Vai trò của báo cáo trong quản lý dự án truyền thông và cách để làm báo cáo hiệu quả 

Trong quá trình quản lý dự án, với mỗi giai đoạn công việc khác nhau sẽ có những hình thức báo cáo tương tự. Dưới đây là 3 loại báo cáo thông dụng dùng để quản lý dự án quảng cáo: Daily Work In Progress (WIP) Report, Weekly Job Load Report và Project Report. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu mục đích và cách thực hiện từng loại báo cáo này.

1. Daily Work In Progress (WIP) Report

Ở bài viết trước, tôi có đề cập đến việc để có một dự án thành công, Account cần đảm bảo dự án đạt được KPI đề ra. Tuy nhiên, không phải đến khi dự án hoàn thành rồi Account mới bắt đầu đo lường KPI. Thay vào đó, Account cần theo dõi dự án theo ngày, giai đoạn, hoặc theo nhóm hạng mục, để kiểm tra mức độ hiệu quả hiện tại của dự án với Daily WIP Report. Từ đó, có thể đưa ra những quyết định nhanh liên quan đến thay đổi phân bổ ngân sách, có phương án đẩy thêm nếu kênh nào chưa đạt hiệu quả…

Trước đây, tôi từng nhận một dự án bàn giao từ team khác với cam kết lượt xem TVC cho khách hàng khá cao. Tuy nhiên, thời điểm bàn giao công việc lượt xem đạt được đang rất thấp, trong khi thời gian còn lại của dự án là rất ngắn. Hậu quả là chi phí bỏ ra để “chạy” đủ KPI nhiều đến mức vượt quá giới hạn cho phép được đề cập trong hợp đồng. Trong khi đó, nếu theo dõi kỹ và phát hiện ra vấn đề sớm, chúng ta chỉ cần bù một khoản nhỏ hơn rất nhiều để chạy đủ lượt xem (vì theo cơ chế chạy quảng cáo, thời gian chạy ads càng ngắn thì đơn giá đấu thầu sẽ càng cao). 

Vì vậy, Daily WIP Report rất quan trọng trong việc giúp bạn có thể linh hoạt điều chỉnh ngay từ sớm, hạn chế tối đa những vấn đề không đáng có xảy ra vào “phút 89”.

Một lợi ích khác của Daily WIP Report là giúp Account nắm vững tiến độ của dự án như một checklist công việc đã hoàn thành mỗi ngày. Chẳng hạn, cuối ngày, sau khi nhìn lại các bài PR đã được đăng tải, tôi sẽ biết còn bao nhiêu bài trên các báo nào chưa đăng, từ đó chủ động hối thúc các bên lên đủ nội dung. Nếu không có Daily WIP Report, bạn khó có thể theo dõi sát sao, có thể dẫn tới thiếu sót.

Sau cùng, khách hàng luôn cần được cập nhật thông tin liên tục, nên đây là công cụ mà Account cùng khách hàng theo dõi tiến độ dự án. Không những vậy, tôi tin Daily WIP Report còn phần nào thể hiện sự quan tâm của agency đối với dự án của khách hàng. 

2. Weekly Job Load Report

Nếu Daily WIP Report giúp Account theo dõi KPI dự án thì Weekly Job Load Report mang tính cập nhật lượng công việc của tất cả dự án trong một tuần.

Dựa trên Weekly Job Load Report, Account sẽ biết được các dự án nào đang chạy cùng một thời điểm, khối lượng công việc của tất cả dự án, cũng như công việc của từng cá nhân trong tuần. Nhờ vậy, bạn biết được mỗi cá nhân có đang bị “quá tải” hay không. Từ đó, bạn xem xét điều chỉnh như luân chuyển nhân sự phụ trách để giảm bớt việc cho những ai bị “quá tải”, hay bổ sung nhân sự để tối ưu hoá công việc… Từ góc độ toàn team, bạn còn đánh giá được khối lượng công việc của team để quyết định việc nhận thêm dự án mới hay không. 

Bên cạnh đó, mỗi thành viên nhìn vào Weekly Job Load Report sẽ biết cách phối hợp với nhau, hoặc biết thời điểm nào quan trọng cần tập trung để đảm bảo đạt được KPI đề ra. 

Đó là ý nghĩa của Weekly Job Load Report. Cũng chính vì mục đích như vậy mà Weekly Job Load Report chỉ sử dụng để quản lý công việc nội bộ.

3. Project Report

Nếu trong quá trình thực hiện có Daily WIP Report, Weekly Job Load Report để cập nhật liên tục tiến độ dự án, thì khi kết thúc chiến dịch, Account cần làm một Project Report, báo cáo tổng hợp toàn bộ dự án để khách hàng có bức tranh tổng quan đánh giá kết quả chiến dịch.

Mục đích của Project Report có thể kể đến như sau:

• Tổng kết toàn bộ hoạt động xuyên suốt chiến dịch.
• Phân tích những hoạt động đang làm tốt hay chưa tốt.
• Đề xuất những bước tiếp theo.
• Đối chiếu với những hạng mục trong báo giá và biên bản nghiệm thu. 

Nếu Daily WIP Report mang tính chất “tracking” về số liệu, thì Project Report tập trung vào đánh giá, phân tích. Do đó, Project Report cần thể hiện được sau quá trình triển khai dự án, các chỉ số theo dõi cho chúng ta biết điều gì về dự án. 

Nguồn: Envato

Bạn có thể trình bày Project Report theo các phần như sau: 

• Mục tiêu (Objective): Đầu tiên mình phải liệt kê lại để nhắc nhớ về mục tiêu của dự án đã chạy là gì (ví dụ: với PR, Objective là xây dựng độ tin cậy của khách hàng trên nhãn hàng, hoặc cải thiện portfolio của khách hàng trên Google).
• Triển khai (Execution): Để đạt được mục tiêu ở trên, chúng ta đã triển khai như thế nào, bao gồm những hạng mục công việc gì, và kết quả đạt được ra sao (ví dụ: mình đã đăng bài PR trên bao nhiêu đầu báo, triển khai những angle nào, bài PR trả phí và bài PR đăng lại miễn phí số lượng bao nhiêu). 
• Bài học rút ra (Key learning): Dựa trên những gì mình đã làm, chúng ta phân tích xem điều gì làm tốt, điều gì chưa tốt (ví dụ: trong các angle PR thì nội dung nào được các trang báo đăng lại miễn phí nhiều, nội dung nào có được lượt xem và chia sẻ cao). 
• Đề xuất bước tiếp theo (Recommendation): Cuối cùng, kết luận nếu tiếp tục triển khai dự án hoặc cho các chiến dịch sắp tới thì nhãn hàng nên làm gì. Điểm tốt thì mình có thể thêm ngân sách để triển khai, điểm chưa tốt thì hoặc mình điều chỉnh, hoặc sẽ không triển khai nữa. 

Một điểm cần lưu ý nữa đó là thời gian làm Project Report sau khi kết thúc một chiến dịch là cần sớm nhất có thể. Bởi vì khách hàng sẽ muốn xem đánh giá và hoàn thiện báo cáo lên cấp trên của họ, hoặc nhằm cân nhắc có nên đầu tư tiếp hay không. Còn agency cũng cần báo cáo sớm để xác minh hoàn thành công việc và tiến hành nghiệm thu, rồi thanh toán. Đôi khi Account cần đợi dữ liệu từ các bên nên sẽ phần nào ảnh hưởng tới thời gian trả báo cáo. Nhưng tốt nhất, thời gian gửi Project Report không nên quá 7 ngày sau khi kết thúc dự án.

Account thường sẽ “ngán ngẩm” khi nhắc đến Project Report vì tốn nhiều thời gian hoàn thành do yêu cầu cập nhật rất nhiều thông tin. Tuy nhiên, nếu có Daily WIP Report, thì việc thực hiện Project Report sẽ “dễ thở” hơn rất nhiều. Riêng bản thân tôi rất thích làm Project Report vì đây là cơ hội để tôi nhìn lại toàn bộ quá trình làm dự án. Qua đó, tôi tự đánh giá chất lượng công việc và rút ra bài học kinh nghiệm. 

Tôi mong rằng với những chia sẻ trên đây, bạn sẽ có cái nhìn đúng hơn về báo cáo chứ không đơn thuần cho rằng báo cáo là những biên bản tổng hợp thông tin. Với những công cụ trên, hy vọng sẽ phần nào giúp Account quản lý hiệu quả và vượt qua áp lực thời gian tốt hơn; từ đó nâng cao chất lượng dự án, làm hài lòng khách hàng.