Kaizen là gì? Hướng dẫn 7 giai đoạn của quy trình cải tiến liên tục

Kaizen là phương pháp luận 7 giai đoạn với mục tiêu tạo ra sự cải tiến liên tục, mô hình Kaizen dựa trên triết lý thành quả to lớn sẽ đến từ những cải thiện nhỏ. 

Kaizen là phương pháp cải tiến từ thấp lên cao, trái ngược với những phương pháp giải quyết triệt để hoặc mô hình áp đặt từ trên xuống dưới. 

Phương pháp luận Kaizen là mô hình nền tảng của sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) và là con đường thành công của tập đoàn Toyota (The Toyota Way).

Kaizen được áp dụng chủ yếu trong các nhà máy sản xuất nhằm giảm thiểu tối đa sai sót và lãng phí, giúp tăng năng suất, tăng trách nghiệm và khuyến khích người lao động sáng tạo để tạo ra sự đổi mới trong mọi công việc.

Kaizen là gì?

Ý nghĩa của Kaizen

Kaizen là một từ ghép của hai từ trong tiếng Nhật, có thể được hiểu là “thay đổi tốt hơn” hoặc “cải tiến”. Tuy nhiên ý nghĩa chính của từ Kaizen chính là “cải tiến liên tục”.

Lược sử hình thành Kaizen

Kaizen được ứng dụng đầu tiên bởi Nhật Bản, cụ thể là việc thúc đẩy nền kinh tế của Nhật Bản sau Thế chiến thứ hai. 

Thẻ Job Methods JM
Nguồn: allaboutlean

Tuy được ứng dụng và rất thành công tại Nhật Bản, điểm khởi đầu của Kaizen lại đến từ Hoa Kỳ, phương pháp cải tiến hiệu quả công việc thông qua cải tiến từng giai đoạn nhỏ được xây dựng và phát triển tại Hoa Kỳ với tên là chương trình Training Within Industry (TWI Job Methods). 

Thay vì tập trung vào giải quyết những vấn đề lớn, phương pháp này khuyến nghị các tổ chức liên tục đưa ra những cải tiến nhỏ, chú trọng đến những giải pháp cải tiến có thể được hoàn thành trong ngày. Lý giải cho phương pháp này bắt nguồn từ Thế chiến thứ hai, thời điểm này không có thời gian, nguồn lực cho những sáng tạo và thay đổi lớn trong việc sản xuất các thiết bị phục vụ cho chiến tranh. Bản chất của phương pháp Training Within Industry là cải thiện, năng suất của lực lượng lao động và phát triển những công nghệ có sẵn.

Sau Thế chiến thứ hai, Hoa Kỳ xây dựng kế hoạch Marshall với mục tiêu xây dựng lại ngành công nghiệp Nhật Bản và Training Within Industry là một thành phần trong kế hoạch hỗ trợ lịch sử này.

Homer Sarasohn thành viên IEEE Life, kỹ sư Hoa Kỳ và Charles Protzman (người điều hành hệ thống điện thoại Nhật Bản), hai kỹ sư đã phát triển một chương trình đào tạo quản lý vào năm 1949 – 1950.

Poster TWI – từ những năm 1940
Nguồn: systems2win

Một nhóm kỹ sư khác phụ trách kinh tế và khoa học (ESS) cũng nhận nhiệm vụ nâng cao kỹ năng quản lý của Nhật Bản là Edgar McVoy đã đưa Lowell Mellen đến Nhật Bản hướng dẫn, đào tạo và chuyển giao chương trình Training Within Industry (TWI). Năm 1951, nhóm ESS đã sản xuất một bộ phim đào tạo giới thiệu ba chương trình “J” (Job Instruction, Job Methods and Job Relations) thuộc TWI, tạm dịch: “Hướng dẫn công việc, Phương pháp công việc và Quan hệ công việc” với tiêu đề “Cải tiến trong bốn bước” (Kaizen eno Yon Dankai ), đây là nguồn gốc của Kaizen.

Sir. William Edwards Deming (14/10/1900 – 20/12/1993)
Nguồn: internet

Tiến sĩ W. Edwards Deming, một nhà khoa học thống kê, đã đến Nhật Bản với mục tiêu điều tra dân số sau Thế chiến thứ hai, ông đã truyền dạy quy trình kiểm soát và thống kê khoa học tới các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Nhật Bản hàng đầu. Thông điệp mà Deming đưa ra là: “Bằng cách cải thiện chất lượng sẽ dẫn tới giảm chi phí giúp tăng năng suất và tăng thị phần”. 

Tiến sĩ W. Edwards Deming cũng cho rằng: “Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm nên được đặt vào tay của người công nhân trong mọi dây chuyền sản xuất”.

Vì cống hiến trong việc giới thiệu và phổ biến Kaizen tại Nhật Bản, năm 1960 Thiên hoàng Nhật Bản đã trao Huân chương bảo vật thiêng liêng cho ông William Edwards Deming.

Người đưa Kaizen đến phương Tây và phổ biến phương pháp luận này tới toàn cầu là ông Masaaki Imai với cuốn sách Kaizen: Chìa khoá thành công cạnh tranh của Nhật Bản, xuất bản năm 1986. 

10 nguyên tắc Kaizen

Thực hiện phương pháp luận Kaizen đòi hỏi doanh nghiệp phải tạo ra tư duy phù hợp với toàn bộ công ty, nên 10 nguyên tắc dưới đây được xem là chuẩn mực đạo đức khi áp dụng mô hình này.

1. Hãy loại bỏ những giả thuyết
2. Luôn chủ động giải quyết vấn đề
3. Đừng thoả mãn những thứ hiện hữu
4. Từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo, thay vào đó là thái độ thích nghi
5. Đưa ra giải pháp khi phát hiện sai lầm
6. Tạo ra môi trường làm việc trao quyền cho mọi người đóng góp
7. Không chấp nhận yêu cầu, thay vào đó hãy hỏi tại sao 5 lần để có thể làm tốt hơn
8. Lắng nghe thông tin và ý kiến từ nhiều nguồn để đưa ra quyết định
9. Sử dụng tư duy sáng tạo để tối ưu chi phí bằng cách đưa ra cải tiến nhỏ
10. Không bao giờ ngừng cải tiến

7 giai đoạn Kaizen

Mô hình Kaizen 7 giai đoạn

Kaizen dựa trên triết lý mọi thứ đều có thể cải thiện và không có gì là hoàn hảo, luôn có cách để làm tốt hơn. Kaizen bắt đầu bằng việc xác định các vấn đề và cơ hội, sau đó đưa ra các giải pháp và triển khai – sau đó làm lại quá trình một lần nữa để tìm ra các vấn đề chưa được giải quyết. Mô hình Kaizen bao gồm 7 giai đoạn:

1. Thu hút nhân viên tham gia: Truyền thông và thu hút sự tham gia của mọi nhân viên, bao gồm cả việc kêu gọi sự giúp đỡ trong việc xác định và tìm ra các vấn đề hiện hữu. Giai đoạn này thường được sử dụng phương pháp tổ chức nhóm hoặc các cá nhân có nghiệm vụ thu thập và phân tích thông tin từ các nhóm tham gia.
2. Tìm ra vấn đề: Sử dụng dữ liệu phản hồi thu thập được trong giai đoạn 1, đưa ra danh sách các vấn đề tiềm tàng.
3. Đưa ra giải pháp: Khuyến khích nhân viên đưa ra mọi giải pháp sáng tạo, mọi ý tưởng dù là bình thường đến điên rồ nên được trân trọng. Tạo một cuộc thi và lựa chọn giải pháp chiến thắng từ những ý tưởng cải tiến được nêu ra. Hãy đảm bảo bạn tôn trọng mọi cải tiến từ mọi người, rất có thể người đưa ra giải pháp không tốt hôm nay sẽ là người chiến thắng trong tương lai, hãy cẩn trọng và giữ lửa cho mọi nhân viên.
4. Thử nghiệm các giải pháp: Triển khai các giải pháp đã được xác định tại giai đoạn 3, ứng dụng các giải pháp này với tệp nhân viên đã tham gia. Tạo ra các chương trình thử nghiệm và lưu trữ số liệu, bạn cũng có thể chia nhỏ các giải pháp để thử nghiệm.
5. Phân tích dữ liệu: Trong nhiều khoảng thời gian khác nhau, hãy liên tục kiểm tra tiến độ với kế hoạch cụ thể, những người quản lý cấp cao hãy tự thực hiện giai đoạn này, kiểm chứng và đối chiếu thực tế sẽ đem đến nhiều bài học đáng giá. Đưa ra kết luận về mức độ thành công của sự thay đổi.
6. Chuẩn hoá và tối ưu: Trong quá trình triển khai giải pháp, có thể xuất hiện sai số hoặc nhược điểm của giải pháp, bạn có thể cải thiện và làm tốt hơn. Hãy mau chóng điều chỉnh và loại bỏ tối đa những nhược điểm này để đạt được kết quả tối ưu nhất.
7. Lặp lại lại giải pháp đã chuẩn hoá và tối ưu: Khi chấp nhận giải pháp Kaizen, lúc này bạn cần triển khai lại quy trình, bắt đầu lại từ bước một để một lần nữa kiểm tra các giải pháp mới có phát sinh vấn đề hay không, nếu không còn, bạn có thể triển khai chúng ra toàn bộ hệ thống.

Ví dụ Kaizen thực hiện kéo dài 1 tuần

Dưới đây là một ví dụ điển hình cho một kế hoạch Kaizen 1 tuần:

• Ngày 1: Xác định mục tiêu Kaizen, lập bảng nội dung các vấn đề hiện tại, đưa ra kết quả mong muốn, tạo các chỉ số đo lường
• Ngày 2: Xem xét các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề và thăm dò những giải pháp khả thi; Họp nội bộ và đạt được sự đồng thuận cao về giải pháp cải tiến sẽ được thực hiện; Xây dựng và ban hành chính sách triển khai
• Ngày 3: Thực hiện các cải tiến
• Ngày 4: Kiểm tra các cải tiến; Đo lường kết quả với các chỉ số đã đưa ra tại ngày 1 và đưa ra các điều chỉnh nếu cần thiế; Chuẩn hoá tài liệu và chính sách triển khai
• Ngày 5: Đào tạo nhân viên về các quy trình làm việc theo tiêu chuẩn mới; Thông báo mục tiêu và những thay đổi trong tổ chức; Ghi nhận và khen thưởng những thành viên đã đóng góp và giải pháp cải tiến thành công

Ưu và nhược điểm Kaizen

Có rất nhiều lý do ủng hộ cho mô hình và phương pháp luận Kaizen vì nó đem lại lợi thế to lớn cho tổ chức. Tuy nhiên, có một số trường hợp mà mô hình này không phù hợp, một số ưu và nhược điểm của Kaizen bao gồm:

Ưu điểm:

• Phương pháp Kaizen tạo ra sự cải thiện từ từ, mang đến khái niệm thay đổi nhẹ nhàng và dễ chịu hơn với những phương pháp triển khai hàng loạt hoặc đồng bộ
• Kaizen yêu cầu xem xét kỹ lưỡng các quy trình để giảm thiểu kết luận sai lầm và tránh lãng phí
• Với ít sai sót, ứng dụng Kaizen không cần giám sát và kiểm tra nhiều
• Tinh thần đội ngũ được cải thiện vì Kaizen ủng hộ việc trao quyền và tôn trọng mọi ý kiến
• Tinh thần đồng đội gia tăng khi mọi người đưa ra vấn đề của mình và được tổ chức giải quyết tập thể
• Dịch vụ khách hàng tốt hơn khi nhân viên nhận thức rõ hơn về các các vấn đề và nhu cầu của khách hàng cần giải pháp để cải thiện
• Hệ thống được xây dựng nhằm đưa ra cải tiến trong ngắn hạn và cả dài hạn

Nhược điểm:

• Khó ứng dụng với một doanh nghiệp gia đình hoặc doanh nghiệp có một văn hoá thương hiệu tập trung, kiểm soát quyền lực, với những doanh nghiệp này cần thay đổi văn hoá thương hiệu trước tiên
• Kaizen cần được áp dụng liên tục và không ngừng nghỉ, những kế hoạch Kaizen được thực hiện rồi dừng lại hoặc ngắt quãng sẽ tạo ra cảm xúc hụt hẫng, buông bỏ, bất hợp tác trong nội bộ doanh nghiệp

Kết luận

Kaizen là một phương pháp luận được tạo ra với mục tiêu cải tiến liên tục các ngành công nghiệp, mô hình này đã được kiểm chứng và thành công với rất nhiều doanh nghiệp toàn cầu. Mô hình Kaizen nên được hiểu là một mô hình tuần hoàn, có thể áp dụng với mọi doanh nghiệp, mọi lĩnh vực với mục tiêu cải thiện hiệu suất, văn hoá và môi trường làm việc.

* Nguồn: Vũ Digital