Các bước lập kế hoạch tổ chức Year End Party chuyên nghiệp

Làm thế nào để lên kế hoạch tổ chức Year End Party cho công ty bạn trông chuyên nghiệp? Dưới đây là hướng dẫn các bước tổ chức Year End Party cho doanh nghiệp.

Việc lên kế hoạch tổ chức Year End Party cũng là một trong những vấn đề đau đầu của nhiều doanh nghiệp trong những ngày cuối năm. 

Bạn muốn tổ chức một buổi tiệc tất niên vừa mang ý nghĩa để tổng kết lại những thành tựu đã đạt và chưa được trong năm qua, vừa là bữa tiệc tri ân sự cố gắng của các cá nhân trong công ty đã làm việc nhiệt huyết, chăm chỉ suốt một năm qua.

Nhưng làm thế nào để tổ chức một Year End Party thật ấn tượng? Hãy cùng theo dõi bài viết này để có trong tay các bước lên kế hoạch tổ chức Year End Party chuyên nghiệp nhé! 

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tổ chức Year End Party

Year End Party hay còn được biết đến là buổi tiệc tất niên từ lâu đã trở thành thói quen, một nét văn hóa đặc trưng của hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam trong những ngày cuối năm.

Tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party

Đây là dịp để mọi người cùng nhìn lại một chặng đường đã đi qua trong năm vừa rồi, chúng ta đã đạt được gì và cần phát huy, thay đổi những gì để có được một kết quả tốt hơn trong năm tới. Đó chính là ý nghĩa của buổi tiệc Year End Party.

Có thể bạn chưa biết, việc bạn lập kế hoạch tổ chức Year End Party một cách kỹ lưỡng sẽ giúp bạn chuẩn bị buổi tiệc hoàn hảo hơn và tránh có sai sót nhất. Điều này góp phần tạo cho không khí buổi tiệc thêm đầy ý nghĩa và người tham dự được nhận niềm vui trọn vẹn.

Các bước lập kế hoạch tổ chức Year End Party chi tiết

Việc xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party là phần không thể thiếu trước khi bắt đầu buổi tiệc vì đây chính là yếu tố có thể quyết định sự thành bại của sự kiện.

Khoảng thời gian từ 1 tháng trước khi bữa tiệc tất niên diễn ra là thời điểm thích hợp để bạn bắt đầu xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party một cách kỹ lưỡng và có thể chữa cháy kịp thời những sự cố phát sinh.

Lựa chọn chủ đề chương trình

Một sự kiện được diễn ra cần phải có chủ đề (hay còn gọi là Concept) để thể hiện bao quát nội dung chương trình sẽ diễn ra. Concept cũng chính là cơ sở để bạn xây dựng hình ảnh và lên kịch bản tổ chức Year End Party.

Bên cạnh đó, chủ đề của Year End Party phải được thể hiện xuyên suốt chương trình từ hình ảnh đến nội dung. Bạn có thể lựa chọn chủ đề của bữa tiệc dựa theo hình thức đặc trưng kinh doanh của công ty.

Tất cả mọi thứ từ hình ảnh, vật liệu decor, background bữa tiệc, sân khấu, hoạt động truyền thông cho sự kiện,... đều được thống nhất từ A-Z theo chủ đề bữa tiệc.

Lên ý tưởng cho buổi tiệc

Lên ý tưởng cho buổi tiệc là bước không kém phần quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức Year End Party, bởi ý tưởng độc đáo chính là chìa khóa để tạo nên bữa tiệc ấn tượng, thú vị hơn.

Lựa chọn và lên ý tưởng concept bữa tiệc

Tùy theo chủ đề (concept) được xác định, ý tưởng sẽ được hình thành sao cho phù hợp với bữa tiệc. Bạn không nhất thiết phải lên ý tưởng cách tổ chức Year End Party quá phức tạp, cầu kỳ, tốn kém, chỉ cần bạn đầu tư nhiều yếu tố mới lạ, sáng tạo, chỉnh chu và tạo được cảm giác thoải mái, thú vị cho người tham dự.

Để có một buổi tiệc cuối năm thật ấn tượng, các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, uy tín là lựa chọn hàng đầu của nhiều công ty. Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp giúp mình chuẩn bị bữa tiệc ấn tượng và chu đáo nhất.

Xác định danh sách khách mời

Trước khi xác định quy mô buổi tiệc, bạn cần lập danh sách số lượng khách mời tham dự. Sau khi lên số lượng các đối tác, khách hàng, nhân viên được mời thì việc tiếp theo bạn cần nắm rõ số lượng chính xác số lượng khách mời xác nhận sẽ tham dự để có thể phân bố khu vực bàn tiệc khách mời VIP, đối tác, khách hàng và nhân sự…

Xác định danh sách khách mời tham dự

Đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết về buổi tiệc cho người tham dự như:

• Họ và tên của khách mời

• Đơn vị công tác

• Địa chỉ buổi tiệc

• Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email ban tổ chức

• Những quy định khi tham gia bữa tiệc: Dresscode, lịch sự khi tham gia bữa tiệc, dự tiệc đúng số lượng người được mời,...

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn nơi để tổ chức buổi tiệc là bước tiếp theo cần phải có khi bạn lên kế hoạch tổ chức Year End Party. Tùy theo chủ đề bữa tiệc và số lượng người tham dự mà bạn nên chọn địa điểm tổ chức tại không gian phù hợp với nhu cầu của buổi tiệc.

Khi bạn lên kế hoạch tổ chức Year End Party thì bạn nên ưu tiên tổ chức tiệc vào cuối tuần, đây là thời điểm thuận tiện, phù hợp cho đa số khách mời có thể tham dự. 

Ban tổ chức cũng nên chọn lựa những khung giờ phù hợp cho khách mời có thể tham dự trọn vẹn buổi tiệc, tránh tổ chức vào thời điểm quá sớm hoặc quá muộn.

Lựa chọn thực đơn

Thực đơn cho buổi tiệc là vai trò không thể không chuẩn bị khi bạn lên kế hoạch tổ chức Year End Party.

Thiết kế thực đơn phù hợp với khách mời

Để người tham dự có thể thưởng thức và hài lòng về các món ăn thì công ty có thể lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ sẽ tư vấn thực đơn sao cho hợp với khẩu vị của đa số khách mời.

Từ đó bạn có thể đưa ra các lựa chọn menu sao cho phù hợp nhất và bạn đừng quên sắp xếp tiệc ăn uống xen kẽ với các tiết mục văn nghệ để góp phần tạo bầu không khí buổi tiệc trở nên thú vị và sôi nổi hơn.

Chọn MC cho chương trình

Người dẫn chương trình chính là cầu nối giữa chương trình và người tham dự sự kiện. MC phải thỏa các tiêu chí như: vui vẻ, hoạt bát, linh hoạt và ngoại hình dễ nhìn là điểm mạnh.

Chính vì vậy, ban tổ chức của buổi tiệc nên chọn ra người có thể đảm nhận tốt vị trí này để có thể dẫn dắt buổi tiệc đi đến thành công như mong đợi.

Bạn cũng có thể liên hệ và thuê MC bên ngoài để có thể đạt được chất lượng chương trình tốt nhất từ những người đã có kinh nghiệm lâu năm.

Xây dựng kịch bản chương trình chi tiết

Để có được một chất lượng buổi tiệc ấn tượng thì bạn cần phải xây dựng kịch bản tổ chức Year End Party một cách kỹ lưỡng. Bởi kịch bản buổi tiệc sẽ là thước đo quyết định sự thành công hay thất bại của một sự kiện.

Không những vậy, kịch bản sẽ là nơi thể hiện chi tiết nội dung của chương trình từ thời gian diễn ra của buổi tiệc đến các tiết mục văn nghệ, trang thiết bị cần thiết đều dưới sự quản lý của bộ phận nhân sự đã được phân công.

Đây là việc làm không chỉ giúp bạn điều phối bữa tiệc diễn ra trơn tru mà còn cho khách mời thấy được sự chuyên nghiệp, trang trọng trong buổi tiệc do công ty bạn tổ chức.

Những lưu ý khi lập kế hoạch cho Year End Party

Khi bạn xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party hãy lưu ý những điều sau đây để đảm bảo buổi tiệc của bạn được diễn ra trọn vẹn và ấn tượng:

Những điểm cần lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức Year End Party

• Lựa chọn chủ đề buổi tiệc phù hợp với mục đích của doanh nghiệp muốn tổ chức.

• Bạn nên sáng tạo để lên ý tưởng cho buổi tiệc, tránh đầu tư vào những ý tưởng có kinh phí quá cao.

• Nên chọn địa điểm tổ chức và thời gian diễn ra phù hợp nhất cho người tham dự.

• Xây dựng kịch bản chương trình ngắn gọn nhưng vẫn làm cho khách mời cảm nhận được ý nghĩa của buổi tiệc.

• Bạn nên có các phương án dự phòng về ý tưởng, địa điểm tổ chức để có thể “chữa cháy" khi xảy ra các rủi ro.

• Đặc biệt, để xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party hoàn chỉnh nhất thì bạn nên lên và chuẩn bị trước khi buổi tiệc diễn ra chính thức 1 tháng.

Trên đây là chia sẻ các bí quyết xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party thật ấn tượng và gây thú vị cho người tham dự. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ có thể có cho mình các cách tổ chức Year End Party hấp dẫn nhất không những cho cá nhân khách mời mà còn là hình ảnh chuyên nghiệp của chính doanh nghiệp bạn.

Nguồn bài viết tham khảo: Kế Hoạch Tổ Chức Year End Party Cho Công Ty Chi Tiết A-Z - JURO Production