Six Sigma là gì? 5 bước áp dụng Six Sigma trong doanh nghiệp

Sigma là phương pháp cải tiến chất lượng nổi tiếng đứng đằng sau sự thành công của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu đủ và hiểu đúng 6 sigma là gì, cũng như cách ứng dụng triển khai six sigma trong doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả. Vậy bài viết dưới đây giúp bạn quy trình ứng dụng phương pháp Six Sigma trong quản lý quy trình vận hành doanh nghiệp.

1. Khái nhiệm Sigma là gì?

Sigma (hay Six Sigma) là một tiêu chuẩn đo lường chất lượng và hiệu suất trong quản lý chất lượng và cải tiến quy trình sản xuất. Trong đó, sigma (σ) là một ký hiệu trong lý thuyết thống kê, chỉ độ lệch chuẩn của một tập hợp. Sigma trong trường hợp này được sử dụng làm thước đo mức độ biến động, sai lệch của một quy trình, sản phẩm so với tiêu chuẩn đặt ra ban đầu.

Theo tiêu chuẩn 6 Sigma, chỉ có khoảng 3,4 lỗi hoặc khuyết tật (defect) trên mỗi một triệu sản phẩm được sản xuất hoặc quy trình được thực hiện. Nói cách khác, 6 Sigma tương đương với tỷ lệ lỗi hoặc khuyết tật chỉ rơi vào ~0,00034% trên tổng sản phẩm hoặc quy trình sản xuất.

2. Ý nghĩa của phương pháp 6 Sigma là gì?

Sigma là một phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến quy trình sản xuất nhằm giảm thiểu sự sai lệch trong sản xuất. Phương pháp này được sử dụng để đo lường, phân tích dữ liệu về chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất, từ đó xác định những nguyên nhân gây ra khuyết tật và tìm ra giải pháp để sửa chữa chúng. Đặc trưng của 6 Sigma là độ chính xác cao, với độ “lệch chuẩn” chỉ khoảng 3,4 lỗi trên mỗi một triệu sản phẩm.

Sigma tập trung vào việc tối ưu hóa quá trình sản xuất và cải tiến liên tục, hướng tới đạt được độ chính xác cao nhất để ngăn chặn các khuyết tật xảy ra trong quá trình, từ đó đảm bảo chất lượng sản phẩm ngay từ đầu thay vì tập trung xử lý những sản phẩm lỗi.

3. Những lợi ích của phương pháp Six sigma trong quản lý chất lượng là gì?

Phương pháp 6 Sigma là công cụ quản lý chất lượng được các doanh nghiệp, tập đoàn từ nhỏ đến lớn đều chú trọng đầu tư triển khai bởi những lợi ích bền vững mà nó mang lại. Vậy giá trị mà các tổ chức nhận được khi áp dụng 6 Sigma là gì?

• Giảm chi phí sản xuất: Bằng cách giảm thiểu các sản phẩm khuyết tật, rút ngắn thời gian chờ đợi và cắt bỏ lãng phí trong quá trình sản xuất, 6 sigma giúp tiết kiệm chi phí và nguyên vật liệu sản xuất, từ đó giảm chi phí trên một đơn vị sản phẩm và gia tăng lợi nhuận.
• Cải thiện chất lượng sản phẩm: Phương pháp 6 Sigma giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm bằng cách giảm thiểu khối lượng khuyết tật và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Chất lượng sản phẩm được kiểm soát chặt chẽ, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và kỳ vọng của khách hàng chính là chìa khóa giữ chân khách hàng và gia tăng độ uy tín của thương hiệu.
• Tăng cường sức cạnh tranh: Phương pháp Six Sigma trong quản lý chất lượng giúp tăng cường sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp thông qua việc cải tiến quy trình sản xuất, tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện chất lượng sản phẩm dịch vụ. Từ đó, tổ chức có thể tạo dựng lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường.

4. Các nguyên tắc áp dụng 6 Sigma hiệu quả

Sau khi đã tìm hiểu 6 sigma là gì, chúng ta cần nắm rõ các nguyên tắc cơ bản để áp dụng phương pháp 6 sigma trong quản lý chất lượng hiệu quả:

• Tập trung vào nhu cầu của khách hàng: Khách hàng luôn là yếu tố quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của phương pháp 6 sigma. Do đó, để thành công trong việc áp dụng phương pháp 6 sigma, doanh nghiệp cần phải đưa khách hàng vào trung tâm của mọi quyết định.
• Định hướng dữ liệu: Dữ liệu là yếu tố cốt lõi trong quá trình triển khai 6 sigma. Do đó, các số liệu, dữ kiện sử dụng cần phải được thu thập, xử lý và phân tích đầy đủ và chính xác.
• Liên tục cải tiến: 6 sigma không phải là một dự án độc lập, mà là một triết lý kinh doanh, một quá trình liên tục. Do đó, cần phải duy trì hệ thống quản lý chất lượng để giám sát và cải tiến các quy trình kinh doanh nhằm đáp ứng sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
• Chấp nhận sự sai sót: Cũng như tiêu chuẩn của 6 sigma là 3,4 lỗi trên một triệu khả năng, không một quy trình nào có thể đạt đến mức độ hoàn hảo tuyệt đối. Bởi vậy nhà quản trị phải luôn sẵn sàng giải quyết các vấn đề nếu sai sót xảy ra. Những sai sót hay lỗi nhỏ cũng được coi là cơ hội để cải thiện quy trình, tăng cường kiểm soát chất lượng và nâng cao năng lực của tổ chức.

5. Quy trình áp dụng phương pháp 6 Sigma theo mô hình DMAIC

Một quy trình phổ biến được sử dụng rộng rãi để ứng dụng 6 Sigma hiệu quả nhất trong hầu hết các doanh nghiệp là DMAIC. Quy trình DMAIC bao gồm 5 bước: Define (Xác định), Measure (Đo lường), Analyze (Phân tích), Improve (Cải thiện) và Control (Kiểm soát).

Bước 1. Define (Xác định)

Define là bước mở đầu của quy trình cải tiến 6 sigma, là bước đóng vai trò nền tảng giúp tổ chức xác định được các dữ kiện cơ bản cần thiết để triển khai 6 sigma quản lý chất lượng và cải thiện quy trình kinh doanh.

Những khía cạnh cần tập trung thực hiện trong bước Define bao gồm:

• Xác định vấn đề: Xác định rõ ràng vấn đề cần giải quyết bằng 6 sigma là gì và tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đó. Vấn đề có thể xuất hiện trong nhiều khía cạnh khác nhau của quy trình vận hành, từ sản xuất đến dịch vụ khách hàng.
• Xác định mục tiêu: Đặt mục tiêu cụ thể, rõ ràng cho dự án cải tiến. Mục tiêu cần phải được đo lường bằng các chỉ số chất lượng cụ thể. Một số chỉ số có thể được sử dụng bao gồm:
  • Chỉ số hiệu suất quá trình (Process Performance): Đo lường khả năng của quá trình để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
  • Chỉ số sai số của quá trình (Process Variation): Đo lường mức độ dao động của quá trình sản xuất, được biểu diễn bằng độ lệch chuẩn hoặc biến động của quá trình.
  • Chỉ số độ tin cậy của sản phẩm (Product Reliability): Đo lường khả năng của sản phẩm để hoạt động đúng và đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định.
• Xác định khách hàng: Xác định ai là khách hàng cuối cùng của quy trình cần cải thiện và tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng có thể giải quyết thông qua 6 sigma là gì.
• Xác định dữ liệu cần thu thập: Xác định các loại dữ liệu cần thiết để đánh giá tình trạng hiện tại của quy trình và đưa ra quyết định về các cải tiến cần thực hiện. Thông thường, các dữ kiện liên quan tới đặc tính chất lượng được được biểu thị dưới dạng dạng thông tin bằng số liệu, với 2 loại phổ biến: dữ liệu về kết quả của đặc tính chất lượng và dữ liệu về quá trình chỉ ra nguyên nhân của đặc tính chất lượng.
• Xác định phạm vi: Phân tích quy trình vận hành hiện tại để tìm ra những “lỗ hổng” cần cải thiện, từ đây nhóm sẽ xác định được những phạm vi cần tập trung để triển khai 6 sigma quản lý chất lượng, bao gồm những hoạt động nào thuộc phạm vi quy trình đó và những hoạt động nào không thuộc phạm vi.

Bước 2. Measure (Đo lường)

Bước thứ hai của quy trình áp dụng 6 Sigma DMAIC là Measure – Đo lường, trong đó sẽ tiến hành đo lường các dữ liệu của quy trình sản xuất, thu thập các thông số cần thiết để đánh giá tình trạng hiện tại của quy trình đang ở mức mấy sigma.

Dưới đây là một số công việc cần thực hiện trong bước Measure của quy trình DMAIC:

• Thu thập dữ liệu: Thu thập các dữ liệu về quy trình hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật đo lường. Các dữ liệu cần phải được thu thập theo các tiêu chuẩn định sẵn và phải được đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
• Đo lường hiệu suất: Đo lường các chỉ số hiệu suất của quy trình hiện tại, bao gồm thời gian xử lý, tỷ lệ lỗi, số lượng sản phẩm hoàn thành và chi phí sản xuất.
• Xác định biến số ảnh hưởng: Xác định các biến số ảnh hưởng đến quy trình, bao gồm các biến số đầu vào và đầu ra của quy trình, các thao tác được thực hiện trong quy trình và các yếu tố môi trường.
• Xác định sự chênh lệch giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn chất lượng: Sau khi đã thu thập và đánh giá dữ liệu, nhóm Six Sigma cần xác định sự chênh lệch giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn chất lượng. Sự chênh lệch này sẽ giúp nhóm Six Sigma đánh giá mức độ cải tiến mà quy trình cần thực hiện để đạt được mức tiêu chuẩn chất lượng 6 sigma.

Bước 3. Analyze (Phân tích)

Sau khi đã hoàn thành các bước Define và Measure, nhóm triển khai Six Sigma sẽ tiếp tục tiến hành phân tích để xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề hoặc sai sót trong quy trình sản xuất.

Các công việc cần thực hiện trong bước Analyze gồm:

• Phân tích các dữ liệu đã thu thập: Phân tích các dữ liệu đã thu thập từ bước Measure để tìm hiểu về tính chất và cách thức phân bổ của chúng bằng cách sử dụng các công cụ thống kê.
• Xác định các nguyên nhân gốc rễ: Sau khi phân tích các dữ liệu đã thu thập, cần tiến hành xác định các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Nhóm Six Sigma có thể sử dụng các phương pháp khác nhau như nguyên tắc Pareto, biểu đồ xương cá Ishikawa, biểu đồ phân tán, phân tích hồi quy,…
• Tổng kết kết quả phân tích: Tổng kết lại kết quả phân tích được và đưa ra các kết luận về nguyên nhân gốc rễ của sự chênh lệch giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn chất lượng, cũng như các giải pháp cải tiến đề xuất cho quy trình. Kết quả này sẽ được sử dụng để tiếp tục vào bước tiếp theo, là Improve.

Bước 4. Improve (Cải tiến)

Bước Improve là giai đoạn quan trọng trong quy trình DMAIC của Six Sigma. Trong bước này nhóm sẽ tập trung thực hiện các giải pháp cải tiến để giảm thiểu các sai sót và cải thiện chất lượng sản phẩm. Các công việc cần được thực hiện để đảm bảo tính hiệu quả và tính bền vững của quy trình cải tiến bao gồm:

• Đề xuất các giải pháp cải tiến: Dựa trên kết quả phân tích của bước Analyze để đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm giảm thiểu sự chênh lệch giữa quy trình hiện tại và tiêu chuẩn chất lượng. Các giải pháp này có thể bao gồm việc thay đổi quy trình làm việc, cập nhật các hệ thống hoặc công nghệ mới, đào tạo nhân viên,…
• Đánh giá tính khả thi của giải pháp: Thực hiện các thí nghiệm để kiểm tra tính khả thi và hiệu quả của các giải pháp cải tiến được đưa ra. Đồng thời tiến hành kiểm tra các dữ liệu và thông tin để đảm bảo tính chính xác của các kết quả.
• Thực hiện các thay đổi và cải tiến: Nếu các giải pháp được chấp nhận và chứng minh là hiệu quả, nhóm Six Sigma sẽ tiến hành thực hiện các thay đổi và cải tiến trong quy trình. Nhóm sẽ đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện đúng thời gian, đúng phạm vi và đạt được mục tiêu cải tiến.

Bước 5. Control (Kiểm soát)

Control (Kiểm soát) là bước cuối cùng trong quy trình DMAIC của Six Sigma. Ở bước này, nhóm triển khai Six Sigma cho doanh nghiệp sẽ thiết lập các cơ chế kiểm soát để đảm bảo tính ổn định và đáp ứng các mục tiêu được đặt ra sau quá trình cải tiến.

Các công việc cần thực hiện trong bước Control gồm:

• Thiết lập hệ thống kiểm soát: Thiết lập hệ thống kiểm soát để giám sát quy trình và đảm bảo rằng quy trình đang hoạt động ổn định và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng 6 sigma đã đặt ra. Hệ thống kiểm soát này bao gồm các quy trình kiểm soát chất lượng, đánh giá hiệu quả và các hệ thống giám sát để phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Thiết lập các chỉ số đo lường: Các chỉ số đo lường được thiết lập trong bước Measure sẽ được sử dụng để giám sát quy trình trong bước Control. Nhóm Six Sigma cần đảm bảo rằng các chỉ số này được đo lường và giám sát thường xuyên để đảm bảo rằng quy trình hoạt động ổn định và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra.
• Thiết lập hệ thống phản hồi: Thiết lập hệ thống phản hồi để phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, đồng thời giúp cho quy trình hoạt động ổn định trong tương lai.
• Đánh giá hiệu quả: Đánh giá hiệu quả của quy trình cải tiến bằng cách so sánh các chỉ số chất lượng và hiệu suất trước và sau khi triển khai quy trình DMAIC. Đánh giá này cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo rằng quy trình đang hoạt động ổn định và đáp ứng các mục tiêu chất lượng được đặt ra.

Trong bài viết này đã giới thiệu tới bạn đọc về 6 sigma là gì cũng như cách áp dụng 6 sigma trong doanh nghiệp sao cho tối ưu nhất. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn về phương pháp 6 sigma và ứng dụng hiệu quả trong công việc. Để tham khảo thêm các kiến thức về quản trị vận hành doanh nghiệp hữu ích hãy truy cập vào Website 1Office.vn để có thể có được cho mình những kiến thức hữu ích nhất.