúc và tính linh hoạt khi so sánh với các phần mềm quản lý dự án chuyên dụng. Điều này có thể làm cho việc theo dõi và quản lý các dự án phức tạp trở nên khó khăn.
• Khó khăn trong quản lý thay đổi: Khi dự án phát triển và phạm vi mở rộng, sẽ khó khăn để duy trì và cập nhật mẫu Excel để phản ánh các thay đổi. Việc này có thể dẫn đến việc mất thông tin quan trọng hoặc gây ra các lỗi không mong muốn.
• Khả năng tương tác hạn chế: Excel không cho phép đa người cùng truy cập và tương tác đồng thời trong thời gian thực, điều này có thể làm chậm quá trình làm việc nhóm và gây ra sự không hiệu quả trong việc chia sẻ thông tin dự án.
• Độ phức tạp khi dự án lớn: Với các dự án lớn và phức tạp, Template quản lý dự án bằng excel có thể trở nên khó kiểm soát và quản lý. Các công thức phức tạp và dữ liệu lớn có thể gây ra các lỗi tính toán và tăng nguy cơ mất dữ liệu.
• Thiếu tích hợp các tính năng quản lý dự án chuyên nghiệp: Excel không cung cấp các tính năng quản lý dự án cao cấp như lên lịch tự động, phân chia công việc, quản lý nguồn lực, hay tích hợp hệ thống báo cáo tiên tiến.

Tóm lại, mẫu file Excel quản lý dự án có những ưu điểm nhất định về tiện lợi và tùy chỉnh, nhưng đồng thời cũng có những hạn chế về cấu trúc, khả năng tương tác và tính chuyên nghiệp trong quản lý dự án. Nếu dự án của bạn cần quản lý phức tạp và tương tác nhóm cao, có thể nên xem xét sử dụng các công cụ quản lý dự án chuyên dụng.

SlimCRM – Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý dự án, công việc hiệu quả, mạnh mẽ và dễ sử dụng? Hãy trải nghiệm SlimCRM – công cụ quản lý dự án, công việc với những ưu điểm như:

• Tích hợp mạnh mẽ: SlimCRM kết nối các công cụ quản lý, từ lên lịch dự án, phân chia công việc cho đến quản lý nguồn lực và giao tiếp nhóm. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa hiệu suất và đồng thời duy trì sự linh hoạt trong công việc.
• Báo cáo thông minh: Thông qua báo cáo chi tiết và biểu đồ tương tác, SlimCRM cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án, hiệu suất cá nhân và nhóm, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và nhanh chóng.
• Quản lý khách hàng xuất sắc: Không chỉ dừng lại ở việc quản lý dự án, SlimCRM còn hỗ trợ xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng tốt nhất. Hệ thống CRM tích hợp giúp bạn theo dõi thông tin khách hàng, tăng cường tương tác và phát triển cơ hội kinh doanh.
• Truy cập từ mọi nơi: Với tính năng đám mây, bạn có thể truy cập SlimCRM từ mọi thiết bị và mọi nơi. Điều này cho phép bạn làm việc linh hoạt và hiệu quả, dù bạn đang ở văn phòng, tại nhà hay trên đường đi.
• Dễ dàng tích hợp và mở rộng: SlimCRM cho phép tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác thông qua API mở, giúp bạn tùy chỉnh và mở rộng chức năng theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Báo cáo thực hiện dự án trực quan, hiện đại.

Tạo checklist và theo dõi tiến độ công việc đơn giản.

Quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI.

Hy vọng rằng, những mẫu file Excel quản lý dự án ở trên sẽ hữu ích với công việc của bạn. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những mẫu tài liệu hay nhất về quản trị dự án và công việc bạn nhé!

* Nguồn: Smartsheet, Vertex42
* Biên soạn và tổng hợp: Team Content Blog.SlimCRM.vn