Những tips lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Tổ chức sự kiện là hoạt động không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp, công ty hiện nay. Có rất nhiều yếu tố tạo nên sự thành công của một sự kiện, trong đó địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng.

Sau đây, Stage!Vietnam sẽ chia sẻ những điều bạn nên tìm hiểu kỹ càng trước khi quyết định chọn một địa điểm tổ chức sự kiện.

1. Đối tượng mục tiêu của bạn là ai và quy mô danh sách khách mời là bao nhiêu?

Trước khi tạo một danh sách ngắn các địa điểm tổ chức sự kiện để xem xét, bạn nên tìm hiểu trước ai sẽ tham dự sự kiện và bạn sẽ mời bao nhiêu người. Sau khi biết được số lượng người tham gia, bạn có thể đảm bảo rằng địa điểm đó có thể chứa đủ khách mời dự kiến và phù hợp với đối tượng khách.

Nếu sự kiện của bạn là một sự kiện riêng tư hoặc chỉ dành cho những khách được mời, bạn có thể xác nhận số lượng khách tham gia bằng cách gọi điện thoại hoặc gửi email để biết được những đối tượng và quy mô khách mời sẽ tham gia.

2. Biết cách phục vụ đối tượng mục tiêu của bạn

Việc biết thông tin nhân khẩu học của khách hàng cũng rất quan trọng đối với việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện của bạn. 

Ví dụ: Bạn có thể tìm hiểu trước về thu nhập trung bình của những người tham dự, họ thích hoặc không thích điều gì, họ muốn trải nghiệm gì và những hoạt động nào làm họ thoải mái để tận hưởng sự kiện của mình... Dựa vào đó, bạn có thể biết được địa điểm mà họ thích hoặc có hứng thú là những địa điểm như thế nào.

3. Điều gì là thuận tiện cho khách của bạn?

Bạn nên chuẩn bị những điều sẽ thuận tiện cho khách hàng khi họ tham gia sự kiện của bạn. Một việc mà bạn cần xem xét đó là sử dụng thức uống có cồn và phương tiện di chuyển của khách hàng. 

Nếu bạn không muốn những người tham dự sử dụng thức uống có cồn và lái xe, hãy chuẩn bị sẵn các phương tiện di chuyển miễn phí sau sự kiện để họ có thể về nhà an toàn hoặc đảm bảo taxi sẵn sàng khi mọi người rời địa điểm.

4. Thời tiết

Không ai có thể dự đoán chính xác được thời tiết. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trong việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện. Ban tổ chức sự kiện cũng phải luôn có các kế hoạch đề phòng cho trường hợp thời tiết xấu (chuẩn bị bạt, khu vực trú mưa… )

Ví dụ: Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện và trời đột nhiên đổ cơn mưa thì hãy chuẩn bị sẵn bạt, khu vực trú mưa, ô che hoặc lều để không khiến cho khách hàng bị “mất hứng" và làm gián đoạn sự kiện của bạn.

5. Kiến thức và kinh nghiệm về địa điểm

Trước khi quyết định thuê một địa điểm cho sự kiện, hãy tìm hiểu những sự kiện trước đây đã từng tổ chức tại đó để có thể tham khảo những bố cục khác nhau trong từng loại hình sự kiện, từ đó cho bạn góc nhìn đa dạng hơn về sơ đồ sự kiện mà bạn có thể thực hiện.

Ngoài ra, bạn có thể đi bộ xung quanh bên ngoài địa điểm và kiểm tra các vấn đề tiếng ồn có thể xảy ra, yêu cầu trang trí bên ngoài địa điểm, các mối nguy hiểm có thể xảy ra, nơi có lối ra và điểm đỗ hoặc trả khách cho xe máy, xe ô tô hoặc taxi. Dựa vào đó bạn có thể đánh giá địa điểm sự kiện của mình. 

6. Địa điểm cung cấp những dịch vụ nào khác?

Trước khi thuê một địa điểm, hãy xem danh sách các dịch vụ khác mà họ cung cấp, chẳng hạn như:

• Bãi đậu xe: Họ có bãi đậu xe riêng hay có bãi đậu xe gần đó không? 
• Biện pháp an ninh: Tuỳ thuộc vào loại hình và quy mô sự kiện, bạn có thể cần thuê bảo vệ. Đồng thời đảm bảo rằng địa điểm có bình chữa cháy, hệ thống báo cháy hoạt động, bộ dụng cụ sơ cứu và nguồn điện dự phòng.
• Những hạn chế: Các địa điểm thường có những hạn chế rõ ràng bao gồm: giới hạn về trang trí (không trang trí trần nhà hoặc dán vào cửa kính), không được mang thức ăn bên ngoài vào và đưa những người phục vụ ăn uống bên ngoài vào...
• Các dịch vụ bổ sung cần xem xét: Nhiều địa điểm cung cấp các dịch vụ bổ sung như phục vụ ăn uống, trang trí hoa để bàn, set-up âm thanh ánh sáng, trang trí khu vực sự kiện...

7. Phí địa điểm là bao nhiêu?

Trước khi chọn địa điểm, hãy yêu cầu một danh sách các hạng mục mà tổng ngân sách sẽ bao gồm. Dựa trên danh sách kiểm tra này, bạn sẽ muốn biết:

• Phí tổ chức sự kiện là bao nhiêu và đã bao gồm thuế chưa? Hãy cùng thương lượng để bạn có được mức giá tốt nhất.
• Những hạng mục gì được bao gồm trong phí địa điểm? Bàn, ghế, khăn trải bàn, an ninh, bãi đậu xe, bảo hiểm?
• Phí địa điểm không bao gồm những gì?

Kết luận

Trên đây là một số lưu ý khi chọn một địa điểm để tổ chức sự kiện mà Stage!Vietnam cung cấp. Hy vọng có thể mang đến cái nhìn tổng quan giúp các bạn chọn một địa điểm tổ chức sự kiện hợp lí và suôn sẻ. Hãy chia sẻ cho nhiều người bài viết này nếu bạn thấy hay và bổ ích nhé.

Theo Uyên Thảo
Nguồn: Eventplanningblueprint