Cách làm việc hybrid (làm việc kết hợp) hiệu quả cho nhân viên 

Văn hoá làm việc tại nhà hoặc làm việc từ xa vốn đã xuất hiện từ lâu. Thậm chí, trước năm 2020, nhiều doanh nghiệp lớn đã quản lý lực lượng lao động trên toàn cầu bằng những phần mềm chuyên dụng, hỗ trợ sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên. Dịch COVID-19 đã tạo ra sự thay đổi đáng kể đối với văn hoá làm việc tại nhà, khiến điều này trở thành một phần của trạng thái “bình thường mới”.

Sau quý II/2021, khi đại dịch đã lắng xuống ở mức độ nhất định, các công ty bắt đầu mở cửa văn phòng cho nhân viên trở lại làm việc. Đối với một số doanh nghiệp, họ có ý định cho nhân viên quay trở lại môi trường làm việc truyền thống, (làm việc toàn thời gian tại văn phòng). Đồng thời, một số công ty quyết định chuyển dịch theo hướng cẩn thận hơn bằng cách áp dụng hình thức làm việc hybrid. Nghĩa là nhân viên được phép lựa chọn hình thức làm việc kết hợp giữa làm việc tại nhà và tại công ty.

Hiện tại, khi biến thể mới của COVID-19 – Omicron chưa được kiểm soát, những công ty áp dụng hình thức làm việc hybrid trước đó đã thành công trong việc giữ an toàn cho nhân viên, đồng thời đảm bảo được sự bền vững và lợi nhuận của doanh nghiệp. Tình trạng đại dịch vẫn đang diễn ra trên toàn thế giới, phương pháp làm việc thuận tiện và phổ biến mà các tổ chức như Google, Apple, Microsoft và nhiều doanh nghiệp khác đã áp dụng chính là mô hình làm việc hybrid.

Mô hình làm việc hybrid là gì?

Mô hình làm việc hybrid là sự kết hợp giữa làm việc tại văn phòng, làm việc tại nhà và làm việc từ xa. Mô hình này cho phép nhân viên được linh hoạt lựa chọn thời gian và địa điểm họ muốn làm việc. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể làm việc từ văn phòng hoặc tại nhà riêng, hoặc bất kỳ vị trí nào họ lựa chọn. Cách sắp xếp lịch làm việc này mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên, cũng như giúp doanh nghiệp tạo được văn hoá làm việc thân thiện, tránh tình trạng quá tải tại văn phòng và đảm bảo giãn cách xã hội theo quy định của Chính phủ trong tình hình dịch bệnh.

Theo khảo sát của McKinsey, sau khi đại dịch diễn ra, 52% nhân viên cho biết họ thích hình thức làm việc hybrid hơn so với trước kia. Lý do khiến cho nhân viên đưa ra quan điểm này là vì họ được linh hoạt làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào. Đồng thời, các doanh nghiệp cũng có ưu thế hơn trong việc thu hút ứng viên và nâng cao hiệu quả làm việc của họ.

Nguồn: Nghiên cứu từ McKinsey

Lợi ích khi triển khai mô hình làm việc hybrid

• Tăng năng suất làm việc: Nhờ sự linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và phấn chấn hơn, giúp nâng cao năng suất làm việc tốt hơn.
• Giảm chi phí đầu vào: Khi số lượng nhân viên đến văn phòng làm việc giảm xuống, công ty có thể cắt giảm một số chi phí phát sinh như tiền thuê mặt bằng, đồ dùng văn phòng phẩm, tiền điện, tiền nước…
• Cải thiện quá trình hợp tác làm việc: Không giống như khi làm việc tại nhà, mô hình làm việc hybrid cho phép nhân viên có thể tổ chức các cuộc họp trực tiếp hoặc cùng thảo luận, lên kế hoạch ngay tại công ty. Điều này giúp nâng cao khả năng hợp tác và xây dựng đội nhóm tốt hơn.
• Đảm bảo sức khoẻ tinh thần của nhân viên: Việc di chuyển đến công ty hằng ngày, đặc biệt là với khoảng cách quá xa, có thể khiến nhiều nhân viên cảm thấy mệt mỏi. Mô hình làm việc hybrid giúp nhân viên giảm bớt căng thẳng, góp phần giúp cải thiện sức khoẻ tinh thần của họ.
• Đảm bảo sức khoẻ của nhân viên: Làm việc kết hợp tại nhà và văn phòng đồng nghĩa với việc nhân viên ít phải di chuyển đến công ty hơn và giảm nguy cơ lây nhiễm dịch bệnh. Đối với các doanh nghiệp, đảm bảo an toàn sức khoẻ cho nhân viên là ưu tiên hàng đầu để tạo nên một văn hoá công ty vững mạnh.
• Kết nối toàn cầu: Việc tìm được nhân tài cho những vị trí yêu cầu các kỹ năng nhất định đang ngày càng trở nên khó khăn hơn. Sử dụng lịch làm việc hybrid có thể kết nối những nhân viên đang làm việc tại công ty với những ai đang làm việc từ xa, giúp dễ dàng tìm được nhân lực phù hợp khắp toàn cầu.
• Giữ chân những nhân tài hàng đầu: Theo khảo sát của GoodFirms, 70% các Giám đốc Nhân sự cho biết rằng sự thiếu linh hoạt trong lịch trình và địa điểm làm việc là những lý do chủ yếu khiến nhân viên từ chức. Mô hình làm việc hybrid đã thành công chứng minh được rằng đây chính là cách làm việc linh hoạt hiệu quả dựa theo nhu cầu của nhân viên và góp phần giữ chân nhân tài trong tổ chức.

Chi tiết một số mô hình làm việc hybrid

Chỉ khi tuân theo một lịch trình hiệu quả, doanh nghiệp và nhân viên của họ mới có thể tận dụng được những lợi ích của mô hình làm việc hybrid. Do đó, việc hiểu các nhân tố khác nhau trong mô hình làm việc hybrid rất quan trọng đối với việc thiết kế lịch làm việc cho nhân viên, giúp đạt được hiệu quả cao trong công việc và đồng thời nhận được sự đồng thuận từ họ.

Mô hình làm việc hybrid dựa trên lịch trình làm việc (Schedule-Based Hybrid Working Models)

• Mô hình làm việc cách ngày: Một số nhân viên thích làm việc theo lịch cụ thể ở văn phòng và thời gian còn lại sẽ làm việc tại nhà. Đặc biệt khi các cuộc họp cần triển khai trực tiếp vào một thời gian cụ thể trong ngày, mô hình làm việc hybrid này sẽ rất phù hợp.
• Mô hình làm việc cách tuần: Sắp xếp cho nhân viên làm việc tại văn phòng một vài ngày trong tuần và các ngày còn lại sẽ làm việc tại nhà là một mô hình làm việc hybrid phổ biến nhất. Phần lớn các doanh nghiệp đều áp dụng cách làm này để hợp tác hiệu quả hơn, cũng như giảm thiểu tình trạng quá tải số nhân viên tại văn phòng.

Mô hình làm việc hybrid dựa trên tính chất công việc (Task-Based Hybrid Working Model)

Một số công việc quan trọng yêu cầu nhân viên cần phải có mặt trực tiếp ở văn phòng để giải quyết. Ngược lại, nhiều công việc có thể dễ dàng được hoàn thành tại nhà hoặc từ bất kỳ đâu khi nhân viên làm việc từ xa. Ví dụ, các kỹ sư làm việc trong công ty xây dựng được yêu cầu phải đến làm việc trực tiếp tại dự án, trong khi các nhân viên văn phòng thì có thể dễ dàng làm việc tại nhà. Trong trường hợp này, công ty cần xếp lịch làm việc cho nhân viên sao cho phù hợp với tính chất công việc của họ.

Mô hình làm việc hybrid dựa trên quyền quyết định (Decision-Based Hybrid Working Model)

• Lịch làm việc hybrid do nhân viên quyết định: Trong mô hình này, nhân viên có quyền quyết định thời gian làm việc tại nhà và tại văn phòng. Điều này mang đến cho nhân viên sự hài lòng và thoải mái trong công việc nhưng cũng có thể là một vấn đề tiềm tàng cho quá trình hợp tác làm việc và làm việc nhóm.
• Lịch làm việc hybrid do quản lý quyết định: Trong trường hợp này, quản lý sẽ là người quyết định những ai sẽ là người làm việc ở đâu và vào lúc nào. Mô hình làm việc hybrid này giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và khả năng hợp tác làm việc vì người quản lý có thể thay đổi ca làm việc của nhân viên để phù hợp với thời gian họ có mặt ở văn phòng.

Mô hình làm việc hybrid cũng không thể đáp ứng được toàn bộ các yêu cầu của nhân viên trong công ty. Nhiều công ty có khả năng thiết kế ra một mô hình làm việc kết hợp tuỳ chỉnh, có thể kết hợp hai hoặc nhiều hình thức khác nhau để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Ví dụ, nhiều công ty yêu cầu nhân viên cấp cao cần phải có mặt ở công ty vào các ngày cố định trong tuần để thực hiện các việc quan trọng. Trong trường hợp này, công ty có thể áp dụng mô hình làm việc hybrid hỗn hợp như đã đề cập phía trên dựa trên số lượng công việc của nhân viên và thời gian làm việc họ đã chọn.

Trong một viễn cảnh lý tưởng, quản lý sẽ là người lập kế hoạch và điều chỉnh lịch làm việc hybrid kết hợp các chính sách của công ty và nguyện vọng của nhân viên một cách hợp lý, giúp công ty đạt được năng suất hiệu quả như mong muốn và tăng trưởng doanh thu.

Dù là mô hình làm việc hybrid nào, nhân viên và quản lý đều có thể gặp một số thách thức khi thiết kế và triển khai mô hình đó trong môi trường làm việc của họ. Những công ty không thể giải quyết những khó khăn đó có thể gây ra xung đột nội bộ, khiến các nhân tài rời đi, tìm đến những công ty có mô hình làm việc hybrid tốt hơn.

Những thử thách khi triển khai mô hình làm việc hybrid

Thiếu kết nối nội bộ

Việc triển khai mô hình làm việc hybrid có thể dẫn đến một số rào cản trong giao tiếp giữa các nhân viên và tăng khả năng xảy ra sai sót trong trong việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng. Hơn nữa, khoảng cách giao tiếp giữa các nhà lãnh đạo và thành viên trong một team có thể ngày càng gia tăng và làm giảm năng suất làm việc. Điều này có thể tác động tiêu cực đến doanh thu và sự tăng trưởng của tổ chức.

Trải nghiệm của khách hàng suy giảm

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành dịch vụ, việc quan tâm đến vấn đề của khách hàng và giúp họ giải quyết vấn đề kịp thời rất quan trọng. Tuy nhiên, khi làm việc hybrid, công ty có thể gặp tình trạng thiếu nhân lực khi phải đón tiếp khách hàng trực tiếp. Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng phục vụ khách hàng và gây khó khăn cho việc kinh doanh.

Vắng mặt tại các buổi họp

Giả sử công ty đang sắp xếp lịch làm việc hybrid dựa trên các nhu cầu của nhân viên. Trong trường hợp đó, có khả năng những nhân viên cấp cao đảm nhiệm việc ra quyết định sẽ làm việc tại nhà khi các cuộc họp diễn ra tại công ty. Do đó, nhiều công việc có thể bị trì hoãn, dẫn đến ảnh hưởng doanh số chung của công ty.

Không tận dụng hết không gian làm việc

Một văn phòng được bố trí cho một số lượng nhân viên nhất định có thể sẽ không được sử dụng triệt để trong môi trường làm việc hybrid. Chi phí thuê mặt bằng và hoá đơn tiền điện vẫn giữ nguyên dù cho tất cả nhân viên hay một nửa số nhân viên đến văn phòng làm việc mỗi ngày.

Khả năng tiếp cận các cơ hội phát triển nghề nghiệp

Trong môi trường làm việc hybrid, ban lãnh đạo có thể sẽ vô thức có sự ưu ái dành cho những nhân viên đến văn phòng làm việc trực tiếp, đưa ra các hình thức khuyến khích khen thưởng và các cơ hội phát triển. Các nhân viên làm việc tại văn phòng thường sẽ được đánh giá làm việc năng suất hơn những nhân viên làm việc tại nhà.

Tăng rủi ro an ninh mạng

Khả năng xảy ra các cuộc tấn công an ninh mạng và tình trạng mất dữ liệu ngày càng tăng khi nhân viên thay đổi địa điểm làm việc và sử dụng thiết bị cá nhân để làm việc. Thông tin quan trọng của công ty có thể gặp rủi ro bảo mật vì môi trường làm việc hybrid khiến hệ thống dễ bị hack và dữ liệu bị xâm nhập.

Lịch làm việc không xác định

Mô hình làm việc hybrid đòi hỏi một lịch trình cụ thể từ các nhân viên hơn là khi họ làm việc tại nhà hoặc làm việc tại văn phòng. Không có lịch làm việc cụ thể khi triển khai mô hình làm việc hybrid có thể gây thiếu kết nối nội bộ, thậm chí là những hiểu lầm trong giao tiếp.

Để quản lý môi trường làm việc hybrid hiệu quả, bạn phải có khả năng tạo mới (Creating), bồi dưỡng (Fostering), chỉ đạo (Directing) và nuôi dưỡng (Nurturing) văn hoá làm việc mang tính xây dựng, tại đó, mọi người làm việc cùng nhau vào thời điểm thuận tiện từ nơi họ đã lựa chọn. Vì mục đích đó, việc sắp xếp lịch làm việc phù hợp cho tất cả nhân viên trong môi trường làm việc hybrid là cực kỳ quan trọng.

10 ví dụ triển khai thành công mô hình làm việc hybrid trong tổ chức

Tuân thủ chính sách công ty và các ưu tiên

Mỗi tổ chức đều có bộ quy định các chính sách làm việc, lịch thực hiện công việc, các cuộc họp, các buổi đào tạo nội bộ và các hoạt động khác… Việc tuân thủ các chính sách và ưu tiên theo quy định của công ty là rất cần thiết.

Xác định và truyền đạt mục tiêu một cách rõ ràng

Để đạt được hiệu quả khi triển khai môi trường làm việc hybrid, bạn cần xác định mục tiêu rõ ràng, ví dụ như trong một ngày bạn cần thực hiện bao nhiêu cuộc gọi tiếp thị, hỗ trợ giải quyết cho bao nhiêu khách hàng. Ngoài ra, một điều quan trọng là nhân viên cần được phổ biến rõ ràng những công việc nào có thể thực hiện tại nhà và những việc nào có thể thực hiện tại công ty. Làm việc cùng nhau cho mọi người cơ hội chia sẻ kiến thức, phát triển và tạo ra một văn hoá làm việc tốt hơn, dù họ làm việc tại nhà hay tại công ty.

Sử dụng công nghệ phù hợp

Sử dụng công nghệ phù hợp giúp nhân viên làm việc nhóm hiệu quả, đặc biệt là khi họ làm việc từ nhiều địa điểm khác nhau. Sử dụng các ứng dụng chuyên dụng để tổ chức các cuộc họp video, chia sẻ tài liệu, lên lịch họp và giao tiếp cùng nhau có thể giúp nhân viên đạt hiệu quả cao trong công việc khi làm việc hybrid. Trong môi trường làm việc này, các công ty thường sử dụng điện toán đám mây và các ứng dụng AI vì nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ và truy cập thông tin theo thời gian thực tại bất kỳ địa điểm nào từ xa.

Tuân thủ lịch trình đã xác định

Dù lịch trình của bạn được lập ra dựa trên khối lượng công việc hay thời gian linh hoạt, điều quan trọng là làm cho nhân viên của bạn tuân theo lịch trình đó, ít nhất trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, nếu một số nhân viên làm việc tại nhà từ thứ tư đến thứ sáu, hãy đảm bảo rằng họ thực hiện lịch trình xuyên suốt trong một vài tuần, trừ khi có việc khẩn cấp. Như vậy bạn có thể giám sát được những ai đang làm việc tại nhà vào những ngày nào trong tuần.

Thông báo trước khi lịch trình có thay đổi

Khi có bất kỳ sự thay đổi nào trong lịch làm việc của một nhân viên trong nhóm, bạn cần thông báo trước cho cả nhóm. Các thành viên trong nhóm cùng làm việc cho một dự án cụ thể tại văn phòng hoặc các địa điểm từ xa cũng cần biết trước sự vắng mặt hoặc thay đổi thời gian làm việc của đồng nghiệp để việc quản lý được hiệu quả, tránh mất thời gian và giảm hiệu quả công việc…

Thiết lập giao tiếp đồng bộ

Khuyến khích mọi thành viên trong nhóm giữ liên lạc với đồng nghiệp của họ, báo cáo thường xuyên cho quản lý và khách hàng để đồng bộ hoá quy trình làm việc, dù nhân viên đó làm việc từ xa hay tại văn phòng. Việc xác định cách giao tiếp giữa nhân viên nội bộ với khách hàng bên ngoài là rất quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc hybrid hiệu quả. Hơn nữa, giao tiếp nhanh chóng trong khoảng thời gian thực giúp loại bỏ những hiểu lầm không đáng có trong công việc.

Đào tạo nhân viên

Nhiều nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc điều chỉnh các công cụ và công nghệ mới để phù hợp với cách làm việc hybrid. Đó là lý do tại sao việc đào tạo nhân viên lại quan trọng, dù họ làm việc tại đâu. Các buổi đào tạo online về cách sử dụng các công cụ mới sẽ đem lại nhiều lợi ích to lớn. Đây là cách các nhân viên làm việc tại nhà có thể lựa chọn để tham gia buổi đào tạo. Còn những nhân viên làm việc tại văn phòng có thể cùng sử dụng một công cụ và tham gia các buổi đào tạo trực tiếp tại công ty. Các buổi đào tạo trực tiếp có thể được tổ chức theo yêu cầu của nhân viên. Cố gắng tạo cảm giác thoải mái cho nhân viên của bạn khi sử dụng các công cụ mới để hoàn thành công việc cũng như mục tiêu của họ.

Mang đến những cơ hội bình đẳng

Những công ty áp dụng mô hình làm việc hybrid sẽ có những nhân viên làm việc toàn thời gian tại công ty và những nhân viên làm việc toàn thời gian tại nhà. Trong trường hợp đó, việc thiên vị cho những nhân viên làm việc tại công ty và trao cho họ nhiều cơ hội phát triển hơn sẽ khiến những nhân viên làm việc tại nhà mất đi động lực làm việc vì lý do cá nhân. Trong trường hợp này, điều quan trọng nhất là trao cơ hội bình đẳng cho tất cả nhân viên dựa trên kết quả làm việc của họ và kỳ vọng của công ty.

Thường xuyên nâng cấp các phương pháp làm việc hybrid

Liên tục nâng cấp các phương pháp làm việc hybrid giúp sắp xếp lịch làm việc hiệu quả. Thu thập phản hồi từ nhân viên khi làm việc trong môi trường hybrid, chú trọng đến những kỳ vọng của họ và điều chỉnh lịch trình phù hợp với nhân viên, đồng thời vẫn lưu ý đến những lợi ích của công ty. Không nên để nhân viên cảm thấy họ đang bị áp đặt làm việc theo một lịch trình hybrid mà họ không được nêu ra quan điểm của mình. Do đó, việc liên tục điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên phù hợp với nhu cầu của họ cũng rất quan trọng.

Theo dõi và phân tích chi tiết năng suất làm việc của nhân viên

Việc theo dõi thời gian làm việc, thời gian làm việc năng suất và mức độ chuyên cần của nhân viên quyết định đến mức lương chi trả cho nhân viên, giảm thiểu tổn thất kinh doanh và có tổ chức hơn. Vấn đề này có thể dễ dàng được theo dõi và phân tích bằng cách sử dụng các công cụ theo dõi thời gian phù hợp như DeskTime, Intervals,…

Bên cạnh việc theo dõi các yếu tố trên, điều quan trọng là cần xem xét yếu tố vai trò của mỗi cá nhân trong tổ chức và tình huống cá nhân của họ trước khi sắp lịch làm việc. Để chính xác hơn, hãy lập một danh sách các câu hỏi (như mẫu bên dưới) và giải quyết chúng trong quá trình thiết lập lịch làm việc hybrid cho nhân viên.

• Một nhân viên cần cộng tác với nhân viên khác ở mức độ nào?
• Vai trò chính của nhân viên là gì và họ cần chia sẻ bao nhiêu thông tin với các nhân viên khác?
• Năng suất làm việc của nhân viên khi làm việc tại nhà và văn phòng như thế nào?
• Nhân viên thích điều gì – làm việc ở văn phòng cả ngày, ở nhà cả ngày hay lịch làm việc hybrid?
• Một nhân viên có cảm thấy khó chịu khi làm việc trong một môi trường hybrid không?
• Nhân viên có tham gia vào các công việc nghiên cứu hoặc các hoạt động giao dịch không?
• Nhân viên có hiểu rõ về các mục tiêu của tổ chức và vai trò của họ trong việc hoàn thành các mục tiêu đó không?
• Nhân viên có thường xuyên được yêu cầu có mặt trong các cuộc họp được tổ chức trực tiếp tại văn phòng không?
• Các tình huống cá nhân của nhân viên có cho phép họ làm việc tại văn phòng một phần sau đại dịch không?

Làm việc hybrid là một điều phổ biến trong bối cảnh “bình thường mới”. Điều quan trọng là công ty cần tạo ra một lịch trình làm việc lý tưởng để nâng cao năng suất làm việc. Lịch trình làm việc hybrid lý tưởng có thể giúp mọi nỗ lực của bạn thành công, dù nhân viên của bạn đang làm việc tại đâu, vào bất kỳ lúc nào.

* Nguồn: GoodFirms