Hybrid working: Kết hợp làm việc từ xa và tại văn phòng để duy trì văn hóa làm việc

Khi dịch bệnh bắt đầu, chúng ta “buộc” phải thực hiện giãn cách xã hội. Đột ngột mất tương tác với người xung quanh, cộng thêm với lo lắng về tương lai không lường trước được đã khiến nhiều người rơi vào trạng thái căng thẳng và áp lực. Thế nhưng, khi thời gian dần trôi qua, chúng ta dần quen với sự tiện lợi và thoải mái khi làm việc tại nhà, và đã thích nghi với các hình thức giao tiếp online từ lúc nào không hay. Và đáng ngạc nhiên là rất nhiều nhân viên cảm thấy ngần ngại về việc quay lại văn phòng khi họ cho rằng làm việc từ xa cũng không ảnh hưởng đến năng suất và kết quả làm việc. Vì thế, nhiều agency và nhãn hàng đang phải đối mặt với bài toán làm cách nào để nhân viên vui vẻ đi làm lại trong trạng thái bình thường mới.

Theo Báo cáo Sức khỏe Tâm thần 2021 của PRCA, ảnh hưởng của COVID-19 lên đời sống tinh thần có sự khác nhau giữa các quốc gia: những người hoạt động trong lĩnh vực PR tại Singapore và Malaysia cho biết dịch bệnh đã đem lại nhiều ảnh hưởng tiêu cực; nhưng những người tham gia khảo sát tại Việt Nam, Thái Lan và Đài Loan lại cho rằng giãn cách xã hội đã giúp họ cải thiện đời sống tinh thần. Điều này cho thấy rằng môi trường làm việc tại nhà đã đem lại sự riêng tư và yên tĩnh cần thiết để chúng ta cảm thấy thoải mái về mặt tinh thần.

Vậy thì khi kinh tế bắt đầu mở cửa, liệu mô hình làm việc từ xa hay làm việc tại văn phòng sẽ chiếm ưu thế trong bối cảnh bình thường mới? Câu trả lời là cả hai: hybrid working – kết hợp làm việc từ xa và tại văn phòng.

Theo Work Trend Index 2021 của Mircrosoft, môi trường làm việc kết hợp hybrid working là điều không thể tránh khỏi. Sau khi khảo sát 30.000 lao động tại 31 quốc gia, 73% nhân viên mong muốn công ty sẽ duy trì lựa chọn làm việc từ xa. Đồng thời, 67% nhân viên kì vọng sẽ được tương tác với đồng nghiệp tại văn phòng. Những chỉ số này cho thấy có nhiều người muốn kết hợp cả hình thức online và offline, và điều này là khả thi với mô hình hybrid working.

Khi những mối nguy từ dịch bệnh COVID-19 vẫn còn hiện hữu, mô hình làm việc tại văn phòng khiến nhiều người lo ngại về an toàn và sức khỏe. Mặt khác, dù làm việc từ xa đem lại sự thuận tiện và giảm đáng kể thời gian di chuyển, nhưng nhiều nhân viên cảm thấy khó khăn khi giao tiếp với đồng nghiệp hoặc hoàn thành công việc đúng giờ. Giả sử nếu nhân viên thiết kế từ chối nghe điện thoại ngay trước hạn chót, thì account phải làm như thế nào?

Thêm nữa, mô hình làm việc từ xa dài hạn cũng gây áp lực trong việc duy trì văn hóa công ty và các quy chuẩn đạo đức của doanh nghiệp. Nhiều chủ doanh nghiệp đang gặp trở ngại khi xây dựng lòng tin và sự gắn kết giữa doanh nghiệp với nhân viên của mình trong bối cảnh online.

Do đó, nhiều công ty bắt đầu áp dụng mô hình làm việc kết hợp (hybrid), cho phép họ đồng bộ hóa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng để duy trì sự gắn kết và đáp ứng kỳ vọng của nhân viên về một môi trường làm việc linh hoạt. Làm việc hybrid có nhiều ưu điểm của hai mô hình trước, giúp nhà quản lí đảm bảo mọi hoạt động vận hành diễn ra liền mạch, và duy trì văn hóa làm việc năng động cho nhân viên dù họ đang ở đâu.

Sự kết hợp làm việc tại nhà và tại văn phòng giúp nhân viên linh hoạt và tự chủ để cải thiện năng suất làm việc. Các công ty cũng có thể tiến hành truyền thông nội bộ, xây dựng văn hóa làm việc, quy tắc đạo đức, tinh thần đồng đội và đem lại cảm giác thân thuộc cho nhân viên thông qua những tương tác trực tiếp tại văn phòng.

Tuy nhiên, tương tự như làm việc tại nhà thì kết nối mạng cũng là một thách thức lớn. Nó là nguyên nhân khiến việc truyền tải thông tin bị gián đoạn hoặc dẫn đến những hiểu lầm không đáng có. Các công ty phải đảm bảo nhân viên có công nghệ và thiết bị cần thiết để làm việc hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp có thể tiến hành chuyển đổi số và tích hợp hệ thống quản lý file và dữ liệu, không gian làm việc chung trên nền tảng online, và các tiện ích gọi video. Có rất nhiều nền tảng để giúp đỡ doanh nghiệp như Microsoft Office 365, Google Workspace, hoặc Zoho. Số liệu của Microsoft cho thấy lượng người dùng Teams cho các cuộc gặp online đã tăng hơn gấp đôi. Zoho cũng ghi nhận lượng tăng trưởng 60% ngay cả trong thời điểm kinh tế toàn cầu gặp khủng hoảng. Điều này cho thấy chuyển đối số và tích hợp các hệ thống vận hành thông minh đang là xu hướng của các doanh nghiệp để đáp ứng mô hình hybrid working.

Thay vì biến không gian văn phòng thành nơi thoải mái như ở nhà (giống như Google, Facebook, Youtube, Lego, v.v.), thì việc đưa văn phòng về nhà cũng là một giải pháp cho các doanh nghiệp nhỏ tối ưu chi phí. Không phải ai cũng đủ nguồn lực để biến văn phòng trở thành nơi làm việc chuẩn 5 sao. Điều quan trọng là hãy để các nhân viên tự do lựa chọn môi trường làm việc phù hợp với vị trí và tính cách của mình. Bằng cách tạo ra môi trường làm việc thoải mái, các doanh nghiệp sẽ có thể gia tăng sự hài lòng của nhân viên, giữ chân nhân tài trong khi duy trì văn hóa công sở.

Bài viết từng được đăng tải trên blog của EloQ Communications.