Cách thuyết phục nhân viên ứng dụng công nghệ mới vào doanh nghiệp
Đưa công nghệ và công cụ mới vào doanh nghiệp có thể giúp tăng năng suất, tăng doanh số bán hàng và giúp đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn. Tuy nhiên, việc thuyết phục toàn thể nhân viên chấp nhận sự đổi mới công nghệ có thể là một thách thức rất lớn.
Như vậy, doanh nghiệp có thể làm gì để tăng tỷ lệ áp dụng công nghệ mới trong thời gian ngắn nhất? Làm cách nào để có thể khuyến khích và khen thưởng những nhân viên ứng dụng tốt chuyển đổi công nghệ? Và có nên khiển trách những nhân viên không đồng tình với yêu cầu này hay không?
Các chuyên gia nói gì về vấn đề này?
Theo một nghiên cứu của MIT Sloan Management Review và Capgemini Consulting, đại đa số các nhà quản lý điều tin rằng, việc chuyển đổi số là “rất quan trọng” đối với tổ chức của họ. Tuy nhiên, 63% người được khảo sát cho biết, tốc độ thay đổi công nghệ tại nơi làm việc của họ quá chậm, lý do chủ yếu là vì “thiếu cấp bách” và việc truyền đạt về lợi ích chiến lược của các công cụ mới tại công ty vẫn chưa được phát huy mạnh mẽ.
Nguồn: Bernardmarr
Didier Bonnet, đồng tác giả của cuốn sách “Leading Digital”, cũng là Global Practice Leader tại Capgemini Consulting cho biết: “Nhân viên cần hiểu tại sao công nghệ mới là một sự cải tiến rõ rệt so với những kỹ thuật mà họ từng sử dụng trước đây”. Bên cạnh đó, ông cũng cho rằng: “Công việc của một nhà quản lý là giúp mọi người có thể vượt qua ‘trở ngại’ này, khiến họ cảm thấy thoải mái với công nghệ, sử dụng hiệu quả và hiểu cách tận dụng công nghệ để giúp cuộc sống trở nên tốt hơn”.
Trong tương lai, các nhà lãnh đạo phải đối mặt với những người “Luddite” – những nhân viên không hiểu biết về công nghệ, thậm chí phản đối hay gắt với sự đổi mới. Michael C. Mankins, đối tác tại chi nhánh văn phòng San Francisco thuộc công ty Bain & Company, kiêm lãnh đạo tổ chức của công ty tại Châu Mỹ cho biết: “Luôn có những người muốn giữ thói quen riêng của họ và không muốn thay đổi chúng. ‘Thái độ’ này vẫn tồn tại miễn là được doanh nghiệp cho phép.”
Cách khuyến khích nhân viên đẩy nhanh việc áp dụng công nghệ mới
Lựa chọn công nghệ một cách khôn ngoan
Khi đang lựa chọn một loại công nghệ mới – có thể là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) để quản lý bảng chấm công của nhân viên tốt hơn, hãy chú ý đến lợi ích của các nhóm nhân viên. Chức năng là yếu tố rất quan trọng, nhưng thân thiện với người dùng cũng không kém phần cần thiết.
Mankins cho rằng: “Nếu bạn muốn sáng kiến công nghệ của mình được chấp nhận rộng rãi trong tổ chức, hãy đảm bảo lựa chọn hệ thống dễ tiếp cận và trực quan nhất có thể. Các công nghệ yêu cầu những chương trình đào tạo kéo dài nhiều ngày, kèm theo tài liệu hướng dẫn sử dụng ‘dày cộm’ có thể khiến quá trình áp dụng công nghệ tại nơi làm việc bị đình trệ”.
Chức năng là yếu tố rất quan trọng, nhưng thân thiện với người dùng cũng không kém phần cần thiết.
Mặt khác, Bonnet cũng gợi ý nên thử so sánh các công nghệ khác nhau để đảm bảo bạn đang lựa chọn đúng. Ông nói: “Hãy khuyến khích nhóm nhân viên dùng thử, nhận phản hồi từ người dùng và học hỏi từ những feedback đó trước khi bắt đầu áp dụng”.
Nêu ra trường hợp của bạn
Thuyết phục nhân viên áp dụng một công nghệ mới đòi hỏi ban lãnh đạo cần phải đưa ra “tầm nhìn hấp dẫn của công nghệ” cũng như lợi ích mà chúng mang lại cho công ty.
Trước tiên, bạn phải chứng minh dịch vụ mới có thể mang lại “lợi ích kinh tế và hợp lý cho tổ chức và cá nhân”, Mankins chia sẻ. Ví dụ, công nghệ này có thể giúp công ty đánh giá lại các nỗ lực marketing, cho phép nhân viên theo dõi dữ liệu khách hàng dễ dàng hơn. Mặt khác, ông cho biết thêm, ban lãnh đạo công ty cần giúp nhân viên hiểu những lợi ích mà công nghệ mang đến cho họ. Chẳng hạn như, chúng sẽ cho phép nhân viên bán hàng đáp ứng yêu cầu nhanh hơn, điều này mang lại cơ hội kiếm nhiều tiền hơn. Hoặc nâng cao năng suất bằng cách giảm bớt lượng công việc cuối tuần…
Lập luận tốt nhất cho một loại công nghệ mới chính là “Chúng sẽ giúp cho cuộc sống của bạn tốt hơn”, Mankins giải thích.
Tuỳ chỉnh hoạt động đào tạo
Bonnet cho rằng: “Vì mức độ quen thuộc và quan tâm đến công nghệ số rất khác nhau giữa các nhân viên, nên những nỗ lực đào tạo của bạn phải phản ánh những khác biệt đó. Một số nhân viên có thể ưa thích một buổi đào tạo trực tuyến, nhưng cũng có người cần sự hỗ trợ nhiều hơn với hình thức đào tạo cá nhân”. Ông nói rằng: “Trên thực tế, công ty cũng không muốn đưa những người am hiểu công nghệ đến tham gia một khoá học vì điều đó rất lãng phí thời gian. Thay vào đó, hãy hỏi các thành viên trong nhóm nhân viên về loại hình đào tạo mà họ cảm thấy thoải mái nhất”.
Trong giai đoạn hướng dẫn, điều quan trọng là bạn phải “dẫn dắt bằng ví dụ”. Hãy chứng tỏ rằng bạn đang đầu tư thời gian vào việc tìm hiểu hệ thống mới. Hãy “thể hiện sự khiêm tốn và đồng cảm với nhân viên” về những thách thức họ đang phải đối mặt.
Nguồn: Freepik
Thu hút influencer tham gia
Bonnet cho rằng, trong giai đoạn đầu của quá trình ra mắt, hãy tập trung vào việc tạo ra “mạng lưới những nhà vô địch” được đầu tư đầy đủ vào công nghệ mới, để họ có thể hướng dẫn những nhân viên khác về cách sử dụng các công cụ để mang lại lợi ích. Nhóm người hướng dẫn này nên được “nhân rộng” và thu hút những cá nhân nổi bật trong công ty. Bonnet nhấn mạnh: “Đừng chỉ chọn những người đam mê công nghệ – những người quan tâm nhất đến công nghệ. Hãy lựa chọn những người có khả năng làm việc bao quát và những người có kỹ năng giao tiếp, kết nối tốt”. Điều quan trọng nhất không phải là nhận được sự chấp nhận của toàn thể nhân viên, mà là nhận được sự chấp thuận của những cá nhân có tầm ảnh hưởng trong doanh nghiệp.
Áp dụng công nghệ mới một cách thường xuyên
Bonnet khuyên rằng, hãy cố gắng “thể chế hoá” công nghệ mới và cho nhân viên thấy rằng công ty đang chuyển đổi từ cách làm việc cũ sang cách làm mới. Mankins cũng chia sẻ thêm, hãy biến công nghệ thành “một phần của quy trình hoạt động”.
Ví dụ, nếu doanh nghiệp của bạn đã giới thiệu một công nghệ theo dõi bán hàng mới, hãy bắt đầu yêu cầu nhân viên cập nhật các chỉ số hàng tuần trên phần mềm ấy. Tất nhiên, nhân viên vẫn có thể cung cấp thông tin mà không cần sử dụng hệ thống mới, nhưng điều này sẽ cồng kềnh và tốn nhiều thời gian hơn. Vì mục tiêu quan trọng nhất chính là mặc nhiên sẽ tăng chi phí cho việc không sử dụng công nghệ mới.
Làm nổi bật những thành quả
Khi nhân viên bắt đầu sử dụng công nghệ ngày càng nhiều, hãy thu hút sự chú ý của mọi người đến tác động tích cực của công nghệ đối với tổ chức. Mankins chia sẻ rằng: “Việc công bố những thành quả đã đạt được trong thời gian ngắn sẽ tạo ra sự thay đổi” và khuyến khích việc áp dụng công nghệ nhiều hơn.
Bên cạnh đó, việc nhấn mạnh lợi ích cá nhân cũng vậy. Tuỳ thuộc vào quy mô của đợt triển khai, doanh nghiệp có thể cân nhắc việc tranh thủ phổ biến cho nhân viên về những thành công bước đầu. Cách hay nhất ở đây đó là tận dụng bộ phận marketing để truyền đạt và phổ biến thông điệp đó.
Nguồn: Unsplash
Tạo nên không khí vui vẻ khi ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp
“Khen thưởng cho những hành vi bạn muốn thấy sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc đưa ra những hình phạt cho các hành vi bạn không muốn thấy”, Mankins nói.
Doanh nghiệp cần tìm hiểu xem nhân viên nào đang áp dụng công nghệ hiệu quả và phần thưởng nào sẽ mang lại giá trị ý nghĩa nhất đối với họ. Đó có thể là lương thưởng, đặc quyền, hoặc sự công nhận.
Bonnet đã đề xuất thử nghiệm các trò chơi để tạo nên sự thú vị và thu hút mọi người ứng dụng công nghệ nhiều hơn. Nhân viên có thể tích luỹ điểm, nhận được các ưu đãi tài chính hoặc đạt được các cấp độ mới.
Xem xét đến chế tài
Nếu công ty vẫn gặp khó khăn trong việc thúc đẩy nhân viên làm quen với công nghệ mới, hãy cân nhắc việc đưa ra các hình thức chế tài. Bonnet chia sẻ: “Chế tài sẽ phụ thuộc vào mức độ gây hại đến tổ chức”. Ông giải thích thêm: “Tại một thời điểm nhất định, việc thiếu sự chấp thuận sẽ trở thành một vấn đề ảnh hưởng đến năng suất và thu nhập”. Giả sử các thành viên trong nhóm Sales đặc biệt chống lại công nghệ mới. Hãy nói với họ rằng chỉ có những dữ liệu được nhập vào hệ thống mới nhất mới được phép tính vào thành tích.
Ông nói thêm rằng, mặc dù những chế tài này có thể có hiệu lực, nhưng chúng nên được sử dụng như một biện pháp cuối cùng.
Các nguyên tắc cần nhớ
Do (Nên)
- “Chinh phục” trái tim và khối óc của mọi người bằng cách nhấn mạnh cách công nghệ mới sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức và giúp cuộc sống của nhân viên trở nên dễ dàng hơn.
- Khuyến khích việc áp dụng bằng cách trao tặng những phần thưởng ý nghĩa cho nhân viên.
- Đưa công nghệ mới vào thói quen và nhịp điệu công việc càng sớm càng tốt.
Don’t (Không nên)
- Chọn một công nghệ phức tạp hơn mức cần thiết. Để có thể áp dụng nhanh chóng, hãy lựa chọn một hệ thống có thể dễ dàng tiếp cận và trực quan.
- Bỏ qua tầm quan trọng của việc đưa những nhân viên có ảnh hưởng nhất tham gia sớm trong quá trình này. Họ sẽ giúp bạn thu hút những thành viên khác.
- “Đốt cháy giai đoạn” và đưa ra hình phạt những nhân viên không sử dụng công nghệ. Hình phạt nên là phương sách cuối cùng nếu các biện pháp khuyến khích và phần thưởng không có tác dụng.
Case study 1 – Tập trung vào giao tiếp và đào tạo
Jill Mizrachy, Senior Director kiêm Senior Associate L&D của Booz Allen Hamilton đã thừa nhận rằng việc giới thiệu công nghệ mới cho nhân viên là một thách thức rất lớn. Cô ấy nói rằng: “Tồn tại một khoảng cách thế hệ giữa các thành viên. Công ty chúng tôi có những người trẻ tuổi đã trưởng thành cùng với Internet, và cả các thành viên lớn tuổi không cảm thấy thoải mái với công nghệ mới”. Khi Booz Allen bắt đầu triển khai hệ thống cloud-based computer mới, (tên gọi nội bộ là “The Zone”), Jill biết rằng việc giao tiếp và đào tạo sẽ đóng vai trò rất quan trọng.
Đầu tiên, cô đã tận dụng sự giúp đỡ của một đồng nghiệp trong lĩnh vực liên lạc để hỗ trợ truyền đi các thông điệp. Cô giải thích rằng: “Chúng tôi muốn truyền đạt đến cho toàn thể nhân viên về sự thay đổi này và những lợi ích mà họ sẽ nhận được. Chúng tôi muốn tạo ra một ‘nhân tố thú vị’”.
Nguồn: leadershipchoice
Ngoài ra, Jill cho biết công ty của cô cũng nhận được nhiều câu hỏi như: “Điều này ảnh hưởng đến tôi như thế nào?”, “Công nghệ sẽ thay đổi cách làm việc ra sao?”... Trước khi ra mắt, Jill cũng đã điều hành các phiên đầu tiên với nhiều nhân viên cấp cao từ các phòng ban và khu vực địa lý khác nhau. Họ trở thành một “đội ngũ đại sứ”, người có thể giúp các nhân viên khác cảm thấy thoải mái với công nghệ mới. Trong tuần lễ ra mắt, nhóm nhân viên “đại sứ” này đã xếp hàng trong hành lang của văn phòng tương ứng của họ để chào đón các nhân viên khác và phát các tập tài liệu hướng dẫn về hệ thống mới cùng các mẹo sử dụng. Nhân viên có thể lựa chọn nhiều cách đào tạo khác nhau, bao gồm: các buổi diễn thuyết trực tiếp được lên lịch thường xuyên về hệ thống mới, hay bản ghi của những lần diễn thuyết này, kèm theo đó là một công cụ để nhân viên có thể đặt câu hỏi cho một chuyên gia. Cho đến nay, việc nhân viên áp dụng The Zone đang diễn ra với tốc độ ổn định. Jill nói: “Đây chỉ mới là giai đoạn đầu tiên và sẽ còn nhiều hơn thế nữa”.
Case study 2: Áp dụng trò chơi để tạo ra sự thú vị và hấp dẫn
Vài năm trước, William Vanderbloemen, Founder và CEO của Vanderbloemen Search Group đã từng muốn triển khai một công nghệ mới có thể giúp công ty cải thiện doanh số bán hàng. Ghi nhớ bí quyết công nghệ của nhân viên, ông đã nghiên cứu các lựa chọn của mình, sau đó dành vài tháng để thử nghiệm chúng. Cuối cùng, William đã quyết định sử dụng Hubspot, phần mềm marketing giúp các doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ thông qua việc tạo nội dung trang Web. “Khi tôi thấy được sự trực quan và khả năng giao tiếp liền mạch với Salesforce (nền tảng CRM của Vanderbloemen Search Group), tôi dường như đã bị thuyết phục hoàn toàn” – William giải thích.
William ưu tiên việc đặt ra “tầm nhìn cho tương lai” và đưa ra lời giải thích về cách công nghệ mới sẽ cải thiện hoạt động kinh doanh. Ông đã truyền đạt với nhóm nhân viên của mình rằng, đã đến lúc cần kết thúc chuỗi ngày thực hiện những cuộc gọi lạnh lùng và đến tận cửa nhà của khách hàng để thuyết phục họ. William đã thông báo rằng có một sự thay đổi vô cùng mạnh mẽ đang xảy ra trong lĩnh vực social và marketing, và họ hoàn toàn có cơ hội dần đầu.
Để thành công trong việc thúc đẩy nhân viên áp dụng công nghệ mới, doanh nghiệp cần sự đồng tâm hiệp lực, kèm theo kế hoạch và chính sách triển khai công nghệ mới phù hợp với văn hoá làm việc.
Với chỉ 5 nhân viên vào thời điểm đó, ông đã quyết định không thực hiện một chương trình đào tạo chính thức. Thay vào đó, các thành viên trong nhóm đã học được cách sử dụng hệ thống mới này tằng cách “thẩm thấu” chúng trong công việc. Có nghĩa rằng, cả William và nhân viên của mình đã cùng nhau áp dụng công nghệ mới.
Khi tổ chức phát triển và bắt đầu thuê thêm những người cần sử dụng Hubspot, William đã tổ chức một cuộc thi để khuyến khích việc áp dụng nhanh chóng hơn. Nhân viên tạo ra nhiều internet traffic nhất từ một phần nội dung trực tuyến trong tháng sẽ giành được 2 vé máy bay hạng nhất đến bất kỳ đâu tại Hoa Kỳ. Ông chia sẻ: “Đó là một cách để tạo niềm vui cho mọi người và cũng là một cách để chúng tôi khai quật những nhân tố ‘bí ẩn’ trong công ty. Giờ đây, tôi đã có sẵn một nhóm những nhân viên chuyên gia có thể hướng dẫn những người còn lại thực hiện áp dụng công nghệ mới”.
Như vậy, có thể thấy rằng, việc thúc đẩy nhân viên áp dụng công nghệ mới không chỉ là một thách thức của ban lãnh đạo, mà còn là thách thức đối với từng bộ phận, từng thành viên trong tổ chức. Sự thành công sẽ đạt được khi mọi người đồng tâm hiệp lực với nhau, kèm theo những kế hoạch và chính sách triển khai công nghệ mới một cách phù hợp với văn hoá làm việc của doanh nghiệp.
* Nguồn: ANATICS Tech & Data Consultancy