Kaizen là gì? 6 bước giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến quy trình với Kaizen

Khoảng 30 năm trước, Masaaki Imai đã viết cuốn sách được xem là đột phá lúc bấy giờ mang tiên “Kaizen: Chìa khoá cạnh tranh thành công của Nhật Bản”. Thông qua cuốn sách, thuật ngữ Kaizen đã được giới thiệu phổ biến tại phương Tây cho đến tận bây giờ. 

Từ đó đến nay, Kaizen được công nhận là trụ cột quan trọng trong chiến lược cạnh tranh dài hạn của các tổ chức, doanh nghiệp. Nhờ triển khai Kaizen một cách có hệ thống trong việc cải tiến kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã liên tục đạt được các kết quả tích cực. 

Định nghĩa và giá trị cốt lõi của Kaizen

“Kaizen có nghĩa là cải tiến, ý nghĩa của nó là tiếp tục cải thiện cuộc sống cá nhân, cuộc sống gia đình, cuộc sống xã hội và cuộc sống trong công việc. Khi áp dụng tại nơi làm việc, Kaizen có nghĩa là tiếp tục cải tiến liên quan đến tất cả cá nhân, người quản lý và lao động” – Masaaki Imai, Người sáng lập Viện Kaizen chia sẻ.

Kaizen bao gồm 5 nguyên tắc cơ bản:

• Hiểu biết về khách hàng
• Tinh gọn quy trình
• Hướng tới nguyên tắc Gemba
• Phạm vi, quyền hạn mỗi người
• Tính minh bạch

Về cơ bản, việc thực hiện 5 nguyên tắc này là điều quan trọng nếu một tổ chức muốn thành công trong việc liên tục cải tiến. Cùng với đó, điều này cũng đánh dấu bước ngoặt trong sự phát triển chất lượng, năng suất và quan hệ giữa lao động – quản lý lao động. 

Được biết đến là một công cụ quản lý chất lượng, kết hợp và liên tục cải tiến, phương pháp Kaizen ủng hộ việc thay đổi quản lý để có được sự tiến bộ trong doanh nghiệp, đồng thời hạn chế rủi ro. Kaizen được đánh giá cao trong quản lý quy trình vì tính hiệu quả mà nó mang lại. Công cụ quản lý này được giám sát một cách cẩn thận, tỉ mỉ với quan điểm là cải tiến không ngừng nhưng chậm rãi và chắc chắn.  

Cách tiếp cận của Kaizen

Để tiếp cận và hiểu rõ hơn về Kaizen, trước hết marketer cần biết đây là một triết lý có nguồn gốc từ Nhật Bản, trong đó Kaizen được ghép bởi hai từ “Kai” (改) và “Zen” (善) có nghĩa là “Thay đổi” và “Tốt hơn”.

Phương pháp Kaizen được phát triển tại Hoa Kỳ theo chương trình đào tạo ngành (TWI), được thiết lập bởi Nhà tư vấn Edwards Deming theo sự giám sát của Tướng MacArthur nhằm giúp ngành công nghiệp Nhật Bản phục hồi sau Thế chiến II. 

Ban đầu Kaizen được triển khai trong lĩnh vực công nghiệp, sử dụng cho quy trình sản xuất tinh gọn, một phương pháp quản lý nhằm giảm sự lãng phí và gia tăng lợi nhuận. Ngày nay, Kaizen được sử dụng trong tất cả các ngành công nghiệp. Phương pháp này được gọi là quản lý tinh gọn hay quản lý nhanh nhằm mục đích cải thiện hiệu suất của doanh nghiệp bằng cách tất cả nhân viên cùng tham gia. Vì vậy, để tiếp cận phương pháp này, doanh nghiệp cần có một nền văn hoá thích ứng với triết lý kèm theo đó là những hướng dẫn để thay đổi.

Một lưu ý đừng bị nhầm lẫn giữa cách tiếp cận Kaizen với Kaizen Workshop, Kaizen Blitz hay Kaikaku (cải cách) – được sử dụng cho những thay đổi lớn trong hệ thống sản xuất, tái cấu trúc.

Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện Kaizen và lợi ích từ Kaizen?

Trở ngại lớn nhất của doanh nghiệp hiện nay đó là nỗi sợ hãi khi bước ra khỏi vùng an toàn của mình. Phương pháp Kaizen là một giải pháp lý tưởng được áp dụng nhằm:

• Thiết lập những thói quen mới với sự nỗ lực tối đa
• Đơn giản hoá quy trình làm việc và quản lý nhiệm vụ bằng cách chia nhỏ mục tiêu để dễ đạt được
• Giảm căng thẳng bằng việc hạn chế rủi ro, tiết kiệm thời gian và đánh giá mức độ thành công chính xác hơn 
• Tiến độ phát triển rõ ràng, các mục tiêu phụ được chia sẻ với các mục đích thành công riêng biệt
• Cải thiện ước tính về chi phí và khung thời gian
• Loại bỏ các yếu tố rủi ro do các dự báo không phù hợp và lỗi thời
• Tôn trọng và tạo động lực hơn cho nhân viên tại cơ sở làm việc

Có thể nói ngắn gọn, phương pháp Kaizen đã cải thiện tính khả thi của một dự án và tinh thần của đội ngũ làm việc. 

Toyota đã áp dụng phương pháp Kaizen cho việc sản xuất xe tự hành của mình.

Gill Pratt, Giám đốc Điều hành Viện nghiên cứu Toyota giải thích:

“Tại Toyota, Kaizen hay còn gọi là phương pháp cải tiến liên tục là trọng tâm của mọi việc tại đây. Đây là một nền tảng và là một trong những thế mạnh lớn nhất của chúng tôi. Tuy nhiên, trong thời điểm chưa từng có này, chúng ta cần có những cách tiếp cận bổ sung. Trong những miền cụ thể, chỉ thực hiện các bước nhỏ thôi là chưa đủ. Bạn phải có những bước nhảy vọt, nhưng đôi khi điều này lại dẫn đến thất bại. Nếu may mắn, bạn sẽ lại có dũng khí tiếp tục những thất bại để dẫn đến thành công”.

Tuy nhiên, một doanh nghiệp đổi mới vẫn có thể ứng dụng phương pháp Kaizen để xem xét các thủ tục hành chính nội bộ, các dự án thông thường. Những doanh nghiệp này thậm chí có thể tích hợp vào việc quản lý một dự án sáng tạo bằng cách kết hợp một số phương pháp, tuỳ thuộc vào nhiệm vụ, tính linh hoạt và khả năng phản ứng mà công việc yêu cầu. 

6 bước giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến quy trình với Kaizen

Dù là doanh nghiệp đã có kinh nghiệm xây dựng quy trình hay các startup non trẻ cũng đều bỡ ngỡ trước phương pháp Kaizen. Dưới đây là 6 bước giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến quy trình với Kaizen

• Xác định cơ hội, mục tiêu cải tiến
• Khám phá những ý tưởng mới bằng cách tham khảo ý kiến nhân viên
• Chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu phụ hoặc mục tiêu phân phối
• Lập kế hoạch các nhiệm vụ cho từng mục tiêu phụ, không trùng lặp về nhân lực và vật chất hay thời gian
• Kiểm tra, theo dõi tiến độ và điều chỉnh lịch trình
• Chuyển tiếp các mục tiêu khi đã hoàn thành

Các phương pháp khác có thể kết hợp với phương pháp Kaizen 

Có nhiều cách tiếp cận khác nhau được sử dụng để chia nhỏ dự án, lập kế hoạch nhiệm vụ, đi tìm nguyên nhân vấn đề, quản lý nguồn lực hay theo dõi tiến độ. Trong số đó có thể kết hợp Kaizen cùng các phương pháp sau:

• Deming Wheel (chu trình PDCA, Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động / Điều chỉnh, kiểm tra quy trình mới trong 4 bước)
• Công cụ TQM (quản lý chất lượng tổng thể)
• Phương pháp 5W (Who – Ai, What – Cái gì, Where – Ở đâu, When – Khi nào, How – Như thế nào, Why – Tại sao)
• Phương pháp 5M (biểu đồ Ishikawa) và 5P (tìm kiếm nguyên nhân các vấn đề)
• Phương pháp 5S (cải thiện không gian làm việc, gồm 5 từ trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)
• Six Sigma (một phương pháp quản lý nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả các quy trình do Motorola cung cấp)
• Phương pháp WBS (cấu trúc phân chia công việc)
• Chuỗi quan trọng (CCPM hay Quản lý dự án chuỗi quan trọng)
• Khung dự án thích ứng (APF)
• Bảng Kanban (phương pháp trực quan dựa trên phương pháp đúng lúc, nhằm cung cấp thông tin quan trọng một cách kịp thời)

Kết luận

Sự phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào sự hạnh phúc của nhân viên, bởi điều này khiến cho công việc họ thực hiện trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy, có nhiều phương pháp được đưa ra nhằm cải tiến, nâng cao năng suất cho doanh nghiệp và hiệu quả của những phương pháp đó đã được chứng minh.

Những thông tin trên phần nào giải đáp thắc về Kaizen cho doanh nghiệp cũng như đưa ra sự kết hợp các công cụ quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp có sự cải tiến. Các doanh nghiệp cần thoát khỏi vùng an toàn của mình để hướng tới thực hiện mục tiêu năng suất, doanh số và cải tiến quy trình để thực sự thành công.

Nguồn: Speedmaint