Trade Marketing #14: 5 bước xây dựng đội ngũ bán hàng tối ưu chi phí

Một doanh nghiệp khi phân phối sản phẩm ra thị trường, không thể bỏ qua vai trò quan trọng của đội ngũ sale. Tuy nhiên, xây dựng một đội ngũ bán hàng như thế nào là hiệu quả và tối ưu chi phí là vấn đề nan giải.

Chủ doanh nghiệp lẫn các trade marketer khi xây dựng đội ngũ thường dựa trên kinh nghiệm cũ và quy trình có sẵn, mà không hề biết rõ là cần bao nhiêu bước, xây dựng dựa trên các tiêu chí nào là chính xác, tuyển dụng bao nhiêu sale là đủ, tracking như thế nào… Điều này dẫn đến việc thất thoát doanh thu cũng như tracking không đủ số khi phân phối sản phẩm, gây ra thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp.

Bài viết mà CASK giới thiệu dưới đây là 5 bước xây dựng đội ngũ bán hàng tối ưu và hiệu quả dành riêng cho chủ doanh nghiệp và trade marketer.

1. Xác định những hoạt động tại điểm bán

Việc xác định những hoạt động tại điểm bán thường dựa trên tipping point (điểm đột biến về phân phối), kế hoạch bao phủ điểm bán của thương hiệu (BCP) và các bước bán hàng tiêu chuẩn.

• Tipping point: Có những thời điểm/ cột mốc được dự báo trước là sẽ tăng đột biến về phân phối sản phẩm, tùy theo mỗi loại mặt hàng. Ví dụ như ngành hàng FMCG, tipping point có thể là mùa Tết → Phải chuẩn bị về sản xuất mặt hàng, logistic, phủ hàng, promotion các thứ từ tháng 7, 8 để khi tháng 1, 2 mọi thứ phải sẵn sàng tránh tình trạng “out of stock” (cả về sản xuất và visibility tại điểm bán). Tipping point sẽ giúp trade marketer định hướng mục tiêu kế hoạch bao phủ, cơ sở đánh giá kết quả thực thi kế hoạch bao phủ, kết nối các mục tiêu của các bộ phận (ví dụ như sản xuất, logistic, marketing...), tạo sự nhất quán và nhất trí trong quá trình triển khai để đạt mục tiêu bao phủ.
• Kế hoạch bao phủ điểm bán (BCP) cần xác định dựa trên tiêu chí mức độ phân phối mục tiêu theo từng loại hình điểm bán, bộ sản phẩm hiện diện tại điểm bán và mục tiêu về thời gian thâm nhập vào điểm bán của sản phẩm.

• Các bước bán hàng tiêu chuẩn bao gồm: Danh sách những hoạt động áp dụng cho nhân viên bán hàng, định nghĩa và giải thích rõ những hoạt động cần thực hiện tại điểm bán, những hoạt động riêng biệt cho từng loại điểm bán (nếu có).
  • Bán hàng: Thực thi theo quy trình bán hàng
  • Visibility: Quy trình trưng bày sản phẩm, vật dụng POSM, thông tin khuyến mãi tại điểm bán
  • Quản lý khách hàng: Thực hiện chương trình chăm sóc và hỗ trợ khách hàng, đánh giá kết quả hoạt động
  • Việc hành chính: Kiểm tra báo cáo, thu hồi hàng… 

2. Kế hoạch bao phủ điểm bán của đội ngũ sale

Kế hoạch bao phủ giúp chủ doanh nghiệp có được thông tin về loại điểm bán nào được phục vụ, mức độ thường xuyên của việc đi thị trường, thời gian đi thị trường trong bao lâu.

Để có được kế hoạch bao phủ này, cần xét đến các yếu tố:

• Số ngày làm việc
• Các hoạt động cần thực hiện: Phân nhóm theo loại hình điểm bán, thời gian đi thị trường và thời gian di chuyển, thời gian cho công việc hành chính và công ty đầu ngày cuối ngày
• Tần suất đi thị trường: Số lần đi thị trường trong tuần/ tháng và mục tiêu là gì
• Nguồn lực: Năng lực cần có, số lượng nhân viên cần có và cấu trúc quản lý

3. Phân chia lãnh thổ

Sau khi xác định những hoạt động sẽ triển khai tại điểm bán và kế hoạch bao phủ điểm bán, trade marketer cần xác định khu vực sẽ triển khai. Tại bước này, phân chia lãnh thổ bán hàng cần đi từ: Toàn quốc – vùng – khu vực – lãnh thổ – tuyến phục vụ. Việc phân chia này giúp trade marketer có cái nhìn sâu sắc và rõ ràng hơn về hệ thống phân phối của doanh nghiệp, sẽ bao gồm bao nhiêu điểm bán tại các khu vực, từ đó xác định được số lượng đội ngũ sale cụ thể cho kế hoạch phân phối.

Các yếu tố cần cân nhắc ở bước này:

• Phân chia lãnh thổ: Khối lượng công việc, sản lượng/ doanh số của điểm bán/ khu vực, thời gian hoạt động của điểm bán, hoạt động hỗ trợ bán hàng theo từng thời điểm, đặc điểm kênh bán hàng.
• Phân chia tuyến phục vụ – lộ trình đi thị trường: Vị trí điểm bán hàng, thời gian mở cửa – đóng cửa của điểm bán, ngày thanh toán.
• Khảo sát thời gian di chuyển và làm việc: Thời gian di chuyển từ nơi làm việc đến điểm bán hàng đầu tiên, thời gian thực thi những hoạt động bán hàng tiêu chuẩn tại điểm bán, thời gian thực thi những hoạt động tiếp thị thương mại, thời gian di chuyển giữa các điểm bán, thời gian nghỉ ngơi giữa buổi, thời gian phục vụ cho những công việc khác tại văn phòng công ty.

4. Lên kế hoạch đi thị trường

Trade marketer cần lên một kế hoạch đi thị trường rõ ràng và cụ thể, để chuẩn bị nguồn lực sale cho phù hợp. Bao gồm:

• Xác định tần suất đi thị trường: Số lần nhân viên bán hàng ghé thăm cửa hàng, thể hiện bởi các tần số: F8 = 2 lần/tuần, F4 = hàng tuần, F2 = 2 tuần 1 lần, F1 = 1 lần/tháng. Phổ biến và tốt nhất là tần số F4. Tần suất đi thị trường sẽ thay đổi tùy vào từng ngành hàng.
• Số đội bán hàng: Dựa vào chỉ tiêu outlet cần bao phủ và khả năng bao phủ của một đội bán hàng để lập ra số đội bán hàng để bao phủ khu vực nhất định.
• Danh sách các điểm bán cần bao phủ mỗi ngày: Bao gồm tất cả những thông tin liên quan đến mỗi tuyến bán hàng: Số outlet, tên và địa chỉ (địa chỉ phải được sắp xếp theo trình tự thời gian thăm viếng), loại cửa hàng, tiềm năng doanh số, doanh số thực và nhiều thông tin quan trọng khác…
• Bản đồ ghi nhận vị trí, tên của các outlet trên các tuyến bán hàng của NPP: Thể hiện hình ảnh của khả năng bao phủ, sắp xếp tuyến bán hàng hợp lí hay không, đảm bảo tính hiệu quả trong bao phủ và được sử dụng để kiểm tra việc thực thi của nhân viên trên thị trường, đặc biệt hiệu quả khi coaching nhân viên mới, sáp nhập NPP…

5. Thực thi và báo cáo:

Dưới đây là các nội dung cần lưu ý khi xây dựng và vận hành đội ngũ bán hàng thực tế.

5.1. Hình thức tổ chức DSS (Direct Sell System)

Mô hình nội bộ và thuê ngoài:

• Nội bộ: Hợp đồng và quản lý trực tiếp bởi công ty, hợp đồng lao động với nhà phân phối và quản lý trực tiếp bởi công ty, hợp đồng với một nhà làm dịch vụ tuyển dụng, quản lý trực tiếp bởi công ty.
• Thuê ngoài: Thông qua NPP, shared NPP, share với những products khác

5.2. Cách thức vận hành DSS:

• Prompt sales: Bán hàng liền
• Presales: Mình bán trước, rồi đưa người khác giao hàng
• Telesales: Bán hàng thông qua điện thoại
• VMR: Khách hàng tự đặt thông qua hệ thống, phần mềm, mình đi giao
• Online: Bán trên mạng, cho tiêu dùng trực tiếp

5.3. Xây dựng quy trình làm việc chuẩn

• Xây dựng quy trình làm việc chuẩn đồng thời đảm bảo tiêu chí: Tính nhất quán, tăng hiệu quả làm việc, tiêu chuẩn và cơ sở huấn luyện.
• Cơ cấu lương và nguyên tắc xây dựng lương thưởng: 40%-60% hoặc 60%-40%. Ví dụ, 60% lương và 40% thưởng, bao gồm lương cơ bản (có thể thu hút và giữ chân nhân tài, có khả năng cạnh tranh với mức lương trung bình của thị trường tương đương) và chế độ thưởng (tổng mức thu nhập có thể cạnh tranh với thị trường, thúc đẩy và kích thích đạt mục tiêu bán hàng xa hơn, thường cao hơn mức thưởng trung bình trên thị trường).
• Cơ cấu KPI: Bao gồm tiêu chí xét duyệt qualified, thưởng cho kết quả kinh doanh và thưởng cho việc thực thi đúng quy định.

5.4. Tính toán hiệu quả thực thi

• Số call hằng ngày: Số lượng khách ghé thăm hằng ngày
• Productive Call – PC: Số lượng khách đặt hàng
• Line per Call (LPC): Số lượng sản phẩm bán được trên từng call
• Line per Productive call (LPPC): Số lượng sản phẩm bán được trên từng call hiệu quả

Kết luận

5 bước trên đây giúp chủ doanh nghiệp và trade marketer nắm rõ hơn một quy trình xây dựng đội ngũ sale hiệu quả và ít tốn kém chi phí là như thế nào. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng đội ngũ sale khi lên kế hoạch phân phối vào một thị trường mới, hoặc đủ kiến thức chuyên môn để đánh giá lại và tối ưu hóa đội ngũ sale hiện tại. Đồng thời, việc tracking doanh số và chiếm lĩnh thị trường cũng không còn khó khăn nữa.

Để hiểu rõ hơn và biết cách áp dụng Trade Marketing, hãy tham gia ngay Khóa học “Impactful trade marketing management” – Kinh nghiệm 10 năm làm Trade được hệ thống đầy đủ trong 22 buổi học.

Link Tham khảo: https://tinyurl.com/TradeLinkedln

Đọc thêm kiến thức về Trade MKT tại: https://www.cask.vn/blog/trade-sale

Đăng ký nhận guidebook Trade ngay tại: https://tinyurl.com/nhanguidebooktrade