Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình tuyển dụng nhân sự được định nghĩa là cách thu hút và tìm kiếm nhân lực tiềm năng để hoàn thiện bộ máy nhân sự của công ty. Quy trình tuyển dụng nhân sự giúp lựa chọn được các ứng viên phù hợp với doanh nghiệp dựa trên khả năng làm việc và thái độ của họ, đây là điều rất cần thiết để giúp công ty hoàn thành tốt các mục tiêu ngắn và dài hạn.

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì?

Quy trình tuyển dụng nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự của phòng nhân sự (HRM department). Người quản lý nhân sự sử dụng các chiến lược khác nhau trong quy trình tuyển dụng nhân sự để thu hút các ứng viên dựa trên nguồn tuyển dụng mà công ty quy định.

Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì

Người phụ trách tuyển dụng sẽ phân tích công việc để tìm ra những yêu cầu về kỹ năng phù hợp phục vụ cho việc tuyển dụng. Khi phân tích xong, họ bắt đầu tìm kiếm những ứng viên đáp ứng đủ các yêu cầu công việc đã đưa ra. Bộ phận nhân sự có vai trò mô tả công việc và mức lương, lợi ích cho ứng viên. Những ứng viên quan tâm đến công việc sẽ tiếp tục được sàng lọc, phỏng vấn bởi bộ phận nhân sự và cuối cùng, ứng viên nào đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và phù hợp nhất với công việc sẽ được chọn.

Tóm lại, quy trình tuyển dụng nhân sự thường sẽ trải qua các bước sau đây:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng thông qua phân tích công việc

• Tuyển dụng hoặc lập kế hoạch nhân sự

• Xây dựng bản mô tả công việc (Job description)

• Truyền thông, quảng cáo về công việc cần tuyển dụng

• Duyệt hồ sơ ứng viên

• Sắp xếp, liệt kê các ứng viên ban đầu phù hợp với công việc

• Tổ chức và tiến hành phỏng vấn ứng viên

• Đánh giá ứng viên

• Kiểm tra thư giới thiệu hoặc lý lịch

• Gửi thư mời làm việc (Job offer letter)

• Đón ứng viên bắt đầu vào làm việc

2. Các phương thức áp dụng trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Có 3 phương thức nổi bật và thường được áp dụng nhiều nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự, đó là tuyển dụng trực tiếp, tuyển dụng gián tiếp, tuyển dụng thông qua bên thứ ba. Cùng SO9 tìm hiểu về 3 phương pháp ứng dụng trong quy trình tuyển dụng nhân sự như thế nào nhé!

2.1. Phương thức tuyển dụng nhân sự trực tiếp

Việc tuyển dụng của công ty là phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện theo phương pháp trực tiếp. Công ty cử 1 đại diện từ phòng Nhân sự để trực tiếp liên hệ với những ứng viên tiềm năng. Các ứng viên đang tìm kiếm việc làm sẽ được giải thích chi tiết về các vị trí tuyển dụng trong tổ chức cùng các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Người đại diện phòng Nhân sự tương tác với các ứng viên với sự trợ giúp của các phòng ban khác để truyền đạt đúng và đầy đủ thông tin tuyển dụng nhất. Ngoài ra, Phòng nhân sự có thể tổ chức một cuộc meeting ngắn để gặp gỡ ứng viên trước khi bước vào buổi phỏng vấn thực tế.

2.2. Phương thức tuyển dụng nhân sự gián tiếp trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Quy trình tuyển dụng nhân sự gián tiếp là phương pháp tuyển dụng sử dụng các kênh quảng cáo như báo chí, đài radio, các trang web việc làm, TV, tạp chí, mạng xã hội,... để tiếp cận tới các ứng viên. Các kênh quảng cáo sẽ cung cáp thông tin về yêu cầu của công việc, mức lương, hình thức làm việc và địa chỉ làm việc. Các ứng viên quan tâm tới vị trí tuyển dụng sẽ nộp hồ sơ/CV với công ty tổ chức thông qua địa chỉ email hoặc các kênh liên lạc khác.

Phương thức tuyển dụng nhân sự gián tiếp trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Bộ phận nhân sự sử dụng quy trình tuyển dụng nhân sự gián tiếp trong 3 trường hợp sau:

• Khi công ty không có nhân viên phù hợp để bổ nhiệm những vị trí cao hơn.
• Khi công ty mới tham gia vào lĩnh vực kinh doanh và muốn tiếp cận các tài năng mới trên thị trường.
• Phương pháp này thường được sử dụng để tuyển dụng các bộ phận/công ty về khoa học, kỹ thuật và các vị trí thiên về nghiệp vụ.

2.3. Quy trình tuyển dụng nhân sự sử dụng bên thứ ba

Phương thức tuyển dụng sử dụng bên thứ ba bao gồm sự giúp đỡ từ phía bên ngoài công ty tổ chức. Những tổ chức bên thứ ba chuyên hỗ trợ các công ty trong việc tuyển dụng ví dụ như Agency tư vấn tuyển dụng và việc làm, các tổ chức tình nguyện, nhà thầu lao động, Ngân hàng dữ liệu nhân sự,...

3. 5 bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Nhìn chung, có 4 bước của quy trình tuyển dụng nhân sự được nhiều công ty trên thế giới áp dụng để tăng hiệu quả tuyển dụng nhân sự của công ty. 5 bước trong quy trình tuyển dụng đảm bảo rằng việc tuyển dụng diễn ra không bị gián đoạn và cam kết sẽ hoàn thành đủ chỉ tiêu trong thời gian quy định. 5 bước này đồng thời sẽ giúp duy trì sự nhất quán trong quá trình tuyển dụng giữa bộ phận nhân sự cùng các bộ phận khác trong doanh nghiệp tổ chức.

5 bước quy trình tuyển dụng nhân sự:

1. Lập kế hoạch tuyển dụng
2. Xây dựng chiến lược tuyển dụng
3. Tuyển mộ
4. Tuyển dụng
5. Đánh giá và kiểm soát

3.1. Lập kế hoạch tuyển dụng - bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân sự, trong giai đoạn này các vị trí tuyển dụng trong công ty được phân tích và chuẩn bị bản mô tả công việc phù hợp. Giai đoạn này đồng thời bao gồm việc phân tích các yêu cầu của công việc và những kỹ năng, trình độ cần thiết để thực hiện công việc đó.

Bước lập kế hoạch tuyển dụng đóng vai trò rất quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự vì nó giúp thu hút ứng viên phù hợp và yêu thích công việc. Đồng thời, ứng viên sẽ được khoanh vùng dựa trên yêu cầu về trình độ học vấn và kinh nghiệm được mô tả trong kế hoạch tuyển dụng.

3.2. Xây dựng chiến lược tuyển dụng

Sau khi bản mô tả công việc cùng với những yêu cầu chi tiết về công việc được xây dựng cẩn thận ở bước 1, công ty sẽ quyết định số lượng ứng viên cần tuyển để chuẩn bị hồ sơ cũng như sắp xếp lịch phỏng vấn, chốt vị trí tuyển dụng càng sớm càng tốt. Nhà tuyển dụng sẽ quyết định chiến lược nào nên được sử dụng để tuyển dụng nhân viên thành công nhất. Các chiến lược mà nhà quản lý nhân sự có thể tham khảo như sau:

• Nguồn nhân lực tuyển dụng: Căn cứ vào vị trí việc làm và các kỹ năng cần thiết, nhà tuyển dụng sẽ lựa chọn nguồn tuyển dụng phù hợp: bên trong và bên ngoài tổ chức. Quyết định này rất quan trọng vì phần còn lại của chiến lược tuyển dụng dựa trên bước này.
• Phương thức tuyển dụng: Bộ phận Nhân sự sẽ đưa ra quyết định về phương pháp tuyển dụng. Hiện nay, rất nhiều công ty đang sử dụng phương pháp tuyển dụng dựa vào bên thứ ba và thuê các công ty tư vấn có kinh nghiệm để giải quyết một số phần quan trọng trong quy trình tuyển dụng.
• Vị trí địa lý: Vị trí của công việc là cố định, cho nên bộ phận nhân sự cần quyết định khu vực mà họ có thể tìm kiếm được ứng viên phù hợp cho công việc. Khu vực phù hợp là nơi có số lượng lớn các ứng viên đủ tiêu chuẩn phù hợp với công việc.
• Tự tạo nhân viên hoặc thuê nhân viên: Công ty tổ chức có thể lựa chọn những nhân viên có kỹ năng tốt và trả cho họ mức lương tương xứng với khả năng của họ, hoặc có thể chọn những người trình độ kém hơn để đào tạo họ làm việc tốt hơn nhưng sẽ trả mức lương thấp hơn.

3.3. Tuyển mộ

Bước tuyển mộ được chia thành 2 phần: 

• Kích hoạt nguồn nhân lực

• Bán hàng

Bước tuyển mộ trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Việc khởi động được diễn ra khi bộ phận tuyển dụng xác nhận với giám đốc nhân sự về các yêu cầu tuyển dụng và được phê duyệt bản mô tả công việc. Sau đó, quá trình “bán hàng” sẽ là hoạt động lựa chọn kênh truyền thông phù hợp để tìm kiếm và tiếp cận các ứng viên tiềm năng.

3.4. Tuyển dụng

Sau khi bộ phận nhân sự nhận được các đơn ứng tuyển thì quá trình sàng lọc hồ sơ sẽ được tiến hành. Tại bước quy trình tuyển dụng nhân sự này, đơn ứng tuyển sẽ được sắp xếp và lựa chọn dựa trên các yêu cầu công việc, các hồ sơ không đủ yêu cầu sẽ bị loại bỏ.

Bước tuyển chọn trong quy trình tuyển dụng nhân sự

3.5. Đánh giá và kiểm soát

Việc một quy trình tuyển dụng nhân sự có đạt hiệu quả không được thể hiện trong bước này. Trong bước đánh giá và kiểm soát quy trình tuyển dụng nhân sự, công ty cần kiểm tra những chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng tương ứng với kết quả đầu ra về việc lựa chọn ứng viên phù hợp gia nhập vào đội ngũ nhân sự của công ty. Chi phí tuyển dụng bao gồm thời gian quản lý dành cho việc tham gia vào quá trình tuyển dụng, chi phí quảng cáo, tuyển chọn, phí tư vấn trong trường hợp thuê bên thứ ba và tiền lương của người tuyển dụng. Đầu ra của quy trình tuyển dụng nhân sự được tính toán dựa trên sự lựa chọn và thời gian nhân viên đó gia nhập vào đội ngũ công ty.

4. Ví dụ về công ty có quy trình tuyển dụng nhân sự tốt nhất trên thế giới

Quy trình tuyển dụng nhân sự truyền thống được sử dụng bởi hầu hết các công ty doanh nghiệp lớn trên thế giới. Tuy nhiên, do khan hiếm nhân tài, các công ty đang đưa ra những ý tưởng sáng tạo để tiếp cận ứng viên tiềm năng và tạo ra nguồn nhân tài cho công ty. Dưới đây là ví dụ nổi bật về quy trình tuyển dụng nhân sự sáng tạo và tốt nhất được McDonald's áp dụng.

McDonald's và quy trình tuyển dụng nhân sự nổi tiếng

McDonald sử dụng Snapchat để tuyển dụng

Dựa vào đặc điểm những người ở độ tuổi 20 - 25 hoạt động rất nhiều trên snapchat, McDonald đã sử dụng Snapchat để thu hút sự chú ý của thế hệ trẻ người bản xứ. McDonald sử dụng các ứng dụng và quảng cáo video để truyền đạt cho các nhân viên tiềm năng. 

McDonald phát hành quảng cáo video dài 10 giây, trong video đó các nhân viên của McDonald giới thiệu về công việc họ đang làm, người quan tâm đến công việc có thể vuốt video lên và họ sẽ được chuyển hướng tới trang web tuyển dụng của công ty. Ứng viên quan tâm tới công việc của McDonald có thể được mặc thử đồng phục của McDonald và gửi một video dài 10 giây nêu cho nhà tuyển dụng biết lý do họ mong muốn được làm việc trong công ty. Đây là cách thú vị và cũng rất đơn giản để thu hút ứng viên và tạo ra nguồn nhân tài cho công ty.

Nguồn: SO9