Khám phá 3 cách sử dụng công cụ quản trị hiệu suất hiệu quả
Quản trị bằng hiệu suất giờ đã trở thành một hướng quản trị phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp, vì thế mà câu chuyện về việc sử dụng công cụ quản trị hiệu suất cũng trở đi trở lại nhiều lần trong những buổi tư vấn, chia sẻ của Toppion với các doanh nghiệp. Quen thuộc, phổ biến đến như vậy nhưng khi vận dụng lại không đạt được hiệu quả như kỳ vọng khiến không ít doanh nghiệp đau đầu, thậm chí tốn kém không ít chi phí. Vậy chúng ta phải sử dụng công cụ quản trị hiệu suất như thế nào để đạt hiệu quả?
1. Kết hợp với các công cụ hoạch định và quản trị chiến lược
Hiệu suất có thể hiểu là khả năng hoàn thành một công việc đúng với kết quả đề ra và hạn chế được tối đa sự lãng phí về thời gian, tiền bạc và công sức. Đối với người làm quản trị, việc tăng hiệu suất làm việc cho nhân sự là một trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu. Bởi, bên cạnh yếu tố tài chính, khách hàng thì nhân sự là một trong những nội lực mang tính quyết định việc doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu và tầm nhìn mà mình đặt ra hay không. Do đó, quản trị theo hiệu suất ra đời, cấp quản lý cùng nhân viên xây dựng mục tiêu, lên kế hoạch, theo dõi giám sát và đánh giá kết quả mà nhân viên đạt được, hướng đến sự đồng hành cùng nhân viên trong việc nâng cao hiệu suất công việc gắn với mục tiêu của doanh nghiệp. Dần dần, quản trị hiệu suất trở thành một hướng quản trị tất yếu và xuất hiện công cụ quản trị hiệu suất hỗ trợ quá trình đánh giá và đo lường nổi tiếng là KPIs.
KPIs là từ viết tắt của Key Performance Indicators, là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu suất của một cá nhân hay bộ phận trong tổ chức. Vai trò chính của KPIs cũng như những công cụ quản trị hiệu suất khác là hỗ trợ việc thực hiện và kiểm soát quá trình thực hiện các mục tiêu để đạt được tầm nhìn của doanh nghiệp. Vậy, nếu đội ngũ thực thi thực hiện được hết các đầu mục công việc đặt ra theo đúng yêu cầu nhưng lại không hướng tới mục tiêu của công ty thì đó có thể gọi là đạt hiệu suất hay không? Bên cạnh đó, bản chất của quản trị theo hiệu suất là tạo ra được không gian để nhân sự bộc lộ hết khả năng, làm việc đạt hiệu quả, chất lượng cao mà thiếu sự định hướng gắn mục tiêu cá nhân với tập thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng hoàn thành công việc nhưng không đạt được mục tiêu. Ví dụ, doanh nghiệp đặt ra mục tiêu là đẩy mạnh doanh thu thị trường nội địa, nhưng đội ngũ sale lại tập trung vào bán ở thị trường nước ngoài, trong khi lợi nhuận của việc bán ở thị trường ngoại không cao và không phù hợp với giai đoạn hiện tại. Làm như vậy sao có thể đạt hiệu suất cao được?
Lợi thế KPIs là đo lường và đánh giá, do đó khi đứng một mình nó không thể phát huy hết thế mạnh của mình mà cần có sự phối hợp với các công cụ hoạch định chiến lược như BSC, OGSM, MBO,… Các công cụ quản trị hoạch định chiến lược có lợi thế xác định mục tiêu doanh nghiệp, đưa mục tiêu xuống các phòng ban và phân chia thành KPIs cụ thể để có thể dễ dàng đánh giá và đo lường hiệu suất công việc mà không bị lạc xa định hướng mục tiêu ban đầu. Mối tương quan giữa mục tiêu, chiến lược và đo lường hiệu suất công việc luôn rất chặt chẽ. Nếu doanh nghiệp xem nhẹ mối tương quan này và chỉ tập trung vào triển khai KPIs thì việc triển khai cũng sẽ không đạt được hiệu quả như kỳ vọng.
Công cụ quản trị hiệu suất nên ứng dụng cùng các công cụ quản trị chiến lược. Bởi về bản chất, nó là thiết bị đo lường mức độ hiệu quả của quá trình thực thi chiến lược.
2. Kết hợp chính sách lương thưởng để khuyến khích ứng dụng KPIs được hiệu quả, nhưng đùng dùng KPIs để tính lương nhân viên
Bản chất công cụ quản trị hiệu suất đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp đo lường mức độ hiệu quả của việc thực thi chiến lược, lấy đó làm cơ sở đánh giá tính khả thi của mục tiêu, chiến lược cũng như đội ngũ thực thi. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc sử dụng công cụ này để chia lương, phát thưởng cho nhân sự.
Trên thực tế, không doanh nghiệp dựa trên KPIs để tính toán lương thưởng cho nhân sự mà hoàn toàn không biết đây là một cách ứng dụng sai lầm. Bấy lâu nay, có nhiều người xây dựng KPIs dựa trên bảng mô tả công việc của nhân sự, rồi từ đó áp đặt hiệu suất, phân chia lương thưởng khiến nhiều nhân sự trở nên bất mãn hoặc làm việc đối phó chỉ để đạt được những con số trên bảng KPIs.
Ví dụ KPIs giao cho phòng Marketing là phải tiếp cận được 12.000 khách hàng/năm, nghĩa là trung bình một tháng phải tiếp cận được 1.000 khách hàng. Trưởng phòng lại chia số lượng khách hàng ra trên mỗi nhân viên. Giả thiết trong phòng có năm người, mỗi người sẽ phải tiếp cận 200 khách hàng trên một tháng. Nếu như các tháng đạt yêu cầu thì sẽ bị trừ vào mức lương hàng tháng. Như vậy, nhân sự bị áp đặt một con số mà không hiểu rõ con số ấy có ý nghĩa gì, phục vụ cho mục đích nào. Có thể họ cũng sẽ cố gắng hoàn thành, nhưng cũng chỉ vì mục tiêu bảo toàn lương thưởng chứ không hề nắm được mục tiêu mà công ty muốn hướng đến là gì.
KPIs đúng là một công cụ đo lường nhưng nó không chỉ dừng ở đo lường, càng không dùng để tính toán lương thưởng cho nhân viên. Công cụ quản trị hiệu suất chỉ thực sự phát huy hết vai trò của mình khi gắn kết với các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hiện thực hóa tầm nhìn của mình. Việc dùng KPIs như một công cụ tính toán lương thưởng đã khiến việc ứng dụng công cụ thất bại ngay từ bước đầu tiên.
Để khuyến khích đội ngũ thực thi làm việc theo KPIs, doanh nghiệp có thể kết hợp chính sách lương thưởng. Nhưng tuyệt đối không dùng nó làm công cụ phân chia lương thưởng.
3. Dùng KPIs như là công cụ cải thiện năng lực thực thi của đội ngũ
Các chỉ số trong KPIs chính là cơ sở để mỗi nhân sự nhìn nhận, đánh giá năng lực bản thân và tính hiệu quả của cách thực thi. Chính những điều đó sẽ làm hệ quy chiếu giúp đội ngũ nâng cấp bản thân, cải tiến quy trình làm việc.
Tuy nhiên, nếu không hiểu bản chất của điều này sẽ dễ dẫn đến sự sai lầm. Để tăng cường và thúc đẩy hiệu suất công việc cho nhân sự, một số công ty đưa ra quy định sẽ phạt những nhân viên không đạt KPIs. Tuy nhiên, đây là một biện pháp rất “nguy hiểm” mà các doanh nghiệp vẫn chưa ý thức được đầy đủ. Việc phạt nhân viên vốn nên theo quy định, chế tài của công ty chứ không thể phụ thuộc vào việc nhân sự có hoàn thành KPIs hay không. Về mặt bản chất, KPIs là một công cụ đo lường hiệu suất song nó không nói lên hết được năng lực và phẩm chất của một nhân sự. Bên cạnh đó, ý nghĩa của hình phạt hay những biện pháp kỷ luật là để đối tượng nhận phạt suy nghĩ về hành vi sai lỗi của mình cũng như có sự đền bù xứng đáng. Như vậy, không hoàn thành KPIs không thể xem như là lỗi sai của nhân sự để xử phạt mà chỉ có thể nhận định nhân sự chưa đạt hiệu suất kỳ vọng.
Khi không đạt được KPIs đề ra, thường do hai nguyên nhân chính:
- Một là do chiến lược không phù hợp. Không có gì là thập toàn thập mỹ, vậy nên chiến lược cũng có thể xảy ra sai sót. Ví dụ như việc đưa ra một chiến lược bất khả thi hoặc thiết lập một mục tiêu không thể đo lường thì chắc chắn cũng sẽ không thể hoàn thành được KPIs. Và như vậy, doanh nghiệp cần nhìn nhận lại vấn đề và có sự điều chỉnh cần thiết.
- Hai là do năng lực của nhân viên yếu nên không thể hoàn thành được KPIs đã giao. Tuy nhiên, điều doanh nghiệp cần làm là đào tạo, hướng dẫn và kèm cặp năng lực thực thi. Chỉ khi nào nhân viên không thể đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của công việc hoặc không có sự phối hợp để cải thiện, doanh nghiệp có thể cân nhắc về quyết định có nên tiếp tục để họ đi cùng trên con thuyền hay không.
Khi dùng khái niệm “phạt” đối với trường hợp không đạt KPIs không chỉ khiến nhân sự hiểu lầm về công cụ quản trị hiệu suất mà còn dễ tạo ra phản ứng ngược, khiến nhân sự thêm bất mãn, làm việc một cách chống chế, thậm chí hiểu sai về vai trò của việc đo lường hiệu quả công việc. Như vậy, doanh nghiệp cũng không thể triển khai KPIs một cách hiệu quả.
Hãy dùng KPIs như là một công cụ hỗ trợ đội ngũ nhận thức năng lực thực thi, từ đó làm nền tảng của sự cải tiến. Đừng dùng nó như một công cụ chuyên chế và áp đặt.
Công cụ quản trị hiệu suất vốn là một công cụ rất hữu hiệu giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá được chất lượng công việc của cá nhân hoặc bộ phận. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai công cụ, chúng ta thường có những cách làm sai khiến việc sử dụng công cụ không đạt được hiệu quả. Điều quan trọng nhất khi sử dụng một công cụ quản trị vẫn là việc hiểu đúng về công cụ và có sự ứng dụng phù hợp với điều kiện thực tiễn của doanh nghiệp. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Toppion, các doanh nghiệp sẽ có thêm bài học kinh nghiệm khi áp dụng công cụ quản trị hiệu suất sao cho hiệu quả.
*Nguồn: Toppion.