Agile Mindset – “Chìa khoá vàng” tăng khả năng “sống sót” cho sản phẩm số

Tư duy linh hoạt (Agile Mindset) giúp đội ngũ làm sản phẩm học hỏi kinh nghiệm từ các phép thử để liên tục cải tiến sản phẩm, phối hợp với đội ngũ kinh doanh hướng đến thoả mãn tối đa nhu cầu khách hàng, từ đó gia tăng giá trị giúp doanh nghiệp tăng trưởng.

Quá trình xây dựng các sản phẩm số là bài toán tiềm ẩn những biến số khó đoán định, nhiều rủi ro nhưng cũng gợi mở các cơ hội, đặt ra thách thức lớn cho các phương pháp quản lý dự án truyền thống. Tiêu biểu như mô hình Thác nước (Waterfall Model) đang dần bộc lộ hạn chế: 66% nguyên nhân dẫn đến thất bại của các dự án đến từ việc thiếu sự thấu hiểu trong quá trình tương tác giữa đội ngũ kinh doanh và IT dẫn đến các mô tả sản phẩm thiếu chính xác (Forrester Research), 40% người dùng cuối (End Users) báo lỗi sản phẩm (Gartner) và 60-80% các dự án thất bại do các hạn chế trong quá trình thu thập thông tin mô tả sản phẩm, phân tích và quản trị (Meta Group).

Một trong các rủi ro lớn dẫn đến thất bại của các dự án chuyển đổi số đó là rơi vào tình trạng “Xanh vỏ đỏ lòng” (Watermelon Project): số liệu quan sát từ bên ngoài thể hiện “tình trạng sức khoẻ” của dự án đang ổn định, có khả năng hoàn thành theo tiến độ đã cam kết. Tuy nhiên giai đoạn sau ngày càng phát sinh các vấn đề dẫn đến khả năng cao dự án bị “sa lầy” do các thành viên tham gia không nắm rõ tiến độ, tình trạng dự án cũng như chất lượng sản phẩm, mức độ hoàn thiện như thế nào.

Một trong các giải pháp cho vấn đề này chính là trang bị tư duy linh hoạt (Agile Mindset) cho đội ngũ làm sản phẩm.

Agile Mindset – Tư duy theo quy trình Agile là gì?

Tư duy linh hoạt (Agile Mindset) hướng đến việc suy nghĩ và hành động theo Agile (Agile Methodology), một phương pháp ra đời vào năm 2001 với bản Tuyên ngôn Agile (Agile Manifesto) bao gồm 4 giá trị và 12 nguyên tắc đang phổ biến rộng rãi qua các phương pháp thực hành cũng như quy trình làm việc giúp nhiều tổ chức cải thiện hiệu quả làm việc.

Phương pháp Agile đã thay đổi cơ bản hoạt động phát triển phần mềm cũng như trong nhiều lĩnh vực khác. Ngày càng nhiều tổ chức, đội ngũ làm sản phẩm nhận thức được tầm quan trọng của tuyên ngôn này, ứng dụng các nguyên tắc, giá trị của Agile trong công việc hàng ngày. Nền tảng của Agile Mindset nằm trong 4 giá trị mà tư duy này hướng đến:

• Con người, sự tương tác quan trọng hơn quy trình, công cụ
• Sản phẩm hoạt động tốt quan trọng hơn đầy đủ tài liệu
• Phối hợp với khách hàng quan trọng hơn thương lượng hợp đồng
• Thích nghi với sự thay đổi quan trọng hơn bám sát kế hoạch

Nguồn: freepik

Nhìn chung tư duy Agile giúp đội ngũ tập trung vào “làm đúng” thay vì “ai đúng”, thích nghi với các thay đổi, biến động để cung cấp sản phẩm nhanh chóng, kịp thời hơn, cũng như khuyến khích phong cách làm việc không ngừng cách tân đổi mới, tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cho khách hàng, chủ động “tự quản” cũng như thúc đẩy sự hợp tác phối hợp với các thành viên khác cũng như khách hàng thông qua các cuộc trao đổi thường xuyên để thu thập các phản hồi kịp thời. Điều này thể hiện chi tiết qua 12 nguyên tắc của phương pháp Agile:

• Thoả mãn nhu cầu của khách hàng là ưu tiên hàng đầu
• Đón nhận các thay đổi trong từng giai đoạn phát triển của dự án
• Tạo ra các giao phẩm (deliverables) rồi hoàn thiện dần
• Phối hợp chặt chẽ của đội ngũ làm sản phẩm và kinh doanh
• Tạo ra các sản phẩm chất lượng qua các dự án được thực thi bởi đội ngũ tràn đầy cảm hứng
• Giao tiếp trực tiếp được ưu tiên hơn các hình thức tương tác khác
• Sản phẩm hoạt động tốt là thước đo tiến độ
• Hướng đến nhịp độ phát triển bền vững
• Đầu tư đủ thời gian để tạo ra các sản phẩm có chất lượng
• Tối giản là tối thượng
• Đội ngũ có khả năng tự quản là điều kiện lý tưởng
• Học hỏi từ cả thành công lẫn thất bại

Với việc thực hành tư duy Agile qua các framework, quy trình (Scrum, Kanban...) phổ biến được hỗ trợ bởi các công cụ quản trị dự án theo Agile (Jira, Asana...), đội ngũ làm sản phẩm có thể nhanh chóng thích ứng với các thay đổi và tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng.

Lợi ích của Agile Mindset – không chỉ cho người làm sản phẩm

Agile Mindset mang đến cơ hội cải thiện hiệu suất và năng lực làm việc cho đội ngũ làm sản phẩm thông qua các hoạt động thực hành cụ thể:

• Chú trọng đến con người, khơi gợi cảm hứng làm việc cho từng cá nhân
• Khuyến khích tính chủ động, tự tổ chức và tinh thần trách nhiệm cao trong nhóm
• Gia tăng sự gắn kết giữa các thành viên thông qua tương tác trực tiếp
• Cải thiện năng lực đội ngũ bằng cách khuyến khích chia sẻ kinh nghiệm của mỗi thành viên
• Tăng cường năng lực giải quyết vấn đề nhanh chóng
• Liên tục cải tiến, tạo ra các sản phẩm chất lượng hơn qua từng vòng lặp (Iteration) có thời gian ngắn
• Tạo lập môi trường làm việc minh bạch
• Gia tăng khả năng phối hợp giữa các thành viên và với khách hàng
• Thúc đẩy tiến trình cải tiến liên tục
• Coi trọng nhân lực và giá trị của khách hàng

Nguồn: freepik

Không chỉ dừng lại các lợi ích riêng biệt cho đội ngũ làm sản phẩm, Agile Mindset cũng đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tạo nên sự tăng trưởng bền vững hơn khi các giá trị này lan toả đến các phòng ban khác trong doanh nghiệp:

• Thấu hiểu vấn đề của khách hàng trong bối cảnh kinh tế xã hội, mục tiêu kinh doanh thay vì đơn thuần về khía cạnh kỹ thuật
• Thoả mãn tối đa khách hàng hiện tại, tạo tiền đề thu hút các khách hàng tương lai một cách bền vững
• Liên tục cải tiến, mang đến kết quả, đề xuất cách tổ chức, làm việc tốt hơn
• Gia tăng chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp
• Tập trung ưu tiên nguồn lực cho các vấn đề quan trọng, theo đúng hướng với phương pháp phù hợp

Với các doanh nghiệp đang làm chuyển đổi số hoặc có kế hoạch xây dựng sản phẩm số mang tính chiến lược, việc lựa chọn đối tác có tư duy Agile mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là các doanh nghiệp có ý tưởng sản phẩm mới mẻ, đột phá nhưng còn mơ hồ về cách triển khai sản phẩm:

• Đối tác làm sản phẩm có tư duy Agile sẽ liên tục tối ưu quy trình làm việc và cách phối hợp giúp đẩy nhanh quá trình xây dựng, rút ngắn thời gian tạo ra các deliverables (giao phẩm) để thử nghiệm và thu thập phản hồi, insight từ doanh nghiệp để nhanh chóng hoàn thiện, tạo ra sản phẩm ngày càng sát với các mô tả, phác hoạ ý tưởng của doanh nghiệp.
• Đối tác làm sản phẩm có tư duy Agile sẽ hướng đến việc xây dựng và nâng cấp sản phẩm theo từng vòng lặp cải tiến, thường xuyên trao đổi với doanh nghiệp để tiến hành chạy thử sản phẩm và điều chỉnh kịp thời từ các giai đoạn đầu trong quá trình phát triển, giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực về sau, đồng thời có thể theo dõi được sự “trưởng thành” và chất lượng sản phẩm gia tăng theo thời gian.
• Đối tác có tư duy Agile luôn đề cao sự phối hợp với khách hàng ở mọi giai đoạn phát triển: Điều này hạn chế các rủi ro sản phẩm “chết yểu” do các mô tả bị sai lệch, mơ hồ đến từ việc thiếu sự thấu hiểu và đồng thuận khi trao đổi giữa các lớp trung gian về các giải pháp. Ví dụ: doanh nghiệp chỉ đưa ra ý tưởng mà chưa có hình dung cụ thể về sản phẩm cuối cùng; ý tưởng này được đội ngũ phân tích kinh doanh triển khai thành bản mô tả sản phẩm song có thể chưa thể hiện hết các khía cạnh cần thiết do thiếu insights, dẫn đến đội ngũ thực thi có thể mơ hồ trong khâu phát triển, làm cho sản phẩm cuối thường không đáp ứng nhu cầu, sát với kỳ vọng của doanh nghiệp.
• Đối tác có tư duy linh hoạt theo đuổi một trong các nguyên tắc của Agile là “sản phẩm hoạt động tốt là thước đo tiến độ”, vì vậy luôn hướng đến “làm việc dựa trên giá trị” và loại bỏ các công việc không trực tiếp mang lại giá trị cho sản phẩm, doanh nghiệp. Đội ngũ sẽ thường làm việc trực tiếp với khách hàng để biết yêu cầu nào có độ ưu tiên cao hơn, mang lại nhiều giá trị hơn, cần thiết ra mắt sớm nhất trong tiến trình làm dự án, giúp tối ưu giá trị của dự án, từ đó gia tăng độ hài lòng của khách hàng.

Nguồn: freepik

Thách thức khi xây dựng tư duy Agile cho đội ngũ làm sản phẩm?

Tài nguyên về công cụ cũng như các hướng dẫn thực hành Agile ngày càng phổ biến và dễ dàng tiếp cận sử dụng nhưng thách thức lớn nhất trong việc tạo dựng tư duy Agile cho đội ngũ làm sản phẩm chính là rào cản về lối suy nghĩ: hầu hết các thành viên đang tư duy theo phương pháp truyền thống, thụ động trong việc phân bổ công việc, trong khi Agile Mindset yêu cầu sự chủ động trong sắp xếp công việc (self-organizing) cũng như sự đa năng (cross-functional) của các thành viên giúp cả đội có thể phối hợp chặt chẽ để hoàn thành các đầu công việc còn lại (backlogs). Việc thay đổi một tư duy cần nhiều thời gian và nỗ lực của mỗi thành viên.

Ngoài ra làm sao để các thành viên thoải mái chia sẻ các suy nghĩ, ý tưởng trong các cuộc họp đánh giá (review) và cải tiến (retrospective) cũng là thách thức mà các đội ngũ áp dụng Agile gặp phải. Điều này làm hạn chế phần nào hiệu quả của các hoạt động học hỏi và cải tiến trong các vòng lặp tiến trình (Iteration).

Thực hành tư duy Agile như thế nào cho hiệu quả?

Để giúp xây dựng tư duy Agile một cách bền vững, ngoài việc được hướng dẫn, huấn luyện về phương pháp thực hành Agile, các thành viên trong nhóm làm sản phẩm có thể rèn luyện thêm bằng các hoạt động:

• Liên tục xem lại các giá trị và nguyên tắc của Agile: để ứng dụng vào công việc hàng ngày
• Thường xuyên làm rõ mục tiêu, mục đích hướng đến, kết quả cuối cùng: để lên kế hoạch và thực thi các công việc để đạt được điều đó. Việc làm rõ tầm nhìn của dự án sẽ giúp cả đội hiểu rõ vai trò và các phần công việc mà các thành viên có thể hỗ trợ để đạt mục tiêu.
• Tập trung thấu hiểu và thoả mãn khách hàng: Liên tục khám phá nhu cầu, phản hồi, và các ý tưởng từ khách hàng để tạo ra các sản phẩm chất lượng, cung cấp đúng giải pháp, đáp ứng đúng yêu cầu.
• Học cách giao tiếp và phối hợp với các thành viên khác trong đội: Thể hiện sự trân trọng với các hoạt động hỗ trợ của thành viên khác, cũng như ghi nhận các đóng góp, kỹ năng của họ cho sự thành công của dự án,... để xây dựng hoà hợp, không khí vui vẻ trong đội. Thường xuyên tiến hành các cuộc họp mỗi ngày, cập nhật tiến độ công việc, chia sẻ các thách thức gặp phải, các kiến thức, bài học kinh nghiệm và cùng phối hợp giải quyết vấn đề cũng là cách để kết nối với các thành viên khác.
• Minh bạch thông tin, hoạt động: Chia sẻ thẳng thắn về các trách nhiệm cũng như chia sẻ thẳng thắn các vấn đề trong các meeting hàng ngày thay vì giữ kín các thông tin, dữ liệu quan trọng sẽ giúp đội ngũ nhận được các phản hồi về chất lượng công việc và theo dõi sự phát triển và tăng thêm tinh thần cho cả đội. Nếu gặp vấn đề, mỗi thành viên đều nhận thức và đề xuất giải pháp nhanh chóng hơn, tăng sự tin tưởng và dễ dàng giao tiếp, thảo luận hơn. Đội ngũ sẽ hướng đến một trong những giá trị nền tảng của Agile “sản phẩm hoạt động tốt là thước đo minh bạch nhất”.
• Tạo môi trường khuyến khích sự chủ động của các thành viên: GEEK Up sử dụng mô hình tổ chức phẳng (flat organization) với các nhóm tự phân công công việc mà không dựa trên các mô tả cứng về chức danh (title) hay một sự phân cấp rõ ràng trong tổ chức, mà đề cao sự tự chủ (self-organized) của mỗi thành viên trong cách sắp xếp công việc, tạo môi trường thuận lợi để các thành viên liên tục thực hành và ứng dụng tư duy Agile thành thục hơn.

Liên hệ với GEEK Up nếu bạn cần được tư vấn cho giải pháp xây dựng sản phẩm số từ đối tác đáng tin cậy, có chuyên môn về thiết kế UX/UI sản phẩm.

• Hotline: +84 93 500 3830
• Email: [email protected]

Nguồn: GEEK Up