Phần mềm quản lý bán buôn Omnihub: Lời giải cho bài toán quản lý hệ thống đại lý “bị động”

Trước bài toán “luôn bị động và chậm trễ trong nắm bắt thông tin kinh doanh của các đại lý”, một phần mềm quản lý bán buôn cho phép theo dõi hoạt động kinh doanh của tất cả đơn vị theo thời gian thực là một công cụ quản lý cần thiết và cần có của các doanh nghiệp đang vận hành hệ thống cơ sở rộng khắp. Ecom by Novaon đã và đang tiên phong trên thị trường cung cấp giải pháp giải quyết triệt để bài toán này. Và để hiểu rõ hơn, hãy cùng Blog Onshop tìm hiểu về giải pháp tiềm năng này cũng như lắng nghe câu chuyện thành công của tập đoàn An Cường về cách “phương án” này đã thay đổi tình hình của họ nhé!

1. Bài toán tồn tại suốt thời gian qua của các hệ thống đại lý bán buôn

Đối với doanh nghiệp sở hữu hệ thống các đại lý phân bố tại nhiều khu vực, một trong những bài toán khó giải trong quản trị vận hành là chưa có một công cụ hay phần mềm quản lý bán hàng đủ khả năng thống kê và theo dõi tình hình kinh doanh cụ thể của từng cơ sở.

Bởi, hầu hết các đại lý hiện tại đều sử dụng hệ thống riêng biệt, không kết nối với nhau. Trường hợp nhãn hàng muốn nắm bắt tình hình từng cơ sở thì phải chờ thông tin, báo cáo chuyển lên từ các đơn vị.

Quy trình vừa tốn thời gian vừa không đảm bảo đem lại kết quả chính xác. 

Quản lý và theo dõi tình hình kinh doanh toàn bộ các cơ sở là bài toán khó với các doanh nghiệp phân phối

Một vài hệ quả có thể nhìn thấy rõ ràng:

• Trong phân phối sản phẩm, 

Nhãn hàng luôn ở trạng thái “bị động” vì không nắm được thông tin tình hình tồn kho, cũng như lượng hàng tiêu thụ của các cơ sở. Chỉ khi nào đại lý yêu cầu thì mới nhận thông tin để chuyển hàng. Điều này có thể gây ra chậm trễ trong quá trình cung ứng và vận chuyển sản phẩm tới tay khách hàng.

• Về điều hành kinh doanh, 

Nhãn hàng hiện tại chỉ có nguồn thông tin duy nhất là từ báo cáo các đại lý gửi lên theo từng tuần, từng tháng. 

Thứ nhất, chậm trễ trong việc theo dõi dữ liệu còn đồng nghĩa chậm trễ trong việc xử lý các vấn đề phát sinh.

Thứ hai, việc này không đảm bảo thông tin về doanh thu, lãi lỗ, lượng sản phẩm tiêu thụ,… chính xác, thực tế. Số liệu có thể sai lệch do những yếu tố chủ quan. 

Điều này có ảnh hưởng lớn tới việc ra quyết định, cũng như xây dựng chiến lược của các nhãn hàng.

• Trong việc lưu trữ và bảo mật thông tin,

Doanh nghiệp không có công cụ quản lý trực tiếp nguồn dữ liệu mà giao trách nhiệm việc bảo mật, lưu trữ cho từng chi nhánh; chi nhánh nào quản lý chi nhánh đó. Tuy nhiên, không phải đại lý nào cũng đủ khả năng đầu tư cho cơ sở hạ tầng lưu trữ và bảo mật thông tin. 

Việc các chi nhánh sử dụng hệ thống riêng khiến dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp bị phân tán, tiềm ẩn nguy cơ mất cắp, rò rỉ thông tin. Đồng thời, cũng phát sinh không ít khó khăn liên quan tới việc chuyển giao lại dữ liệu cho tổng công ty. 

• Về duy trì thương hiệu, 

Mỗi chi nhánh, cơ sở lại vận hành trên kênh truyền thông khác nhau nên khó giám sát được thông tin, chương trình khuyến mãi, chính sách,… thống nhất khi tiếp cận khách hàng.

Điều này để lại rủi ro cao về việc bất đồng thông tin; và nếu các sai sót không kịp phát hiện thì có thể để lại những ảnh hưởng tiêu cực đến Uy tín và Hình ảnh Thương hiệu.

2. Phần mềm quản lý Omnihub: Lời giải của doanh nghiệp bán buôn

Nắm bắt được bài toán trên của các nhà bán buôn, đội ngũ Ecom by Novaon đã nghiên cứu và xây dựng giải pháp quản trị Hệ thống Bán buôn tối ưu cho doanh nghiệp, OmniHub, giúp xử lý triệt để những vấn đề trong việc quản trị hệ thống đại lý:

• Quản lý tập trung dữ liệu kinh doanh
• Báo cáo đầy đủ, chính xác, theo thời gian thực
• Quản lý tập trung dữ liệu bán hàng
• Kiểm soát thông tin thống nhất, đa kênh 

2.1 Quản lý tập trung tình hình kinh doanh của toàn bộ đại lý

Omnihub cho phép xây dựng chuỗi đại lý thành một mạng lưới quản trị gắn kết, với trung tâm là hệ thống quản lý của tổng công ty. Điều này cho phép các doanh nghiệp bán buôn trở nên chủ động hơn trong quá trình vận hành toàn bộ hệ thống. 

Phần mềm quản lý bán buôn với cho phép quản lý chủ động hoạt động kinh doanh của các đại lý trực thuộc

Ví dụ về một vài tính năng hệ thống mang lại: 

• Phê duyệt yêu cầu đăng ký đại lý: Đại lý đăng ký yêu cầu qua form đăng ký trên trang chủ nhãn hàng. Thông tin đăng ký sẽ đổ về OmniHub để nhãn hàng xem xét và phê duyệt/từ chối yêu cầu đăng ký.
• Ngược lại, có thể nhanh chóng huỷ tư cách đại lý khỏi danh sách trong hệ thống
• Xem danh sách đại lý hiện có trong hệ thống

• Xem thông tin tình hình kinh doanh, hoạt động của đại lý: Nhãn hàng xem được doanh thu, số đơn hàng thành công, số khách mới… của từng đại lý.

• Chủ động thu thập, và gửi yêu cầu tư vấn hay đơn hàng của người mua tới đại lý.

2.2 Báo cáo đầy đủ, chính xác theo thời gian thực

Dựa trên hệ thống kết nối các đại lý với nhà phân phối, Omnihub có thể thu thập và cập nhật toàn bộ số liệu kinh doanh từ các cơ sở trực thuộc theo thời gian thực.

Từ đó, đưa ra báo cáo trực quan về tất cả dữ liệu kinh doanh (doanh thu; sản phẩm bán chạy; top đại lý; top khách hàng;…) của toàn bộ chuỗi cũng như chi tiết của từng đơn vị.

Báo cáo và thống kê đầy đủ, được cập nhật theo thời gian thực này chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp bán buôn đưa ra được các đánh giá và quyết định thay đổi chuẩn xác, kịp thời; giúp gia tăng hiệu quả vận hành.

Thống kê số liệu tập trung – Báo cáo trực quan thành bảng biểu

2.3 Quản lý tập trung dữ liệu bán hàng

Việc kết nối hệ thống của các đơn vị chi nhánh với nền tảng quản lý tổng của nhãn hàng còn giúp doanh nghiệp loại bỏ mối lo về dữ liệu phân tán, dễ bị rò rỉ và đánh cắp.

Cụ thể, hệ thống sẽ tự động tập trung mọi thông tin đơn hàng, người mua,… từ các kênh thu lead của đại lý về một kho dữ liệu duy nhất do nhãn hàng sở hữu.

Sở hữu một kho dữ liệu tổng cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi phân phối sản phẩm cho các chi nhánh cũng như dễ dàng theo sát tình hình xử lý yêu cầu.

2.4 Đồng bộ thông tin tại mọi điểm chạm

Được phát triển trên lõi quản lý của Onshop, một phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, OmniHub mang chức năng đặc biệt khi có thể đồng bộ và tự động cập nhật thông tin nhãn hàng xây dựng lên đa kênh, tất cả các kênh bán (Website, Facebook, Zalo, Insta, Shopee…) nằm trong hệ thống. Nói cách khác, đồng bộ tất cả các kênh do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và các đại lý quản lý.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể:

• Đồng bộ thông tin danh mục và sản phẩm, và có thể cài đặt lịch để tự động đồng bộ. Và xem tình trạng sản phẩm tại tất các kênh bán của đại lý.
• Tự cập nhật các bài viết, nội dung được đăng tải lên kênh của nhà phân phối lên các kênh của đại lý. Kênh tổng đăng gì, kênh của đại lý đăng thế
• Các chính sách, chương trình khuyến mãi, ưu đãi,… từ kênh chính của doanh nghiệp cũng có thể được áp dụng đồng bộ ngay trên các kênh

>>> Dùng thử miễn phí

3. Câu chuyện thành công: An Cường “giải toán” cùng Omnihub

Giải pháp này đã được Ecom by Novoan áp dụng cho nhiều doanh nghiệp và thực sự đem lại thành công thực tế.

Trong đó, ví dụ thành công điển hình mà các nhà kinh doanh đều có thể học hỏi là câu chuyện của Tập đoàn An Cường, thương hiệu Đồ gỗ Nội thất Top 50 Vietnam the Best và sở hữu chuỗi đại lý trải dài khắp Việt Nam.

An Cường – Câu chuyện thành công trong giải quyết bài toán quản trị hệ thống đại lý

3.1 Bài toán của An Cường:

Trước sự cấp thiết cũng như nhận thức được tiềm năng to lớn từ xu hướng Thương mại điện tử, An Cường kỳ vọng có thể ứng dụng công nghệ vào việc tối ưu hệ thống quản lý các đại lý kinh doanh trên toàn quốc của mình. Tuy nhiên, nhãn hàng đã vấp phải những trở ngại sau:

• Trước khi đại dịch bùng phát, doanh nghiệp chỉ tập trung vào đầu tư cho chuỗi Showroom truyền thống, không quá chú trọng xây dựng các kênh bán Online; dẫn tới hệ thống Kinh doanh trực tuyến “nghèo nàn” và kém hiệu quả.
• Hệ thống quản lý hiện tại rời rạc, quy trình quản lý – ra quyết định phụ thuộc vào báo cáo theo tuần, theo tháng của từng cơ sở, khiến nhãn hàng khó nắm bắt tình hình kinh doanh toàn hệ thống. Không ít lần chậm trễ xử lý sai sót thông tin; cũng như luôn ở trạng thái bị động khi muốn ban hành và thực hiện thay đổi. 

3.2 Lời giải của Novaon Ecom:

Với bài toán của An Cường, Ecom by Novaon đã tiến hành tư vấn và triển khai giải pháp Omnihub, xây dựng hệ thống quản lý tập trung cho chuỗi đại lý của doanh nghiệp:

• Thiết lập hệ thống 14 Website Thương mại điện tử chuẩn SEO cho 14 showroom. Điều này giúp các đại lý tiếp cận mở rộng kênh bán và tối đa lượng khách tiềm năng;
• Hoàn thiện cơ sở hạ tầng kinh doanh số với phần mềm bán hàng Online cùng hệ thống các kênh đồng nhất (thông tin, sản phẩm, giao diện,…). Đảm bảo tính thống nhất cũng góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp;
• Tự động tập trung và đẩy mọi dữ liệu của toàn bộ 14 cơ sở về một “lõi” quản lý duy nhất, giúp nhãn hàng “bảo vệ” nguồn tài nguyên quý giá vừa có thể nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh, xử lý các vấn đề, sai sót tại các cơ sở cũng như triển khai các chiến lược kinh doanh cho toàn hệ thống.

3.3 Kết quả đầu ra

• Tăng ~30% đơn hàng nhờ hệ thống Website & các chiến dịch quảng cáo trên Facebook, Google,… được tối ưu.
• Tiết kiệm ~53% thời gian quản lý, theo dõi tình hình kinh doanh so với trước.

Với nền tảng 15 năm trong lĩnh vực thực thi và tư vấn chiến lược Digital cho doanh nghiệp, cùng những kết quả tích cực đã mang lại cho các đơn vị hợp tác, Ecom tự tin cung cấp không chỉ công cụ hay phần mềm quản lý bán sỉ, bán buôn, bán lẻ,… mà còn những phương án xây dựng, vận hành và quản trị hoàn chỉnh cho từng doanh nghiệp, từ mọi ngành nghề: Xây dựng, Nội thất, Mỹ phẩm,…

Omnihub là một phần mềm quản lý bán buôn tuyệt vời dành cho các nhà phân phối, nên chần chừ gì mà không đăng ký nhận tư vấn ngày cho doanh nghiệp của bạn.