Cách viết media pitch để gửi thông cáo báo chí

Như đã đề cập trong bài viết trước, việc chuẩn bị tốt email pitching với báo giới sẽ giúp thương hiệu tăng tỷ lệ tin bài được lên. Trong bài viết này, EloQ sẽ phân tích chi tiết cách cải thiện nội dung media pitching để được lòng báo giới trong cuộc chiến truyền thông cam go với hàng trăm đối thủ.

Người nhận: Nhắm đúng đối tượng

Bộ phận PR của doanh nghiệp nên gửi gắm thông cáo báo chí (TCBC) của mình cho ai? Đối tượng hoàn hảo để nhận TCBC chính là những người có sức ảnh hưởng để lên tin. Vị trí này có thể khác nhau ở từng toà soạn hoặc theo quốc gia mà nhãn hàng hoạt động, trải dài từ nhà báo, phóng viên, biên tập viên và thậm chí đến tổng biên tập.

• Ở Việt Nam, TCBC thường được gửi đến cho nhà báo vì nhà báo là người tổng hợp tin và viết bài. Tổng biên tập là vị trí quyền lực và có tầm ảnh hưởng nhất trong toà soạn, tuy nhiên, họ có rất nhiều việc khác cần quan tâm nên không để tâm tới TCBC của doanh nghiệp.
• Đối với những trang báo nước ngoài, doanh nghiệp có thể gửi TCBC đến ban biên tập, là những người lên kế hoạch và duyệt nội dung. Còn với yêu cầu phỏng vấn thì có thể gửi cho phóng viên hoặc nhà báo.

Đừng gửi TCBC cho những bên không liên quan. Nếu đã lâu không tiếp xúc với báo giới, doanh nghiệp cần kiểm tra và cập nhật thông tin nhà báo trước khi gửi đi vì nhà báo có thể chuyển sang viết bài cho chuyên mục khác, hoặc chuyển sang vị trí khác ở trong tòa soạn.

Nguồn: Envato

Tiêu đề: Tạo ấn tượng từ cái nhìn đầu tiên

Tiêu đề là chính là yếu tố đầu tiên tiếp cận với nhà báo.

• Độ dài: Ngắn gọn, dễ hiểu và vào thẳng ý chính. Độ dài tối đa của tiêu đề có thể lên tới hàng trăm ký tự, nhưng để phần này được hiển thị tối ưu nhất thì nội dung tiêu đề chỉ nên từ 60-80 ký tự (khoảng 8-10 chữ).
• Thông điệp: Tiêu đề mail nên đề cập nội dung tiêu biểu của TCBC và ‘nhá hàng’ để nhà báo có thể hình dung được email này là về vấn đề gì. Đừng sử dụng những tiêu đề mail nhạt nhoà như “Đừng bỏ lỡ XXX” hoặc “Những cập nhật tháng 9 của công ty YYY”. Để thu hút sự chú ý của nhà báo, chuyên viên PR có thể mượn những headline mang tính thời sự, trích dẫn số liệu đáng chú ý, hoặc liên kết với những chủ đề mà nhà báo đang quan tâm.

Lưu ý: Dẫu muốn làm tiêu đề trở nên nổi bật thì doanh nghiệp cũng hãy tránh để email bị đánh dấu spam vì sử dụng những từ mang tính chất câu dẫn, kí tự đặc biệt, hoặc định dạng quá cầu kỳ trong tiêu đề.

Nội dung email: Thể hiện sức hút

Câu hook:

• ­Thay vì mở đầu bằng đoạn giới thiệu dông dài, hãy trích dẫn thông tin nổi bật và đáng chú ý của TCBC để đi vào trọng tâm.
• Doanh nghiệp có thể thu hút sự quan tâm của nhà báo bằng cách liên kết nội dung TCBC với những chủ đề mà nhà báo đang quan tâm.
• Nêu rõ mục đích và để lại lời kêu gọi hành động (call-to-action) cho nhà báo: mời xem TCBC, viết review, đề xuất phỏng vấn, nhắc đến thông tin của doanh nghiệp trong bài báo.

Nhấn mạnh thông tin có giá trị:

• Sử dụng bullet points để giới thiệu những ý chính nổi bật của TCBC
• Nhấn mạnh rằng TCBC có ích gì đối với độc giả của toà soạn. Nhấn mạnh giá trị tin tức (bằng số liệu, dẫn chứng xu hướng, nhận định của chuyên gia...) để phóng viên thấy được lý do tại sao nên sử dụng thông tin do doanh nghiệp gửi đến.

Nguồn: Envato

Lời kết:

• Kết thúc email bằng lời cảm ơn và nhắc lại lời kêu gọi hành động (call-to-action).
• Cung cấp thông tin liên lạc đại diện truyền thông của doanh nghiệp để nhà báo có thể liên hệ khi có câu hỏi thêm.

Kiểm tra:

• Kiểm tra và sửa lại những lỗi sai chính tả, văn phạm, tên toà soạn, tên nhà báo.
• Đừng quên đính kèm file TCBC và hình ảnh. Ngoài ra, đôi khi nhà báo sẽ kiểm tra email bằng điện thoại và không thuận tiện mở file đính kèm. Trong trường hợp này, bộ phận PR của nhãn hàng có thể đưa văn bản của TCBC vào email (sau phần kết) để nhà báo dễ dàng tiếp cận nội dung.
• Độ dài tối ưu: Nếu thông tin doanh nghiệp đưa ra mang tính thời sự và đủ sức hút thì không cần phải lo lắng về độ dài email. Tuy nhiên, hãy viết súc tích nhất có thể. Sau khi phân tích 2,1 triệu email, nghiên cứu của Constant Contact chỉ ra rằng những email có độ dài 20 dòng (khoảng 200 từ) sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất.

Đây là hướng dẫn cơ bản để viết một email media pitching chất lượng. Phần còn lại, bao gồm sắp xếp câu chữ và ý tưởng để tại thành một email pitch hấp dẫn, phụ thuộc vào người làm PR. Tùy theo mối quan hệ với nhà báo, doanh nghiệp có thể điều chỉnh văn phong phù hợp. 

* Nguồn: EloQ Communications