Event Untold Stories #3: Event Producer – Trái tim của sản xuất sự kiện

“Một event dù có quy mô lớn hay nhỏ thì cũng cần một Event Producer. Họ sẽ giúp mạch sự kiện thêm chặt chẽ, và toàn bộ trải nghiệm trong sự kiện trở nên sống động hơn”. 

Đó là chia sẻ của Lâm Vũ – Head of Event Department tại Beyond Communications khi bàn về vị trí Event Producer trong webinar số thứ 3 của series “Event Untold Stories”. Còn tôi là Phạm Ngọc Khôn, host của series này, hiện đang giữ vị trí Head of Planning & Account Service tại MIR Activation.

Event Untold Stories là series được sản xuất bởi Brands Vietnam và MIR Activation, “chắt lọc” những câu chuyện, trải nghiệm của các anh chị có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành Event.

* Theo tôi thấy tại thị trường Việt Nam, Event Producer là một khái niệm còn khá mới. Vậy trước hết, Lâm hãy cho biết vai trò của một Event Producer là gì?

Có thể hiểu đơn giản, Event Producer là người biến một ý tưởng trở thành trải nghiệm thực sự trong một sự kiện. Dựa vào concept đã được định hình sẵn, Event Producer sẽ “transform” thành các hoạt động thông qua cách sử dụng hình ảnh, hiệu ứng, âm thanh, và các tiết mục biểu diễn sao cho truyền tải đúng và đủ thông điệp của nhãn hàng. Có thể nói rằng, Event Producer đóng vai trò như người thổi hồn cho một sự kiện để người tham gia có trải nghiệm mạch lạc và thú vị. Đặc biệt là sau sự kiện, khách hàng nhớ được thông điệp mà nhãn hàng muốn gửi gắm.

* Lâm có thể đựa ra một ví dụ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về vai trò của Event Producer?

Tôi ví dụ về sự kiện lễ kỷ niệm 25 năm thành lập của tập đoàn Mesa với concept “Mesa kỷ nguyên 4.0 – Tương lai vẹn toàn”. Theo đó, Beyond Communications đã kể về hành trình phát triển của tập đoàn qua 3 chương. Trong chương cuối cùng xoay quanh câu chuyện tầm nhìn tương lai của tập đoàn “Mesa của kỷ nguyên 4.0 – Tương lai vẹn toàn”, thay vì làm thuyết trình khô khan, chúng tôi đã khai thác một tiết mục múa đương đại kết hợp với hiệu ứng hologram để truyền tải thông điệp về sứ mệnh của tập đoàn một cách sinh động hơn.

Tiết mục múa đương đại kết hợp hiệu ứng hologram tại lễ kỷ niệm 25 năm thành lập của tập đoàn Mesa
Nguồn: Beyond Communications

* Có thể thấy vai trò của một Event Producer tương đối giống với một Event Coordinator, vậy hai vị trí này có sự khác biệt như thế nào?

Thông thường Event Coordinator là người phụ trách liên kết các bộ phận với nhau. Vai trò của họ sẽ nghiêng về quản trị và liên kết các bộ phận để sự kiện diễn ra đúng tiến độ. 

Trong khi đó, công việc của một Event Producer lại liên quan đến chất lượng trải nghiệm của sự kiện và là người kể chuyện. Họ sẽ chịu trách nhiệm 5 mảng chính gồm (1) kỹ thuật âm thanh, ánh sáng; (2) hình ảnh, hiệu ứng (visual effect), mood & tone sao cho phù hợp với chủ đề event; (3) logistics, (4) nhân sự, sơ đồ vị trí các nhân sự trong sự kiện và (5) kịch bản sự kiện. Thế nên theo tôi, event dù có quy mô lớn hay nhỏ thì cũng cần một Event Producer. Họ sẽ giúp mạch sự kiện thêm chặt chẽ, và toàn bộ trải nghiệm trong sự kiện trở nên sống động hơn. 

* Theo Lâm, sự kiện với quy mô như thế nào thì cần đến Event Producer? Tại sao chức vụ này ít phổ biến?

Cá nhân tôi cho rằng sự kiện có quy mô như thế nào cũng cần có Event Producer để người tham gia sự kiện có trải nghiệm mượt mà. Vì vai trò này giúp liên kết mạch chương trình, gắn kết các phần trong toàn bộ kịch bản. Họ sẽ giúp mạch sự kiện thêm chặt chẽ, và toàn bộ trải nghiệm trong sự kiện trở nên sống động hơn. Dù lớn , dù nhỏ thì với khách hàng mỗi sự kiện đều rất quan trọng với họ.

Event Producer thường được xem là một vai trò trong dự án chứ ít khi được xem là một chức vụ trong hệ thống thi hành tại Event Agency. Ví dụ, tôi vừa phụ trách mảng quản trị kinh doanh và kiêm nhiệm Event Producer trong những dự án lớn. Còn những dự án nhỏ hơn các bạn AM hoặc OP vẫn giữ vai trò là một Event producer, lúc này tôi sẽ tư vấn cho các bạn ấy.

Nguồn: Envato

* Vậy Event Producer sẽ phối hợp với các bộ phận khác như thế nào để sự kiện diễn ra tốt đẹp?

Để sự kiện diễn ra thành công, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận là một điều vô cùng quan trọng. Thông thường, Event Producer sẽ làm việc với các bộ phận Creative, Design, Account và Operation. Ví dụ, team Creative xây dựng Concept và chủ đề của sự kiện. Từ đó, Event Producer sẽ khơi gợi ý tưởng và brief cho team creative lên thiết kế phối cảnh, góc chụp hình, sân khấu. Họ sẽ chuẩn bị story-line cho sự kiện từ khi khách bước vào check-in cho đến khi ra về khách sẽ trải nghiệm những gì… Operation Manager phối hợp với Event producer về các yêu cầu thiết bị kỹ thuật, hiệu ứng, triển khai tiến độ, làm việc với supplier, kiểm soát những rủi ro có thể xảy ra để toàn bộ cỗ máy được vận hành trơn tru. Account thì thiên về kiểm soát và thương lượng, tư vấn với client … 

* Nếu một bạn Account hoặc Operation Manager muốn thử sức với vị trí Event Producer, thì theo Lâm, họ cần chuẩn bị những gì?

Theo tôi Account hay Operation Manager hoàn toàn có thể trở thành Event Producer dựa trên tuổi nghề và sự tự tin của chính họ. Và, nếu một bạn Account hoặc Operation Manager muốn thử sức với vị trí Event Producer thì nên lưu tâm trau dồi một số năng lực như: (1) khả năng tư vấn và thuyết phục cho client; (2) đề xuất được nhiều giải pháp, phương án khác nhau cho khách hàng; (3) có khả năng tư duy, tưởng tượng kịch bản kỹ thuật cho sự kiện ngay từ brief; (4) có kiến thức liên quan đến hình ảnh (visual effect), công nghệ AI, VR…; và (5) năng lực quản trị nhân sự và dự án.

* Trong số những event đã từng làm, Lâm có thể chia sẻ về một sự kiện đáng nhớ không?

Thực ra, với tôi sự kiện nào cũng “bung hết sức” và đáng nhớ với từng cái hay riêng. Nhưng để lấy một ví dụ gần đây trước COVID-19, chúng tôi có triển khai một sự kiện Year End Party cho 1.200 nhân viên của trường dạy tiếng Anh. Chúng tôi cần xin phép để triển khai event tại khu vực cảng Quận 4 với chủ đề “From Past To The Future” trên platform âm nhạc. Thay vì tiếp cận một Year End Party như thông thường, tức là phát biểu, tặng thưởng, ăn uống hát hò, sự kiện đã tiếp cận theo hướng một music festival, là một lễ hội âm nhạc thứ thiệt, khai thác dòng chảy âm nhạc từ thập niên 80 đến âm nhạc đương đại. Ngoài ra, sự kiện đó đáng nhớ vì team tôi còn xin được cả giấy phép bắn pháo hoa (cười). ). Vì đây là khu vực được quản lý bởi Biên phòng nên chúng tôi cũng không nghĩ rằng xin được, nhưng may mắn là cuối cùng cũng được hỗ trợ giấy phép.

* Có thể thấy Event Producer đòi hỏi sự sáng tạo liên tục nên không khỏi tránh tình trạng “bí” ý tưởng. Vậy Lâm giải quyết vấn đề đó như thế nào?

Thú thật khi cạn kiệt ý tưởng, tôi sẽ chia sẻ với đồng đội và dời buổi brainstorm sang ngày khác. Tôi tạm tách bản thân khỏi công việc và làm những việc mình thích như đọc sách, uống cà phê, chơi thể thao… Khi làm những việc đó, ý tưởng mới nảy ra. Thế nên tôi nghĩ khi “bí” ý tưởng người làm nghề event hay người làm trong ngành sáng tạo nói chung không nên thúc giục mọi thứ mà nên làm cho sự việc đơn giản hơn. Phương châm của tôi là “simple life” nên cứ đơn giản hoá mọi thứ thì sẽ dễ hơn trong công việc cũng như cuộc sống.

* Theo Lâm, việc triển khai các sự kiện thay đổi như thế nào trước và sau dịch? Và ngân sách dành cho Mega Event có thay đổi gì không?

Sau 2 năm dịch COVID-19, thị trường sự kiện thương mại có nhiều thay đổi, một số doanh nghiệp ngân sách marketing cũng hạn chế lại. Vì vậy, chúng ta cần phải có nhiều hơn nữa các giải pháp về sự kiện để làm sao sự kiện vẫn hay, vẫn truyền tải đây đủ nội dung nhưng vẫn phải phù hợp với ngân sách mà khách hàng có.

Tuy vậy , cũng có 1 số doanh nghiệp trong đại dịch, họ thắt chặt ngân sách của họ. Và đến khi cuộc sống quay lại bình thường, họ sử dụng phần ngân sách được cắt giảm để thực hiện những chiến dịch marketing hoành tráng, sự kiện ấn tượng để build lại thị phần của mình như trước đây. Chẳng hạn gần đây một nhãn hàng bia cũng tổ chức đại nhạc hội EDM tại bốn thành phố: Vũng Tàu, Hạ Long, Đà Nẵng, TP.HCM. Sự kiện không chỉ là dịp tri ân khách hàng, mà còn giúp “hâm nóng” lại mối quan hệ giữa thương hiệu và khách hàng.

Trong trường hợp ngân sách tổ chức sự kiện hạn chế, chúng ta nên cố gắng tìm hướng triển khai một sự kiện tuy ngân sách thấp nhưng vẫn “sang, xịn, mịn” (chất lượng) tốt nhất có thể. 

Đại nhạc hội EDM Crystal Rave
Nguồn: Kenh14

* Lâm có lời khuyên gì cho những bạn Event Producer trẻ tổ chức sự kiện trong giai đoạn bình thường mới?

Quả thật, đại dịch COVID–19 đã tạo ra nhiều thay đổi lớn trong cách chúng ta làm việc. Nếu Event Producer đã xác định sẽ theo đuổi con đường tổ chức sự kiện thì nên đầu tư tìm hiểu về các loại hình công nghệ mới và thú vị. Đồng thời, hãy học hỏi thêm từ những chương trình và sự kiện trong và ngoài nước để nắm bắt thêm cách làm mới. Bên cạnh đó, mỗi người cũng nên cập nhật xu hướng thông qua các nền tảng xã hội để không ngừng làm mới công việc của mình.

* Cảm ơn những chia sẻ của Lâm.

Xem thêm bài viết cùng chuyên mục tại đây.

Nguồn: Brands Vietnam