"Tất tần tật" những thông tin cần biết về Self-service BI

Ngày nay, lượng dữ liệu được các doanh nghiệp thu thập đang không ngừng tăng lên. Do đó, nhu cầu chuyển dữ liệu thô thành insight của những người lãnh đạo doanh nghiệp ngày càng lớn. Nhưng vì dữ liệu liên tục phát triển theo thời gian, ngày càng nhiều người trong một tổ chức cần quyền truy cập vào dữ liệu, để họ có thể làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Và đây chính là trọng tâm của self-service BI.  

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cho câu hỏi self-service BI là gì, so sánh giữa BI truyền thống và self-service BI, liệt kê các lợi ích chính và các công cụ mà giải pháp BI phải có để có thể tạo ra hiệu quả kinh doanh.

Self-service BI là gì?

Self-service BI là thuật ngữ miêu tả một quy trình, công cụ và phần mềm cho phép các người dùng phân tích một lượng lớn dữ liệu kinh doanh và xây dựng dashboard một cách độc lập. Thành thật mà nói, dữ liệu không hề dễ hiểu hoặc thậm chí thú vị đối với tất cả mọi người, nhưng self-service BI cho phép mọi người trong cùng một tổ chức tạo trang dashboard tùy chỉnh mà không cần dựa vào các chuyên gia CNTT và chuyên gia phân tích dữ liệu. 

Cuối cùng, self-service BI là một tình huống đôi bên cùng có lợi cho tất cả mọi người. Người dùng nhận được dữ liệu họ yêu cầu khi họ cần, cho phép người dùng làm việc hiệu quả hơn và nhóm CNTT có thể tập trung vào các nhiệm vụ phát triển sản phẩm của họ, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tổ chức nói chung.

BI truyền thống và self-service BI

BI truyền thống thường liên quan đến quá trình lấy dữ liệu và chuyển đổi chúng thành tài nguyên có thể sử dụng được để đưa ra những quyết định kinh doanh thông minh. Nếu self-services BI cho phép người dùng chuyển những insight về dữ liệu thành tài nguyên, thì các hoạt động BI truyền thống lại thuộc quyền sở hữu của nhóm CNTT hoặc các chuyên gia trong ngành BI. 

Điều này có nghĩa là khi người dùng cần các báo cáo hoặc dashboard cụ thể, họ phải gửi yêu cầu báo cáo dữ liệu hoặc dashboard tùy chỉnh và chờ đợi nhóm CNTT hoặc chuyên gia BI cung cấp dữ liệu, có thể mất từ ​​vài phút đến vài ngày. Như bạn có thể suy đoán, quy trình không hiệu quả này sẽ gây ra sự chán nản cho nhân viên và chậm trễ trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho các bên.  

Các công cụ self-services BI cung cấp giao diện người dùng trực quan giúp việc tương tác với dữ liệu trở nên dễ tiếp cận hơn ngay cả cho những người không có kiến ​​thức kỹ thuật. Công cụ này cho phép mọi người trong tổ chức đều có thể truy cập và phân tích dữ liệu dễ dàng, đồng thời tạo báo cáo với những insight hữu ích mà bất kỳ ai cũng có thể hiểu được.

Lợi ích của self-services BI

Như đã nêu trong báo cáo Nghiên cứu thị trường self-service BI năm 2020 của Dresner Advisory Services, self-service BI được coi là nhân tố quan trọng thứ 6 trong số tất cả các chiến lược công nghệ và sáng kiến ​​trong ngành BI và là điều thiết yếu đối với các doanh nghiệp ngày nay. 

Một số lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm:  

Cải thiện quy trình ra quyết định

Nhiệm vụ chính của BI là giúp các tổ chức hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của họ bằng cách kết nối mọi người với dữ liệu họ cần để đưa ra các quyết định quan trọng. Với self-service BI, người dùng không cần phải lãng phí thời gian để phân tích các bảng tính nhằm tìm ra nguồn dữ liệu cần thiết và đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở này, mà thay vào đó có nhiều thời gian hơn để tập trung vào việc đưa ra quyết định. Dashboard, báo cáo và hình ảnh trực quan của self-service BI mang lại sự dễ dàng và hiệu quả cho quá trình ra quyết định và đưa ra quyết định tốt hơn, thông minh hơn và quan trọng nhất là dựa trên nguồn dữ liệu đáng tin cậy. 

Tận dụng những insight hữu ích

Mọi người trong tổ chức, trong mọi bộ phận, đều có thể dễ dàng truy cập và phân tích dữ liệu chính. Marketer có thể phân tích dữ liệu khách hàng để hiểu rõ hơn nhu cầu của họ. Bộ phận nhân sự có thể phân tích dữ liệu để cải thiện nơi làm việc hoặc nâng cao quy trình tuyển dụng. Giám đốc tài chính và các nhà quản lý tài chính có thể xây dựng và chia sẻ các báo cáo tài chính có ý nghĩa ngay lập tức nhờ công cụ self service BI.  

Với sự trợ giúp của các công cụ self-service BI, người dùng có thể hình dung dữ liệu họ cần và hiểu ý nghĩa của những con số đó. Tận dụng insight có thể hành động giúp nhóm làm việc biết cách sử dụng dữ liệu tốt hơn và cải thiện luồng năng suất dễ dàng hơn, cũng như giúp quá trình chuyển đổi từ insight đến hành động trở nên liền mạch. 

Thúc đẩy sự hợp tác

Các công cụ self-service BI không chỉ mang lại những insight hữu ích mà còn phải thúc đẩy sự hợp tác và tạo ra các cuộc thảo luận giữa các nhóm khác nhau trong tổ chức. Bạn cần chia sẻ dashboard với các thành viên trong nhóm và dự án ở cấp độ tổ chức để mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một cơ sở dữ liệu để đưa ra quyết định.  

Sự hợp tác cho phép các team chia sẻ suy nghĩ và ý tưởng, cho phép các thành viên đầu tư nhiều hơn vào các dự án mà họ đang thực hiện vì họ có thể thấy sự đóng góp của bản thân. Chính tình huống này giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ mạnh hơn - điều cực kỳ quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Ngoài ra, các vấn đề sẽ được giải quyết dễ dàng và nhanh chóng hơn khi ngày càng có nhiều thành viên khác nhau trong nhóm có thể nhìn nhận và bày tỏ quan điểm của họ.

Đơn giản hóa quy trình làm việc hàng ngày

Khi self-service BI được triển khai, mọi người trong team có thể dễ dàng cộng tác một cách nhịp nhàng. Phân tích và hiểu dữ liệu là một phần quan trọng của các công việc hàng ngày. Tuy nhiên, với sự trợ giúp của nền tảng quản lý công việc, bạn sẽ không cần phải lo lắng về điều này vì hiện có thể tạo một công việc chỉ trong vài giây, đồng thời đảm bảo rằng bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng cần phải xử lý. 

Nguồn tin cậy duy nhất

Ngược lại với các loại bảng tính thường nổi bật không có gì khác ngoài sự phức tạp và chậm trễ, luồng dữ liệu self-service BI là duy nhất và nhất quán. Bởi dữ liệu self-service BI được cập nhật liên tục, người ra quyết định có thể tiếp cận với một Nguồn tin cậy duy nhất.  

Điều này rất quan trọng vì cung cấp cho người ra quyết định những dữ liệu phù hợp vào đúng thời điểm, giảm thời gian dành cho việc xác định dữ liệu nào là chính xác và cải thiện tri thức của doanh nghiệp.  

Hơn nữa, công cụ này giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và cho phép một luồng thông tin thống nhất và duy nhất. Bạn không còn cần phải dành thời gian cho các cuộc họp cập nhật tình hình của đội nhóm hay những công việc quản lý vi mô, mà thay vào đó, hãy tập trung dành nhiều thời gian hơn với tư cách là người cố vấn và chủ động suy nghĩ về công việc kinh doanh.  

Lợi thế cạnh tranh

Trong khi các đối thủ cạnh tranh không tận dụng Self-service BI mà vẫn đang cố gắng tìm ra cách phân tích dữ liệu và chờ đợi báo cáo, thì doanh nghiệp của bạn đã có thể hành động dựa trên insight về dữ liệu chính của doanh nghiệp một cách dễ dàng với self-service BI.

Làm thế nào để thiết lập chiến lược Self-Service BI?

Để triển khai Self-Service BI thành công, bạn cần phải có một chiến lược tốt. Dưới đây là một số mẹo về cách thiết lập chiến lược Self-Service BI hiệu quả để đẩy nhanh quy trình làm việc của tổ chức, nhưng hãy nhớ rằng mỗi doanh nghiệp sẽ yêu cầu một chiến lược được thiết kế riêng biệt.

Dễ sử dụng

Trước hết, bạn nên tìm kiếm một giải pháp Self-Service BI dễ sử dụng. Hãy nhớ rằng, mục đích của Self-Service BI là dành cho những người không có kiến ​​thức kỹ thuật và kinh nghiệm để làm việc với dữ liệu. Do đó, Self-Service BI phải thân thiện với người dùng và cung cấp một giao diện trực quan.

Thiết lập vai trò và trách nhiệm

Đặt vai trò và trách nhiệm cho những người dùng khác nhau cũng là một trong những phương pháp hay nhất về Self-Service BI. Bạn sẽ là người quyết định những người dùng nào sẽ có quyền truy cập vào giải pháp BI của bạn, dữ liệu nào họ có thể xem cũng như những hành động họ có thể thực hiện và những chức năng nào họ sẽ có thể sử dụng.

Sự trợ giúp trong việc hỗ trợ người dùng 

Tương tự với bất kỳ phần mềm mới nào, người dùng cần một thời gian để làm quen, cách thức hoạt động và các tính năng đặc biệt. Khi lưu ý đến điều này, bạn có thể muốn xem xét việc phát triển một số tài liệu giới thiệu và đào tạo cho nhóm của mình. Điều này sẽ rất hữu ích cho các thành viên trong nhóm của bạn, những người mới làm quen với chủ đề phân tích.

Giám sát việc sử dụng và điều chỉnh khi cần thiết

Điều quan trọng là phải giám sát việc sử dụng BI của người dùng. Trong khi một số phòng ban có thể sử dụng thành công, những phòng ban khác có thể không. Theo dõi điều đó và điều chỉnh nếu cần.

Trao quyền cho nhân viên kể chuyện bằng dữ liệu

Nếu dữ liệu khó hiểu và không thuyết phục, không ai có thể hành động và do đó sẽ không có gì thay đổi. Đó là lý do tại sao kỹ thuật kể chuyện bằng dữ liệu (data-driven storytelling) lại có sức hút mạnh mẽ. Kỹ thuật này cho phép người dùng sử dụng insights được cung cấp bởi các công cụ BI của họ nhằm kể những câu chuyện để những người khác có thể hiểu dữ liệu đang nói với chúng ta những gì.

Vấn đề thiết bị di động

BI là tất cả những gì liên quan đến việc có tận dụng đúng dữ liệu vào đúng thời điểm để đưa ra quyết định hay không. Ngày nay, điều đó có nghĩa là người dùng có thể truy cập dữ liệu bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ vị trí nào, liên quan đến việc sử dụng thiết bị di động. Giải pháp BI trên thiết bị di động là giải pháp hoàn toàn phải có nếu bạn muốn bạn và người dùng luôn có thông tin chi tiết về công ty trong tầm tay. Cách thức này cũng làm tăng năng suất, đẩy nhanh quá trình ra quyết định và đưa bạn vượt lên trên các đối thủ cạnh tranh.

Các công cụ Self-Service BI

Để tận dụng tối đa những lợi ích mà chúng tôi đã đề cập trước đó, chúng tôi liệt kê một số công cụ Self-service BI khi khám phá các giải pháp khác nhau và những gì sẽ hoạt động tốt nhất cho nhu cầu riêng của tổ chức:

Kết nối dữ liệu

Phần mềm BI hiện đại cho phép người dùng kết nối liền mạch với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau và sau đó kết hợp các dữ liệu này vào một nơi để phân tích toàn diện. Các nguồn dữ liệu có thể bao gồm Azure Synapse, Google BigQuery, Box, Sharepoint, Google Drive, One Drive, Microsoft Analysis Services, Microsoft SQL Server, CRM và nhiều nguồn khác. Một số nền tảng phân tích nhúng cũng cung cấp một tính năng được gọi là “nguồn dữ liệu trong bộ nhớ”, cho phép người dùng kết nối trực tiếp với nguồn dữ liệu mà phần mềm không hỗ trợ.

Giao diện trực quan

Các công cụ Self-service BI chuyên nghiệp sẽ đảm bảo rằng người dùng có thể dễ dàng chọn trường dữ liệu từ các bảng trong nguồn dữ liệu. Sau đó chỉ cần kéo và thả vào các phần riêng biệt và ngay lập tức có thể xây dựng dữ liệu một cách trực quan và đẹp mắt.

Dashboard mẫu

Dashboard là các công cụ phân tích hiển thị trực quan các mẫu dữ liệu để phân tích, trình bày và dễ hiểu. Dashboard có thể bao gồm biểu đồ hoặc biểu đồ hình tròn, biểu đồ cột hoặc đường, biểu đồ phân tán, bản đồ màu hoặc bất kỳ loại trình bày dữ liệu trực quan nào khác. Một số tính năng chính của chúng bao gồm khả năng kéo và thả, tính năng kết hợp dữ liệu và kết nối trực tiếp cơ sở dữ liệu.

Luồng năng suất tích hợp

Một vấn đề nữa mà bạn nên tìm kiếm là khả năng tích hợp tất cả các ứng dụng mà nhóm của bạn đã sử dụng ở cùng một nơi. Bằng cách kết nối các ứng dụng của mình, bạn đảm bảo luồng công việc không bị gián đoạn - tự động nhận các tác vụ, cuộc trò chuyện, dự án ở cùng một nơi.

Gắn kết thông tin và tài liệu giữa các bộ phận với nhau, phối hợp và cộng tác với đồng đội một cách hài hòa. Vượt xa phân tích dữ liệu bằng cách chuẩn bị công cụ BI đầy đủ cộng với quản lý dự án, tích hợp nội dung, mục tiêu và chiến lược. Từ đó bạn sẽ dễ dàng tạo ra kết quả vượt trội để tăng trưởng kinh doanh.

ANATICS Tech & Data Consultancy,