Vì sao marketers nên tận dụng tiềm năng của AI như một digital intern?

Hiện nay, có nhiều quan điểm trái chiều xoay quanh sự hiện diện của AI. Tuy nhiên, với sự hướng dẫn và kiểm soát đúng cách, các công cụ trí tuệ nhân tạo có thể mang lại tiềm năng như một thực tập sinh kỹ thuật số cho marketers.

* Nội dung bài viết được lược dịch từ bài viết gốc “Why you should think about AI as an intern” của tác giả Katy Turner — Product Marketing Manager for AI tại Coda.

Bà Katy Turner – tác giả bài viết – cho biết, hầu hết mọi người chỉ đang bàn tán về những yếu tố mang tính “giật gân” của AI. Tại sự kiện thường niên SXSW năm nay, theo phát biểu của ông Kevin Kelly, Founding Executive Editor tại Wired, AI có vai trò giống như một “thực tập sinh toàn cầu”. Khi nghe điều đó, tác giả bài viết lập tức nhận ra rằng: AI sẽ không thay thế vai trò của những chuyên gia, nhân viên kỳ cựu hoặc trợ lý toàn thời gian.

Theo ông Kevin Kelly, Founding Executive Editor tại Wired, AI có vai trò giống như một “thực tập sinh toàn cầu”.
Nguồn: SXSW

Ở cương vị của một người làm việc hàng ngày với trí tuệ nhân tạo, bà Turner cho biết, AI quả thật giống như một thực tập sinh (intern), bởi vì AI cần được huấn luyện, quản lý và nhận phản hồi. Với sự hướng dẫn đúng đắn, trí tuệ nhân tạo có thể thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc của một đội nhóm.

Dưới đây là những chia sẻ của bà Turner về cách thức tận dụng AI như một thực tập sinh. Từ đó, marketers có thể đặt ra những kỳ vọng hợp lý, cải thiện cách thức tiếp cận và tận dụng toàn bộ tiềm năng của AI.

Thực tập sinh và AI mang lại những giá trị chung nào cho marketers?

Tác giả cho biết, khi sử dụng AI như một thực tập sinh kỹ thuật số (digital intern), đội nhóm của họ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược. Hơn nữa, trí tuệ nhân tạo cũng giúp họ hoàn thành lượng công việc đã bị trì hoãn nhiều tháng, cũng như tìm kiếm những ý tưởng mới mẻ.

Để hiểu được giá trị của việc tận dụng AI trong công việc, hãy điểm qua 3 điểm tương đồng khi doanh nghiệp tuyển dụng thực tập sinh và sử dụng AI:

Khi sử dụng AI như một thực tập sinh kỹ thuật số (digital intern), doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược.
Nguồn: Pexels

• Giúp team làm việc hiệu quả hơn: Cả thực tập sinh và AI đều có vai trò xử lý các nhiệm vụ thủ công và mất thời gian, nhằm giúp những thành viên còn lại tập trung vào các dự án chiến lược. Thực tập sinh và AI cũng có thể hỗ trợ đội nhóm hoàn thành những dự án bị trì hoãn do thiếu nguồn lực.
• Lấp đầy khoảng trống về mặt kỹ năng trong nhóm: Thực tập sinh có thể bổ sung những kỹ năng mà team đang thiếu sót. Trong khi đó, AI có khả năng hỗ trợ nhóm ở một khía cạnh cụ thể, chẳng hạn như tạo nội dung và phân tích thông tin.
• Đưa ra góc nhìn khách quan: Thông thường, thực tập sinh không biết nhiều về văn hóa doanh nghiệp, quy trình hiện có và các mối quan hệ trong công ty. Do đó, các bạn ấy có thể mang lại góc nhìn mới mẻ và khách quan. Trong khi đó, dù không thể mang đến những ý tưởng mới lạ như con người, AI cũng không bị ảnh hưởng lịch sử hoạt động và bối cảnh của doanh nghiệp. Do vậy, team có thể cân nhắc những góc nhìn hoặc định hướng khác biệt mà trí tuệ nhân tạo mang lại. Ví dụ, khi marketers yêu cầu AI gợi ý tagline cho sản phẩm, công cụ này sẽ đưa ra các đề xuất khách quan do không bị ảnh hưởng những tagline mà marketers đã từng sử dụng trước đó.

Tuy nhiên, việc tận dụng AI như một thực tập sinh cũng có những hạn chế. Hiệu quả làm việc của một bạn thực tập sinh tốt hay không đều tùy thuộc vào sự hướng dẫn từ cấp trên. Tương tự với AI, marketers cần cung cấp những thông tin hướng dẫn chi tiết, dành ra thời gian để công cụ học hỏi và đưa ra phản hồi. Ngoài ra, team cũng nên dành thời gian để xác định cách thức tích hợp những công cụ AI vào quy trình làm việc, trước khi các thành viên trong team nhận được những lợi ích hữu hình do trí tuệ nhân tạo mang lại.

Làm thế nào tích hợp “thực tập sinh AI” vào quy trình làm việc?

Khi hiểu được những gì AI có thể và không thể làm được, marketers có thể lập kế hoạch để “onboard” cho “thực tập sinh AI”. Dưới đây là 5 câu hỏi marketers nên cân nhắc khi tiến hành thực hiện.

Khi sử dụng AI như một digital intern, đội nhóm có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược.

1. Những công cụ này nên được áp dụng vào khía cạnh nào?

Theo gợi ý từ tác giả bài viết, marketers nên hình dung về những yếu tố gây ra khó khăn trong công việc, hoặc một nhiệm vụ bị trì hoãn quá lâu. Câu hỏi đặt ra là những nhiệm vụ đó có thể chuyển sang cho các công cụ AI được không? Ví dụ, bà Katy Turner cho biết, trước đây cứ mỗi hai ngày thì bà phải mất một giờ đồng hồ để tổng hợp thông tin ghi chú từ các cuộc gọi. Bây giờ, bà Turner đã dùng AI để tóm tắt nội dung của các cuộc họp và cuộc gọi, bao gồm ý chính cần lưu ý, việc cần làm, tạo bảng theo dõi hoạt động nội bộ và với đối tác bên ngoài, cũng như sắp xếp thời gian cho các cuộc gọi tiếp theo.

2. Đâu là những dự án marketers muốn tiến hành, thế nhưng chưa thể bắt đầu hoặc chưa hoàn thành vì thiếu nguồn lực?

Mỗi team đều có một dự án lớn mà họ muốn thực hiện. Đó có thể là nghiên cứu thị trường mới, làm mới bản marketing copy cho trang web, hoặc kiểm định hiệu quả cho trang blog của công ty. Như vậy, đâu là những nhiệm vụ có thể nhờ sự trợ giúp của AI để khởi động dự án lớn này? Có những dự án nào đang bị trì hoãn và cần thêm sự hỗ trợ? Liệu có những dự án nào không thể hoàn thành hay không? Ví dụ, đội nhóm của bà Turner đã sử dụng trí tuệ nhân tạo để cập nhật cơ sở dữ liệu nội bộ dựa trên danh sách câu hỏi thường gặp.

hãy sử dụng AI như một tài nguyên tổng hợp và chia sẻ ý tưởng về cách sử dụng công cụ này để hỗ trợ tất cả thành viên trong nhóm.
Nguồn: Lerbank-bbk22

3. Đâu là cách quản lý phù hợp đối với những công cụ này?

Khi tuyển dụng thực tập sinh, thông thường sẽ có một hoặc hai người chịu trách nhiệm phân công và quản lý. Trong khi đó, AI là một nguồn lực không giới hạn mà mọi người có thể sử dụng cùng lúc. Do vậy, điều quan trọng là team phải thống nhất và biết được mỗi người sử dụng AI với mục đích gì. Trên thực tế, việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để hoàn thành công việc vẫn còn khá mới mẻ. Điều đó dẫn đến tình trạng mỗi nhân viên sẽ tự bắt đầu sử dụng mà không thông báo với đồng nghiệp về cách họ tương tác với các công cụ này.

Vì thế, hãy sử dụng AI như một tài nguyên tổng hợp và chia sẻ ý tưởng về cách sử dụng công cụ này, nhằm hỗ trợ tất cả thành viên trong nhóm. Bởi vì trong trường hợp marketers vận hành một cấu trúc silo cho trang web, AI không thể phàn nàn về việc được giao một nhiệm vụ hai lần, hoặc đưa ra ví dụ về những gì có thể làm được cho các thành viên trong team.

4. Marketers bị mắc kẹt ở đâu trong quá trình sáng tạo?

Khi marketers nhận ra bản thân đang mắc kẹt trong lối mòn của việc sáng tạo, việc nhìn chăm chú vào màn hình máy tính thường hiếm khi mang đến cảm hứng sáng tạo. AI có thể mang đến một vài gợi ý giúp marketers tìm ra những ý tưởng độc đáo. Bởi vì trí tuệ nhân tạo không biết phương thức làm việc tại doanh nghiệp, marketers nên tìm một phương pháp mới để tận dụng vào công việc.

Ví dụ, bà Turner đã dùng AI để hỗ trợ tìm ý tưởng tagline cho sản phẩm. Nhờ đó, tác giả bài viết đã khám phá một số phương thức mới để giải thích và định vị một số tính năng nhất định. Dĩ nhiên, marketers không nên phụ thuộc vào AI trong quá trình sáng tạo, song hãy tận dụng trí tuệ nhân tạo như một nguồn tài nguyên vô tận để tìm ý tưởng sáng tạo.

Maketers có thể dễ dàng tìm ra các ý tưởng sáng tạo mới chỉ với vài câu lệnh cho AI.
Nguồn: jasper.ai

5. Mục tiêu của marketers khi sử dụng AI là gì?

Làm thế nào để marketers đánh giá hiệu quả sử dụng AI? Các thành viên trong team sẽ có một phương pháp để đánh giá hiệu suất làm việc khi tuyển dụng thực tập sinh. Điều đó cũng nên thực hiện tương tự đối với AI. Nếu team đã sở hữu các công cụ nhưng chưa sử dụng, hoặc không biết đo lường hoặc tận dụng đúng cách, thì lượng tài nguyên dồi dào mà trí tuệ nhân tạo mang lại đã bị lãng phí.

Vì lẽ đó, marketers nên cân nhắc và đặt ra mục tiêu khi tích hợp AI, chẳng hạn như giảm thiểu thời gian tổng hợp thông tin từ các cuộc họp hoặc email. Kế đến, marketers nên thường xuyên kiểm tra xem công cụ AI đó có thật sự giúp team đạt được mục tiêu đề ra. Nếu không, đó là thời điểm thích hợp để đánh giá lại mục tiêu đã đặt ra, hoặc đầu tư thêm nhiều nhân viên để huấn luyện các công cụ trí tuệ nhân tạo.

Làm thế nào để có được kết quả tốt nhất từ “thực tập sinh AI”?

Thực tập sinh cần nhận được sự hướng dẫn rõ ràng và kỹ càng trước khi bắt đầu làm việc độc lập. Tương tự, trí tuệ nhân tạo cũng cần một câu lệnh rõ ràng và chi tiết để đưa ra phản hồi.

Ví dụ, một câu lệnh không rõ ràng như “Hãy viết cho tôi một email bán hàng” sẽ không nhận được phản hồi tốt từ AI. Tuy nhiên, với một câu lệnh chi tiết, AI có thể đưa ra phản hồi gần giống với những gì marketers đang tìm kiếm, chẳng hạn như “Hãy viết một email bán hàng vừa thân thiện, vừa chuyên nghiệp dựa trên những ghi chú kèm theo dưới đây”.

Marketers nên đưa ra câu lệnh rõ ràng và chi tiết để nhận được kết quả tốt nhất từ AI. 
Nguồn: Coda

Dưới đây là 4 bí quyết giúp marketers có được phản hồi tốt hơn từ AI:

• Cung cấp thông tin chi tiết: Marketers nên đưa ra thông tin chi tiết ngay từ ban đầu, nhằm giảm thiểu thời gian chỉnh sửa lại sau khi nhận được phản hồi từ AI.
• Sẵn sàng thử lại nhiều lần: Tùy thuộc vào câu lệnh của marketers, AI có thể đưa ra phản hồi chỉ trong vài giây. Dẫu vậy, ngay cả khi câu lệnh đã bao hàm một lượng thông tin đáng kể, hãy chuẩn bị tinh thần thử đi thử lại nhiều lần, vì đôi khi AI sẽ không đưa ra câu trả lời hoàn hảo ngay từ lần đầu.
• Nhìn nhận kết quả nhận được như một bản nháp thô: Marketers không nhất thiết phải sử dụng nguyên văn theo phản hồi của AI. Marketers nên dùng giọng văn của bản thân hoặc dựa trên một góc nhìn khác, tùy thuộc vào yêu cầu của từng dự án.
• Thử nghiệm với một góc nhìn khác: Marketers nên yêu cầu AI tạo thêm nội dung với một giọng văn, quan điểm hoặc định dạng khác. Cụ thể hơn, marketers có thể yêu cầu AI viết lại một đoạn văn thành danh sách bullets, hoặc viết lại một email mang phong cách gần gũi hơn.

Tóm lại, việc tận dụng tiềm năng của AI như một thực tập sinh là một tư duy mới mẻ và có thể thay đổi mọi thứ trong quy trình làm việc của marketers. Nếu biết sử dụng và kiểm soát các công cụ AI, marketers sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược, hoàn thành các dự án liên quan đến kỹ thuật số, cũng như khởi động các ý tưởng sáng tạo. Như vậy, các bạn thực tập sinh sẽ có nhiều thời gian hơn, nhằm tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và có tầm ảnh hưởng hơn đối với doanh nghiệp.

Dẫu vậy, có một số yếu tố mà marketers nên cân nhắc mỗi khi sử dụng AI, chẳng hạn như xác định những dự án cần được hỗ trợ, đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể, cũng như phương pháp quản lý hiệu quả. Đó cũng chính là tiềm năng lớn nhất của trí tuệ nhân tạo mà marketers nên biết cách tận dụng.

Theo Thanh An / Brands Vietnam
* Nguồn: Coda