4 bước cơ bản để tổ chức Live Concert

Live concert là sự kiện trình diễn âm nhạc trực tiếp. Hình thức này được rất nhiều doanh nghiệp lớn lựa chọn tổ chức. Vậy để tổ chức một live concert chuyên nghiệp cần những yếu tố gì?

Xây dựng ý tưởng (concept)

Để có thể tổ chức một live concert để lại ấn tượng tốt cho khán giả, việc lên ý tưởng là một điều vô cùng quan trọng. Khi lên ý tưởng cho buổi live concert, bạn cần trả lời được các câu hỏi sau:

• Loại hình sự kiện: Bạn cần xác định live concert sẽ được tổ chức theo thể loại nào để có thể đánh giá tổng quan cũng như chi tiết về hướng thực hiện. Trên thị trường có nhiều thể loại concert khác nhau, thông thường sẽ dựa vào phong cách nghệ thuật (nhạc trẻ, nhạc bolero, đại nhạc hội, cải lương, múa rối...) hay mục đích tổ chức (gây quỹ, quảng bá thương hiệu hay kỷ niệm thời gian hoạt động nghệ thuật...).
• Thành phần khán giả: Tuỳ từng độ tuổi, giới tính hay phân khúc khán giả, bạn sẽ xác định được concept phù hợp. Với giới trẻ, bạn cần có concept mang tính đột phá, bất ngờ, có sự góp mặt của những nghệ sĩ trẻ nổi tiếng, thu hút lượng fan ở độ tuổi tương tự. Với khán giả trung niên hoặc phân khúc khán giả yêu thích sự sang trọng, bạn cần mang đến những thông điệp ý nghĩa, chọn những nghệ sĩ trong dòng nhạc phù hợp. Chính vì vậy, việc xác định thành phần khán giả đóng vai trò rất quan trọng trong việc chọn concept. 
• Mục đích, thời gian, địa điểm, kinh phí khi tổ chức: Mỗi live concert cần huy động nguồn nhân lực rất lớn, cộng thêm các nghệ sĩ nổi tiếng nên chi phí cho sự kiện khá cao. Bạn cần xem xét kinh phí để đưa ra những ý tưởng phù hợp. Về địa điểm, bạn cần chọn những nơi chứa được lượng khán giả lên đến hàng nghìn, chục nghìn, thậm chí hàng trăm nghìn người. Với khách trung niên hay phân khúc khách đặc biệt, ban tổ chức còn cần lưu ý đến diện tích để đặt ghế ngồi xem chương trình hay thời điểm tổ chức để thu hút lượng lớn khán giả. Ví dụ để thu hút đối tượng khán giả trẻ là học sinh, sinh viên, sự kiện nên tổ chức vào cuối tuần, tránh mùa thi cử…

Sau khi xác định được những điều này, bạn mới có thể sáng tạo những ý tưởng độc đáo, mới mẻ, không bị lặp lại, có tính thực tế cho live concert của mình.

Xây dựng kịch bản chi tiết & Phân chia công việc (chia team)

Sau khi đã có được ý tưởng để tổ chức live concert, bước tiếp theo là viết kịch bản. Đây cũng là bước rất quan trọng trong cả quá trình. Điều này cần sự chuyên nghiệp, tỉ mỉ của đơn vị thực hiện với nhiều điều cần chú ý như thiết kế hình ảnh, sân khấu, lên danh sách khách mời, quảng bá… 

Ngoài ra, việc phân công vị trí công việc cho từng thành viên trong ekip sao cho phù hợp, đảm bảo mỗi thành viên có thể quản lý tốt công việc của mình ở từng vị trí được giao như sản xuất, lên danh sách tiết mục, âm thanh, hiệu ứng ánh sáng, nhân sự trình diễn...

Mỗi thành viên sẽ tự lên kế hoạch cụ thể để quản lý công việc mà mình phụ trách, song song đó phải có nhân sự quản lý chính tất cả các khâu của dự án. 

Việc lựa chọn đối tác sản xuất, âm thanh ánh sáng, trình diễn, nghệ sĩ… cũng cần đặt tâm huyết để có được những đối tác phù hợp và có kinh nghiệm để thực hiện live concert.

Cuối cùng là đánh giá tổng quan các hoạt động và dự đoán những rủi ro có thể xảy ra, đồng thời đưa ra phương án xử lý tương ứng để tránh những sự cố không đáng có và tạo niềm tin cho khách hàng cũng như đảm bảo live concert diễn ra suôn sẻ, đạt được hiệu ứng tốt.

Thực hiện

Tuỳ theo mức độ, chương trình sẽ cần khoảng thời gian thực hiện phù hợp, bao gồm các hoạt động xin cấp phép biểu diễn, liên lạc với những nghệ sĩ trong chương trình, địa điểm tổ chức, các đơn vị cung ứng... để kí kết hợp đồng...

Đặc biệt, đối với một sự kiện âm nhạc nghệ thuật chuyên nghiệp, trong giai đoạn này, ban tổ chức cần đặc biệt chú ý tới khâu truyền thông và quảng cáo cho chương trình. Quảng bá tốt sẽ tiếp cận và thu hút được lượng lớn khán giả tham gia. Bạn cần thực hiện song song việc quảng bá online và offline để đạt hiệu quả tối đa. Tất cả các thông tin về sự kiện cần được cập nhật nhanh chóng và đầy đủ, giúp khán giả dễ dàng tiếp cận.

Trong giai đoạn này, nhà tổ chức cũng cần trao đổi với các đối tác thường xuyên, đồng thời kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra trong chương trình.

Mỗi một bộ phận nhân sự sẽ nắm chắc công việc của mình, hoàn thành từng bước theo kế hoạch trước đó, đảm bảo không xảy ra sai sót trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, cần có ít nhất một nhân sự dày dặn kinh nghiệm ở mỗi bộ phận để kịp thời xử lý tình huống bất ngờ. 

Truyền thông sau sự kiện

Khi kết thúc chương trình, ban tổ chức cần có những bài tổng kết sự kiện, bài viết trên các kênh truyền thông để cảm ơn và để lại dấu ấn trong lòng khán giả. 

Mạch truyền thông từ trước khi chương trình diễn ra cần phải được liền mạch đến giai đoạn sau chương trình.

Các bài báo chí, truyền thông nên được đưa lên liên tục để lan toả thông tin, nội dung có thể là tóm tắt nội dung chương trình, những đoạn video viral để quảng bá... Các thông điệp của nhãn hàng cần được khéo léo lồng vào trong bài viết truyền thông sau sự kiện. 

Những bài viết tri ân khán giả, tri nhân đối tác, nhà tài trợ… cũng là một cách truyền thông hiệu quả sau live concert. 

Ngoài việc chuẩn bị kĩ lưỡng trong việc xây dựng ý tưởng, kịch bản và thực hiện chương trình một cách chỉn chu, truyền thông xuyên suốt chương trình hiệu quả, ekip tổ chức sự kiện cũng cần có một buổi họp để rút kinh nghiệm.

Mỗi bộ phận sẽ báo cáo lại những gì đã và chưa làm được trong quá trình chuẩn bị, diễn ra và kết thúc chương trình để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau được tốt hơn.

Thoa Nguyễn
* Nguồn: StageVietnam