“Dây chuyền công nghệ” – Yếu tố then chốt trong quy trình tổ chức sự kiện vinh danh

Sự kiện vinh danh và trao giải được xem như cách thức để các doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân đến với những cá nhân, đoàn thể đã đạt được thành tích xuất sắc trong quá trình hoạt động tại tổ chức. 

Những khoảnh khắc trang trọng trong buổi lễ không chỉ là hình ảnh mang tính lễ nghi, mà còn giúp doanh nghiệp để lại dấu ấn sâu sắc trong mỗi cá nhân. Đây cũng là chìa khoá mở ra cánh cửa niềm tin, cái nhìn tích cực của tập thể nhân viên đối với ban lãnh đạo doanh nghiệp hay toàn thương hiệu. Song song đó, đây cũng chính là bước tiến để tạo động lực cho các thành viên trong doanh nghiệp cùng gắn kết, phấn đấu và tiếp tục cống hiến trong tương lai.  

Chính vì ý nghĩa đặc biệt đó, các sự kiện vinh danh đòi hỏi tính chuyên nghiệp của một đội ngũ tổ chức sự kiện tận tâm và giàu kinh nghiệm, từ việc lên ý tưởng, concept, xây dựng kế hoạch đến quá trình triển khai thực hiện một cách khoa học và chỉn chu. Với mỗi sự kiện diễn ra là một thách thức mới và mang tính đặc thù, vì vậy với kinh nghiệm nhiều năm tham gia tổ chức, vận hành đa dạng thể loại sự kiện, đặc biệt là các buổi lễ vinh danh, trao giải với quy mô lớn nhỏ, Apex Media xin được chia sẻ những cách thức mà Apex đã từng thực hiện để mang đến cho khách hàng một buổi lễ vinh danh trang trọng, trọn vẹn cảm xúc.

1. Địa điểm – Sân khấu

Vì những tính chất đặc thù của sự kiện vinh danh nên việc lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp là vô cùng quan trọng. Dựa vào số lượng người tham dự cũng như kinh phí tổ chức nên chọn địa điểm đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu sau: 

• Mang tính nghiêm túc cao, phong cách trang nghiêm, sang trọng, lịch sự
• Không gian sân khấu rộng rãi phù hợp với quy mô người tham dự

Có thể nói các chương trình vinh danh, trao giải sẽ có rất đông khách mời tham dự và sân khấu là nơi diễn ra các hoạt động chính. Vì vậy sự di chuyển liên tục, luân phiên trên sân khấu giữa các tiết mục như bài phát biểu, các lượt vinh danh, trao thưởng hay hơn hết là việc chụp ảnh lưu niệm tập thể sẽ thoải mái và dễ dàng hơn với một sân khấu đủ lớn.

Bên cạnh đó, phụ thuộc vào chủ đề concept chính của sự kiện mà đưa ra những phương thức bố trí thiết kế không gian sao cho phù hợp, bao gồm màu sắc chủ đạo của sân khấu, các chi tiết hoa trang trí, bục phát biểu phải mang các điểm đặc trưng của thương hiệu.

Lễ Tốt nghiệp – Vinh danh các tân khoa của Đại học Hoa Sen được Apex tổ chức tại Nhà hát Hòa Bình với ý tưởng sân khấu thiết kế theo concept “Nhạc Kịch” – Broadway

Không gian nhà hát rộng lớn với sức chứa hơn 1.000 người được thiết kế trang trọng, vị trí ghế ngồi sắp xếp hợp lý, thoải mái thích hợp với tính chất sự kiện vinh danh.

Sự kiện Đêm Vinh danh – Đại hội khách hàng lần thứ 24 của thương hiệu Cargill được Apex tổ chức với quy mô hơn 600 khách mời.

Sân khấu thiết kế rộng lớn thích hợp cho hạng mục mục vinh danh tập thể.

2. Đối tượng tham dự 

Giai đoạn trước sự kiện cần lập danh sách khách mời tham dự và phân chia thành 2 đối tượng chính: 

• Đối tượng VIP: Đại biểu, ban lãnh đạo doanh nghiệp, nhà tài trợ
• Đối tượng được đề cử vinh danh: nhân viên, tập thể phòng ban, khách hàng…

Khi đã có danh sách khách mời tham dự sẽ tiến hành gửi thư mời. Đồng thời dựa vào danh sách đó, người làm tổ chức sự kiện sẽ sắp xếp khu vực ghế ngồi và thứ tự phù hợp với từng đối tượng sao cho quá trình di chuyển lên xuống sân khấu của các cá nhân dễ dàng, hợp lý nhất.

Khu vực VIP được tổ chức sắp xếp ở các hàng ghế đầu thể hiện sự trang trọng đối với khách mời là đại biểu.

3. Nhân sự – Hậu cần 

Sự kiện vinh danh, trao giải thường đề cao sự nghiêm túc, trang trọng. Vì vậy tất cả các hoạt động phía hậu cần cần được chuẩn chỉnh không để xảy ra bất kỳ sơ sót nào trong suốt thời gian buổi lễ diễn ra. Đòi hỏi sự chỉn chu với những yêu cầu cao trong khâu tổ chức, hậu cần phải thật chu đáo, khoa học và có mối liên kết bổ trợ nhau trong thời gian diễn ra sự kiện.

Khu vực check-in: Công tác chuẩn bị đón tiếp khách mời phải được chuẩn bị chu đáo, kiểm tra danh sách của người tham dự. Đặc biệt lưu ý đến sự hiện diện hay vắng mặt của những cá nhân sẽ trực tiếp lên sân khấu, để kịp thời điều chỉnh thứ tự trình chiếu led và thứ tự trao giải, tránh trường hợp xướng tên nhưng không có mặt khiến sân khấu có những “giây chết”.

Khu vực hậu đài: Có sự phân công công việc rõ ràng, chuẩn bị sắp xếp những vật phẩm giải thưởng theo danh sách người trao thưởng và người nhận thưởng bao gồm: bằng khen, cúp, vòng hoa… theo quy trình chính xác, khớp theo tên, thứ tự người nhận trên sân khấu, đảm bảo về cả số lượng và chất lượng của phần thưởng.

Khu vực khán phòng: Nhân sự quản lý vị trí chỗ ngồi khách tham dự, thông báo trước đến khách mời để có sự chuẩn bị chỉnh trang trang phục trước khi di chuyển lên sân khấu. Chuẩn bị lộ trình di chuyển cho khách mời và phân công nhân sự ở các vị trí: khu vực ghế ngồi, khu vực stand by, cánh gà để điều phối khách lên, xuống sân khấu và về lại chỗ ngồi mà không làm gián đoạn buổi lễ, tạo nên một “dây chuyền công nghệ” chỉn chu và đẹp mắt.

Nhân sự Apex điều phối hướng dẫn lộ trình di chuyển lên xuống sân khấu cho khách mời.

Khu vực check-in, kiểm tra danh sách khách mời, đón khách trước khi sự kiện diễn ra.

Sắp xếp cúp thưởng theo đúng thứ tự hạng mục vinh danh, đúng theo tên của từng đối tượng nhận thưởng trên sân khấu

Tuỳ vào nội dung hạng mục trao thưởng sẽ bao gồm một hoặc nhiều vật phẩm. Phân công nhân sự chuẩn bị đầy đủ số lượng vật phẩm cho mỗi lượt vinh danh.

4. Âm thanh, ánh sáng 

Sự kiện được đánh giá là chuyên nghiệp, ấn tượng hay không, một phần chính là nhờ vào kỹ thuật điều phối âm thanh, ánh sáng. Âm thanh, ánh sáng cần bám sát theo kịch bản, lựa chọn âm nhạc hợp lý theo mood chương trình, theo từng tiết mục. Trước khi diễn ra sự kiện, chạy thử chương trình nhiều lần để kiểm tra âm thanh, mic, đèn, màn hình trình chiếu đã thật sự ăn khớp với nhau hay chưa. Tránh tình trạng thiết bị không ổn định làm ảnh hưởng đến quá trình diễn ra sự kiện. 

Đội ngũ kỹ thuật âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp liên tục giám sát điều phối sự kiện diễn ra trơn tru, nhịp nhàng và cảm xúc.

Ánh sáng, công nghệ góp tạo nên sự chuyên nghiệp cho sự kiện thông qua các tiết mục trình diễn.

5. Lời kết

Với những yêu cầu cao của một lễ vinh danh trao giải, người làm tổ chức sự kiện phải luôn nắm vững những yếu tố cần thiết và các quy định nghiêm ngặt trong mỗi loại hình sự kiện để mang đến một chương trình thành công. Ngoài ra, với từng concept chương trình, người tổ chức sự kiện có thể tuỳ chỉnh nội dung trong buổi lễ trao giải sao cho sáng tạo phù hợp, tạo nên sự kiện ấn tượng độc đáo cho người tham dự.

Hệ thống “dây chuyền công nghệ” trong vận hành sự kiện đã tạo nên thương hiệu của Apex khi nhiều lần được chọn là đơn vị tư vấn ý tưởng và tổ chức các sự kiện vinh danh quy mô lớn. Mỗi một sự kiện được hình thành luôn là niềm tự hào của đội ngũ event mỗi khi nhắc về. Vì vậy các chiến binh Apex luôn không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng để mang đến những sự kiện chỉn chu và giàu cảm xúc.

Tập thể đội ngũ Apex Media

* Nguồn: Apexmedia