Tổng quan về Corporate Performance Management (CPM)

“Corporate Performance Management” (CPM) – “Quản lý hiệu suất công ty” là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả các quy trình và phương pháp khác nhau liên quan đến việc điều chỉnh các chiến lược và mục tiêu của một tổ chức, thông qua các kế hoạch và quá trình thực hiện nhằm kiểm soát sự thành công của doanh nghiệp.

CPM là một tập hợp con của Business Intelligence (BI) liên quan đến việc giám sát và quản lý hiệu suất của tổ chức theo các chỉ số chính (KPI) như doanh thu, lợi tức đầu tư (ROI), chi phí hoạt động và chi phí chung. Tuy nhiên, CPM không phải là một chiến lược cụ thể. Để CPM trở nên hữu ích, các tổ chức phải tạo ra một bộ ứng dụng phân tích có thể hỗ trợ các quy trình, phương pháp và số liệu được sử dụng trong quản lý hiệu suất của công ty.

Một số khuôn khổ chiến lược và phương pháp quản lý khác nhau được sử dụng trong CPM bao gồm:

• Balanced scorecard (Bảng điểm cân bằng)
• Hệ thống Six Sigma
• Mô hình ưu việt của Liên đoàn quản lý chất lượng Châu Âu (European Foundation for Quality Management – EFQM)

Mục tiêu của CPM là cung cấp cho các công ty những kiến thức kinh doanh quan trọng thông qua các quy trình như lập ngân sách, phân tích kịch bản, lập kế hoạch tài chính, dự báo và báo cáo dữ liệu. Mặt khác, quản lý chuỗi cung ứng (Supply chain management – SCM) và quản lý rủi ro là 2 phương pháp thực hành cũng cần được điều chỉnh phù hợp với chất lượng quản lý hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 

• SCM chịu trách nhiệm lập kế hoạch, kiểm soát và thực hiện hành trình của sản phẩm từ nguyên liệu đến sản xuất và phân phối theo cách hiệu quả, tiết kiệm nhất có thể.
• Quản lý rủi ro cho phép các tổ chức theo dõi các rủi ro liên quan của từng kế hoạch hoặc quy trình cùng với kết quả hoạt động.

Thuật ngữ và khái niệm về quản lý hiệu suất công ty đã được Gartner đưa ra sử dụng vào năm 2001. Kể từ đó, CPM đã ngày càng phát triển khi các phương thức và công nghệ làm việc thay đổi. Cụ thể, việc tăng cường sử dụng các phương pháp Agile đã tác động đáng kể đến khái niệm này.

Vào năm 2017, Gartner đã bỏ thuật ngữ Corporate Performance Management sau khi nhận ra rằng các công ty chỉ tập trung vào các giải pháp chính của các quy trình phần mềm CPM cụ thể, chẳng hạn như lập kế hoạch và báo cáo tài chính. Do đó, Gartner đã đặt tên cho 2 phân loại thị trường mới, bao gồm: “Financial planning and analysis” (Lập kế hoạch và phân tích tài chính)  thay thế cho “strategic CPM” (CPM chiến lược), và “Financial close” thay thế cho “Financial CPM” (CPM tài chính).

Do đó, CPM còn được gọi là quản lý hiệu suất kinh doanh (BPM), quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM) và quản lý hiệu suất tài chính (FPM).

Tầm quan trọng của Corporate Performance Management

CPM đã trở thành trọng tâm chính của hầu hết các giám đốc điều hành cấp cao. Bằng cách tích hợp lập kế hoạch kinh doanh, bán hàng, marketing, dự báo và lập ngân sách cho tài chính, nguồn nhân lực và hoạt động, các tổ chức có thể liên kết các mục tiêu và chiến lược vào việc thực hiện kế hoạch của họ. Sự liên kết của công ty sẽ xoay quanh các chiến lược được ưu tiên, cho phép tập trung vào các động lực chính của hoạt động kinh doanh cũng như các chỉ số quan trọng cần được duy trì để cải thiện doanh thu và tăng trưởng lợi nhuận.

Quản lý hiệu quả hoạt động của công ty thường bao gồm các quy trình quan trọng sau:

• Tạo ra một mô hình kinh doanh và xác định các mục tiêu kinh doanh
• Lập ngân sách, lập kế hoạch và dự báo (BP&F)
• Kết quả hợp nhất và khoá sổ tài chính theo định kỳ
• Chia sẻ kết quả với các stakeholders nội bộ và bên ngoài
• Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh so với kế hoạch, so sánh giữa các năm trước và so sánh giữa các sản phẩm và bộ phận
• Điều chỉnh, cải thiện dựa trên kết quả và dự báo mới.

Nguồn: Freepik

Mặc dù mọi công ty đều nên thực hành CPM, nhưng điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty đang tìm cách giảm chi phí hoạt động, cải thiện sự liên kết của KPI, điều chỉnh lại ngân sách, nâng cấp quy trình lập kế hoạch tài chính hoặc cải thiện chiến lược tổ chức.

Vì CPM quan trọng đối với các giám đốc điều hành cấp C, nên các tổ chức ngày nay đã bắt đầu xây dựng các phòng ban dành riêng cho việc quản lý chiến lược và hiệu suất trong công ty. Bộ phận mới này đôi khi được hợp nhất với ban quản lý dự án. Các chương trình chứng nhận cũng đã được phát triển để giúp các cá nhân trở thành chuyên gia trong việc quản lý hiệu suất.

Mục tiêu của bộ phận này là sử dụng các phương pháp và công cụ CPM để xử lý việc đo lường và báo cáo kết quả hoạt động cũng như quản lý các dự án chiến lược, truyền thông, liên kết và lập kế hoạch chiến lược. Bộ phận này được gọi là “Office of Strategy Management” (OSM) – Văn phòng Quản lý Chiến lược hoặc “Project Management Office” (PMO) – Văn phòng Quản lý Dự án.

Chỉ số đánh giá CPM

Các chỉ số kinh doanh hoặc KPI được sử dụng trong CPM sẽ cung cấp các giá trị có thể đo lường, cho biết công ty đã phát triển mức độ nào so với các mục tiêu chiến lược ban đầu. Thông tin được sử dụng để tạo các số liệu này thường đến từ sổ sách tài khoản, bao gồm: báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ hoặc từ dữ liệu dự báo và ngân sách của báo cáo doanh thu, chi phí và hàng tồn kho…

Các chỉ số hiệu suất được sử dụng trong CPM có thể được sắp xếp thành 5 loại. Bao gồm:

• Financial (Tài chính) – Bao gồm tất cả các con số hoạt động tài chính, chẳng hạn như doanh số bán hàng, chi phí và lợi nhuận.
• Internal (Nội bộ) – Kinh nghiệm của nhân viên có thể có tác động đáng kể đến sự thành công hay thất bại lâu dài của một công ty. Các thước đo nội bộ sẽ đưa ra đánh giá về chất lượng quản lý công ty.
• Customer (Khách hàng) – Khách hàng rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp vì họ là nguồn thu nhập của công ty. Sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng có thể là những chỉ số chính về “sức khoẻ” và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
• Compliance (Tuân thủ) – Công ty phải chứng minh sự tuân thủ pháp luật đối với các quy định về việc làm, báo cáo tài chính và các quy tắc về môi trường.
• Strategic (Chiến lược) – Các số liệu này sẽ cho biết công ty đã thực hiện các chiến lược tốt như thế nào nhằm đạt được mục tiêu trước mắt và hướng tới các mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Một số ví dụ về các chỉ số cụ thể như sau:

Customer retention rate (Tỷ lệ giữ chân khách hàng) – Đây là số liệu cho biết số lượng khách hàng lặp lại hành động mua sản phẩm thông qua công ty hoặc tiếp tục sử dụng sản phẩm của công ty trong một khoảng thời gian dài.

• Sales revenue (Doanh thu bán hàng) – Số liệu tài chính này cho biết kết quả bán hàng hàng tháng và cho biết các yếu tố quan trọng về hiệu quả của các chiến lược marketing. Thông tin này sẽ cho bạn biết rằng mọi người có đang quan tâm đến việc mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn hay không; và liệu công ty có còn giữ được vị thế cạnh tranh trên thị trường hay không.
• Net profit margin (Tỷ suất lợi nhuận ròng) – Đây là một số liệu tài chính khác cho thấy mức độ hiệu quả của một công ty tạo ra lợi nhuận so với doanh thu. Tỷ suất lợi nhuận ròng có thể được sử dụng để dự đoán tăng trưởng kinh doanh dài hạn và để kiểm tra xem thu nhập được tạo ra có vượt quá chi phí hoạt động hay không.
• Gross margin (Tỷ suất lợi nhuận gộp) – Số liệu này giúp đo lường năng suất của công ty, tỷ suất lợi nhuận gộp càng cao, công ty càng kiếm được lợi nhuận nhiều hơn trên 1 đồng doanh thu. Ngoài ra, số liệu này còn dự đoán được rằng liệu quy trình và hoạt động sản xuất có cần cải thiện hay không, điều này đặc biệt có lợi cho việc đo lường ở các công ty mới.
• Employee happiness (Mức độ hạnh phúc của nhân viên) – Chỉ số nội bộ này đo lường tỷ lệ hài lòng của nhân viên bằng cách sử dụng khảo sát hoặc các công cụ nhân sự. Sự hài lòng của nhân viên là yếu tố rất quan trọng, bởi vì những nhân viên hài lòng trong công việc sẽ làm việc hiệu quả và gắn bó hơn. Chỉ số mức độ hài lòng cao cũng tạo điều kiện cho việc tăng tỷ lệ duy trì nhân viên và thành công trong kinh doanh lâu dài.
• Qualified leads per month (Khách hàng tiềm năng mỗi tháng) – Chỉ số khách hàng này có thể cho biết liệu một công ty có đang nhắm mục tiêu đến đúng đối tượng hoặc thị trường và tạo ra tiềm năng tạo khách hàng mới cao nhất hay không. Nếu số liệu này bắt đầu giảm, thì đó là một dấu hiệu cho thấy công ty nên đánh giá lại chiến lược bán hàng và marketing.
• Sales growth (Tăng trưởng doanh số bán hàng) – Số liệu tài chính này có thể cho doanh nghiệp biết tốc độ tăng hoặc giảm doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Tăng trưởng doanh số bán hàng nên được theo dõi trong các khoảng thời gian khác nhau, chẳng hạn như hàng tháng, hàng năm và trong dài hạn…để hiểu rõ hơn về doanh số bán hàng của công ty.

Phần mềm quản lý hiệu suất công ty

Trước đây, phần mềm CPM chỉ được sử dụng trong các bộ phận tài chính nhưng hiện nay, đã được thiết kế để sử dụng trong toàn doanh nghiệp. Phần mềm CRM thường được xem như một phần bổ sung cho các hệ thống BI ngày nay. 

Phần mềm CPM bao gồm các chức năng dự báo, lập ngân sách và lập kế hoạch, cũng như bảng điểm và bảng điều khiển dưới hình thức graphic để hiển thị và cung cấp thông tin của công ty. Giao diện người dùng CPM thường hiển thị KPI để nhân viên có thể theo dõi hiệu suất của cá nhân và dự án liên quan đến các mục tiêu và chiến lược của công ty.

Lợi ích của phần mềm quản lý hiệu suất công ty bao gồm:

• Quy trình làm việc hiệu quả và sắp xếp hợp lý hơn
• Giảm chi phí hoạt động
• Tự động hoá các công việc thủ công trước đây
• Phân tích dữ liệu hoàn chỉnh (DA)
• Đơn giản hoá việc tính toán

Phần mềm CPM cloud-based có thể mang lại lợi ích cho các tổ chức bằng cách làm cho các công cụ triển khai dễ dàng và nhanh hơn, tăng tốc độ đổi mới, giảm chi phí sở hữu và tăng cường khả năng cộng tác trong toàn công ty.

Một số ví dụ phổ biến về phần mềm CPM bao gồm:

• Adaptive Insights Business Planning Cloud
• Planful
• Board
• Prophix Software
• Solver
• Vena
• Kepion
• IBM Planning Analytics (PA)
• Oracle Planning and Budgeting Cloud
• Oracle Enterprise Planning Cloud
• Oracle Hyperion Planning
• Oracle Enterprise Performance Reporting Cloud
• SAP Business Planning and Consolidation (BPC)

Quản lý hiệu suất công ty (CPM) so với quản lý hiệu suất con người (HPM)

Mặc dù cả 2 phương pháp này đều tập trung vào quản lý hiệu suất, nhưng CPM và HPM khác nhau ở các lĩnh vực giám sát.

HPM là một tập hợp con của HR nhằm mục đích cải thiện năng lực hoạt động cũng như năng suất và sự hài lòng của nhân viên. Đánh giá của nhân viên và tỷ lệ giữ chân nhân viên của công ty có thể được sử dụng như các chỉ số chính về sự thành công của HPM.

Như đã đề cập ở nội dung trên, CPM là một tập hợp con của BI. Mặc dù đôi khi CPM cũng bao gồm cả việc theo dõi sự hài lòng và giữ chân nhân viên, nhưng hoàn toàn không tập trung vào các đánh giá của nhân viên. Thay vào đó, CPM tập trung vào việc cải thiện thông tin liên lạc trong toàn bộ tổ chức và sắp xếp, thực thi các chiến lược của tổ chức. 

* Nguồn: ANATICS Tech & Data Consultancy