Điểm danh 5 xu hướng tự động hóa giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh trong ngành

Tự động hóa quy trình (Process automation) có thể trở thành một động lực vô cùng thú vị trong thế giới kinh doanh siêu cạnh tranh ngày nay. Hơn nữa, các giải pháp quy trình kinh doanh thông minh và sáng tạo cũng giúp tăng hiệu quả và giảm chi phí hoạt động.

Nếu có kế hoạch đầu tư thời gian, tiền bạc hoặc năng lượng vào lĩnh vực tự động hóa kinh doanh, bạn nên hiểu được những xu hướng quan trọng được đề cập trong bài viết này. Cùng khám phá nhé!

Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Bạn có dành quá nhiều thời gian để làm những việc lẽ ra có thể được áp dụng tự động hóa? Hãy tìm hiểu về những khái niệm cơ bản về tự động hóa các quy trình kinh doanh ngay trong nội dung dưới đây.

Tự động hóa quy trình kinh doanh (Business Process Automation - BPA) sử dụng công nghệ để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hàng ngày trong một tổ chức. Ví dụ: Xử lý yêu cầu tự động, giới thiệu nhân viên hoặc đối chiếu hóa đơn… Đây đều là những ví dụ điển hình của giải pháp BPA.

BPA bao gồm những nhiệm vụ nhằm tự động hóa tập trung vào việc điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả. Vì vậy, BPA không chỉ liên quan đến việc quản lý dữ liệu hiệu quả - thay thế các tệp PDF bằng bản cứng, mà còn tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp. Kết quả là, giúp cho quy trình trở nên minh bạch hơn, tiết kiệm chi phí, sắp xếp hợp lý đồng thời loại bỏ lỗi.

Đây là những vấn đề bạn phải tự hỏi mình nhằm mục đích xác định quy trình kinh doanh nào cần được tự động hóa:

• Quy trình này có yêu cầu sự nhất quán trong toàn doanh nghiệp hay không?

• Quy trình có lặp lại không?

• Có cần phải hạn chế lỗi vào mọi thời điểm hay không?

Nếu câu trả lời là “Có”, hãy chuyển sang tận dụng tự động hóa quy trình.

Ưu điểm chính của Tự động hóa Quy trình Kinh doanh

Tự động hóa kinh doanh đã có tác động lớn đến các tổ chức trong vài năm qua. Một cuộc khảo sát toàn cầu của McKinsey được thực hiện vào năm 2018 đã cho thấy rằng: 57% người được hỏi đã bắt đầu tự động hóa quy trình kinh doanh của họ và sẽ ngày càng mở rộng quy mô hơn nữa.

Ngoài ra, Gartner dự đoán rằng vào năm 2024, 69% công việc của manager đều sẽ được tự động hóa. Nếu vẫn còn do dự, thì đây là những lợi thế mà tự động hóa quy trình mang lại cho doanh nghiệp của bạn.

• Cắt giảm thời gian dành cho các công việc lặp đi lặp lại - Với các giải pháp BPA, nhân viên có thể tận dụng thời gian của họ tốt hơn. Theo một nghiên cứu, nhân viên văn phòng dành 12 giờ cho các công việc hành chính như tìm kiếm thông tin, phê duyệt và xử lý tài liệu và nhiều công việc khác. BPA nhằm mục đích hoàn thành các nhiệm vụ như vậy một cách nhanh chóng và không có lỗi.

• Giảm chi phí vận hành - Bạn có thể tự động hóa các quy trình kinh doanh thủ công và rút ngắn thời gian thực hiện, ít tốn kém hơn và có khả năng hạn chế lỗi hiệu quả. Hoàn thành công việc nhanh hơn với tỷ lệ chính xác cao có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động. Deloitte gợi ý rằng tự động hóa làm giảm chi phí quy trình kinh doanh chung tới 30%.

• Tăng năng suất - Khi ủy thác các nhiệm vụ công việc tẻ nhạt cho một giải pháp kỹ thuật số, chúng có thể xử lý đồng thời nhiều quy trình. Hơn nữa, với một giải pháp như vậy, nhân viên có thể tập trung vào các hoạt động gia tăng giá trị khác. Điều này tạo ra năng suất làm việc cao hơn.

• Giảm thiểu sai sót của con người - Dù đội ngũ nhân viên của bạn có năng lực và tay nghề cao đến đâu thì một số sai sót là không thể tránh khỏi. Trên thực tế, hầu hết các lỗi này đều xảy ra trong các hệ thống thủ công. Do đó, giải pháp BPA có thể giúp doanh nghiệp giải quyết những quan niệm sai lầm do sự bất cẩn của con người và cải thiện khả năng phán đoán kém.

• Chuẩn hóa các quy trình - Mọi người thường tuân theo thói quen làm việc và đa nhiệm vụ của họ, dẫn đến tình trạng các mốc thời gian và kết quả không đồng nhất với nhau. Tuy nhiên, quy trình tự động sẽ giúp duy trì sự nhất quán, tạo ra kết quả như mong đợi. Ngoài ra, hạn chế việc các nhân viên có thể bỏ lỡ những bước quan trọng, đồng thời lưu trữ tài liệu tốt hơn.

• Quản lý tài liệu - Việc quản lý dữ liệu và tài liệu trên thực tế sẽ làm tốn rất thời gian và dễ xảy ra lỗi trong các hệ thống thủ công. Với tự động hóa quy trình, bạn có thể hợp lý hóa việc quản lý tài liệu. Ngoài ra, công nghệ hiện đại cũng có thể đơn giản hóa tổ chức dữ liệu và truy xuất dữ liệu, đồng thời cung cấp quyền truy cập dựa trên vai trò vào những nguồn dữ liệu bí mật.

• Cung cấp dịch vụ khách hàng cao cấp - Mọi yếu tố trong một doanh nghiệp đều xoay quanh khách hàng. Do đó, trải nghiệm khách hàng đặc biệt là yếu tố “sống còn” đối với sự thành công của doanh nghiệp. Với các chương trình dịch vụ khách hàng 24/7, tự động hóa mang lại sự nhanh chóng cho dịch vụ khách hàng. Do đó, dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ không bị gián đoạn ngay cả trong ngày lễ, ngoài giờ làm việc và trên các múi giờ khác nhau.

5 xu hướng tự động hóa quy trình kinh doanh đáng chú ý trong năm 2022

Bạn có biết rằng, 67% tổ chức đã thực hiện tự động hóa quy trình trong ít nhất một hoặc nhiều chức năng kinh doanh? Với việc áp dụng ngày càng tăng này, bạn cần phải đáp ứng xu hướng của BPA trong tương lai. Sau đây là 5 xu hướng tự động hóa quy trình nổi bật nhất trong nam 2022!

1. Tự động hóa kích hoạt bằng giọng nói

Gần đây, đã có sự gia tăng trong không gian tự động hóa được kích hoạt bằng giọng nói. Mặc dù công nghệ kích hoạt bằng giọng nói từ lâu đã trở nên phổ biến trên thị trường tiêu dùng với Amazon Alexa, Siri và Google Home, nhưng giờ đây, chúng đang tạo ra điều kỳ diệu trong việc cải thiện năng suất tại nơi làm việc. Cụ thể, việc thực hiện các tác vụ bằng lệnh thoại sẽ giúp làm đơn giản hóa các quy trình kinh doanh.

Ví dụ: Với lệnh thoại, bạn có thể:

• Bật và tắt đèn ở những khu vực (như phòng chứa đồ)

• Tương tác trò chuyện với khách hàng.

• Lên lịch các cuộc họp, đào tạo, đánh giá, phỏng vấn và các sự kiện quan trọng khác.

• Cập nhật kế hoạch.

• Ghi chú, tóm tắt cuộc họp và video trong phòng họp.

• Mở khóa cửa và các điểm truy cập khác.

• Tự động hóa nhiều tác vụ thủ công khác.

Hơn nữa, công nghệ giọng nói cũng mang lại lợi ích đặc biệt đối với những khách hàng và nhân viên bị khiếm thị.

Chìa khóa để triển khai tự động hóa kích hoạt bằng giọng nói tại nơi làm việc chính là nâng cao hiệu quả và không làm phức tạp các quy trình hiện có. Do vậy, tự động hóa hoạt động kinh doanh bằng công nghệ giọng nói chắc chắn sẽ mang lại lợi ích cho bạn với việc giảm chi phí hoạt động và cải thiện hiệu quả.

2. Không tích hợp mã

Nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn phương án tích hợp không sử dụng mã (no-code) vì trải nghiệm ít rào cản mà nó mang lại.

Cách tiếp cận này sẽ trao quyền cho bạn với tư cách là một doanh nghiệp trong việc xây dựng, thao tác và sử dụng các ứng dụng theo hướng dữ liệu để thực hiện công việc. Phương pháp này được gọi là “no-code” bởi vì với nó, bạn có thể thiết kế giải pháp của mình mà không cần bất kỳ ngôn ngữ lập trình hay mã hóa nào. Như vậy, bằng cách chuyển sang nền tảng BPA không cần mã, người dùng cuối không chuyên về kỹ thuật có thể tự do xây dựng các ứng dụng kinh doanh tùy chỉnh và tự động hóa quy trình làm việc mà không cần bất kỳ kiến ​​thức kỹ thuật và đào tạo nào.

Phương pháp tích hợp không sử dụng mã hiện đang rất phổ biến vì những lý do sau:

• Giúp làm giảm thời gian thực hiện và chi phí chờ đợi các nhà phát triển xây dựng một ứng dụng kinh doanh.

• Cho phép các công ty phát triển / triển khai tích hợp một cách nhanh chóng.

• Giúp cắt giảm thời gian đào tạo lực lượng lao động phi kỹ thuật

• Mang đến các cơ chế trực quan để người dùng có thể trỏ và nhấp, kéo và thả và tự động hóa các quy trình một cách dễ dàng.

• Cải thiện sự nhanh nhẹn trong tổ chức.

3. Khả năng hiển thị từ đầu đến cuối của tổ chức

Các doanh nghiệp trên toàn thế giới đều nhận ra rằng, tự động hóa không nên chỉ xoay quanh các chức năng chọn lọc, mà cần phải hợp lý hóa tất cả các quy trình.

Nhận thức được rằng những khoảng trống trong tầm nhìn của một tổ chức có thể gây ra nguy hiểm, các công ty đều mong muốn có được cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động kinh doanh. Nếu không hiểu rõ insight về quản lý, các vấn đề nhỏ hơn trong quá trình làm việc có thể không được chăm chút cẩn thận, dẫn đến thất bại đáng kể sau này.

Với các giải pháp BPA, tầm nhìn từ đầu đến cuối của tổ chức trở thành hiện thực và các phòng ban có thể làm việc cùng nhau mà không gặp khó khăn gì. Do đó, ngày càng có nhiều tổ chức đang tìm kiếm các giải pháp có thể cung cấp một cách tập trung cái nhìn tổng thể về tất cả các chức năng kinh doanh theo thời gian thực. Kết quả là, giải pháp BPA đang dần trở nên phổ biến hơn.

4. Tích hợp RPA với BPA

Trệ thực tế, robot có thể làm mọi thứ mà một nhân viên bình thường có thể làm, và do đó, chúng “giải phóng” nhân viên khỏi những công việc tốn thời gian và tẻ nhạt.

RPA (Robotic Process Automation) không phải là một công nghệ mới nhưng đã tạo dựng được dấu ấn gần đây khi đại dịch COVID-19 bùng nổ. Các công ty trong các lĩnh vực đã bắt đầu sử dụng các giải pháp RPA trong thời gian ngừng hoạt động để quản lý tình trạng thiếu nhân sự và giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp.

Mặt khác, các hoạt động tại nơi làm việc từ xa cũng đã ảnh hưởng đến số lượng công nhân có sẵn tại cơ sở. Các bot RPA cho phép doanh nghiệp giảm bớt các tác vụ được thực hiện theo cách thủ công và lặp đi lặp lại. Bằng cách này, họ đạt được ROI nhanh hơn.

Bots vượt trội hơn cả những nhiệm vụ chúng đã được lập trình để thực hiện. Do đó, có thể nói rằng, chúng mang lại hiệu quả và mức năng suất “trước giờ chưa từng thấy”.

Vì văn hóa làm việc từ xa đang trở thành chuẩn mực cho các ngành công nghiệp, nên các công ty đang tận dụng tối đa nó bằng cách tích hợp BPA với các chương trình RPA và nhân rộng các tương tác giữa con người với nhau.

5. Hyperautomation

Hyperautomation là một xu hướng tương đối mới hơn trong danh sách các xu hướng tự động hóa. Hyperautomation có khả năng hợp lý hóa nhiều quy trình kinh doanh nhất có thể.

Hyperautomation sử dụng nhiều công nghệ và công cụ khác nhau một cách có kể hoạch nhằm quản lý quy trình kinh doanh. Một số công nghệ có thể kể đến như: Trí tuệ nhân tạo (AI), Máy học (ML), Tự động hóa quy trình robot (RPA), Quản lý quy trình kinh doanh (BPM) và nhiều công cụ khác…

Tuy nhiên, siêu tự động hóa không chỉ dựa vào một công nghệ duy nhất như bot. Thay vào đó, nó nhường chỗ cho một “lực lượng lao động kết hợp” được xây dựng dựa trên sự tương tác giữa con người và máy móc. Mục đích của việc sử dụng kết hợp các công nghệ tự động hóa là nhằm khắc phục một số hạn chế của các phương pháp tiếp cận hoàn toàn dựa vào tự động hóa đơn lẻ. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng thiết bị robot, AI / ML và phân tích dữ liệu có thể phân tích dữ liệu được thu thập để tìm kiếm quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Bài học rút ra: Công nghệ và xu hướng có thể thay đổi nhanh chóng, và khi nói đến tự động hóa, bạn không thể để lãng phí thời gian và tụt hậu so với những đối thủ khác. Mỗi doanh nghiệp không nên tự mình “chịu đựng” sự kém hiệu quả của các quy trình thủ công. Vì vậy, hãy cập nhật kế hoạch về các kỹ thuật tự động hóa quy trình kinh doanh mới nhất và luôn dẫn đầu so với đối thủ.

Về AppROI.co

AppROI Marketing là Growth Marketing Agency, có thế mạnh về Digital Performance Marketing với năng lực triển khai và tối ưu hiệu quả marketing trên nền tảng công nghệ mang lại khách hàng thực sự, giúp khách hàng đo lường giá trị lâu dài sau khi mua sản phẩm hoặc dịch vụ. Hiện tại, AppROI đang đồng hành cùng các đối tác lớn như Google, TikTok, Facebook, Cốc Cốc, Appsflyer, Adjust, CleverTap, Insider... cùng nhiều đối tác lớn

• E-mail: [email protected]
• Hotline: 0789.99.66.88