Định nghĩa MRO và cách quản lý hiệu quả, tiết kiệm chi phí

Hầu hết các doanh nghiệp cần quản lý hiệu quả kho phụ tùng, vật tư và các vật liệu khác nhằm giúp duy trì hoạt động kinh doanh của mình. Các nhà sản xuất cần có vật tư và linh kiện để nhanh chóng thay thế, sửa chữa máy móc và giữ cho dây chuyền sản xuất hoạt động trơn tru. 

Nói chung, những danh mục vật tư, thiết bị được gọi là hàng hóa để phục vụ bảo trì, sửa chữa và hoạt động. Vì hàng hóa MRO có thể chiếm một phần đáng kể trong chi tiêu mua sắm tổng thể của doanh nghiệp, điều quan trọng là phải quản lý các quy trình quản lý hàng hóa MRO hiệu quả để giảm thiểu chi phí trong khi đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của mình.

MRO là gì?

MRO là viết tắt của MRO là viết tắt của Maintenance (Bảo trì), Repair (Sửa chữa) và Operations Supplies (Vận hành). MRO bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để giữ cho các cơ sở và quy trình sản xuất của doanh nghiệp hoạt động trơn tru. 

Ví dụ, MRO bao gồm bảo trì và sửa chữa định kỳ máy móc sản xuất, cũng như các hoạt động hàng ngày như dọn dẹp,…  Boston Consulting Group chỉ ra rằng chi phí MRO có thể cao tới 4.5% doanh thu trong một số ngành, vì vậy việc giảm chi tiêu cho MRO có thể tác động đáng kể đến lợi nhuận. 

MRO là tên gọi bao gồm các vật liệu tư hao, thiết bị và vật tư cần thiết cho hoạt động bảo trì, sửa chữa và vận hành. MRO ảnh hưởng đến năng suất của hầu hết các bộ phận, vì vậy điều quan trọng là phải duy trì đủ vật tư trong kho MRO để duy trì hoạt động kinh doanh đồng thời không xảy ra tồn kho quá mức. 

Ví dụ về vật tư MRO

 MRO bao gồm nhiều loại thiết bị và vật tư. Những ví dụ bao gồm: 

• Vật tư bảo trì và sửa chữa cho máy móc thiết bị: Dầu máy và các chất bôi trơn khác, bóng đèn, van, ổ trụ, chất lỏng cắt và phụ tùng thay thế, chẳng hạn như động cơ và bánh răng.
• Trang bị an toàn: Khẩu trang, nút bịt tai, mũ cứng, mặt nạ phòng độc và tấm che mặt.
• Dụng cụ vệ sinh: Thuốc xịt khử trùng và làm sạch, chất lỏng, giẻ lau, xô, chổi, giẻ lau và khăn lau bụi và găng tay dùng một lần.
• Đồ dùng văn phòng: Máy tính cá nhân, máy in và mực in, đồ đạc, giấy, bút và bút chì. 
• Đồ dùng trong phòng thí nghiệm: Loa, ống tiêm, ống nghiệm và cân.

Quản lý hàng hóa MRO là gì? 

Quản lý hàng tồn khi MRO đòi hỏi phải mua, lưu trữ, sử dụng và bổ sung đầy đủ các sản phẩm cần thiết của kho MRO. Mục tiêu là thực hiện từng hoạt động này một cách hiệu quả và tiết kiệm nhất có thể để doanh nghiệp có đúng hàng vào đúng thời điểm, với chi phí phù hợp. Quản lý MRO có thể phức tạp và tốn thời gian vì các doanh nghiệp có thể cần mua và lưu trữ hàng trăm hoặc thậm chí hàng ngàn vật tư khác nhau.

Tại sao quản lý hàng hóa MRO lại quan trọng?

Quản lý  MRO đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động kinh doanh. Ví dụ, nếu một bộ phận của máy móc thiết bị quan trọng của nhà máy bị lỗi giữa quá trình sản xuất, thì toàn bộ quy trình sản xuất có thể tạm dừng. Nếu không có sẵn phụ tùng thay thế, dây chuyền sản xuất có thể rơi vào thời gian ngừng hoạt động hàng giờ hoặc thậm chí nhiều ngày, trong khi nhân viên cố gắng xác định vị trí, đặt hàng và chờ linh kiện đến. Một doanh nghiệp cũng có thể mất doanh thu và gây ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng, nếu thời gian ngừng hoạt động có nghĩa là thời hạn giao hàng theo hợp đồng bị bỏ lỡ. Doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận thấy việc không quản lý mặt hàng MRO đúng cách có thể tác động lớn như thế nào đến chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Mặt khác, việc lưu trữ hàng hóa MRO để tránh hết hàng cũng có thể gây ra các vấn đề: mua và lưu trữ hàng hóa dư thừa có thể gây ảnh hưởng đến nguồn vốn. Một số vật tư thậm chí có thể trở nên lỗi thời nếu chúng lưu trữ quá lâu.

Những thách thức về quản lý hàng hóa MRO

Các doanh nghiệp thường đánh giá thấp tầm quan trọng của quản lý hàng hóa MRO. Điều này gây ảnh hưởng đến chi phí và hoạt động của doanh nghiệp. Trước đây, một số doanh nghiệp coi quản lý MRO như một phương pháp đi sau, ít chú trọng hơn đến việc quản lý hàng hóa này so với các loại phương pháp khác. Việc quản lý MRO thường bị phân tán, khó kiểm soát, do mỗi bộ phận khác nhau thường mua và theo dõi vật tư của riêng họ, điều này có thể gây ra khó khăn hơn. Điều này gây ra một số thách thức: 

• Chi phí mua cao: Các doanh nghiệp mua hàng nghìn vật tư, mặt hàng khác nhau. Nếu không có một quy trình mua hàng tập trung, hiệu quả, chi phí mua các vật tư riêng lẻ có thể sẽ cao hơn. 
• Sự trùng lặp và chi tiêu nhiều lần: Các bộ phận có thể sẽ mua và lưu trữ nhiều vật tư giống hệt nhau để luôn đảm bảo họ có đủ để đáp ứng nhu cầu công việc của riêng họ. Điều này cũng có thể xảy ra ngay cả khi có quy trình mua sắm hoàn chỉnh. Sự trùng lặp này trong hàng hóa làm tăng chi phí mua và lưu trữ tổng thể của doanh nghiệp. 
• Theo dõi hàng hóa MRO: Nếu không có hệ thống quản lý hàng hóa tập trung, các doanh nghiệp có thể thiếu khả năng nắm bắt, theo dõi số lượng sẵn có của các mặt hàng cụ thể. Một bộ phận có thể nghĩ rằng một vật tư đã hết, trong khi thực tế, một bộ phận khác đã dùng vật tư đó để đáp ứng nhu cầu công việc của mình. Nếu vật tư đó quan trọng, chẳng hạn như phụ tùng thay thế cho thiết bị sản xuất, thì những sơ suất này có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
• Khả năng theo dõi mức tiêu thụ kém: Nếu không có khả năng theo dõi mức tiêu thụ tổng thể của MRO, các doanh nghiệp không thể dự đoán chính xác, lập ngân sách và lập kế hoạch để đáp ứng nhu cầu.

Các thành phần của Quản lý hàng hóa MRO

Quản lý hàng hóa MRO có một số thành phần cốt lõi:

• Xác định các danh mục MRO: Xác định tất cả các mặt hàng và vật tư mà doanh nghiệp cần dự trữ, cũng như thông số kỹ thuật và số lượng hiện đang nắm giữ.Một số mặt hàng có thể là dành riêng cho các quy trình hoặc nhóm sản xuất cụ thể, trong khi những mặt hàng khác có thể được sử dụng bởi nhiều nhóm trong toàn doanh nghiệp. Việc lưu trữ các thông số kỹ thuật của từng mặt hàng giúp các nhóm xác định xem đó có phải thứ họ cần hay không. Có thể nhanh chóng xác định mặt hàng nào có sẵn trong kho là rất quan trọng trong trường hợp sản xuất có vấn đề.
• Tổ chức hàng hóa MRO: Tìm ra cách tổ chức hàng hóa MRO để đáp ứng hiệu quả nhu cầu của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường chọn lưu trữ tất cả các mặt hàng trong một nhà kho hoặc kho trung tâm, nhưng trong một số trường hợp, việc lưu trữ các mặt hàng gần các nhóm sản xuất sẽ cần đến chúng có thể sẽ tiện lợi hơn. Điều cần thiết là cần phải triển khai một hệ thống sắp xếp các hạng mục từng vị trí để nhân viên có thể nhanh chóng xác định vị trí của từng mặt hàng. 
• Tạo quy trình thu mua hàng MRO: Quy trình thu mua hiệu quả giúp doanh nghiệp mua được số lượng sản phẩm MRO phù hợp với chi phí hiệu quả, đảm bảo doanh nghiệp luôn có những gì mình cần. Quá trình này bao gồm xác định các mặt hàng cần thiết, lựa chọn nhà cung cấp, tạo ra các yêu cầu, phê duyệt và theo dõi các đơn đặt hàng.
• Kiểm soát hàng hóa MRO: Theo dõi mức hàng hóa MRO, dự báo nhu cầu và bổ sung kịp thời đều là một phần của kiểm soát hàng hóa.

Cách quản lý hàng hóa MRO 

Quản lý MRO liên quan đến việc mua, dự trữ, phân phối và bổ sung nguồn cung cấp với chi phí thấp nhất. Mục đích là đảm bảo luôn có đủ hàng trong khi cân nhắc về không gian lưu trữ và ngân sách. Dưới đây là bốn bước chính để quản lý MRO hiệu quả:

Xác định tầm quan trọng của quy trình MRO đối với hoạt động kinh doanh

Các doanh nghiệp phải luôn có sẵn nguồn cung cấp mặt hàng MRO để hỗ trợ quy trình quan trọng và hoạt động hàng ngày. 

Thực hiện kiểm toán

 Thực hiện kiểm toán sẽ xác định xem hàng hóa MRO được yêu cầu có sẵn trong kho hay không hoặc liệu có bị lỗi thời hoặc không cần thiết có thể cần loại bỏ. Theo dõi số lượng thực tế thường xuyên có thể giúp đảm bảo một doanh nghiệp duy trì số lượng hàng hóa chính xác và cung cấp khả năng lưu trữ hàng trong kho.

Lựa chọn nhà cung cấp

Lựa chọn nhà cung cấp là một khía cạnh quan trọng của việc quản lý hàng hóa MRO. Để nhà cung cấp cung ứng một số lượng lớn các mặt hàng có thể giúp đơn giản hóa việc mua và giảm chi phí quản lý. Nhưng có nhiều yếu tố cần xem xét, bao gồm chất lượng sản phẩm, độ tin cậy của nhà cung cấp, tốc độ vận chuyển và chi phí vận chuyển.

Dự đoán nhu cầu

Kiểm tra MRO theo mùa và điều chỉnh việc mua hàng cho phù hợp. Điều này cho phép một doanh nghiệp đảm bảo mua đủ để đáp ứng nhu cầu, giảm thiểu chi phí và rủi ro hàng tồn khi trở nên lỗi thời.

 Cải thiện quy trình làm việc MRO của bạn

Thông thường, MRO thường gặp phải sự chậm trễ, kém hiệu quả và khó khăn trong việc gửi yêu cầu công việc. Nếu doanh nghiệp muốn cải thiện hiệu quả quy trình làm việc MRO của mình, trước tiên doanh nghiệp nên xem lại quy trình hiện có, kế hoạch bảo trì dự phòng và dự đoán của doanh nghiệp như thế nào? Kế hoạch có được hoàn thành thường xuyên không, hay nhóm bảo trì của doanh nghiệp tránh làm công việc bảo trì của mình? Hãy giải quyết ngay khi các vấn đề trên khi xảy ra và doanh nghiệp sẽ thấy sự khác biệt ngay lập tức

“Cố gắng loại bỏ càng nhiều rào cản càng tốt để giúp nhân viên gửi yêu cầu công việc cho nhóm bảo trì của doanh nghiệp dễ dàng nhất có thế”  

Tóm lại, MRO là một khía cạnh nghiêm trọng và thường bị đánh giá thấp trong việc điều hành một doanh nghiệp sản xuất hiệu quả. Hãy ghi nhận MRO một cách xứng đáng và đầu tư một chút thời gian vào việc tạo ra một MRO tốt hơn vì điều này chắc chắn sẽ được đền đáp. Và một trong những cách tốt nhất là sử dụng các công cụ kỹ thuật số hỗ trợ, cho phép doanh nghiệp sắp xếp hợp lý các yêu cầu công việc, nhận và theo dõi dữ liệu trong thời gian thực.

Nguồn: SpeedMaint