3 bước để bạn có thể tìm kiếm, thuyết phục và giữ chân các nhà tài trợ sự kiện
Các nhà tài trợ sự kiện không chỉ là một nguồn hỗ trợ tài chính mà họ còn là đối tác có lợi ích và mục tiêu riêng gắn liền với sự kiện. Những nhà tổ chức vẫn đang phải cố gắng để có thể giữ mối quan hệ lâu dài với các nhà tài trợ này.
Tìm kiếm, trình bày thuyết phục và giữ chân các nhà tài trợ không phải là một điều đơn giản – nó là một quá trình mà các nhà lập kế hoạch sự kiện cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng. Nhà tài trợ – họ phải cảm thấy được lợi ích của mình trong sự kiện và sự chuyên nghiệp của người làm kế hoạch thì mới có đủ tin tưởng mà đáp ứng các yêu cầu về tài trợ. Hãy cùng Stage! Vietnam khám phá 3 bước để có thể tìm, thuyết phục và giữ cân được nhà tài trợ sự kiện.
Bước 1: Tìm đúng nhà tài trợ sự kiện
Để có được nhà tài trợ phù hợp, bạn cần xác định rõ mục tiêu sự kiện, đối tượng khách hàng và có chiến lược hoàn chỉnh trước khi bắt tay vào tìm kiếm. Bạn cần thể hiện được thương hiệu của các đối tác tài trợ sẽ nhận được những gì với một bảng kế hoạch chi tiết bao gồm: mục đích sự kiện, chân dung khách hàng mục tiêu bên cạnh những quyền lợi mà bạn có thể trả về cho họ. Thêm vào đó, bạn cũng cần chuẩn bị những câu hỏi chi tiết về cách thức hợp tác, nhìn nhận khách quan về lợi ích mà bạn lẫn đơn vị tài trợ nhận được thông qua event để có được nguồn tài trợ lý tưởng.
Hãy nghĩ về những người tham dự. Phác hoạ chi tiết chân dung khách hàng đích của sự kiện để hiểu rõ tâm lý và hành vi của họ. Từ đó, xác định những thương hiệu như thế nào sẽ tương đồng, phù hợp và thu hút.
Ai đã tài trợ cho các sự kiện tương tự? Nguồn tài trợ không ở đâu xa, nó ở ngay các sự kiện tương tự của bạn. Vì vậy hãy thực hiện các nghiên cứu để có thể tìm thấy những thương hiệu thường xuyên tài trợ cho các sự kiện ở lĩnh vực của bạn. Tiếp cận họ, vì khả năng cao các thương hiệu đó sẽ tiếp tục tài trợ cho các sự kiện tương tự.
Ngoài ra, bạn không cần phải “gói gọn” vùng tìm kiếm của mình. Nghĩa là, hãy cố gắng tiếp cận càng nhiều công ty càng tốt, mặc dù nó có thể tốn nhiều thời gian hơn nhưng nhờ đó bạn sẽ có được nhiều hơn nguồn thu cho sự kiện của mình.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và thuyết phục nhà tài trợ tiềm năng
Chuẩn bị hồ sơ tài trợ sự kiện, xác định các gói/cấp độ tài trợ khác nhau, tìm người ra quyết định đối với từng công ty và liên hệ trực tiếp với họ cho các khoản tài trợ. Để có thể thuyết phục nhà tài trợ, bạn cần phải hiểu rõ về họ, “đánh” trúng được những điều họ đang cần. Đồng thời, bạn cũng phải biết rõ từng chi tiết về sự kiện của mình để có thể trả lời các câu hỏi từ nhà tài trợ một cách thuyết phục và chính xác nhất.
Hãy cụ thể trong đề xuất tài trợ của bạn: phác thảo những lợi ích cho nhà tài trợ sự kiện. Bạn có thể mang lại những giá trị như thế nào để đổi lại sự giúp đỡ tài chính của họ? Nhìn nhận liệu những gói tài trợ của bạn có sức hút như thế nào để xứng đáng được đầu tư: tăng mức độ nhận diện thương hiệu của nhà tài trợ, tiếp cận đến đúng khách hàng tiềm năng, hoặc sẽ được chia sẻ “data” khán giả của bạn?
Giao tiếp là yếu tố quan trọng. Mỗi một thương hiệu bạn liên hệ, hãy lựa chọn ngôn từ phù hợp với thương hiệu đó để dễ dàng hơn trong cách giao tiếp với họ. Giữ liên lạc từ khi bắt đầu tìm kiếm đến khi chuẩn bị, diễn ra sự kiện và cả sau khi sự kiện kết thúc để hoàn tất các quyền lợi của nhà tài trợ. Luôn có mặt để giải quyết các vấn đề của họ, tiếp tục liên lạc sau chương trình để giữ được mối quan hệ tốt.
Bước 3: Giữ chân nhà tài trợ
Khi bạn có được nhà tài trợ cho sự kiện của mình thì công việc thực sự sẽ bắt đầu. Cần phải nỗ lực quảng cáo nhiều hơn cho các nhà tài trợ sự kiện. Điều đó tạo ra nhiều cơ hội để bạn giữ chân được các đối tác tài trợ cho sự kiện của mình và thiết lập tài trợ kéo dài cả năm hoặc hơn thế nữa.
Quảng cáo cho các nhà tài trợ của bạn trước và sau sự kiện. Hãy cho những người tham dự biết nhà tài trợ của bạn là ai và họ đóng vai trò gì tại sự kiện này. Làm nổi bật họ trước sự kiện bằng cách gửi lời cảm ơn đến họ trên phương tiện truyền thông xã hội và giới thiệu họ nổi bật trên ứng dụng hoặc nền tảng sự kiện của bạn. Bằng cách triển khai mô hình cộng đồng trên nền tảng của bạn, các nhà lập kế hoạch có thể mang lại cho các nhà tài trợ nhiều giá trị hơn trong suốt cả năm thay vì chỉ tại chính sự kiện.
Hãy để nhà tài trợ là một phần trong sự kiện. Hãy tìm cách để khán giả tương tác với nhà tài trợ một cách tự nhiên nhất, có thể thông qua các phần trò chơi trong sự kiện hoặc một ứng dụng của sự kiện. Tạo một không gian trưng bày đặc biệt cho thương hiệu tài trợ, hãy để hình ảnh của họ đẹp và tự nhiên nhất có thể. Hãy xem nhà tài trợ là một phần của sự kiện ngay từ khi nhận được gói tài trợ để có thể hoàn thành tốt được các quyền lợi cho họ.
Họp đánh giá sau sự kiện cùng nhà tài trợ. Đây là lúc để nhìn lại những giá trị mà sự kiện đã mang lại cho thương hiệu của nhà tài trợ. Tổng hợp các dữ liệu cần thiết về khách hàng, mức độ tương tác trên mạng xã hội, độ tiếp cận của khán giả mục tiêu... để minh chứng cho việc bạn đã hoàn thành đúng các quyền lợi cho nhà tài trợ theo những thoả thuận ban đầu của hai bên. Cố gắng tổng hợp được đầy đủ các dữ liệu và đánh giá mức độ hài lòng của họ về những giá trị đạt được của họ sau sự kiện. Từ đó gợi ý những sự kiện tiềm năng tiếp theo để nhà tài trợ có thể đầu tư.
Kết luận
Tạo được một mối quan hệ lâu dài với các nhà tài trợ sẽ là một điều có lợi rất lớn cho nhà tổ chức sự kiện. Vì vậy, hãy chuẩn bị thật kỹ lưỡng tất cả các khâu từ tìm kiếm các nhà tài trợ phù hợp đến thuyết phục họ tài trợ và sau cùng là tạo độ tin tưởng để có thể giữ chân họ lâu dài.
Biên tập: Hoàng Tiến
* Nguồn: helloendless