Các kỹ năng và tố chất mà người làm sự kiện cần có

Để tổ chức sự kiện thành công cần phải có đội ngũ có một nền tảng kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, linh hoạt, nhanh nhẹn và nhạy bén trong công tác truyền thông. Bởi vì sự kiện có nhiều mảng chuyên môn khác nhau nên người tổ chức sự kiện phải có sự hiểu biết nhất định về kỹ thuật, chiến lược và đưa ra được kế hoạch hoàn hảo. Vậy hãy cùng JURO khám phá những kỹ năng tổ chức sự kiện cần có của người tổ chức sự kiện qua bài viết sau nhé!

Các kỹ năng và tố chất người làm ngành tổ chức sự kiện cần có

Để tổ chức sự kiện cần những nhân tố gì?

Trước khi tìm hiểu kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện thì cần phải hiểu được những yếu tố trọng tâm của một sự kiện. Sau đây là 4 nhân tố quan trọng nhất mà bất cứ đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng cần phải nắm rõ. 

Xác định những yếu tố cần thiết của sự kiện

Những yếu tố cần thiết của sự kiện là ngân sách, mục tiêu tổ chức, hình thức tổ chức, đội ngũ thực hiện, người tham dự và quan trọng nhất là nội dung chương trình. Để mọi việc diễn ra suôn sẻ thì công việc sẽ được phân công cho từng bộ phận, từng cá nhân để sắp xếp, chuẩn bị sao cho chuyên nghiệp nhất. 

Truyền thông sự kiện

Bộ phận truyền thông sẽ thực hiện nhiệm vụ quảng bá cho sự kiện, liên hệ với khách mời, thông báo về sự kiện trên các diễn đàn, hội nhóm nếu như sự kiện cần thiết phải mua vé. 

Quản lý rủi ro sự kiện

Sự kiện trực tiếp sẽ có những tình huống bất ngờ, rủi ro diễn ra nên đơn vị thực hiện cần chuẩn bị trước kế hoạch đối phó sao cho sự kiện không bị gián đoạn. 

Vận hành sự kiện

Để thành công vận hành sự kiện cần có sự góp mặt của nhiều bộ phận khác nhau, từ ban tiếp tân, ban tổ chức, ban kỹ thuật, ban âm thanh – ánh sáng cho đến khách mời, MC, ca sĩ đều phải nắm rõ kịch bản sự kiện.

Các kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện thành công

Một chuyên viên tổ chức sự kiện được đào tạo và trải qua quá trình rèn luyện để hoàn thiện 5 kỹ năng sau

Chịu được áp lực công việc

Ngành tổ chức sự kiện được so sánh như là “làm dâu trăm họ” khi phải làm việc với nhiều đối tượng khách hàng theo từng phân khúc khác nhau. Mỗi sự kiện đều có thông điệp và mục tiêu riêng. Chính vì thế áp lực về thời gian và các công tác tổ chức chính là sức ép lớn đối với người tổ chức sự kiện. Việc chịu được áp lực từ sự kiện chương trình và khách hàng là kỹ năng cần thiết của người làm sự kiện.

Kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm

Vì để sự kiện tổ chức thành công thì cần có sự hợp tác của nhiều đội ngũ, chuyên viên tổ chức sự kiện phải có kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm. Hoà đồng hợp tác, nhiệt tình là kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện.

Những công việc thường phải làm việc nhóm trong sự kiện là: trang trí, kỹ thuật, âm thanh, ánh sáng, dựng sân khấu, lên kịch bản,…

Kỹ năng giao tiếp

Trao đổi để có được những thông tin từ đối tác, hiểu được sự mong muốn, thông điệp họ muốn truyền tải đến khách hàng một cách chi tiết thì sẽ dễ dàng lên kế hoạch tỉ mỉ.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Như được đề cập phía trên, rủi ro trong sự kiện là điều không thể tránh khỏi. Vậy nên chuyên viên nhanh nhẹn nắm bắt được tình hình và linh hoạt xoay chuyển tình thế thì có đủ kỹ năng cần thiết để tổ chức sự kiện.

Kỹ năng sáng tạo, linh hoạt

Hằng ngày người làm trong ngành tổ chức sự kiện thành công đều phải lên ý tưởng sáng tạo cho rất nhiều sự kiện diễn ra. Vì thế để nổi bật sự kiện của mình đến công chúng người làm sự kiện phải thật sáng tạo và luôn cập nhật xu hướng hiện tại. Đồng thời hướng khách hàng đến những concept mới linh hoạt ý tưởng, kịch bản qua từng sự kiện. Và kỹ năng linh hoạt trong công tác tổ chức sự kiện, hoạch định được các vấn đề và chuẩn bị kịch bản giải quyết những rủi to sẽ giúp cho sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả.

Kỹ năng viết kịch bản

Kỹ năng viết kịch bản trong ngành tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Với tư duy sáng tạo là điều cần thiết cho người làm nghề và kỹ năng viết cũng rất quan trọng. Dù ý tưởng của bạn rất hay nhưng bạn không thể truyền tải đến mọi người xung quanh thì là vô ích. Mỗi ngày viết một ít, kỹ năng sẽ được trau dồi. 

Tổ chức sự kiện thành công ấn tượng thu hút khách hàng thì kịch bản chương trình là một trong những yếu tố thiết yếu hàng đầu. Vì vậy, người tổ chức sự kiện cần có kỹ năng viết linh hoạt, kịch bản thật tốt. Và xây dựng chương trình thật hấp dẫn, sinh động. Bởi vì, mỗi sự kiện sẽ có mục đích riêng nên không thể dùng một lối viết cho nhiều chương trình. Điều này không chỉ gây ra sự nhàm chán mà đôi khi còn xảy ra những hậu quả không tốt cho sự kiện.

Kỹ năng lập kế hoạch

Để có một sự kiện tổ chức thành công thì kỹ năng lập kế hoặc “cắt nhỏ” từng bước, phân tích các chi tiết đã được hoạch định từ trước cho từng người và deadline cụ thể. Một cái nhìn toàn cảnh trước khi triển khai tổ chức sự kiện kỹ năng lập kế hoạch vô cùng quan trọng.

Kỹ năng giao tiếp điều phối nhân sự

Tổ chức sự kiện được tổng hợp từ nhiều lĩnh vực, nhiều kỹ năng và nhiều phần công việc khác nhau, để tổ chức được sự kiện thì việc điều phối công việc suôn sẻ, phân chia công việc rõ ràng từ công tác chuẩn bị, tới khi chương trình được diễn ra và khi kết thúc chương trình sao cho sự kiện được diễn ra theo đúng tiến độ. Chỉ không may sai sót một chút trong khâu điều phối công việc thôi cũng có thể khiến chương trình bị sai sót. 

Kỹ năng giao tiếp điều phối nhân sự đồng thời phải biết xoa dịu những khách hàng khó tính, giải quyết mâu thuẫn trong công việc, trong nội bộ hay trong khách hàng cũng là một điểm cộng lớn cho người tổ chức sự kiện.

Kỹ năng quản lý tài chính

Kỹ năng quản lý tài chính để tránh thua lỗ cũng như có thể đưa ra mức giá hợp lý cho việc tổ chức sự kiện thì người tổ chức sự kiện cần phải làm quen với việc quản lý ngân sách. Khi rèn luyện được kỹ năng này thì bản thân người tổ chức sự kiện cần có tính tỉ mỉ, cẩn thận trong việc điều phối nguồn tiền. Đồng thời, luôn có kế hoạch ngân sách dự phòng đề phòng trường hợp bất khả kháng xảy ra.

Sau đây là 1 vài gợi ý các hạng mục bạn cần tính toán:

• Tiền thuê địa điểm tổ chức sự kiện
• Tiền thuê các trang thiết bị cho sự kiện (thiết bị âm thanh, ánh sáng, bóng bay, màn hình Led…)
• Tiền thuê các nhân sự phục vụ như lễ tân, Pg, Mc dẫn chương trình, ca sĩ, khách mời…
• Tiền thuê báo chí, truyền thông.

Trên đây là những kỹ năng tổ chức sự kiện cần có để đạt được thành công, mong rằng bài viết mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chúc các bạn thành công trên con đường đam mê của mình.

Nguồn bài viết tham khảo: JURO Production