Cách đặt tên email công ty chuyên nghiệp, dễ nhớ nhất hiện nay

Việc trao đổi thông tin, hoặc giao dịch của doanh nghiệp thường được diễn ra thông qua hình thức gửi email. Tên email chuyên nghiệp sẽ tạo nên ấn tượng tốt đến khách hàng và đối tác. Vậy đâu là cách đặt tên email chuyên nghiệp, ấn tượng. Cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Đặt tên email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là hệ thống địa chỉ mail dành cho tất cả nhân sự trong một công ty. Trong đó, khi nhân viên sử dụng email công ty để trao đổi thông tin hoặc giao dịch với đối tác hoặc khách hàng thì đuôi email sẽ gắng liền với tên của nhân viên và doanh nghiệp. Email doanh nghiệp có điểm chung là đuôi email giống với tên miền của trang web doanh nghiệp (email domain). 

Tại sao nên sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp?

Dưới đây là 5 lý do tại sao phải sử dụng tên miền là tên công ty cho địa chỉ email: 

Ấn tượng đầu tiên

Một địa chỉ email chất lượng sẽ đem đến một diện mạo uy tín và chuyên nghiệp cho cho doanh nghiệp, từ đó khách hàng sẽ có cái nhìn khác về công ty của bạn.

Xây dựng thương hiệu một cách nhất quán

Bên cạnh các yếu tố như: logo, slogan, màu sắc của doanh nghiệp thì email cũng là một thành phần quan trọng tạo nên sự nhất quán và đồng bộ cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ cung cấp cho nhân viên một địa chỉ mail, ví dụ như:  tên_nhân_viên@tên_doanh_nghiệp.vn.

Có được niềm tin

Sự chuyên nghiệp của công ty thông qua địa chỉ email từ đó khách hàng sẽ tin tưởng và an tâm hơn về doanh nghiệp của bạn.

Tăng nhận thức về thương hiệu

Từ việc đặt tên email một cách chuyên nghiệp, khi email được gửi đi đã góp phần xây dựng nhận thức và tăng độ nhận diện cho thương hiệu thông qua quá trình đọc email được bạn gửi đi. 

Kiểm soát

Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát các tài khoản email của nhân viên trong công ty vì chúng được quản lý bởi một hệ thống chuyên dụng. 

Lợi ích khi sử dụng Email Hosting cho doanh nghiệp

Dưới đây là những lợi ích to lớn phải kể đến khi bạn sử dụng Email Hosting cho doanh nghiệp:

• Tạo ấn tượng tích cực với khách hàng và đối tác.

• Xây dựng hình ảnh, nâng cao giá trị thương hiệu.

• Gia tăng sự tin tưởng và lòng trung thành cho nhân viên.

• Nhất quán hình ảnh, đồng bộ hóa và tăng tính chuyên nghiệp.

Một số lưu ý khi đặt tên email công ty

Nếu đang có ý định xây dựng hệ thống email hoặc đặt tên email công ty, bạn nên lưu ý những điểm dưới đây:

Chọn cách viết tắt tên nhân viên thống nhất

Hầu hết, các doanh nghiệp đang áp dụng công thức [Tên nhân viên] [Họ]. Trường hợp nhân viên đó có tên là Lê Thị Thu Khanh thì kiểu cách đặt tên email thường là [email protected], [email protected], [email protected]…

Những công ty có số lượng nhân viên lớn cần phải đưa ra một quy định đặt tên rõ ràng giúp địa chỉ email doanh nghiệp trở nên nhất quán. 

Có thể đánh số, nhưng không nên quá dài

Các công ty có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện, sẽ áp dụng cách đánh số 1, 2,...để phân biệt, nhưng chỉ nên đính kèm tối đa 2 chữ số cho email. Chẳng hạn: [email protected], [email protected]…

Không nên dùng cách phân biệt địa chỉ email những chi nhánh, cơ sở công ty thông qua địa chỉ, vì đây là thông tin không cố định, không có tính lâu dài, doanh nghiệp phải cập nhật khi nó thay đổi.

Chú ý tên công ty ở đuôi email

Đối với các trang web doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể sử dụng tên công ty ở đuôi ([email protected]). Đối với các tên dài và phức tạp doanh nghiệp được phép rút gọn tên để email được ngắn gọn, dễ hiểu hơn.

Đặt tên theo các phòng ban, bộ phận

Cách đặt tên này thường áp dụng cho những công ty có nhiều phòng ban, bộ phận. Việc đặt tên email sẽ theo tính chất, chức năng và tên các bộ phận của doanh nghiệp cũng là điều nên làm.

Đầu tư ngay từ tên website

Giữa việc đặt tên email doanh nghiệp và tên website có một mối liên hệ mật thiết với nhau (đối với các email domain), cho nên để có một hệ thống email chuyên nghiệp và uy tín hơn, khi chọn domain cho website bạn nên cần chú ý vấn đề này. 

Tránh đặt trùng tên hoặc dễ gây hiểu lầm

Để tránh bị trùng với những doanh nghiệp khác hoặc chứa các ký tự, từ nhạy cảm gây hiểu lầm thì bạn nên cần rà soát và kiểm tra lại email của mình thật kỹ lưỡng. 

Hướng dẫn đặt tên email dễ nhớ cho doanh nghiệp

Địa chỉ mail doanh nghiệp không chỉ dừng ở việc thể hiện giá trị của một cá nhân cụ thể, mà nó còn là công cụ hỗ trợ việc giao tiếp của nội bộ công ty với nhau, hoặc doanh nghiệp với khách hàng và đối tác. 

Bên cạnh domain thì tên người dùng cũng là yếu tố cần quan tâm khi đặt tên email cho doanh nghiệp. Ví dụ tên bạn là Khanh thì cách đặt tên email chuyên nghiệp nhất sẽ là khanh@tên_doanh_nghiệp.vn

Dưới đây là những cách bạn có thể tham khảo khi đặt tên email:

Ví dụ: Bạn tên là Lê Thị Thu Khanh thì những cách đặt tên email dễ nhớ bao gồm:

•  Đặt tên email chỉ gồm tên: Khanh@tên_doanh_nghiệp.vn

• Tên email dựa theo tên và chữ cái viết tắt đầu của tên đó – Khanhltt@tên_doanh_nghiệp.vn

• Dựa theo họ và tên (Đầu tiên - cuối cùng) để đặt email: khanhle@tên_doanh_nghiệp.vn

Nên mua Email theo tên miền ở đâu?

Tại thị trường trong nước, Vietnix là nhà cung cấp dịch vụ Email theo tên miền riêng dành cho doanh nghiệp. Đây là dịch vụ Email Hosting dành cho các đơn vị, doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu dùng Email tên miền riêng để nâng cao tính bảo mật, gia tăng uy tín, sự chuyên nghiệp.

Dịch vụ Email Hosting chỉ từ 180.000 VND/Năm nhưng bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích nổi bật như: 

Tăng tỷ lệ vào inbox 99%

Email Hosting của Vietnix giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ inbox lên đến 99% nhờ IP uy tín. 

Bảo mật cao 

Email Hosting của Vietnix được tích hợp phần mềm bảo mật cao cấp, giảm thiểu tối đa spam email, virus, blacklist IP,... hiệu quả. 

Chuyển Email về từ Gsuite, Office 365

Đặc biệt, Vietnix sẽ hỗ trợ khách hàng chuyển đổi và sao lưu từ G-Suite và Office 365 về Email một cách nhanh chóng, không gây ảnh hưởng, tổn hại đến dữ liệu. 

Quản lý dễ dàng

Giao diện quản lý hiện đại, được tích hợp đầy đủ tính năng. Khách hàng được chủ động và toàn quyền quản lý tất cả các địa chỉ email trong hệ thống như: thêm, sửa, xóa, khóa,..

Nhiều IP sạch

Email sẽ được gửi qua nhiều IP sạch 1 cách tự động thay đổi, luân chuyển.

Hỗ trợ Email Relay

Email Hosting tại Vietnix có thể được dùng như một Email Relay server. Khách hàng có thể tích hợp vào ứng dụng, website hoặc máy chủ đang vận hành để gửi email một cách hiệu quả.

Hỗ trợ tư vấn cấu hình

Nếu đang có định hướng sử dụng Email Hosting mà chưa biết phải bắt đầu từ đâu, đội ngũ kỹ thuật của Vietnix sẵn sàng hỗ trợ tư vấn cấu hình và gói Email phù hợp nhất cho khách hàng.

Hoàn tiền 100% nếu không hài lòng

Đặc biệt, Vietnix có quy định hoàn tiền 100%  cho những khách hàng không hài lòng khi sử dụng dịch vụ. 

Khi đăng ký dịch vụ tại đây, bạn sẽ nhận được hỗ trợ từ đội ngũ kỹ thuật trình độ cao, nhiệt tình và sẵn sàng hỗ trợ 24/7. 

Lời kết 

Hy vọng sau khi đọc bài viết trên đây bạn đã nắm được cách đặt tên email công ty chuyên nghiệp và dễ nhớ. Tên email chuyên nghiệp giúp cho doanh nghiệp rất nhiều trong hoạt động kinh doanh và xây dựng hình ảnh. Chúc bạn thành công.

Nguồn: Vietnix