Quy trình tổ chức sự kiện và những lưu ý không nên bỏ qua

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và những lưu ý bạn không nên bỏ qua khi muốn tổ chức một sự kiện bất kỳ mà vẫn chỉn chu, gây ấn tượng với khách hàng.

Để có thể tổ chức một chương trình diễn ra thành công, bạn nên nắm rõ các quy trình tổ chức sự kiện. Bởi quy trình chính là nhân tố giúp công ty, doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ quy trình diễn ra của một sự kiện từ bước bắt đầu lên ý tưởng đến kết thúc.

Nhưng có lẽ không phải đơn vị tổ chức nào cũng hiểu rõ quy trình tổ chức sự kiện là gì? Các bước tổ chức một chương trình để có thể triển khai một cách tốt nhất. Vì vậy, để hiểu rõ vấn đề này, bạn đọc hãy tham khảo bài viết bên sau đây nhé.

Tại sao cần phải có quy trình tổ chức sự kiện?

Trong cuộc sống xung quanh chúng ta, mọi thứ diễn ra đều theo một trình tự, các bước cụ thể để đạt được một kết quả tốt nhất. Đối với tổ chức sự kiện cũng thế, khi bạn nắm được các quy trình tổ chức sự kiện sẽ mang lại một số lợi ích sau đây:

Giảm thiểu rủi ro khi triển khai chương trình

Đây chính là lợi ích phù hợp nhất cho các tổ chức, bởi giả thiểu rủi ro chính là chìa khoá cho họ có thể thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp dễ dàng rà soát và phát hiện các vấn đề có thể xảy ra khi chương trình đang diễn ra, từ đó sẽ có các giải pháp khắc phục sớm.

Đây chính là lợi ích lớn nhất khi có quy trình tổ chức sự kiện

Tăng sự kết nối và đúc kết kinh nghiệm

Thông thường các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện, bộ phận nhân sự từ văn phòng đến hiện trường đều tất bật, bận rộn chạy chương trình. Bởi tính chất công việc ngành nghề này là “chạy", một phút lơ là có thể phát sinh ra các rủi ro và làm ảnh hưởng chất lượng sự kiện.

Khi cả hai bộ phận trong cùng một công ty có cơ hội bàn luận và đưa ra các bước quy trình tổ chức một sự kiện cũng chính là dịp giúp họ tăng tương tác, tạo mối quan hệ tốt giữa các bộ phận với nhau hơn.

Từ đó, bạn có thể trau dồi và học hỏi kinh nghiệm từ những đồng nghiệp và tích góp cho bản thân ngày một thăng tiến.

Quản lý và điều phối sự kiện hiệu quả

Khi người quản lý đã nắm trong tay các quy trình tổ chức sự kiện cụ thể thì sẽ dễ dàng quản lý giám sát tiến độ của chương trình và có thể đánh giá chất lượng, đưa ra các giải pháp khi xảy ra vấn đề trước thềm sự kiện diễn ra.  

Thể hiện sự chuyên nghiệp đối với khách hàng

Là một doanh nghiệp được khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ thì bạn nên có trách nhiệm hoàn thành công việc chỉnh chu và tránh sai sót nhất. 

Chính vì thế, một tổ chức chuyên cung cấp các dịch vụ về sự kiện không thể không có những quy trình tổ chức sự kiện cụ thể để khách hàng có thể theo dõi và đưa ra các đóng góp thay đổi phù hợp kịp thời.

Khách hàng không ngại thay đổi để phù hợp hơn, doanh nghiệp cũng không ngại đón nhận các ý kiến đóng góp thì mới tạo nên một chương trình đạt chất lượng cao. Quy trình làm việc cũng chính là thiết bị ghi lại quá trình hình thành nên sự kiện và là công cụ đảm bảo cho sự thành công của một chương trình. 

7 Bước cần có trong quy trình tổ chức một sự kiện  

Sau khi bạn đã biết vai trò quan trọng của một quy trình tổ chức sự kiện đối với sự thành công của chương trình thì hãy cùng điểm qua các bước cần có để thực hiện một quy trình tổ chức sự kiện:

7 Bước cần có trong quy trình tổ chức một sự kiện

Bước 1: Nghiên cứu thật kỹ lưỡng vấn đề (quan trọng nhất)

Trước khi có thể lập một quy trình tổ chức sự kiện cụ thể, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng các thông tin về sự kiện sắp tổ chức. Dù là quy trình tổ chức sự kiện của công ty, tổ chức sự kiện ẩm thực,... đều cần có những thông tin sau:

• Chủ đề sự kiện sắp diễn ra
• Xác định ý nghĩa của chương trình tổ chức
• Xác định thông điệp của sự kiện
• Xác định danh sách khách mời tham dự
• Lên thời gian và địa điểm tổ chức
• Ngân sách dự kiến dành cho sự kiện
• Điểm khác biệt giữa sản phẩm/ dịch vụ so với đối thủ

Nghiên cứu và xây dựng quy trình tổ chức sự kiện

Bước 2: Xây dựng chủ đề cho chương trình sự kiện

Xây dựng chủ đề cho chương trình là bước không thể thiếu trong một quy trình tổ chức sự kiện. Bởi sự kiện thành công hay thất bại, nhạt nhòa hay ấn tượng đều phụ thuộc hoàn toàn vào chính ý tưởng sự kiện.

Một sự kiện được diễn ra cần phải có chủ đề để có thể hiện bao quát nội dung chương trình sẽ diễn ra. Xác định chủ đề chương trình cũng là chìa khóa để bạn bước vào xây dựng hình ảnh và lên kịch bản tổ chức sự kiện.

Xây dựng chủ đề sự kiện

Bên cạnh đó, chủ đề của sự kiện phải được thể hiện xuyên suốt chương trình từ hình ảnh đến nội dung, vật liệu decor, background chương trình, sân khấu, hoạt động truyền thông,... đều được thống nhất từ A-Z theo chủ đề sự kiện. 

Để có một chương trình thật ấn tượng, các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, uy tín là lựa chọn thích hợp cho khách hàng. Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp mình chuẩn bị từ việc sáng tạo nội dung, lên kịch bản, quản lý và chạy sân khấu trong khi sự kiện diễn ra một cách chỉnh chu nhất.

Bước 3: Thiết kế kịch bản tổ chức sự kiện

Để có được chất lượng chương trình ấn tượng với khách hàng thì kịch bản cũng là nhân tố không kém phần quan trọng. 

Dù là một sự kiện nhỏ nhưng bạn cũng cần phải xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện một cách kỹ lưỡng, chỉnh chu. Bởi kịch bản sẽ là nơi thể hiện chi tiết nội dung của chương trình từ thời gian diễn ra đến các tiết mục văn nghệ, games,... 

Không chỉ thế, trong quy trình tổ chức sự kiện của một agency, kịch bản giúp họ có thể quản lý các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho chương trình. 

Đây là việc làm không chỉ giúp bạn điều phối sự kiện diễn ra trơn tru mà còn cho khách mời thấy được sự chuyên nghiệp, trang trọng trong buổi tiệc do doanh nghiệp bạn tổ chức.

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Trong quy trình tổ chức sự kiện, lập kế hoạch tổ chức sự kiện chính là bước giúp bạn hình dung cụ thể từng phần khi sự kiện diễn ra:

Nhân lực chạy sự kiện: nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ chạy đạo cụ sân khấu, hỗ trợ kỹ thuật, hỗ trợ khách hàng, nhân viên nhà hàng, nhân viên an ninh,...

Thiết bị sử dụng trong sự kiện: backdrop, standee, các vật dụng hỗ trợ trang trí sự kiện, đèn, màn hình led, bàn tiệc, loa,...

Tổng chi phí dự kiến mà sự kiện cần để diễn ra

Dự đoán và tìm giải pháp kiểm soát rủi ro: các rủi ro về kĩ thuật, số lượng khách mời vượt quá dự kiến, rủi ro về an toàn cho người tham dự, rủi ro về thời tiết,...

Bước 5: Thực hiện kế hoạch

Đây chính là bước thực hiện hóa các kế hoạch mà bạn đã lập ra trước cho sự kiện:

Liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ để họ hỗ trợ chuẩn bị các phần cần thiết cho sự kiện. Tùy theo loại hình sự kiện cũng như quy mô tổ chức chương trình, sau khi có được quy trình tổ chức sự kiện thì bạn có thể phải mất ít nhất 3 tuần để thực hiện.

Khi tiến hành thực hiện kế hoạch, công việc thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm nhảy, in banner, chạy truyền thông,... là những công việc mà người tổ chức không nên bỏ sót để mang lại chất lượng chương trình ấn tượng nhất cho khách hàng.

Bước 6: Triển khai công việc

Thời điểm chương trình bắt đầu chính là lúc người tổ chức sự kiện như người ngồi trên đống lửa. Mọi ý tưởng, kế hoạch đều bắt đầu được “chạy thật” ở ngoài sân khấu.

Triển khai sự kiện

Bên cạnh đó, đây cũng chính là thước đo độ chính xác của các quy trình tổ chức sự kiện mà bạn đã chuẩn bị. Trong khi chương trình đang diễn ra, người quản lý vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh.

Bước 7: Kết thúc sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, bạn đừng quên gửi lời tri ân và cảm ơn tới những khách mời tham dự, các đối tác, nhà tài trợ và tiếp theo là thanh lý các khoản chi phí theo hợp đồng cho các nhà cung cấp.

Bên cạnh đó, cả team chạy sự kiện nói riêng và doanh nghiệp nói chung nên có một buổi họp “feedback” để rà soát lại công tác tổ chức còn thiếu sót và rút ra bài học cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

Lưu ý khi thực hiện quy trình tổ chức sự kiện chỉn chu

Một chương trình sự kiện dù lớn hay nhỏ nhưng khi bạn có được các quy trình tổ chức sự kiện chỉn chu và thực hiện theo từng bước trong quy trình thì nó sẽ giúp gây ấn tượng với khách hàng hơn, thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

• Hãy lên kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết, từ chủ đề, ý tưởng chương trình đến việc chuẩn bị nội dung và kịch bản.
• Sau khi có chủ đề chương trình, việc tiếp theo là chọn màu sắc chủ đạo và các vật dụng trang trí cho sự kiện cần thiết.
• Chuẩn bị kỹ địa điểm tổ chức và thời gian sự kiện diễn ra. Lưu ý, bạn hãy book địa điểm tổ chức sớm để tránh trường hợp chỉ còn vài ngày sự kiện sẽ diễn ra nhưng lại có người khác thuê mất. Bên cạnh đó, việc book sớm sẽ còn có giúp doanh nghiệp nhận được deal giá hời hơn khi tổ chức sự kiện.
• Nội dung kịch bản phải luôn được thống nhất và phù hợp với chủ đề chương trình. Và MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điện giữa doanh nghiệp với các khách mời, chính vì thế chọn người dẫn chương trình hoạt bát cũng là điểm gây ấn tượng với người tham dự.
• Các vấn đề liên quan đến hệ thống âm thanh, ánh sáng bạn nên check một cách kỹ lưỡng, tính toán các rủi ro có thể xảy ra để khi diễn ra chương trình sẽ được diễn ra trơn tru và tránh có sự cố một cách tối thiểu nhất.
• Và điều cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng, đó là bạn hãy nên bám sát theo quy trình tổ chức sự kiện mà đã được chuẩn bị từ trước để có thể mang đến chất lượng chương trình như mong muốn, ít xảy ra các sự cố ngoài ý muốn.

Trên đây là các quy trình tổ chức sự kiện và những lưu ý bạn không nên bỏ qua để có được một chất lượng chương trình tốt nhất. Dù là chương trình lớn hay nhỏ, việc có trong tay quy trình tổ chức sự kiện thì doanh nghiệp sẽ có thể theo dõi và thực hiện đúng kế hoạch tổ chức chương trình.

Ngoài ra, bạn còn hạn chế được các rủi ro xảy ra khi chương trình diễn ra và có các biện pháp dự phòng cho chương trình không bị gián đoạn, thiếu chuyên nghiệp.

* Bài tham khảo: Quy trình tổ chức sự kiện - Truyền Thông Juro