Áp Dụng Các Quy Luật - Phương Pháp Để Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Quản lý thời gian là một khái niệm khá phổ biến tại các nước Châu Âu, Châu Mỹ và còn khá mới mẻ tại Việt Nam. Khi chúng ta tìm kiếm từ khóa "quản lý thời gian" trên Google chúng ta nhận được khá nhiều kết quả. Tuy nhiên, đa phần các bài viết đều hướng dẫn khá trừu tượng và cá nhân mình thấy khó áp dụng. Sau quá trình học hỏi và nghiên cứu từ nhiều nguồn, mình biết đến kênh YouTube của chị Chi Nguyễn. Chị là một Tiến sĩ giáo dục và là chủ sở hữu của kênh YouTube The Present Writer. Sau đây, mình sẽ trình bày các phương pháp áp dụng trong việc quản lý quỹ thời gian cá nhân, cân bằng cuộc sống mà mình đã học được từ chị Chi Nguyễn.

Quản lý thời gian

Sẽ có 2 phần, phần I mình sẽ chia sẻ về Tư duy quản lý thời gian và các quy luật áp dụng trong quản lý thời gian. Phần II mình sẽ chia sẻ các phương pháp phân loại công việc, phân bổ thời gian làm việc để áp dụng trong quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Phần I: Tư duy - Quy luật

Tư duy về quản lý thời gian 

Mỗi ngày, chúng ta đều có rất nhiều thứ để làm nhưng quỹ thời gian thì có giới hạn. Nhưng điều đó không có nghĩa chúng ta phải nhồi nhét thật nhiều việc để hoàn thành. Các kết quả tìm kiếm trên Google thường hướng dẫn chúng ta nhồi nhét thật nhiều công việc hoặc làm thật nhiều việc một lúc. Cứ cho là chúng ta có thể làm được, nhưng hiệu quả mang lại chắc chắn không cao. Về lâu dài sẽ dẫn đến việc cơ thể quá tải, stress, burnt out (kiệt sức). 

Hãy từ bỏ tư duy lập một bảng công việc dài hơn cả  thanh xuân của bạn và ép bản thân hoàn thành càng sớm càng tốt. Điều đó chỉ làm cho bạn quá tải, ảnh hưởng xấu đến sức khỏe và thậm chí hiệu quả công việc không cao.

Quá tải rồi bạn ơi!

Tư duy đúng về quản lý thời gian là chúng ta cân bằng được thời gian làm việc, học tập và thời gian thư giãn. Khoảng thư giãn sẽ giúp chúng ta hồi phục và có thể quay lại làm việc hiệu quả hơn. Hãy biết sắp xếp các đầu việc quan trọng để hoàn thành trước, những việc không thật sự quan trọng hay không cấp bách chúng ta có thể sắp xếp làm ở một thời điểm khác. 

Tận hưởng công việc

Hãy quản lý thời gian đúng đừng để bị cuốn đi bởi “To do list” dài không lối thoát.

Các quy luật quản lý thời gian

Quy luật 80/20: (Pareto Principle)

Quy luật này cho rằng 80% hiệu quả công việc của bạn (output) được hình thành và tạo nên bởi 20% khoảng thời gian làm việc hiệu quả (input).

Quy luật Pareto Principle

Giải thích cụ thể hơn, quy luật này áp dụng vào quản lý thời gian thì 80% thành quả, hiệu quả được tạo nên bởi 20% làm việc hiệu quả. Bạn cần tự mình theo dõi và đánh giá xem khoảng thời gian đấy rơi vào thời điểm nào, với những chu trình làm việc như thế nào, không gian làm việc ra sao… Khi tìm đã tìm được thì việc còn lại bạn cần làm là tập trung phát triển và mở rộng khoảng 20% này. 

Áp dụng thành công quy luật này sẽ giúp các bạn quản lý thời gian và phát triển công việc tốt hơn, làm việc hiệu quả hơn.

Quy luật 4 lò lửa: (The Four Burners Theory)

Quy luật 4 lò lửa hay còn gọi là “Bếp cuộc sống” tượng trưng cho: Gia đình, Công việc, Bạn bè, Sức khỏe.

Bếp cuộc sống

Khi bạn bật cả 4 “lò lửa” này cùng một thời điểm, hiển nhiên cả 4 sẽ cháy với ngọn lửa nhỏ. Khi ta tắt 1 “lò lửa” đi, 3 “lò lửa” còn lại sẽ cháy mạnh hơn 1 chút và khi ta tắt thêm 1 “lò lửa” nữa thì 2 lò còn lại sẽ cháy mạnh hơn. 

Trong cuộc sống cũng vậy, tại một thời điểm chúng ta chỉ có thể tập trung “Công việc” để lo cho “Gia đình”. Chúng ta sẽ không có thời gian chăm sóc “Sức khỏe” hay đi gặp gỡ, giao lưu cùng “Bạn bè”. Khi bạn đã thành công trong “Công việc” và đã đủ dư giả lo cho “Gia đinh”, lúc này chúng ta có thể bắt đầu chăm sóc “Sức khỏe” bản thân nhiều hơn, vui chơi, gặp gỡ “Bạn bè”.

Đừng cầu toàn muốn mọi việc hoàn hảo cùng một lúc, điều này chỉ gây áp lực và tổn hại đến sức khỏe cũng như tinh thần chúng ta mà thôi. Hãy cân bằng các yếu tố theo từng thời điểm, từng giai đoạn trong cuộc đời bạn.

Luật Parkinson: (Parkinson’s Law) 

Các bạn có nhớ đến bài tập tết khi còn đi học không? Hay những deadline sếp giao đầu tháng và hạn chót là cuối tháng? “Còn nhiều thời gian mà, từ từ rồi làm” hay “mai mình sẽ bắt đầu làm” và “3 ngày cuối mình sẽ bắt đầu làm”. Điều gì đến cũng đến, đêm trước hạn nộp bài các bạn cắm mặt mũi vào núi bài tập, chạy đua với deadline. Mặc dù công việc hay đống bài tập đó bạn chỉ cần 50% thời gian của thời hạn để hoàn thành nhưng bạn vẫn hoàn thành sát nút hoặc trễ hạn.

Luật Parkinson

Theo luật Parkinson, khi bạn để thời gian quá dài so với khối lượng của 1 công việc, công việc đó sẽ nở ra và chiếm trọn khoảng thời gian đó của các bạn. Chúng ta cần đặt ra áp lực thời gian hoàn thành dù thời hạn còn nhiều hoặc thời gian dài hơn so với khối lượng công việc. 

Với deadline còn 30 ngày nhưng theo năng lực và đánh giá bạn có thể hoàn thành sớm hơn thời hạn. Vậy thì hãy cố gắng sắp xếp để hoàn thành để bạn có nhiều thời gian làm công việc khác và thoải mái đầu óc hơn khi không còn phải suy nghĩ về deadline vì đã hoàn thành trước hạn.

Kết thúc phần đầu tiên của chủ đề Quản lý thời gian, cảm ơn các bạn đã đọc chia sẻ của mình. Phần II sẽ sớm được cập nhật vào thứ 5 ngày 9 tháng 12 năm 2021.

Mình là Sơn, một Marketer đến từ Marketing Hole Digital.