7 vai trò của truyền thông nội bộ: Kiểm soát thông tin, trao quyền quản lý, giải quyết khủng hoảng, thu hút nhân tài...
Dưới đây là 7 lý do khiến truyền thông nội bộ nên là một phần không thể thiếu của doanh nghiệp gồm (1) phương tiện truyền tải những mục đích, (2) duy trì kiểm soát tính nguyên bản của thông tin, (3) trao quyền hỗ trợ và quản lý, (4) giữ lời hứa thương hiệu và thoả mãn khách hàng, (5) giải quyết khủng hoảng, (6) tạo nên môi trường làm việc hiệu quả và (7) hạn chế tin đồn, tăng cường tính minh bạch.
Ngày nay, môi trường và lực lượng lao động đang thay đổi một cách nhanh chóng. Các thế hệ tiếp nối phía sau Gen X đang ngày càng nhận thức rõ hơn về việc các nhà quản lý lắng nghe và giao tiếp như thế nào. Họ có ít thời gian hơn trong văn phòng và đòi hỏi nhiều hơn sự cộng tác, tính minh bạch và những phản hồi hữu ích. Phong cách làm việc khác, họ đòi hỏi những công cụ và phương tiện có thể giúp họ đạt được thành công trong môi trường mới. Vì vậy truyền thông nội bộ (internal communication) đóng vai trò quan trọng hơn bao giờ hết trong việc gắn kết mọi người đằng sau những mục tiêu chung.
Bên dưới là 7 lý do giải thích tại sao truyền thông nội bộ (Internal Communication) là chức năng chính trong doanh nghiệp và quan trọng hơn bao giờ hết.
1. Là phương tiện truyền tải những mục đích
Những đứa trẻ luôn hỏi cha mẹ câu hỏi “tại sao?”, ít nhất là 250 lần/ngày. Và dường như điều này không thay đổi nhiều khi chúng lớn lên. Cuộc tìm kiếm một cách có ý thức về lý do và mục đích nhường như là bản năng của con người.
Điều này cũng đúng trong môi trường làm việc. Nhân viên luôn muốn biết các mục tiêu của doanh nghiệp, các kế hoạch để đạt được mục tiêu đó, và tự hào về những giá trị mà họ đóng góp trong việc đạt được các mục tiêu đó. Con người muốn cảm thấy có giá trị, muốn được lắng nghe và là một phần của đội ngũ. Điều này đặc biệt đúng đối với thệ hệ Millennials và Gen Z, những người rất quan trọng sự tương tác và phản hồi. Lớn lên trong thời đại của truyền thông xã hội, họ đã quá quen với việc like, share và comment.
Tất nhiên, mục đích của truyền thông nội bộ không chỉ giới hạn trong việc chỉ ra cho nhân viên thấy mục tiêu, mà còn bao hàm việc chỉ ra những việc họ có thể làm để đạt được mục tiêu đó. Ví dụ, việc thường xuyên đăng tải và chia sẻ thông tin về công ty hay một đội ngũ đạt được một thành tựu nào đó là một ví dụ điển hình. Việc đạt được các mục tiêu cùng nhau sẽ thúc đẩy mọi người làm việc teamwork nhiều hơn.
Thống kê cho thấy, 73% nhân viên cảm thấy gắn kết khi làm việc ở các công ty “có mục đích”, trong khi con số này chỉ đạt 23% đối với các công ty “không có mục đích”. Thêm vào đó, một thống kê gần đây trên toàn cầu, gồm 26.000 người dùng LinkedIn, được thực hiện bởi công ty Imperative, thấy rằng 73% những người tham gia muốn một nghề nghiệp hay công việc mà họ cảm thấy công việc của họ có ý nghĩa.
Một hệ thống truyền thông nội bộ tốt có thể thúc đẩy nhân viên làm việc hướng về những mục tiêu chung này. Thông qua việc giúp họ trả lời câu hỏi “tại sao?” trong công việc, các công ty có thể gắn kết họ một cách có ý nghĩa vào các hoạt động làm “cái gì?”.
2. Duy trì việc kiểm soát tính nguyên bản của thông tin
Không nên để nhân viên tìm hiểu tin tức quan trọng về công ty từ nguồn bên ngoài. Việc các tin tức và thông tin dễ dàng được truy cập thông qua smartphone bất cứ lúc nào và nơi đâu là tình huống mà các công ty lo sợ. Cách duy nhất để đối phó với tình huống này là làm cho thông tin nội bộ sẵn có và nhanh chóng hơn, không chỉ trong những tình huống khủng hoảng mà ngay cả trong các hoạt động thường nhật hàng ngày.
Thông tin dễ dàng được truy cập thông qua smartphone.
Hai thành phần chính cần thiết để chắc chắn rằng thông tin đến từ đúng nguồn là tính kịp thời và tiếp cận mọi nhân viên.
Trước tiên, một quy trình cung cấp và chỉnh sửa thông tin phải được phê duyệt nhanh chóng, chỉ trong vài phút hoặc vài giờ thay vì vài ngày.
Tiếp theo, các doanh nghiệp cần thiết lập các kênh thông tin tin cậy, nhanh chóng và có tính tương tác cao để tiếp cận tất cả nhân viên của mình. Nhanh chóng và có tính tương tác có thể là các kênh kỹ thuật số và điện thoại di động. Sự kết hợp giữa các thủ tục, kỹ năng và công nghệ là cần thiết để tạo sự tin tưởng và minh bạch. Điều này cho phép các công ty duy trì sự kiểm soát trong các tin tức mà họ gửi, thay vì để thông tin bị ảnh hưởng bởi các sự diễn giải cá nhân.
3. Trao quyền và hỗ trợ quản lý cấp trung
Hầu hết các công ty “phân phát” thông tin từ trên xuống dưới thông qua hệ thống phân cấp theo sơ đồ tổ chức. Điều này dẫn đến thông tin “nhỏ giọt”, chậm trễ, giới hạn sự phản hồi và phụ thuộc hoàn toàn vào nỗ lực giao tiếp cá nhân của mỗi người trong hệ thống.
Truyền thông nội bộ mang đến một “cơ hội” quý báu cho các công ty để hiểu rõ nhân viên của họ, và theo đó, đào tạo các nhà quản lý tốt hơn. Điều này đặc biệt quan trọng đối với thệ hệ Millennial bởi vì họ thường cảm thấy “không được trang bị tốt” cho công việc của mình.
4. Giữ vững lời hứa thương hiệu và thoả mãn khách hàng
Khách hàng luôn kỳ vọng thương hiệu giữ vững lời hứa. Điều này đúng cho cả khách hàng cá nhân lẫn khách hàng doanh nghiệp. Nhưng làm sao công ty có thể làm tốt việc này khi mà quy mô tổ chức lớn dần với số lượng nhân viên cũng tăng theo? Vấn đề vẫn là truyền thông nội bộ.
Việc các mục tiêu được xác định một cách rõ ràng, nhân viên được đào tạo tốt và những gương mặt phấn khởi và hạnh phúc sẽ cải thiện đáng kể khả năng thành công khi gặp gỡ khách hàng, từ đó nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp. Việc này cũng sẽ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng. Chúng ta đều biết rằng trải nghiệm khách hàng tốt là nhiệm vụ quan trọng và cấp bách với marketers.
Một thương hiệu tốt được xây dựng từ bên trong ra ngoài. Bắt đầu với nhân viên của bạn, sự thoả mãn và tự tin của họ sẽ được truyền sang cho khách hàng.
5. Giúp giải quyết khủng hoảng
Truyền thông cẩn thận và kịp thời là chìa khoá chính để “làm chủ” và giải quyết khủng hoảng, kể cả bên ngoài và bên trong. Cách mà các nhân viên và các đối tượng liên quan (cổ đông, đối tác, nhà tài trợ…) nhìn nhận sự cố (tiêu cực, trung lập hoặc tích cực) là yếu tố chính trong việc liệu sự cố đó có dẫn tới một cuộc khủng hoảng trầm trọng hay không. Vấn đề là các nghiên cứu đã chỉ ra rằng các nhà quản lý thường giao tiếp không hiệu quả với nhân viên của mình trong giai đoạn khủng hoảng.
Truyền thông nội bộ không những giúp bạn “kiểm soát” nhận thức của mọi người về một tình huống khủng hoảng mà còn hỗ trợ quản lý khủng hoảng trong ngắn và dài hạn, thông qua việc lên kế hoạch và tổ chức các kênh một cách có hiệu quả.
6. Tạo nên môi trường làm việc hiệu quả hơn
Một môi trường làm việc tốt hơn sẽ giúp công ty trên 2 khía cạnh: giảm tỷ lệ nghỉ việc và thu hút “nhân tài” mới.
Tỷ lệ thay đổi công việc đang gia tăng và gây thiệt hại cho nền kinh tế Mỹ khoảng 3 tỷ USD mỗi năm. Thế hệ Millennials được biết đến như là thế hệ có tỷ lệ thay đổi công việc cao. 40% những người thuộc thế hệ này khi được hỏi cho rằng họ sẽ thay đổi công việc của mình trong vòng 2 năm tới. Và nhiệm vụ của doanh nghiệp bây giờ là giữ họ ở lại.
Hệ thống truyền thông nội bộ tốt sẽ truyền tải ý nghĩa công việc và phản hồi liên tục làm gia tăng sự gắn kết của nhân viên, từ đó tiết kiệm được thời gian và ngân sách cho công ty trong việc tuyển nhân sự mới.
Và lưu ý rằng, cho dù bạn đang cố gắng giữ hay thu hút nhân tài, thì nhân viên cũng luôn muốn biết về ông chủ của họ. Một hệ thống truyền thông nội bộ tốt và môi trường mà nó tạo ra sẽ giúp công ty có lợi thế trong một thị trường cạnh tranh ngày nay.
Cuối cùng là, không có quảng cáo nào cho thương hiệu tốt hơn những nhân viên và khách hàng hạnh phúc của bạn.
7. Hạn chế tin đồn và tăng cường tính minh bạch
Truyền thông không chính thức (informal communication) có những ưu và nhược điểm của nó. Tin đồn truyền miệng đôi khi có thể giúp các nhân viên làm sáng tỏ các thông tin quản trị, nó thường tiếp cận những người vốn đã bỏ lỡ tin tức “nguyên thủy”, và nó linh động hơn so với thông tin chính thống. Thêm vào đó, tin đồn cũng giúp nâng cao mối quan hệ giữa các nhân viên và truyền bá kiến thức và mẹo để làm việc hiệu quả.
Nhưng mặc khác, truyền thông không chính thức cũng có thể làm sai lệch thông tin, hỗ trợ các tin đồn, hiểu lầm, và rất khó kiểm soát.
Lợi ích của truyền thông nội bộ tốt
Kết
Hệ thống truyền thông nội bộ tốt có thể giúp tăng cường ưu điểm và hạn chế nhược điểm của truyền thông không chính thức. Nó sẽ làm chậm những tin đồn bằng cách truyền thông thường xuyên và tức thời, và sẽ giúp các nhân viên hiểu rõ các thông tin cũng như các hướng dẫn cần thiết.
Nguồn: WMS