Data dashboard là gì? 4 lý do doanh nghiệp nên sử dụng data dashboard

Data dashboard là một công cụ quản lý thông tin, theo dõi, phân tích và hiển thị các chỉ số hiệu suất (KPI), số liệu và các dữ liệu chính một cách trực quan để theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, bộ phận hoặc quy trình cụ thể. Data dashboard có thể được tùy chỉnh để đáp ứng các nhu cầu cụ thể của một bộ phận và công ty. Về mặt backend, một dashboard được kết nối với các tệp, tệp đính kèm, dịch vụ và API, nhưng khi được trực quan hóa, tất cả dữ liệu này được hiển thị dưới dạng bảng, biểu đồ đường, biểu đồ thanh và dạng đo lường theo tiêu chuẩn có sẵn. Hiện nay, data dashboard là phương pháp hiệu quả nhất để theo dõi nhiều nguồn dữ liệu, hỗ trợ giám sát thời gian thực và cung cấp nhiều tính năng phân tích khác. Giám sát thời gian thực giúp giảm tải thời gian phân tích và liên lạc giữa các bên liên quan vốn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp trước đây.

Data dashboard hoạt động như thế nào?

Trước tiên, người dùng cần nắm được định nghĩa thế nào là một dashboard và vai trò của dashboard trong một tổ chức. Có nhiều cách sử dụng data dashboard khác nhau. Không phải tất cả các dashboard đều phục vụ cùng một mục đích, đó là lý do tại sao người dùng cần hiểu những KPI nào nên theo dõi và lý do tại sao nên sử dụng dashboard. Phân đoạn dưới sẽ giải thích cho một số câu hỏi như sau:

• Dashboard giải đáp những loại câu hỏi như thế nào?
• Những loại dữ liệu nào được theo dõi trên Dashboard?
• Dashboard tương tác như thế nào?

Data dashboard thường giúp bạn trả lời các câu hỏi quan trọng về tình hình doanh nghiệp. Dashboard được thiết kế để phân tích nhanh và nhận biết thông tin. Cách tiếp cận phổ biến nhất để thiết kế business dashboard là xây dựng bằng cách sử dụng định dạng câu hỏi - trả lời. Ví dụ dưới đây là một số câu hỏi khi xây dựng dashboard:

• Tổng đài chăm sóc khách hàng đã thực hiện bao nhiêu cuộc gọi trong tuần này? Kết quả này nhiều hay ít hơn tuần trước?
• 5 sản phẩm hàng đầu mang lại doanh thu cho sale là gì? Có thể tìm thấy cơ hội tiềm năng ở đâu?
• Các nguồn traffic trang web là gì? Số lượt tìm kiếm có tăng hay không?
• Marketing Funnel của doanh nghiệp trông như thế nào? Doanh nghiệp có đang trên đà đạt được mục tiêu không?

Dashboard có thể tập trung vào việc trình bày dữ liệu hoạt động và phân tích

Các câu hỏi về hoạt động kinh doanh mà dashboard có thể giải đáp tùy thuộc vào ngành, bộ phận, quy trình và vị trí. Một analytical dashboard thường được thiết kế để giúp giám đốc điều hành và lãnh đạo cấp cao, thiết lập mục tiêu, theo dõi mục tiêu, hiểu nội dung và lý do xảy ra một vấn đề nào đó. Người dùng dashboard có thể sử dụng cùng 1 thông tin để phân tích và thực hiện các thay đổi sao cho phù hợp. Dashboard thực hiện điều này dựa trên insight từ dữ liệu được thu thập trong một khoảng thời gian xác định (như tháng, quý hoặc năm).

Dashboard hiển thị dữ liệu một cách trực quan 

Dữ liệu được hiển thị trên dashboard dưới dạng bảng, biểu đồ đường, biểu đồ cột và đo lường theo tiêu chuẩn để người dùng có thể theo dõi tình hình kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên các điểm chuẩn và mục tiêu. Data dashboard hiển thị tất cả dữ liệu cần thiết để hiểu, theo dõi và cải thiện hoạt động kinh doanh thông qua các hình ảnh trực quan. Tùy thuộc vào cách bạn quyết định thiết kế trang như thế nào, ngay cả dữ liệu số đơn giản cũng có thể cung cấp thông tin bằng cách sử dụng các biểu tượng, chẳng hạn như hình tam giác màu đỏ hướng xuống dưới để biểu thị sự sụt giảm doanh thu hoặc hình tam giác màu xanh lục hướng lên để biểu thị sự gia tăng lưu lượng truy cập trang web.

Dashboard được sử dụng như thế nào trong kinh doanh?

Theo Wikipedia: “Phân tích là việc khám phá, giải thích và truyền đạt các hình mẫu có ý nghĩa trong dữ liệu. Đặc biệt, hoạt động phân tích dựa trên thống kê, lập trình máy tính và nghiên cứu để định lượng hiệu suất thường mang lại nhiều giá trị trong các lĩnh vực sử dụng data. Việc phân tích thường nghiêng về trực quan hóa dữ liệu để truyền đạt insight đến mọi người ”.

Dashboard là một công cụ trực quan hóa dữ liệu cho phép tất cả người dùng hiểu những phép phân tích quan trọng đối với doanh nghiệp, bộ phận hoặc dự án. Ngay cả đối với những người dùng không chuyên về kỹ thuật, dashboard cũng cho phép họ tham gia và hiểu quá trình phân tích bằng cách chuyển đổi dữ liệu và trực quan hóa các xu hướng, cũng như những sự kiện quan trọng. Data dashboard cung cấp góc nhìn khách quan về các chỉ số hiệu suất và là nền tảng hiệu quả để đối thoại.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng data dashboard?

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng nhiều dịch vụ để theo dõi KPI và số liệu, điều này cần nhiều thời gian và nguồn lực để có thể theo dõi và phân tích đúng cách. Dashboard sử dụng dữ liệu thô từ các nguồn, bảng tính và cơ sở dữ liệu để tạo bảng, biểu đồ đường, biểu đồ thanh và đo lường theo tiêu chuẩn trong dashboard trung tâm mà người dùng có thể xem và hiểu ngay các chỉ số chính mà họ đang tìm kiếm. Data dashboard có thể đơn giản hóa báo cáo cuối tháng bằng cách cung cấp, cập nhật thông tin mới nhất cho người dùng bất kỳ lúc nào mà không mất hàng giờ chuẩn bị và phân tích.

Theo dõi nhiều chỉ số KPI cùng lúc

Những thay đổi đối với bất kỳ khía cạnh nào của doanh nghiệp, cho dù đó là marketing, sales, chăm sóc khách hàng hoặc tài chính, đều có tác động đến toàn bộ doanh nghiệp. Nhiều người đã theo dõi doanh nghiệp mà không có dashboard cho đến tận bây giờ, nhưng data dashboard làm cho việc này trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Với dashboard, người dùng có thể tìm hiểu sâu hơn về bức tranh toàn cảnh để so sánh tác động của sự bất thường, cùng với các chỉ số và KPI cụ thể để hiểu điều gì hiệu quả và điều gì không. Cho dù dữ liệu doanh nghiệp của bạn được lưu trữ trên dịch vụ web, tệp đính kèm hay API, dashboard sẽ lấy thông tin này và cho phép bạn theo dõi tất cả dữ liệu ở cùng một vị trí. Ngoài ra, dashboard có khả năng tổng hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau vào một hình ảnh trực quan tùy theo lựa chọn của người dùng. Bằng cách theo dõi nhiều KPI và chỉ số trên một dashboard tổng, người dùng có thể thực hiện các điều chỉnh đối với hoạt động kinh doanh của mình ngay trong thời gian thực.

Dễ dàng khi đọc hiểu

Một thiết kế dashboard hiệu quả là phải biết cách tận dụng màu sắc, ký hiệu và hình ảnh để làm nổi bật các điểm dữ liệu quan trọng. Điều này giúp người dùng nhanh chóng đọc lướt và nhận thông tin họ cần mà không cần sàng lọc qua bảng tính, email hoặc đăng nhập vào dịch vụ web. Trang data dashboard rất hữu ích vì có thể trực quan hóa thông tin theo cách mà mọi người đều có thể hiểu được. Ví dụ, ngay cả khi bạn không làm việc trong lĩnh vực marketing, bạn vẫn có thể hiểu được những con số đang tốt hay xấu. Điều quan trọng nhất là, bạn không cần phải là một nhà phân tích để sử dụng và hiểu data dashboard.

Cloud Accessibility - Chia sẻ trang dashboard của mình với mọi người

Dashboard tạo điều kiện cho mọi thành viên của doanh nghiệp đều có cùng một góc nhìn. Người dùng có thể chia sẻ dashboard theo thời gian thực và theo định kỳ. Dashboard đưa dữ liệu của doanh nghiệp lên cloud, giúp bạn có thể truy cập các chỉ số và KPI chính bất cứ lúc nào trên máy tính để bàn, thiết bị di động và máy tính bảng. Có một số cách để chia sẻ data dashboard: trên TV wallboard, gửi báo cáo qua email, in báo cáo giấy hoặc truy cập trực tiếp qua website hoặc ứng dụng. Người dùng có thể tạo một liên kết công khai đến trang dashboard để cho phép bất kỳ ai truy cập hoặc thông qua liên kết riêng tư chỉ cho phép những người có liên kết truy cập vào dữ liệu của bạn. Việc hiển thị dashboard trên TV treo tường trong văn phòng ngày càng trở nên phổ biến như một cách để giữ cho mọi người cùng nắm thông tin về hiệu suất và mục tiêu. Dashboard ngày càng trở nên gần gũi với doanh nghiệp vì chúng cho phép tạo ra môi trường làm việc ảo và giúp các nhóm làm việc cộng tác dễ dàng hơn.

Dashboard giúp báo cáo hiệu quả hơn

Data dashboard giúp chúng ta tiết kiệm thời gian hơn. Người dùng không còn cần phải truy cập nhiều nguồn, bị ngắt kết nối khi theo dõi dữ liệu. Lấy dữ liệu, tạo bảng tính, tạo và thiết kế báo cáo cũng như chia sẻ cho người xem - dashboard có thể thực hiện tất cả những việc này một cách tự động. Nhiều lý do khiến việc báo cáo thường được thực hiện vào cuối tháng, một trong những lý do chính là việc này tốn thời gian và nguồn lực. Tất cả những gì bạn cần làm là đầu tư một chút thời gian để xây dựng một trang dashboard, chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian và công sức hơn khi làm một báo cáo thủ công theo cách thông thường. Dashboard còn có thể tự động tạo báo cáo với dữ liệu mọi lúc mọi nơi. Người dùng lúc này không cần thu thập, phân tích và định dạng dữ liệu bằng tay. Bạn có thể tạo PDF, email và báo cáo trực tiếp bằng dashboard bằng cách chọn KPI bạn muốn phân tích, chọn định dạng báo cáo và trình bày.

Ngoài ra, dashboard cho phép liên lạc dễ dàng hơn giữa tất cả các cấp của doanh nghiệp. Số lượng người dùng có thể truy cập vào data dashboard là bao nhiêu hoàn toàn tùy vào sự lựa chọn của doanh nghiệp, để mọi người có thể nhận được thông tin nhanh chóng. Các giám đốc điều hành và quản lý sẽ không cần yêu cầu dữ liệu từ các nhà phân tích. Các nhà phân tích có thể hỗ trợ để đảm bảo hoạt động trơn tru, đồng thời người dùng có thể truy cập thông tin này bất cứ khi nào họ muốn.

ANATICS Tech & Data Consultancy,