Kinh nghiệm xây dựng kịch bản cho một sự kiện hiệu quả

Hoạt động không thể thiếu của các doanh nghiệp hiện nay là tổ chức sự kiện. Một trong những yếu tố tạo nên sự thành công của việc đó chính là kịch bản tổ chức sự kiện.

Kịch bản khiến cho quá trình thực hiện sự kiện trơn tru và nếu nó hay còn tạo thêm ấn tượng, thu hút người xem. Vậy cách viết kịch bản tổ chức sự kiện như thế nào hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!

Kịch bản hay giúp tạo nên sự thành công trong tổ chức sự kiện

Tại sao kịch bản lại quan trọng trong tổ chức sự kiện?

Kịch bản tổ chức sự kiện là một phần quan trọng trong quá trình tiến hành làm chương trình bởi những nguyên nhân sau:

Kiểm soát chương trình

Khi có kịch bản tổ chức sự kiện giúp chúng ta bao quát chi tiết tiến trình thực hiện. Dù bạn đang là vị trí nào như MC, người phụ trách âm thanh, kỹ thuật viên,... chỉ cần nhìn vào kịch bản thì mọi người đều biết mình phải làm gì, vào lúc nào. Từ đó nếu có sửa đổi hoặc có vấn đề gì chúng ta điều có thể kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng.

Nâng cao hiệu quả

Một kịch bản tổ chức sự kiện được chuẩn bị nội dung chu đáo thì sẽ truyền tải tới khán giả một cách tối ưu nhất. Đồng thời việc trau chuốt kỹ lưỡng vào kịch bản cũng giúp tạo nên sự hấp dẫn, cuốn hút cho chương trình.

Ứng phó với tình huống bất ngờ

Ai cũng mong muốn sự kiện diễn ra thành công suôn sẻ sau khoảng thời gian chuẩn bị tất bật. Tuy nhiên, trên thực tế sẽ có những tình huống bất ngờ không có trong kịch bản tổ chức sự kiện đã chuẩn bị.

Lúc này, ta cần bình tĩnh và tư duy nhanh chóng để giải quyết chúng một cách êm đẹp, đảm bảo hạn chế tối đa thiệt hại của sự cố.

Dựa vào kịch bản để linh động xử lí những tình huống bất ngờ

Các bước để xây dựng một kịch bản chương trình sự kiện chi tiết

Dưới đây là các bước có thể hỗ trợ các bạn rất nhiều trong quá trình tạo nên một kịch bản rõ ràng và thu hút người xem.

Nghiên cứu kỹ các thông tin cần thiết

Khi làm bất kể việc gì chúng ta cũng cần phải tìm hiểu và nghiên cứu kỹ càng thông tin về nó, thế nên việc xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện cũng không ngoại lệ. Do vậy mọi người cần dành thời gian để tìm kiếm và đưa ra những nội dung sáng tạo phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng.

Sườn bài nội dung của một kịch bản tổ chức sự kiện thường theo công thức 5W1H gồm:

• WHY: Tại sao sự kiện lại được tổ chức?

• WHAT: Các hoạt động trong sự kiện là gì?

• WHO: Ai liên quan đến sự kiện?

• WHERE: Địa điểm tổ chức sự kiện

• WHEN: Khi nào sự kiện diễn ra?

• HOW: Làm thế nào để sự kiện thu hút?

Phân loại kịch bản cần viết

Để tránh việc bị “lạc đề” với mục đích ban đầu, kịch bản tổ chức sự kiện cần được phân loại cụ thể. Có các cách phân loại kịch bản như sau:

• Phân loại theo hình thức tổ chức sự kiện

Có nhiều hình thức tổ chức sự kiện khác nhau tùy thuộc vào mục đích và nhu cầu của từng doanh nghiệp muốn hướng đến khách hàng

Ta có thể lấy ví dụ như sự kiện giới thiệu sản phẩm mới thì chúng ta không thể đưa nó vào hình thức tri ân khách hàng được. Do vậy, từ ban đầu doanh nghiệp cần phải phân loại cẩn thận để việc lên kịch bản tổ chức sự kiện không bị ảnh hưởng.

• Phân loại theo mục đích xây dựng kịch bản chương trình

Trong mỗi sự kiện đều có các bộ phận khác nhau như dẫn chương trình, đội ngũ kỹ thuật âm thanh, ánh sáng… vì thế chúng ta nên phân loại kịch bản tổ chức sự kiện phù hợp với từng loại vai trò khác nhau.

Ví dụ, kịch bản của MC sẽ hướng đến văn nói nhiều hơn và bám sát vào nội dung chương trình. Ngược lại, kịch bản cho thuật viên thì tập trung vào timeline chương trình để có thể căn thời gian thêm bớt hiệu ứng cho việc trình diễn thêm sinh động.

Kịch bản tổ chức sự kiện được phân loại phù hợp với từng vai trò trong chương trình

Nắm bắt những yếu tố then chốt của một kịch bản sự kiện

Bên cạnh việc tự nghiên cứu, tìm hiểu thông tin bên ngoài thì người viết kịch bản tổ chức sự kiện cần phải nắm bắt kịp thời mong muốn từ phía khách hàng. Qua đó, các bạn có thể đưa ra mẫu kịch bản hấp dẫn và đáp ứng tốt các yêu cầu đã đề ra.

Lưu ý khi xây dựng một kịch bản tổ chức sự kiện

Trước khi “đặt bút” viết ra ý tưởng, người viết kịch bản tổ chức sự kiện cần chú ý một số điều như:

Xác định chi tiết về đối tác

Dù quy mô sự kiện đơn giản hay hoành tráng thì trước khi viết kịch bản chúng ta cũng cần phải nắm rõ thông tin chi tiết về việc mình sẽ làm và đối tượng mình muốn hướng đến. Điều này giúp người viết giúp việc lên ý tưởng dễ dàng và phù hợp hơn với khách hàng.

Nguồn ngân sách cụ thể là bao nhiêu

Để tránh bị thâm hụt về kinh phí chúng ta nên chú ý đến nguồn chi phí dự tính. Nhờ đó, các bạn có thể tận dụng mà lên kịch bản tổ chức sự kiện phù hợp.

Người viết kịch bản cần cân nhắc về kinh phí có thể bỏ ra trước khi bắt đầu viết

Thời gian sự kiện dự tính

Với sự tính toán hợp lý về thời gian cũng phần vào thành công của một sự kiện. Thời gian sự kiện bao gồm thời gian cho việc chuẩn bị sự kiện và thời gian diễn ra sự kiện.

Những kiến thức về kịch bản tổ chức sự kiện được liệt kê trong bài viết này. Rất mong thông tin này hữu ích cho bạn đọc và chúc các bạn có thể viết một kịch bản thành công cho mình!

*Nguồn tham khảo: https://juro.com.vn/mau-kich-ban-to-chuc-su-kien.html