Recap Lộ trình SlimCRM xây dựng đội ngũ bán hàng từ xa
Tại webinar #4 ngày 01/10 vừa qua, xoay quanh keywork trọng tâm: Remote Sales team, SlimCRM đã có cơ hội chia sẻ cùng các khách mời những vấn đề chính bao gồm lợi ích, lộ trình cùng case study do chính công ty đang áp dụng để xây dựng nhóm kinh doanh từ xa, sẽ trình bày kỹ hơn dưới đây.
Với kết quả 3 tháng liên tục đạt OKR cùng tỷ lệ tăng trưởng doanh thu và khách hàng trên 30%/tháng, đặt trong bối cảnh giãn cách suốt 3 tháng thì đây là những con số không hề dễ dàng đạt được của SlimCRM, bởi có hai khó khăn lớn nhất team cần vượt qua là giữ vững hiệu suất, duy trì động lực làm việc trong khi nhiều nhân sự hoạt động phân tán tại các tỉnh thành khác nhau (Hà Nội, Thái Bình,..). Bên cạnh đó, team cũng có kế hoạch dự kiến sẽ mở rộng mạng lưới cộng tác viên quy mô trên 100 người trong trong quý này.
Vậy với những bài học kinh nghiệm được đúc rút từ những lần remote trước mà SlimCRM sẽ chia sẻ sau đây, các nhà quản lý có thể tham khảo để lên kế hoạch, khắc phục trong quá trình xây dựng và quản lý nhóm kinh doanh từ xa.
Lộ trình xây dựng đội ngũ kinh doanh từ xa của SlimCRM
Giai đoạn 1: Thiết lập (chuẩn bị)
Trong khâu này, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng và chuẩn hóa:
- Các tài liệu hỗ trợ bán hàng cho sales (Kịch bản gọi điện thoại, mẫu email, Bảo chứng của khách hàng, mẫu tình huống xử lý từ chối, Sales Battle Card, Case Study…)
- Tài liệu về quy trình, quy định trong quá trình bán hàng, giao dịch với khách hàng (Mẫu báo giá, hợp đồng, chính sách cho khách hàng thân thiết)
- Chính sách phúc lợi cho sales, hoa hồng cho sales/ cộng tác viên
Vấn đề chung
Mặc dù biết để xây dựng đội ngũ bán hàng cần chuẩn bị những gì nhưng khi bắt tay vào làm nhiều quản lý đang khó khăn ở khâu tổng hợp tài liệu khi:
- Không tài liệu hóa được kiến thức, kinh nghiệm mình có để đào tạo nhân viên
- Không có công cụ cung cấp cho nhân viên làm việc, trao đổi, giám sát và đánh giá họ
- Lo sợ vấn đề không bảo mật thông tin
SlimCRM giải quyết thế nào?
- Tập trung toàn bộ tài liệu, kiến thức về 1 nguồn thống nhất, chính là sử dụng Wiki - một tính năng của SlimCRM .
SlimCRM Wiki: Quản trị và tích lũy tri thức doanh nghiệp. Dùng thử tại đây
Vậy: Tại sao không nên lưu trên google drive? Rõ ràng nó rất quen thuộc, dễ dùng và doanh nghiệp tôi dùng nhiều năm rồi nhưng chưa có vấn đề gì cả.
Thông thường các doanh nghiệp share folder trên google và phân quyền để nhân viên truy cập và xem, điều này khá tiện lợi nhưng nó có hai vấn đề: (1) Nếu team có 20 người thì phải thực hiện thao tác phân quyền 20 lần, và khi có người nghỉ việc thì lại phải hủy quyền xem.(2) Nhân viên cũng có thể download các tài liệu này và chia sẻ bí quyết kinh doanh cho bên ngoài hay các đối thủ
- Với tính năng Wiki, SlimCRM đang áp dụng cho các thành viên không chỉ cho họ xem tài liệu, học tập và tra cứu tình huống mọi lúc mọi nơi, phân quyền đơn giản và thống kê lượt xem mà còn cho phép nhân viên tự mình đóng góp những tri thức và kinh nghiệm mới, giúp cho kho tri thức kinh doanh không ngừng được nâng cấp.
- Công cụ áp dụng: Dùng phần mềm SlimCRM để làm việc cho toàn công ty (với tất cả các phòng ban như marketing, sales, kỹ thuật, kế toán …), Discord để họp nhóm.
Giai đoạn 2: Tuyển dụng, phỏng vấn ứng viên
Sau khi đã hoàn thiện khâu thiết lập tài liệu, các nội dung cho Sales, các doanh nghiệp bắt đầu triển khai kế hoạch tuyển dụng.
Vấn đề chung
- Các doanh nghiệp lên các chiến dịch tuyển dụng quá nhiều mà không hiệu quả.
- Lãng phí bộ hồ sơ ứng viên: Với các ứng viên xem xét là không phù hợp, doanh nghiệp thường lãng quên và đến khi cần thì lại phải tuyển người mới.
SlimCRM giải quyết thế nào?
Giống như nhiều doanh nghiệp, trước giãn cách SlimCRM tuyển dụng offline là chủ yếu, nhưng để chuẩn bị trước một vài tình huống như giãn cách hay tuyển nhân sự làm việc từ xa thì cần phải chuẩn bị có sẵn các công cụ tuyển dụng online. Hiện team đang dùng module tuyển dụng và bộ câu hỏi phỏng vấn cả online, offline
Những lợi ích của tính năng tuyển dụng trên SlimCRM
- Lưu trữ mọi hồ sơ ứng viên, kết quả phỏng vấn, bài test, phục vụ cho mục đích tuyển dụng sau này.
- Quản lý toàn bộ chiến dịch tuyển dụng đang thực hiện, lên lịch phỏng vấn, gửi mail từ phần mềm, đánh giá ứng viên theo tiêu chí ASK (Attitude: Thái độ, Skill: Kỹ năng, Knowledge: Kiến thức) công ty đã lên sẵn từ trước.
- Ngay khi ứng viên đỗ phỏng vấn, hệ thống tự động gửi mail chào mừng đến ứng viên, tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bộ phận nhân sự.
Tự động hóa quy trình Tuyển Dụng với SlimCRM. Dùng thử tại đây
Giai đoạn 3: Đào tạo, kết nối và xây dựng đội ngũ bán hàng
Vấn đề chung
- Trong quá trình đào tạo nhân viên, doanh nghiệp tốn kém nguồn lực, thời gian nhưng không hiệu quả. Các tri thức, tài nguyên trước đó không được hệ thống lại, gây tốn kém thời gian đào tạo.
- Về khâu kết nối: Nhân viên làm việc từ xa dễ dẫn đến tình trạng thiếu gắn kết trong nội bộ, dễ chán nản, stress bởi KPI, cảm giác cô lập, bị bỏ rơi
- Xây dựng đội nhóm và lên mục tiêu: Đa số các công ty chỉ quan tâm tới việc theo dõi giám sát KPI mà chưa thực sự chú ý đến việc cung cấp các công cụ hiện đại để giúp Sales tự hoàn thành mục tiêu của mình.
SlimCRM giải quyết thế nào?
- Trong khâu đào tạo, team đã có sẵn tài liệu lộ trình đào tạo sales 14 ngày, nhân viên truy cập wiki để xem và có kiểm tra hàng ngày, các case study mới được lưu lại vào wiki và tổ chức chia sẻ cho team cùng hiểu
- Trong khâu kết nối, xây dựng văn phòng làm việc ảo, luôn bật camera để tăng sự kết nối. Thứ bảy hàng tuần, lần lượt các thành viên sẽ có cơ hội chia sẻ kiến thức mới tới toàn công ty.
- Về việc xây dựng nhóm và lên mục tiêu, đội sales như hổ được chắp thêm cánh với những công cụ hiện đại và thao tác lại vô cùng đơn giản trên phần mềm SlimCRM, tính năng đi thẳng vào giải quyết vấn đề cho sales
+ Gom lead đa kênh: Từ các nguồn SEO, seeding, ads đổ về SlimCRM và phân phối cho các sales.
Điều này rất quan trọng, bởi không những nó tiết kiệm thời gian nhập liệu, thông tin đầy đủ và tracking được nguồn mà còn bảo mật dữ liệu ngay trong nội bộ công ty. Chúng ta có thể phân quyền sales nào xem cơ hội của sales đó và nếu bạn đó nghỉ thì ngay lập tức chuyển cơ hội đó cho người khác chăm sóc tiếp. Vừa không đứt gãy mạch follow, vừa giữ được nguồn dữ liệu của công ty.
+ Follow khách hàng: Nhân viên sales dùng duy nhất SlimCRM để gọi điện, lên lịch hẹn, lập báo giá, lập hợp đồng, xuất hóa đơn từ xa, ký hợp đồng điện tử. Điều này giúp sales chỉ cần làm việc trên một công cụ duy nhất phục vụ cho cả ba giai đoạn trước, trong và sau bán, vừa nâng cao hiệu suất mà vừa dễ quản lý
Tăng năng lực bán hàng và tạo ra nhiều doanh thu hơn với SlimCRM. Dùng thử tại đây
Giai đoạn 4: Theo dõi, đánh giá và tạo động lực
Vấn đề chung
- Doanh nghiệp khó kiểm soát chất lượng tư vấn và cải thiện kỹ năng
- Không thể đánh giá chính xác hiệu quả làm việc của Sales và marketing
- Việc khó nhất là tạo động lực cho nhân viên vì giai đoạn này kinh doanh khó khăn, dễ nản, làm việc cô lập thời gian dài
SlimCRM giải quyết thế nào?
- Cả team sẽ cùng họp và nghe lại ghi âm và góp ý cho nhau, nếu thấy cần thì sửa lại kịch bản bán hàng
- Thông qua dashboard, các chỉ số quan trọng của nhân viên sales (doanh thu/số lead tự tìm/số lead được giao/tỷ lệ thành công/thời gian chốt sales...) để đánh giá sát sao hơn
- Team áp dụng OKR từ trước, không chỉ hướng tới KPI mà luôn biết lý do why (tại sao) mình cần đạt KR và how (làm bằng cách nào). Hàng tuần sales tự báo cáo tiến độ KPI, khó khăn và giải pháp vượt qua vào phần mềm OKR. Duy trì checkin 1:1 với quản lý để có điều chỉnh sớm.
- Điều này không chỉ đảm bảo từng hành động của mỗi nhân viên hướng đến mục tiêu chung của công ty, mà còn khơi gợi sự sáng tạo, tinh thần làm việc chủ động. Một điểm nữa là OKR có thể điều chỉnh linh hoạt, có tháng công ty không đặt mục tiêu doanh thu mà hướng tới tăng thị phần, nhân viên đỡ căng thẳng, rất may cuối cùng vẫn tăng cả doanh thu
Xây dựng đội ngũ kinh doanh từ xa là con đường không hề bằng phẳng, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian để liên tục thiết lập, tuyển mộ nhân tài, đào tạo kết nối hay theo dõi. Nhưng nếu có sự hỗ trợ các công cụ công nghệ, tổ chức sẽ tạo ra cỗ máy tự vận hành và mang lại kết quả ngoài mong đợi.
Trên đây là những tóm tắt nhanh case study của SlimCRM tại webinar #4, các doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết hơn video ghi hình tại đây
Quý doanh nghiệp có thể trải nghiệm 14 ngày và tư vấn phần mềm SlimCRM TẠI ĐÂY
