Áp Dụng Các Quy Luật - Phương Pháp Để Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả Phần II

Ở phần trước mình đã đưa ra các Quy luật quản lý thời gian, công việc hiệu quả. Hôm nay, sẽ là các Phương pháp để các bạn có sử dụng kết hợp với các Quy luật ở phần trước để quản lý thời gian hiệu quả.

Phần II: Các Phương Pháp Quản Lý Thời Gian

Ma Trận EISENHOWER (The EISENHOWER Matrix)

Ma trận Eisenhower là một phương pháp dẫn lối và gỡ rối cho bạn thoát khỏi "To do list" dài đằng đẳng. Ma trận này hỗ trợ bạn đánh giá và lựa chọn công việc nào cần làm ngay, công việc nào có thể để làm sau hoặc có thể làm bất cứ khi nào bạn rãnh.

Đến với ma trận Eisenhower, chúng ta có 4 tiêu chí ở 4 ô: Khẩn cấp - Không khẩn cấp -Quan trọng - Không quan trọng. Mình sẽ để hình minh họa dưới đây cho mọi người dễ hình dung.

Sau đây mình sẽ về sự kết hợp của các ô để có thể sắp xếp công việc theo ma trận Eisenhower.

Quan trọng - Khẩn cấp: những việc cần hoàn thành ngay, gấp hoặc rất gấp và tất nhiên là việc này thật sự quan trọng. 

Quan trọng - Không khẩn cấp: đây là những việc có mức độ quan trọng nhưng bạn không nhất thiết phải hoàn thành ngay. Chúng ta có thể lên kế hoạch thực hiện công việc này ở một khoảng thời gian khác và nhường chỗ cho công việc Quan trọng - Khẩn cấp.

Khẩn cấp - Không quan trọng: những việc tại ô này chúng ta có thể ủy thác cho người khác hoặc có thể loại bỏ, từ chối vì công việc này không quan trọng.

Không khẩn cấp - Không quan trọng: đây là những công việc bạn hoàn toàn có thể loại bỏ đi hoặc có thể làm khi thật sự rãnh rỗi.

Mình không thể đưa ra ví dụ cụ thể vì mỗi người sẽ có những đánh giá công việc của riêng mình khác nhau. Mọi người hãy sử dụng ma trận Eisenhower để tự đánh giá công việc của mình và thoát ra khỏi "To do list" rối bời để làm việc hiệu quả nhất có thể.

Đầu Việc Quan Trọng (Most Important Tasks - M.I.T.s)

Đây là một phương pháp giúp chúng ta hiểu được không phải làm thật nhiều việc trong ngày mới là một ngày thành công. 

Phương pháp này cho rằng mỗi người cần chọn ra 3 đầu việc quan trọng nhất và bắt đầu hoàn thành chúng trước tiên trong ngày. Những công việc này nằm trong ô Quan trọng - Khẩn cấp của ma trận Eisenhower. Khi chúng ta hoàn thành 3 đầu việc quan trọng nhất trong ngày, chúng ta sẽ có một ngày không uổng phí. Nếu có dư thời gian, mọi người có thể làm những việc khác hay thực hiện những kế hoạch khác.

Trong thực tế, khi chúng ta làm việc thật nhiều, nhưng chúng ta có thật sự hoàn thành được việc quan trọng cần làm hay chưa? Thay vì nghĩ bản thân cần làm rất nhiều công việc một ngày thì phương pháp này giúp ta nhận ra chỉ cần hoàn thành từ 1 đến 3 đầu việc quan trọng nhất trong ngày đã thực sự là một thành công. Chúng ta sẽ giảm bớt được căng thẳng, tinh thần thoải mái hơn và có động lực để ngày tiếp theo tiếp tục làm việc thật hiệu quả.

Phương Pháp Quả Cà Chua (POMODORO)

Phương pháp này ra đời từ những năm 1980 tại Ý, được lấy ý tưởng từ chiếc đồng hồ quả cà chua được sử dụng trong các nhà bếp tại đây. Pomodoro có nghĩa là quả cà chua trong tiếng Ý và đây là một phương pháp quản lý thời gian được đánh giá là có hiệu quả nhất từ trước đến nay.

Cụ thể khi bắt đầu làm việc, chúng ta sẽ cài đặt thời gian trên đồng hồ, điện thoại... là 25 phút. Đây được gọi là "25 phút làm việc tập trung". Sau khi kết thúc 25 phút đầu tiên chúng ta sẽ có "5 phút nghỉ ngơi". Kết thúc "5 phút nghỉ ngơi" chúng ta lại tiếp tục cho "25 phút làm việc tập trung" tiếp theo, và cứ như thế lặp lại chu trình này. 

Mình sẽ giải thích cụ thể hơn các bước chuẩn bị trước khi các bạn áp dụng phương pháp Pomodoro.

Đầu tiên chúng ta cần nắm rõ là cứ "25 phút làm việc tập trung" và "5 phút ngỉ ngơi" sẽ gọi là 1 Pomodoro. Chúng ta có thể sử dụng đơn vị đo này để đo chính xác thời gian cần cho 1 việc.

Trước khi bắt tay vào làm, dĩ nhiên chúng ta cần phải biết mình cần làm việc gì. Từ phương pháp "Đầu việc quan trọng" và "Ma trận Eisenhower" ta có thể liệt kê ra được các công việc quan trọng cần phải hoàn thành. Từ đó tính toán thời gian bằng đơn vị đo là Pomodo ta sẽ biết chính xác cần bao nhiêu thời gian cho một đầu việc.

Tuy nhiên, có những việc quan trọng nhưng chúng ta chỉ cần hoàn một thành khối lượng cụ thể trong ngày và có những việc phải hoàn thành 100%. Áp dụng Pomodoro, khi bạn đặt 3 Pomodoro cho một việc quan trọng nhưng không cần phải hoàn thành hết trong một ngày, bạn có thể kết thúc đúng theo thời gian đã lên kế hoạch. Đối với việc chúng ta đặt 4 Pomodoro cho một việc cần hoàn thành 100% nhưng hết thời gian vẫn chưa hoàn thành, ta có thể đặt thêm Pomodoro để có thể tiếp tục hoàn thành công việc quan trọng đó.

Trong "25 phút tập trung làm việc" hãy cố gắng loại bỏ những yếu tố gây xao nhãn. Và "5 phút nghỉ ngơi" là vô cùng quan trọng, đây là phần thưởng cho 25 phút tập trung hoàn hảo của bạn. Chúng ta có thể ăn nhẹ, thiền, chơi với thú cưng, pha một cốc nước... và đừng làm những việc gây xao nhãn nhiều như lướt mạng xã hội nếu không thật sự liên quan đến công việc của bạn.

Đừng cố gắng làm thật nhiều Pomodoro trong 1 ngày, điều này sẽ khiến ngày hôm sau bạn có xu hướng mệt mỏi và muốn nghỉ ngơi. Chắn chắn việc này sẽ giảm hiệu quả công việc, vậy nên hãy làm trong khả năng của bạn. Hãy thực hiện và xem bản thân có thể làm được nhiều nhất bao nhiêu Pomodora một ngày mà hôm sau vẫn tràn đầy năng lượng làm việc nhé.

Mình là Sơn, một Marketer tập sự!