Tại sao lễ tốt nghiệp cần bàn tay của agency?

“Lễ tốt nghiệp” là một trong những sự kiện trọng đại hằng năm, được các trường đại học tổ chức nhằm tôn vinh nỗ lực của các bạn sinh viên trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường. Vậy tại sao lễ tốt nghiệp cần bàn tay của Event Agency và liệu sự đầu tư này có đáng hay không?

Lễ tốt nghiệp lần thứ 38 của Đại học Hoa Sen (HSU) ghi dấu với số lượng tân khoa tốt nghiệp nhiều nhất lịch sử: gần 1.500 tân khoa và hơn 2.000 khách tham dự. Sau 37 buổi lễ tốt nghiệp do nhà trường điều hành, đây là lần đầu tiên một agency tham gia với vai trò là đơn vị tư vấn, lên ý tưởng và vận hành chương trình. Điều này đã thay đổi hoàn toàn diện mạo của một sự kiện thường niên. Theo đánh giá của Ban Giám hiệu nhà trường cùng các tân khoa, đây là lễ tốt nghiệp chuyên nghiệp, hiện đại và cảm xúc nhất cho đến thời điểm hiện tại. Vậy, lễ tốt nghiệp khi có bàn tay của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có gì đặc biệt?

Sự kiện sáng tạo

Thông điệp ấn tượng

Với mong muốn mang đến cho các tân khoa một buổi lễ tốt nghiệp thực sự ý nghĩa, vượt ra khỏi quy chuẩn của một “buổi lễ nhận bằng tốt nghiệp” thông thường, đội ngũ Apex đã cho ra đời một concept mới lạ mang tên “Broadway” với thông điệp “Mỗi tân khoa đều là những ngôi sao toả sáng rực rỡ trên đại lộ tài năng Hoa Sen”. Thông điệp ý nghĩa đó đã được truyền tải rõ ràng, đậm nét và xuyên suốt kịch bản chương trình. Đặc biệt không gian Nhà hát Hoà Bình với sân khấu có chiều sâu cùng kiến trúc rạp hát cổ điển càng tôn lên vẻ đẹp của Broadway – Đại lộ tài năng mang đậm bản sắc Hoa Sen.

Thủ khoa ngành “Quản trị kinh doanh” nhận bằng khen trên bục vinh danh

Thiết kế mãn nhãn

“Đẹp” là ấn tượng đầu tiên tác động mạnh mẽ vào giác quan của khách tham dự. Do đó, trong những sự kiện Apex hân hạnh đồng hành, agency luôn cố gắng đặt tâm huyết vào từng thiết kế để khách tham dự “yêu từ cái nhìn đầu tiên”. Lễ tốt nghiệp lần thứ 38 của HSU được đánh giá là một sự kiện đẹp, ở đó cái đẹp không chỉ đến từ sân khấu, key visual, photowall mà còn đến từ nhiều chi tiết khác không kém phần quan trọng. Sân khấu và key visual đậm chất Broadway với màu xanh HSU làm chủ đạo và điểm nhấn là màn nhung đỏ sang trọng. Mockup cụm chữ HSU nổi bật với decor hoa sen cùng bục danh dự ở trung tâm sân khấu là nơi các tân khoa được vinh danh và toả sáng. Master trình chiếu từ font chữ đến hình ảnh đều được thiết kế tỉ mỉ, sang trọng và có tính thẩm mỹ cao. Bục phát biểu được thiết kế theo hướng hiện đại, sang trọng, nổi bật.

Sân khấu và key visual đậm chất Broadway với  tone màu xanh HSU làm chủ đạo và điểm nhấn là màn nhung đỏ

Sự kiện công nghệ

Lần đầu tiên trong lịch sử Lễ tốt nghiệp tại Đại học Hoa Sen, người tham dự có cơ hội được chiêm ngưỡng màn biểu diễn Holographic Mapping hiện đại, mãn nhãn. Có thể nói, ở Apex công nghệ này thường xuyên được sử dụng nhằm mang đến những trải nghiệm thú vị về mặt thị giác. Tuy nhiên khác với những tiết mục biểu diễn tương tác màn gauze trước đây, với concept Broadway, tiết mục được đầu tư không chỉ về hình ảnh, vũ đạo mà còn là âm nhạc. Năm diễn viên múa hoá thân thành những sinh viên Hoa Sen tài năng tái hiện những kỉ niệm đẹp từ lúc chập chững bước chân vào giảng đường đến khi tự tin sải bước trên đại lộ tài năng. Với phong cách Musical Broadway, ca khúc “Đại lộ tài năng” được sáng tác riêng dành tặng các bạn sinh viên Hoa Sen đã khơi dậy niềm tự hào, kiêu hãnh khi được trưởng thành dưới mái trường Đại học Hoa Sen.

Màn biểu diễn Holographic Mapping hiện đại, mãn nhãn với phong cách Musical Broadway

Màn trình diễn tái hiện hành trình của các sinh viên Hoa Sen tài năng

Sự kiện chỉn chu

• Không là một background đơn điệu với key visual chương trình, mỗi tân khoa bước lên bục vinh dự đều có họ và tên, hình ảnh, ngành học, công việc hiện tại. Trước ngày “on air”, team Apex đã có một đêm không ngủ, cùng nhau rà soát để đảm bảo 500 slides chính xác thông tin.
• Sự phối hợp nhịp nhàng từ các vị trí tạo nên “dây chuyền công nghệ” chuyên nghiệp. Đây là một sự kiện căng thẳng bởi yếu tố hậu cần đòi hỏi sự chính xác đến, vì bất cứ sai sót tiểu tiết nào cũng ảnh hưởng đến các hạng mục còn lại. Tại sự kiện, Apex phối hợp cùng bộ phận lễ tân HSU để cùng vận hành buổi lễ mượt mà từ việc check-in đến chuyển danh sách có mặt/vắng mặt của 1.500 sinh viên vào các bộ phận trình chiếu, quản lý vị trí ngồi, quản lý cánh gà, quản lý hậu cần bằng tốt nghiệp chính xác theo tên, trợ lý MC, quản lý sân khấu. Khi có sự thay đổi vị trí, toàn bộ “dây chuyền” nhận tín hiệu, đồng loạt sắp xếp và thay đổi một cách đồng bộ.
• Trước khi bước lên vị trí danh dự, các bạn tân khoa theo sự hướng dẫn của lễ tân sẽ xếp hàng ở một bên cánh gà. Tại vị trí này, team Apex luôn có nhân sự giúp các bạn chỉnh trang y phục để các bạn xuất hiện thật tươm tất trong giờ phút trọng đại của mình. Ngoài ra, điều phối viên nhà Apex luôn túc trực tại hai cánh sân khấu, hướng dẫn các bạn lộ trình nhận bằng và di chuyển xuống vị trí ngồi để chương trình diễn ra liền mạch.

Sự chuyên nghiệp của một nhà tổ chức sự kiện không chỉ được thể hiện bằng việc xây dựng kịch bản ấn tượng mà còn là việc nhanh chóng xử lí tình huống khó và ra quyết định kịp thời, đôi khi phải thay đổi cả thứ tự, nội dung chương trình chỉ trong tích tắc. Lễ tốt nghiệp lần này diễn ra cả hai buổi sáng, chiều với những nội dung tương tự nhau. Rút kinh nghiệm từ buổi sáng, đạo diễn Lê Quỳnh Thư đã kịp thời thay đổi thứ tự tiết mục biểu diễn để đảm bảo livestream diễn ra liền mạch, đồng thời bổ sung nghi thức “tri ân phụ huynh” ngay sau bài phát biểu của thủ khoa để đưa cảm xúc lên cao trào. Có thể nói người làm sự kiện cần phải thật sự nằm lòng, thấu hiểu những gì đang diễn ra trên sân khấu, biết khán giả cần gì và sự kiện đang thiếu điều gì để lấp đầy những khoảng trống về mặt cảm xúc, nhờ đó Apex đã mang đến cho các tân khoa một buổi lễ ấn tượng và trọn vẹn cảm xúc.

Thủ khoa trường – Lê Thị Phương Lan đọc lời tuyên hứa

Sinh viên xếp hàng check-in theo khoa và được hướng dẫn chỗ ngồi theo thứ tự

Ban điều phối hướng dẫn lộ trình nhận bằng cho các tân khoa

Tân khoa theo sự hướng dẫn của BTC, chỉnh trang trang phục trước khi bước lên bục vinh dự

Đạo diễn chương trình – Lê Quỳnh Thư liên tục đưa ra các chỉ đạo để điều phối chương trình liền mạch

“Nhẹ nhõm và hạnh phúc! Đó là hạnh phúc của những mong mỏi và tâm huyết!” – PGS Tiến sĩ Võ Thị Ngọc Thuý đã không giấu được niềm vui, sự xúc động khi buổi lễ khép lại thành công tốt đẹp. Sự thành công của buổi lễ tốt nghiệp này là kết quả của sự thấu hiểu, đồng hành, sẻ chia, phối hợp nhịp nhàng từ nhà trường và đơn vị thực hiện – Apex Multimedia. Chân thành cảm ơn Đại học Hoa Sen đã tin tưởng và quyết định đồng hành, để cùng tạo nên một dấu ấn khó phai trong lòng các tân khoa cùng các bậc phụ huynh về một buổi lễ tốt nghiệp đặc biệt, nơi những ngôi sao vươn mình toả sáng. Chúc cho tất cả các bạn, những tài năng Hoa Sen luôn vững vàng niềm tin, hăng hái bước tiếp chặng đường mới đang rộng mở với bệ phóng vững chắc mang tên Hoa Sen – Đại lộ tài năng.

Các thầy cô Đại học Hoa Sen cùng chào mừng các sinh viên Hoa Sen tài năng

Nguồn: Apex Media