Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết để có một sự kiện thành công

Tổ chức sự kiện là một trong những phương thức đưa sản phẩm dịch vụ, thương hiệu của một doanh nghiệp đến gần với khách hàng và công chúng. Tổ chức sự kiện cũng chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp mở ra cánh cửa truyền thông, đưa thương hiệu của mình đến gần hơn với mọi người. Vậy để có một sự kiện thành công cần có những yếu tố gì? Hãy cùng LuxEvent khám phá về tổ chức sự kiện trong bài viết dưới đây nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện trong tiếng anh là Event Organization, tổ chức sự kiện là làm những việc có trong sự kiện. Đó là công việc tập hợp và quản lý các yếu tố liên quan, có trong sự kiện để đảm bảo quá trình sự kiện diễn ra tốt đẹp. Thông qua việc tổ chức sự kiện để truyền tải những thông điệp ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng và công chúng.

Việc tổ chức sự kiện được bắt đầu từ khâu lên ý tưởng cho chương trình, viết kịch bản, thực hiện các công tác chuẩn bị trước sự kiện, trong quá trình sự kiện diễn ra và kết thúc, cùng với những công việc sau sự kiện cần xử lý. Trong quá trình tổ chức sự kiện, các thành viên tổ chức, các bên liên quan sẽ theo dõi sát sao thực hiện các công việc theo kế hoạch đã đề ra để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đảm bảo được mục đích ban đầu đã đề ra.

Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện

1. Vai trò của tổ chức sự kiện

• Khi tổ chức sự kiện, sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được sự quan tâm của công chúng, khách hàng, thông qua đó đưa hình ảnh của doanh nghiệp đến gần với khách hàng tiềm năng và giới truyền thông.

• Thông qua sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành 1 bước quan trọng trong chiến lược marketing, giúp quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp, ra mắt sản phẩm của doanh nghiệp.

• Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ giúp sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp đó được lan tỏa được đến mọi người, thu hút được sự quan tâm, làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp

• Một sự kiện thành công sẽ giúp đưa hình ảnh doanh nghiệp lên một tầm cao hơn, mang lại những giá trị tích cực

2. Mục đích của việc tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện đều hướng tới mục đích chính là đưa những sản phẩm, thương hiệu của công ty đến gần hơn với công chúng.

• Tổ chức sự kiện nhằm mục đích gửi gắm những thông điệp, đưa sản phẩm dịch vụ đến với khách hàng mục tiêu và khách hàng tiềm năng. 

• Việc tổ chức sự kiện còn giúp hỗ trợ các chiến dịch truyền thông, giúp xây dựng và phát triển một hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp trong mắt các khách hàng và đối tác. 

• Tổ chức sự kiện còn hướng đến mục đích tăng sự kết nối giữa sản phẩm dịch vụ của công ty với khách hàng, từ đó làm gia tăng giá trị nhận diện thương hiệu, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

• Tận dụng tối đa những hiệu quả truyền thông trong và ngoài sự kiện nhằm thu hút sự chú ý, tạo tiếng vang cho doanh nghiệp.

Bí quyết để tổ chức sự kiện thành công

Để tổ chức một sự kiện thành công bạn cần lưu ý một số điểm sau:

1. Xác định được chủ đề của sự kiện

Việc đầu tiên bạn cần lưu ý để có một sự kiện thành công đó là xác định được chủ đề của sự kiện dù là sự kiện lớn hay nhỏ. Chủ đề chính là hình ảnh nhận diện của sự kiện, cùng là hình ảnh xuyên suốt trong sự kiện, sẽ gây được ấn tượng với khách hàng. Mọi công việc của sự kiện từ việc lên kịch bản đến công tác chuẩn bị đều sẽ dựa trên chủ đề của sự kiện. Một sự kiện thành công, có thể thu hút được sự quan tâm của khách mời phụ thuộc rất nhiều vào việc lựa chọn một concept chủ đề sáng tạo, ấn tượng mà đầy ý nghĩa.

2. Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện, bạn cần lên một kế hoạch tổ chức chỉn chu. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện tổ chức sự kiện một cách khoa học. Bạn cần lập một kế hoạch, đưa ra nhiều phương án khác nhau và tìm ra được phương án tối ưu nhất. Những yếu tố như lịch trình, sắp xếp nhân sự, kịch bản chương trình sẽ thế nào, đều cần được lên kế hoạch và viết ra chi tiết. Những chi tiết từ nhỏ nhất đến lớn đều cần bạn lên kế hoạch và theo dõi sát sao.

Trong kế hoạch bạn cũng cần lập ra những phương án cho công tác chuẩn bị trước sự kiện từ setup sân khấu, trang trí sự kiện ra sao. Địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần được xác định và đưa ra các phương án thay thế. 

3. Xác định được đối tượng tham gia

Một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của một sự kiện chính là khách mời tham gia. Tùy thuộc vào mục đích, cũng như thông điệp của sự kiện mà bạn sẽ xác định được đối tượng khách mời của sự kiện. Tuy nhiên sẽ có những bộ phận khách mời không thể thiếu như:

• Ban lãnh đạo công ty

• Tất cả các nhân viên của công ty

• Khách mời 

• Đại diện của các bên truyền thông

4. Xác định địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện cũng góp một phần trong sự thành công tổng thể của một doanh nghiệp. Địa điểm tổ chức sự kiện của bạn cần có vị trí trung tâm, thuận lợi du chuyển. Một trong những yếu tố bạn cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện đó chính là sức chứa của địa điểm tổ chức. Sau khi đã xác định được đối tượng khách mời, bạn cần có phương án lựa chọn địa điểm tổ chức cân đối với số lượng khách mời để không dẫn đến tình trạng thiếu chỗ hay thừa quá nhiều chỗ.

Nếu bạn lựa chọn những địa điểm tổ chức ngoài trời thì cũng cần cân nhắc đến yếu tố thời tiết để không làm ảnh hưởng đến quá trình diễn ra của sự kiện.

5. Chuẩn bị công tác xử lý rủi ro

Khi tổ chức một sự kiện, đây là điều bạn không được bỏ qua, dù một sự kiện hoàn hảo đến mấy cũng không thể tránh khỏi những rủi ro. Chính vì vậy, việc lập kế hoạch xử lý những rủi ro có thể xảy ra là rất quan trọng. Nhờ việc này, bạn sẽ có thể kiểm soát được tình hình, giữ được bình tĩnh khi có sự cố xảy ra. Và đặc biệt, điều này sẽ giúp hình ảnh doanh nghiệp của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. 

Tổ chức sự kiện chính là một phương pháp làm mới cho thương hiệu của bạn. Thông qua những sự kiện được tổ chức thành công, sẽ giúp khách hàng ấn tượng và tin tưởng doanh nghiệp hơn. Bài viết trên đây là những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện mà LuxEvent muốn gửi đến bạn. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện và sẽ tổ chức những sự kiện thành công nhé! 

Nguồn: https://luxevent.net/to-chuc-su-kien/