Doanh nghiệp có nên tự tổ chức sự kiện hay không?

Hiện nay, tổ chức sự kiện đang là một trong những ngành nghề ghi nhận tốc độ phát triển đáng kinh ngạc, nhất là sau khi đại dịch Covid19 được kiểm soát chặt chẽ hơn. Nhiều người đặt ra câu hỏi rằng liệu công ty, doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng chục triệu đồng chi phí quản lý sự kiện nếu tự tổ chức hay không? Trong bài viết này, với tư cách là một chuyên gia sự kiện với hơn 18 năm kinh nghiệm, tôi sẽ cho bạn một câu trả lời khách quan và rõ ràng nhất.

Đầu tiên, để trả lời câu hỏi trên, bạn cần hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện và vai trò của các công ty tổ chức sự kiện. 

Tổ chức sự kiện là gì?

Bạn có thể hình dung đơn giản: Sự kiện là một ý tưởng có câu chuyện, được hình thành và xây dựng thành kịch bản, được tổ chức tại một địa điểm phù hợp với sự tham gia của rất nhiều người quan trọng. Có rất nhiều thể loại sự kiện khác nhau, phụ thuộc vào chủ thể tổ chức. Chẳng hạn như đối với các nghệ sĩ thì có lễ vinh danh, trao giải thưởng, các sự kiện họp báo, họp fan...; còn đối với các công ty doanh nghiệp thì có lễ khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ, hội nghị hội thảo, team building...; còn đối với cá nhân, tổ chức thì có lễ sinh nhật, họp lớp hay đơn giản là một ngày kỷ niệm nào đó.

Thông thường, với ngày sinh nhật của mình, bạn sẽ được những người thân trong gia đình hoặc bạn bè tổ chức với quy mô nhỏ hơn. Tuy nhiên, với những người nổi tiếng, chẳng hạn như Ngọc Trinh, Vũ Khắc Tiệp, Thái Công... thì trợ lý của họ sẽ phải tìm đến các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Và doanh nghiệp cũng như vậy. 

Đối với các sự kiện lớn, có sự tham gia góp mặt của nhiều khách mời quan trọng như đối tác, khách hàng quan trọng hay các quan chức chính phủ thì sự kiện chính là bộ mặt của doanh nghiệp. Do vậy, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, hấp dẫn, sáng tạo là điều mà các doanh nghiệp luôn luôn tìm kiếm.

Nói tóm lại, tổ chức sự kiện bao gồm các hoạt động được liên kết chặt chẽ với nhau, từ khâu khảo sát, lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, sắp xếp nhân sự đến khâu quản lý và tổ chức. Đối với các sự kiện có quy mô từ 50 người trở nên thì hầu hết đều được tổ chức bởi các agency có nhiều năm kinh nghiệm. 

Rủi ro khi tự tổ chức sự kiện

Như đã phân tích ở trên, một sự kiện thành công yêu cầu sự kết nối nhịp nhàng và hài hòa giữa tất cả các khâu. Chỉ cần một khâu, dù nhỏ nhất, sai tiến độ hoặc gặp trục trặc thì sự kiện cũng như chủ công ty, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều các rủi ro khác nhau.

Thông thường, với các sự kiện nhỏ, quy mô từ 30 hoặc 50 người trở xuống và công ty có bộ phận chuyên trách có kinh nghiệm thì họ có thể tự tổ chức. Tuy nhiên, đối với các sự kiện lớn thì việc tự tổ chức rất hiếm khi diễn ra. Thay vào đó, họ sẽ phải tìm kiếm các đơn vị, công ty sự kiện chuyên nghiệp với dịch vụ trọn gói. 

Theo thống kê, có đến hơn 90% các công ty, doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện gặp phải rủi ro và 30% trong số đó đã phải hoãn tổ chức do không thể khắc phục được hậu quả hoặc không có các phương án thay thế.

Đó là với các sự kiện có quy mô nhỏ, dưới 50 người. Các công ty này tin rằng họ có nhân lực có khả năng tổ chức và quản lý sự kiện, do đó họ phải chịu một hậu quả lớn hơn. Rủi ro trong sự kiện ảnh hưởng rất lớn đến thương hiệu cũng như uy tín của doanh nghiệp nói riêng và chủ doanh nghiệp nói chung. Các khách hàng, đối tác quan trọng họ sẽ khó lòng tin tưởng một công ty không có khả năng tổ chức một sự kiện thành công. 

Thông thường, khi tổ chức sự kiện, công ty doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các rủi ro sau:

• Rủi ro về ý tưởng, kịch bản: Sự chuyên nghiệp được thể hiện ở câu chuyện muốn truyền tải trong sự kiện. Nếu tự tổ chức, doanh nghiệp sẽ rất khó lồng ghép và đưa câu chuyện của mình đến gần hơn với các khách mời. Ngoài ra, nếu dập khuôn theo các form cũ thì sự kiện sẽ thật tẻ nhạt và buồn chán.
• Rủi ro về nhân sự: Ngoài việc giá cả đắt đỏ hơn, doanh nghiệp sẽ thật sự bị động khi một MC, ca sĩ hay nhóm nhảy nào đó đến muộn và không thể liên hệ sớm với họ.
• Rủi ro về trang thiết bị: Mỗi trang thiết bị đều có một công dụng và cách bố trí riêng. Chỉ có những người có kinh nghiệm mới biết chính xác cách sắp xếp chúng thật phù hợp. Thông thường, rủi ro mà tôi thường thấy đó là việc dẫn điện và cháy nổ trong sự kiện do quá tải.
• Rủi ro về khách mời: Sự thiếu chuyên nghiệp như gửi thư mời tham dự quá muộn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tỷ lệ khách mời tham dự. Một sự kiện không đạt đủ tiêu chí này ắt hẳn là một sự kiện thất bại.

Lợi ích khi hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp

Thật sự khác biệt nếu bạn sử dụng dịch vụ của các công ty sự kiện chuyên nghiệp. Họ có kiến thức, kinh nghiệm và trình độ để tổ chức các sự kiện hoành tráng, hấp dẫn với chi phi tối ưu nhất. Đôi khi, chi phí ấy thấp hơn rất nhiều so với việc doanh nghiệp tự tổ chức. 

Trước tiên, bạn phải hiểu rõ ràng thế nào là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Trên thị trường Việt Nam hiện nay có khoảng hơn 1.000 công ty sự kiện, bao gồm cả các dịch vụ riêng lẻ như cho thuê thiết bị, thuê MC, ca sỹ, chuẩn bị tiệc trà teabreak... Trong đó, chỉ có khoảng 15 công ty tổ chức sự kiện được đánh giá cao với chất lượng dịch vụ xuất sắc. Một số cái tên mà bạn có thể biết đến đó là: Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm với 18 năm kinh nghiệm và hơn 2.000 sự kiện đã tổ chức, hay Á Châu Event hay công ty tổ chức hội nghị cao cấp Hòa Bình... Đặc điểm chung của các công ty này đó là:

• Kinh nghiệm: Từ 10 - 20 năm kinh nghiệm với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn sự kiện đã tổ chức.
• Nhân sự: Sở hữu đội ngũ chuyên gia có trình độ và kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực tổ chức sự kiện
• Mối quan hệ: Có nhiều mối quan hệ với các đối tác sở hữu các địa điểm tổ chức sự kiện, các dịch vụ ăn uống ngọt và mặn. các tiết mục nghệ thuật đặc sắc..
• Trang thiết bị: Không phải tất cả các công ty đều sở hữu hệ thống trang thiết bị sự kiện hiện đại. Phần nhiều trong số đó là thuê của các đơn vị chuyên cung cấp thiết bị khác. Tuy nhiên, trong số các công ty nêu trên có Đại Lâm Event là đơn vị sở hữu kho trang thiết bị với đa dạng các loại các nhau, từ thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, loa, thảm, đồ trang trí....

Như vậy, khi trở thành đối tác của các công ty sự kiện chuyên nghiệp thì công ty hay doanh nghiệp của bạn sẽ được cam kết tổ chức sự kiện thành công, không rủi ro, không phụ trội. Đáng chú ý, bạn cũng có thể đăng ký dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói với mức giá hấp dẫn nhất để đảm bảo mọi thứ đều tốt và mang đến cảm giác thú vị nhất cho các khách mời tham dự. Bạn sẽ không phải tốn nhân sự lo việc tổ chức, không tốn tiền bạc cho các ý tưởng ngờ nghệch và đặc biệt là sẽ không bao giờ phải chịu rủi ro cho sự kiện. Tất cả mọi thứ đã được lo liệu bởi các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm. Lúc này, thứ bạn cần có là niềm tin để tin tưởng vào dịch vụ được cung cấp.

Tóm lại, đối với các sự kiện có quy mô lớn và quan trọng, doanh nghiệp nên tìm đến sự hỗ trợ từ các công ty sự kiện chuyên nghiệp và sử dụng dịch vụ trọn gói. Điều này vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo thành công và nhân sự của bạn cũng không bị điều động để làm những việc họ không có chuyên môn và kinh nghiệm. Chúc bạn có những sự kiện thành công, hấp dẫn và hiệu quả nhất!