Kỹ năng làm việc từ xa hiệu quả cần trang bị cho năm 2022
Việc làm từ xa đang trở thành xu thế khi hiện tại các doanh nghiệp đã dần quen cách vận hành, nhân sự đã biết đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc đồng thời phối hợp cộng tác với đồng nghiệp, khách hàng như khi làm việc tại văn phòng.
Hãy cùng tìm hiểu về các kỹ năng và công cụ cần trang bị cho xu hướng việc làm dưới bài viết này.
Việc làm từ xa trở thành một xu hướng của tương lai
“Việc làm từ xa” chỉ đơn giản là công việc không yêu cầu bạn đến văn phòng.
Theo Nghiên cứu của Statista, trạng thái và xu hướng làm việc từ xa toàn cầu sau đại dịch COVID 2020-2021 đang dần trở thành một xu hướng trong tương lai.
Các CEO được hỏi bày tỏ quan điểm rằng công việc thường xuyên từ xa đang tăng lên.
- Khoảng 15 – 16% cho biết lực lượng lao động của công ty họ làm việc từ xa trước đại dịch và tính đến cuối năm 2020.
- 34% mong đợi lực lượng lao động sẽ làm việc từ xa lâu dài, ngay cả sau khi đại dịch đã qua đi.
Vào tháng 3 năm 2021, 70% số người được khảo sát nói rằng họ hiện đang làm việc từ xa. Điều này có nghĩa là các công ty phải cung cấp cho nhân viên của họ thiết bị công nghệ để thực hiện công việc của họ từ các địa điểm khác nhau.
Và có tới 31% trong số họ mong muốn có được việc làm từ xa vĩnh viễn.
Lợi ích của việc làm Remote
1. Giao tiếp hiệu quả hơn
Người ta có thể từng tranh luận rằng khó giao tiếp hơn nhiều khi triển khai làm việc từ xa, nhưng điều đó không còn đúng ở thời điểm hiện tại.
Làm việc từ xa chắc chắn phụ thuộc vào giao tiếp.
Nhưng nó phụ thuộc kỹ năng mà không phải phụ thuộc công cụ giao tiếp.
Bởi giờ đây chúng ta có các công cụ video meeting, voice call, chat app tiện ích.
Nó có vấn đề ngay lập tức nếu cách bạn giao tiếp không hiệu quả và bạn sẽ buộc phải khắc phục sự cố nhanh hơn nhiều.
Tất cả nhân viên đều làm việc và báo cáo trên cùng một nền tảng nên dễ dàng hơn rất nhiều. Ở đó giữ tất cả thông tin liên lạc, tệp dễ dàng truy cập, lưu trữ và chia sẻ để tránh mất thời gian sàng lọc thông tin.
Làm việc từ xa có thể tăng hiệu quả giao tiếp
2. Tăng năng suất
Các nghiên cứu cho thấy rằng nhân viên làm việc từ xa có năng suất cao hơn từ 20% đến 25% so với các nhân viên văn phòng của họ.
Những nhân viên này có thể tránh bị hỏi những câu hỏi vô thưởng vô phạt “Này,…” từ đồng nghiệp, điều mà các nhà tâm lý học cho rằng sẽ giúp đạt được hiệu suất tổng thể, động lực và sự sáng tạo – cùng với những lợi ích khác.
Làm việc tại nhà hoặc từ không gian làm việc chung mà bạn không biết những người xung quanh có nghĩa là bạn phải tập trung hơn.
Một điểm cộng khác: Công việc từ xa được xây dựng dựa trên niềm tin rằng bạn sẽ hoàn thành công việc của mình, chứ không phải bạn cần ngồi yên một chỗ đúng 40 giờ một tuần. Kết quả là bạn sẽ tập trung vào chất lượng chứ không phải số lượng, điều này tốt cho tất cả mọi người kể cả công ty.
Ngoài ra, mỗi ngày có thêm 1-2 giờ do không phải di chuyển giữa văn phòng làm việc – nhà.
3. Tiết kiệm cho các sự kiện nội bộ
Tiết kiệm cho các sự kiện nội bộ như tiệc sinh nhật hoặc ngày lễ và thay vào đó, tập trung ngân sách của bạn vào các lĩnh vực có tác động cao.
Bạn vẫn có thể giúp nhóm của mình gắn kết hầu với một phần chi phí ít hơn mà bạn thường phải chi cho những thứ như thuê không gian tổ chức sự kiện và tài liệu cho hoạt động.
Và đúng như vậy, bạn hoàn toàn có thể xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ xa lành mạnh với sự hỗ trợ của các công cụ kỹ thuật số.
4. Sức khỏe và thể trạng của nhân viên được cải thiện
Tạo sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên, họ có thể tùy chỉnh môi trường xung quanh để phù hợp với nhu cầu cá nhân của mình, thoải mái với trang phục ưa thích và thiết lập công nghệ, cũng như chăm sóc các nhu cầu về thể chất và cảm xúc khi họ xuất hiện.
Một nghiên cứu năm 2016 từ Đại học Minnesota phát hiện ra rằng sự linh hoạt tại nơi làm việc làm giảm căng thẳng và nguy cơ kiệt sức.
Vì vậy, đó là sức khỏe tinh thần tốt hơn. Sau đó, có một thực tế là làm việc tại nhà có nghĩa là bạn ít gặp phải bệnh cúm mùa này hơn.
Một lợi ích lớn khác của công việc từ xa đối với sức khỏe: Forbes lập luận rằng trong khi những người đi làm cho biết rằng họ ít tập thể dục và ăn uống đầy đủ, thì những người làm việc từ xa lại không có những rào cản đó. Họ có thể đi đến phòng tập thể dục lúc 5 giờ chiều, đó là một điểm thú vị khi đã ở nhà cả ngày.
5. Mở rộng nguồn nhân lực
Với hình thức việc làm remote doanh nghiệp có thể mở rộng và tiếp cận số lượng lớn ứng viên tiềm năng. Không bị giới hạn về không gian hay địa lý, người lao động có thể làm việc dù ở bất cứ đâu.
Thay vì chỉ tập trung vào những ứng viên phù hợp với văn hóa công ty. Doanh nghiệp nên thay đổi chú trọng vào những ứng viên nào có thể lấp vào chỗ trống và góp thêm giá trị cho doanh nghiệp.
Yêu cầu tuyển dụng cũng thay đổi đáng kể. Ngoài yêu cầu về chuyên môn, sẽ có rất nhiều yêu cầu khác mà ứng viên cần đáp ứng, như:
- Sự tận tâm trong công việc
- Khả năng sử dụng tốt các công cụ số hóa để làm việc trực tuyến với đồng nghiệp hoặc khách hàng
- Tính bền bỉ và ý thức tự chủ…
Việc làm remote giúp doanh nghiệp mở rộng nguồn nhân lực
Thách thức của việc làm remote
Việc làm remote không còn là một hoạt động xa lạ nữa. Đại dịch COVID đã khiến các tổ chức nhanh chóng tạo và thực hiện các chính sách làm việc từ xa để đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra bình thường.
Sự thay đổi mô hình hoạt động trực tiếp sang làm việc từ xa khiến hầu hết các tổ chức bối rối trong việc quản lý các nhân viên từ xa và theo dõi các dự án.
Làm việc từ xa ngoài việc mang lại nhiều lợi thế cho các tổ chức như chi phí thấp hơn và tiếp cận với nhân sự lớn hơn… thì nó cũng gây ra nhiều thách thức lớn:
1. Vấn đề liên quan đến công nghệ, internet
Công nghệ có đang cản trở nhóm của bạn không?
Công nghệ của doanh nghiệp thường nhanh và tiên tiến.
Nhưng kết nối internet từ xa của một thành viên trong nhóm trên máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh của họ có thể không đáng tin cậy như vậy.
Sẽ có khá nhiều rắc rối nếu như bạn chưa từng làm việc từ xa hoặc chưa chuẩn bị thiết bị đáp ứng.
2. Rủi ro bảo mật
Việc làm từ xa có thể tạo ra các rủi ro bảo mật
Việc duy trì các vị trí làm việc từ xa khiến cho doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro bảo mật tiềm ẩn như rò rỉ bảo mật, hack hoặc vi phạm bên ngoài.
Nhiều người làm việc từ xa cũng sử dụng cùng một máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh cho mục đích sử dụng chính thức và cá nhân của họ, dẫn đến việc dữ liệu có thể bị lộ ra ngoài có chủ ý.
Vì vậy, để có thể duy trì làm việc từ xa, doanh nghiệp cần triển khai nhiều biện pháp dự phòng, quy trình bảo mật hơn trước.
3. Dễ mất tập trung và xao nhãng
Việc làm remote không thực sự thích hợp với một số người có khả năng tập trung kém, đặc biệt là những nhân viên mà gia đình có trẻ nhỏ.
Họ rất dễ bị xao nhãng hay mất tập trung vì phải chăm sóc gia đình, làm việc nhà.
Không gian làm việc từ xa có thể gây mất tập trung
Ngay cả khi đã sắp xếp một thời gian biểu khoa học và có không gian riêng để làm việc thì việc duy trì năng suất trong giờ làm việc vẫn là một thách thức khi mà xung quanh có quá nhiều thứ chi phối.
Do đó, không thể phủ nhận việc để nhân viên làm ở nhà sẽ gây ra những bất cập kể trên dẫn đến công việc bỏ dở, không thể hoàn thành đúng tiến độ được giao.
4. Trở ngại trong việc đánh giá hiệu suất làm việc
Nhiều ý kiến cho rằng work from home làm tăng thêm mức độ khó khăn cho các nhà quản lý. Họ bắt buộc phải tìm ra biện pháp tối ưu để có thể quan sát nhân viên làm việc cũng như bám sát được tiến độ công việc. Chính vì thế việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong thời điểm làm việc tại nhà cũng trở thành một nỗi đau đầu cho doanh nghiệp.
Bí quyết giúp làm việc từ xa trở nên năng suất hơn
Đại dịch Covid đã kéo theo rất nhiều sự thay đổi lớn, trong tình hình giãn cách xã hội phải kể đến sự thay đổi mạnh mẽ trong hình thức làm việc của nhiều doanh nghiệp.
Làm việc tại nhà đã trở thành một tiêu chuẩn mới và tạo ra nhiều tác động tới công việc.
Dưới đây là một số bí quyết tôi xin chia sẻ với bạn, để giúp công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn:
1. Internet và mạng xã hội
Bao nhiêu lần một ngày bạn nhấc điện thoại hoặc mở trình duyệt của mình để xem những gì đang xảy ra trên thế giới thông qua internet và mạng xã hội?
Những khoảng nghỉ nhỏ này có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn nhiều hơn bạn nghĩ.
Sau đây là một số cách bạn có thể dễ dàng chống lại sự mất tập trung, xao lãng:
Cách #1: Đặt hẹn giờ
Hãy dành cho bản thân một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành một công việc và sau đó lên lịch nghỉ 5 phút trên internet hoặc mạng xã hội.
Ứng dụng có thể kể đến ứng dụng Pomodoro, Forest, Be Focused Pro,… giúp bạn nâng cao sự tập trung và hiệu suất trong công việc.
Kỹ thuật Pomodoro đang được sử dụng rộng rãi nhằm nâng cao sự tập trung trong công việc.
Cách #2: Thiết lập trình chặn trang web
Có một số trình chặn trang web mà bạn có thể sử dụng để ngăn bản thân truy cập các trang web yêu thích của mình. Cho dù bạn cần tạm dừng email, Instagram hay thậm chí là Shopee, bạn có thể thiết lập một trình chặn tạm thời để ngăn bạn xao lãng với công việc đang làm.
Cách #3: Di chuyển điện thoại của bạn
Nếu sự thất bại lớn nhất của bạn đến từ việc sử dụng điện thoại, cho dù đó là thao tác xem thông báo hay trả lời tin nhắn thì hãy di chuyển điện thoại ra xa bạn.
Bạn có thể đặt nó trong ngăn kéo, túi xách, phòng khác, bất cứ thứ gì khiến bạn không thể với tới và đưa chúng ra khỏi tầm mắt của bạn.
2. Tạo ra một lịch trình cụ thể
Lịch trình linh hoạt và cơ hội làm việc tại nhà đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết và đang mang lại một làn sóng mới.
Trên thực tế, nhiều người làm việc theo giờ linh hoạt hoặc có một hoặc hai ngày một tuần để làm việc tại nhà, họ cho biết họ có năng suất cao hơn những người khác.
Tạo lịch trình cụ thể để đạt được năng suất trong công việc
Vậy, làm thế nào để sắp xếp công việc và làm nó một cách có hiệu quả?
Thứ nhất, lập danh sách những việc cần làm
Việc đầu tiên hãy liệt kê ra những công việc cần làm trong ngày, tuần, tháng. Điều này sẽ giúp bạn quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ nắm rõ được những danh sách công việc, không phải tốn thời gian nhớ xem hôm nay mình có việc gì hay còn những việc nào cần thực hiện.
Thứ hai, sắp xếp theo mức độ quan trọng
Xác định được mức độ quan trọng của từng công việc, việc nào không thể trì hoãn, cần làm ngay. Hãy đặt câu hỏi cho mình xem việc nào quan trọng nhất, cần làm trước và thời gian để hoàn thành nó sẽ trong bao lâu? Nhiệm vụ nào deadline trước? Nhiệm vụ nào mất nhiều thời gian nhất? Nhiệm vụ nào khó nhất?
Thứ ba, chia thời gian hợp lý
Hãy dự kiến thời gian cho mỗi công việc là bao nhiêu và ghi rõ ra. Điều quan trọng ở đây là chia thời gian hợp lý để hoàn thành đúng từng công việc.
Thứ tư, đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành
Với nhiều người, việc đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành như một phần thưởng cho bản thân, điều này tiếp thêm động lực đáng kể để bạn hoàn thành lịch trình khoa học của mình. Nhớ chuyển những việc chưa hoàn thành được trong ngày hôm nay sang lịch làm việc hôm sau, hoặc sử dụng các loại app để nhắc nhở bạn.
Thứ năm, điều chỉnh lịch làm việc nếu cần
Một trong những điều quan trọng cần lưu tâm là thường xuyên kiểm tra xem lịch làm việc đã phù hợp chưa. Hãy nhìn vào lịch làm việc và đánh giá cảm xúc của bạn. Những công việc được đánh dấu hoàn thành bạn có cảm thấy tích cực và làm việc năng suất hơn không? Nếu có thì đây chính là lịch trình phù hợp với bạn.
3. Tạo không gian làm việc hiệu quả.
Khi làm việc tại nhà, thật dễ dàng để ngồi trên ghế trong bộ đồ ngủ và đi làm. Mặc dù đó có thể là một cách thoải mái hơn để làm việc, nhưng nó không phải lúc nào cũng tạo ra một tư duy hiệu quả nhất.
Bạn cần tạo không gian được thiết kế để giúp bạn hoàn thành công việc, ngay cả khi nó chỉ đơn giản là bàn làm việc gọn gàng trong phòng khách.
Tạo không gian làm việc tại nhà giúp làm việc hiệu quả hơn
4. Đường truyền Internet ổn định
Để làm việc từ xa bạn cần phải đảm bảo kết nối với một mạng Wifi ổn định và an toàn. Bạn sẽ không thể làm việc từ xa nếu không có kết nối Internet hoặc mạng gia đình chập chờn.
Bởi vậy trước khi bắt đầu làm việc từ xa bạn cần phải kiểm tra lại gói cước, đo tốc độ Internet thực tế trong nhà và có những thay đổi phù hợp.
Công cụ dành cho làm việc từ xa
1. Công cụ giao tiếp / họp
Zalo vừa là ứng dụng liên lạc trong đời sống, vừa là một công cụ giao tiếp văn phòng phổ biến tại Việt Nam. Nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng zalo làm công cụ chính để giao tiếp và trong đó có Sao Kim.
Với việc cho phép chuyển dữ liệu lên tới 1GB và ra các tính năng hỗ trợ giao tiếp nhóm, phân công, hẹn giờ, vote… Zalo đang được lòng rất nhiều doanh nghiệp.
Zalo cũng là công cụ giao tiếp với khách hàng dễ dàng bởi, hầu như người Việt nào cũng có tài khoản và sử dụng thường xuyên.
Tính năng giao việc trên Zalo giúp nâng cao hiệu quả công việc
Google Meet là ứng dụng tạo buổi học/ họp trực tuyến không giới hạn, cho phép số lượng tham gia lên đến 250 người. Với Meet, người dùng được phép chia sẻ màn hình, hỗ trợ ghi lại cuộc thảo luận và lưu trữ trên Google Drive nhanh chóng, tiện lợi.
Google Meet là công cụ họp trực tuyến phổ biến, sử dụng ngay trên trình duyệt
Công dụng chính của Zoom là dành cho các cuộc họp video, nó là một sự thay thế hoàn hảo cho Google Hangouts khi bạn cần nhiều người tham gia cuộc họp cùng một lúc.
Zoom là ứng dụng họp trực tuyến phổ biến trên PC cho chất lượng video ổn định
Là công cụ giao tiếp văn phòng từ xa cho các team và cá nhân, đồng thời là một ứng dụng gửi tin nhắn nhanh. Nó sở hữu tính năng quản lý nhóm tuyệt vời, như quản lý các dự án, phân công công việc trong nhóm, lên kế hoạch ra mắt sản phẩm hay kế hoạch mở cửa hàng, xem xét hợp đồng bán hàng cũng như hợp đồng làm việc của nhân viên,vv…
Slack – ứng dụng giao tiếp tiện ích
Skype là công cụ nhắn tin và trò chuyện chuyên nghiệp được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều sử dụng Skype để liên lạc với nhân viên của họ một cách hiệu quả, không chỉ trong văn phòng mà còn làm việc từ xa, thông qua video-call, gửi tin nhắn, gọi thoại và nhiều cách khác.
Ứng dụng Skype
2. Công cụ quản lý thời gian
Trello là một công cụ quản lý dự án, giúp bạn sắp xếp các nhiệm vụ và công việc trong các bảng theo dõi khác nhau. Nhìn vào giao diện, bạn có thể thấy việc gì đang được thực hiện, ai đang làm việc công việc ấy và tình trạng công việc hiện tại như thế nào. Trello giúp bạn sắp xếp tất cả các dự án, nhiệm vụ của bạn và của cả team.
Trello – ứng dụng quản lý, báo cáo công việc hiệu quả
Google Calendar có thể xem là ứng dụng quen thuộc nhất với người dùng giúp tạo ghi chú về các cuộc hẹn, sự kiện, sinh nhật bạn bè, các công việc đơn giản và đặt lịch nhắc nhở mọi lúc mọi nơi.
Đây là ứng dụng hoàn toàn miễn phí, bạn sẽ cần có một tài khoản Google để có thể sử dụng Google Calendar.
Google Calendar – Ứng dụng lập lịch, theo dõi sự kiện
3. Công cụ quản lý công việc
Nếu bạn đang phải thiết kế sản phẩm mới, thúc đẩy chuyển đổi công nghệ hay muốn tạo các chiến dịch Marketing toàn cầu, thì Workfront cung cấp một nền tảng ứng dụng trung tâm độc lập giúp chia sẻ ý tưởng, sáng tạo nội dung, quản lý quy trình và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.
Adobe Workfront – Ứng dụng quản lý công việc
Kissflow tạo điều kiện cho việc quản lý quy trình làm việc của bạn trở nên hoàn chỉnh hơn, tất cả trong một nền tảng thông minh và dễ tích hợp, trong đó bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể tạo một quy trình làm việc tự động, xây dựng bảng dự án, xử lý tiến trình hợp đồng và cộng tác về các chủ đề công việc.
Kissflow – Ứng dụng quản lý quy trình làm việc
Các nhóm sử dụng công cụ Airtable để sắp xếp công việc theo cách của họ. Airtable sở hữu nền tảng hợp tác “all-in-one”, kết hợp tính linh hoạt của giao diện bảng tính với các tính năng phong phú như tệp đính kèm, ngăn xếp thẻ theo kiểu Kanban, biểu mẫu, lịch và báo cáo.
Airtable – Ứng dụng quản lý công việc “all-in-one”
4. Công cụ báo cáo
Ngôn ngữ và giao diện của AMIS Công việc được phát triển tại Việt Nam nên rất thân thiện với người dùng Việt.
Người dùng có thể tạo một kế hoạch công việc dưới dạng một nhiệm vụ có giới hạn thời gian và một bộ phận hoặc dự án được chia thành những người thực hiện và người giám sát cụ thể, vì vậy bạn có thể chia nhỏ danh sách kiểm tra cho từng nhiệm vụ.
Amis – Công cụ quản lý, báo cáo công việc của Misa
Các tính năng chính bạn có thể khai thác bao gồm: báo cáo tài nguyên về nhân viên và thời gian, báo cáo phân tích khối lượng công việc, báo cáo tóm tắt thời gian, báo cáo dự án riêng lẻ, báo cáo dự án chung, báo cáo nhiệm vụ và khả năng xuất báo cáo sang nhiều định dạng.
ProWorkflow – Ứng dụng quản lý, báo cáo
Google Data Studio là một công cụ được cung cấp miễn phí cho người dùng bởi Google, giúp chúng ta kết nối các dữ liệu và xây dựng các báo cáo. Một trong những tiện ích nổi bật nhất công cụ này đó là cho phép kết nối và tổng hợp các nguồn dữ liệu dễ dàng, nhanh chóng và từ đó tạo ra các báo cáo cho từng nguồn dữ liệu hoặc hiển thị nó trên cùng một báo cáo tổng thể. Và dễ dàng chia sẻ báo cáo dễ dàng chỉ thông qua đường link của báo cáo.
Google Data Studio – Ứng dụng trực quan hóa dữ liệu
5. Các công cụ khác
Odoo cho phép doanh nghiệp có thể quản lý đầy đủ các thông tin về phòng ban và nhân viên. Các tính năng quản lý sẽ được phân quyền cụ thể:
- Tạo mới, cập nhật, bổ sung, xóa các thông tin nhân viên. Tìm kiếm thông tin nhân viên theo cách nhanh nhất.
- Quản lý nhân sự theo từng phòng ban cụ thể trong doanh nghiệp.
- Dễ dàng nắm bắt và tra cứu các thông tin về hợp đồng nhân viên.
- Thuận tiện tính lương và có thể điều chỉnh theo nhu cầu sử dụng.
Odoo ERP – Phần mềm doanh nghiệp Sao Kim đang áp dụng
Tổng kết về việc làm remote
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới hiện nay đã và đang tuyển dụng các vị trí việc làm remote. Cách làm việc không phải đến văn phòng đã mang lại cho cả nhân viên và người sử dụng lao động nhiều lợi ích, đặc biệt là năng suất và hiệu quả công việc cao hơn so với làm việc tại văn phòng.
Nếu bạn cảm thấy bản thân không phù hợp với môi trường nơi công sở thì hãy suy nghĩ đến việc tìm kiếm một việc làm remote tại Sao Kim nhé.
Nguồn bài viết: Sao Kim Branding