Những người làm việc năng suất duy trì những thói quen hàng ngày nào?

Vào năm 2018, Harvard Business Review (HBR) đã công bố một cuộc khảo sát nhằm đo lường và đánh giá hiệu suất cá nhân (personal productivity) của những người đi làm từ cấp độ chuyên viên đến quản lý cấp cao, từ đó xác định những thói quen tốt ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của họ.

Hiệu suất cá nhân được định nghĩa là những thói quen hàng ngày của mỗi người tạo ra năng suất và kết quả công việc tốt. Với sự tham gia trả lời khảo sát của 20.000 người từ 6 châu lục và vùng lãnh thổ trên thế giới, nghiên cứu đã mang đến những insight thú vị về hiệu suất làm việc dưới các góc độ về vùng địa lý, tuổi tác và thâm niên. 

Nghiên cứu tập trung phân tích 7 thói quen sau: duy trì những thói quen mỗi ngày, lên kế hoạch công việc, giải quyết tin nhắn trao đổi công việc, hoàn thành nhiều đầu mục công việc đã lập ra, điều hành cuộc họp, phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả, và biết cách phân chia công việc cho đội ngũ. 

Hiệu suất cá nhân (personal productivity) được định nghĩa là những thói quen hàng ngày của mỗi người tạo ra năng suất và kết quả công việc tốt.
Nguồn: Pixabay

Sau khi làm sạch bộ dữ liệu, nhóm tác giả đã có được những câu trả lời hợp lệ của 19.957 đáp viên đến từ 6 châu lục. Xét theo khu vực địa lý, khoảng 1/2 đáp viên đến từ Mỹ, 21% đến từ Anh Quốc và 19% người khác từ Châu Á. 10% còn lại đến từ Úc, Nam Mỹ và Châu Phi.

Khảo sát có một số điểm hạn chế như sau: Những đáp viên được lựa chọn chủ yếu là độc giả của HBR, và kết quả đo lường đến từ việc tự đánh giá các thói quen của họ thay vì áp dụng những phương pháp đo lường hiệu suất một cách khách quan trên cỡ mẫu lớn hơn với đa dạng các đối tượng khảo sát. Tuy nhiên, nhóm nghiên cứu tin rằng những kết quả khảo sát sẽ mang đến những insights hữu ích về những thói quen tốt tạo ra hiệu suất và những thách thức trong công việc mà những người đi làm đang đối mặt.

Nghiên cứu mang đến 3 nhóm kết quả trọng tâm sau:

1. Đầu tiên, làm việc nhiều giờ không đồng nghĩa với việc đạt được hiệu suất công việc cao. Thay vào đó, làm việc bằng các phương pháp thông minh được coi chìa khóa giúp gia tăng năng suất công việc. 
2. Tiếp theo, tuổi tác và thâm niên có mối quan hệ mật thiết với hiệu suất làm việc cá nhân. Theo đó, những chuyên gia cấp cao và lớn tuổi hơn đạt số điểm hiệu suất trung bình cao hơn so với những người đồng nghiệp trẻ tuổi thuộc cấp bậc chuyên viên.
3. Cuối cùng, tổng điểm hiệu suất công việc giữa nhân viên nam và nhân viên nữ là như nhau, nhưng sự khác biệt về hiệu suất làm việc cá nhân giữa hai nhóm này đến từ những thói quen tốt được duy trì và phát triển liên tục của họ.

Làm việc nhiều giờ không đồng nghĩa với việc đạt được hiệu suất công việc cao, thay vào đó là áp dụng các phương pháp làm việc thông minh như lên kế hoạch và sắp xếp công việc, định hướng công việc với mục tiêu rõ ràng.
Nguồn: Getty Images

Từ những kết quả trên, bạn có đủ tự tin để đánh giá mình là một người làm việc hiệu suất?

Kết quả cho thấy những người đạt số điểm hiệu suất cao trong công việc cũng có khuynh hướng thực hiện tốt nhiều thói quen hàng ngày của họ. Cụ thể, nhóm người hiệu suất này giữ thói quen lập kế hoạch làm việc dựa trên việc sắp xếp các thứ tự ưu tiên, và đi đến hành động với mục tiêu rõ ràng để đạt được kết quả cuối. Họ cũng chú trọng phát triển những kỹ năng như quản lý các dự án và công việc hiệu quả. Và họ nắm bắt và thấu hiểu những nhu cầu của đồng nghiệp về việc điều hành một cuộc họp, giao tiếp với nhau một cách hiệu quả và định hướng công việc rõ ràng.

Hãy đào sâu những kết quả nghiên cứu từ khảo sát này.

Theo khu vực địa lý, số điểm hiệu suất trung bình của những người đến từ Bắc Mỹ nằm ở mức giữa mặc dù họ có xu hướng làm việc nhiều giờ hơn so với các nhóm đến từ các châu lục khác. Theo đó, những người từ khu vực này đạt số điểm hiệu suất trung bình thấp hơn đáng kể so với những đáp viên đến từ Châu Âu, Châu Á và Châu Úc.  Mặt khác, số điểm hiệu suất của người Bắc Mỹ lại cao hơn so với nhóm đáp viên đến từ Nam Mỹ và Châu Phi (mặc dù các nhà nghiên cứu thu được rất ít dữ liệu từ các khu vực này).

Dựa trên việc phân tích chuyên sâu bộ dữ liệu, nhóm nghiên cứu đã phát hiện rằng những người đạt chỉ số hiệu suất công việc cao đến từ Châu Á, Âu, Úc, đều được thúc đẩy bởi các thói quen tốt hàng ngày của họ chẳng hạn như việc lập kế hoạch và tổ chức công việc, kiểm tra tin nhắn trên điện thoại khi cần thiết, tập trung hành động để đạt kết quả cuối cùng, suy nghĩ kỹ lưỡng và cẩn trọng trước khi đọc hoặc viết một văn bản công việc.

Bên cạnh sự khác biệt đáng kể về hiệu suất làm việc giữa các nhóm người thuộc khu vực địa lý, kết quả cũng cho thấy hiệu suất làm việc giữa nhân viên nam và nhân viên nữ có sự chênh lệch nhất định với tỷ lệ lần lượt là 55% và 45%.

Do đó, có một số điểm khác biệt đáng lưu tâm về những cách thức đạt hiệu suất cao trong việc lên kế hoạch và tổ chức thực hiện công việc giữa nhân viên nam và nhân viên nữ. Theo đó, nhân viên nữ có xu hướng đạt được hiệu suất cao trong việc điều hành các cuộc họp bởi họ thường chủ động gửi trước các nội dung/ chủ đề chính cần trao đổi cho cuộc họp, đảm bảo thời lượng của mỗi cuộc họp gói gọn trong 90 phút đổ lại, và kết thúc cuộc họp khi đã thỏa thuận và định hướng rõ ràng cho các bước tiếp theo. Nhóm nhân viên nữ đạt hiệu suất cao cũng cho biết sẽ ưu tiên phản hồi tin nhắn/ email quan trọng một cách nhanh chóng, và duy trì thói quen lên kế hoạch làm việc vào mỗi tối trước ngày đi làm.

Trong khi đó nhân viên nam thể hiện những thế mạnh ở việc xử lý số lượng lớn tin nhắn trao đổi công việc một cách hiệu quả. Cụ thể, họ không chỉ kiểm tra thường xuyên những email quan trọng để đảm bảo phản hồi các công việc cấp thiết một cách nhanh chóng, và tạm bỏ qua những email không thực sự quan trọng, mà còn có khả năng sắp xếp các khung giờ trống trong lịch trình làm việc mỗi ngày của họ. Ngoài ra, họ cũng tập trung hoàn thành các sản phẩm cuối cùng một cách nhanh chóng, và lập dàn ý trước khi viết một văn bản ghi nhớ công việc.

Bên cạnh sự khác biệt về hiệu suất theo địa lý và giới tính, các chuyên gia nghiên cứu cũng đã phân tích bộ dữ liệu thu được từ bảng hỏi theo độ tuổi và thâm niên. Các đáp viên được phân thành 5 nhóm tuổi khác nhau nằm trong khoảng từ dưới 30 tuổi và trên 60 tuổi. Kết quả phân tích cho thấy số điểm hiệu suất công việc của các đáp viên sẽ tăng lên theo độ tuổi của họ. Xu hướng này dường như phản ánh một điều là những người càng sở hữu bề dày kinh nghiệm sẽ càng biết cách làm việc thông minh để đạt được hiệu suất cao. 

Cụ thể, nhóm nhân viên “già làng” đạt hiệu suất cao được thúc đẩy bởi 4 thói quen lành mạnh sau: hạn chế các hoạt động tạo ra giá trị thấp (low-value activities), quản lý luồng tin nhắn (message flow), điều hành hiệu quả các cuộc họp, và biết cách phân chia công việc đến đồng nghiệp.

Những người càng sở hữu bề dày kinh nghiệm sẽ càng biết cách làm việc thông minh để đạt được hiệu suất cao.
Nguồn: Envato

Câu chuyện thú vị này cũng tương tự khi phân tích hiệu suất theo yếu tố thâm niên. Bộ dữ liệu được phân chia thành 5 mức độ thâm niên khác nhau được quy ước theo trình tự từ 1 – quản lý cấp cao (senior) đến 5 – cấp bậc nhân viên (junior). Phân tích cho thấy số lượng đáp viên được hỏi chủ yêu rơi vào nhóm nhân viên ít thâm niên và số ít còn lại thuộc nhóm quản lý cấp cao.

Tương tự độ tuổi, những người đạt thâm niên lâu năm trong ngành cũng chứng minh khả năng làm việc hiệu suất cao. Kết quả này có thể được lý giải rằng những người có thâm niên làm việc lâu hơn trong một lĩnh vực nào đó có thể đã nuôi dưỡng và phát triển những thói quen làm việc hiệu suất khi còn đảm nhiệm vị trí nhân viên (hoặc sau khi trở thành quản lý cấp cao, họ đã đạt được hiệu suất làm việc cao hơn so với cấp bậc nhân viên trước đây).

Tuy nhiên, có sự khác biệt nhất định về hiệu suất làm việc giữa nhóm người có thâm niên lâu năm so với nhóm người lớn tuổi. Theo đó, những người đang đảm nhận vị trí quản lý cấp cao đạt năng suất cao nhờ vào việc duy trì thói quen lập kế hoạch công việc hàng ngày, hoàn thành nhiều đầu mục công việc đã đặt ra, và sở hữu những kỹ năng giao tiếp tốt.

Những người quản lý cấp cao đạt năng suất cao thường duy trì thói quen lập kế hoạch công việc hàng ngày, hoàn thành nhiều đầu mục công việc đã đặt ra, và sở hữu những kỹ năng giao tiếp tốt.
Nguồn: Pixabay

Từ nghiên cứu này, chúng ta có thể rút ra những kỹ năng then chốt nào để trở thành một người làm việc hiệu suất? Cùng “bỏ túi” những kỹ năng tưởng chừng đơn giản nhưng cần sự kiên trì và nỗ lực hàng của mỗi người:

Lên kế hoạch làm việc dựa trên việc sắp xếp các ưu tiên, và hành động với mục tiêu rõ ràng và cụ thể:

• Tổng kết lại danh sách công việc đã hoàn thành trong ngày và lên kế hoạch cho các đầu mục công việc vào mỗi tối trước ngày đi làm để xác định những công việc nào cần ưu tiên hoàn thành trước; liệt kê những mục tiêu cần đạt tương ứng với từng hạng mục công việc.
• Gửi trước danh mục các vấn đề cần trao đổi với thông tin chi tiết cho mỗi buổi họp đến những người tham gia.
• Trước khi đọc bất kỳ tài liệu/ văn bản nào, cần xác định rõ mục đích cho việc tham khảo tài liệu này.
• Trước khi bắt tay vào viết một văn bản có dung lượng dài, cần phát thảo các ý chính được sắp xếp theo một cách trình tự để giúp đảm bảo tính logic và không bị lan man.

Phát triển các kỹ năng quản lý hiệu quả như quản lý số lượng lớn thông tin và công việc:

• Biến những thói quen mỗi ngày như thay đồ và ăn sáng trở thành những hoạt động thường nhật để bạn không phải mất nhiều thời gian nghĩ về những việc này.  
• Hãy dành ra một vài khung giờ trống trong lịch trình làm việc cho việc xử lý các công việc khẩn cấp và những tình huống ngoài ý muốn.
• Kiểm tra tin nhắn trên di động một lần mỗi giờ, thay vì mỗi phút.
• Tạm bỏ qua nhiều tin nhắn không quan trọng bằng việc nhìn vào chủ đề trao đổi và người gửi.
• Chia nhỏ một dự án lớn thành những hạng mục công việc nhỏ và tự thưởng cho bản thân mỗi khi hoàn thành chúng.
• Phân bổ công việc cho những đồng nghiệp nếu chúng không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn.

Thấu hiểu những nhu cầu của đồng nghiệp về việc tổ chức một cuộc họp, giao tiếp hiệu quả, và định hướng công việc rõ ràng:

• Giới hạn thời lượng diễn ra một buổi họp trong khoảng 90 phút đổ lại. Trước khi kết thúc một buổi họp, cần định hướng và mô tả sơ lược những bước tiếp theo và những nhiệm vụ cụ thể cho các bước ấy.
• Phản hồi nhanh chóng đối với các tin nhắn được gửi bởi những người quan trọng.
• Để giành sự chú ý từ khán giả (người nghe trong buổi họp), cần nói một cách tự nhiên dưới sự hỗ trợ từ giấy ghi chú, thay vì đọc những lời văn đã được soạn ra một cách rập khuôn.
• Thiết lập những mục tiêu rõ ràng và các chỉ số đánh hiệu quả công việc nhằm tối ưu hóa nỗ lực làm việc của đội ngũ.
• Để cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ, cần xây dựng một quy trình làm việc để hạn chế những sai sót thay vì cứ chơi trò đổ lỗi cho nhau. 

* Nguồn: Harvard Business Review