Truyền thông nội bộ là gì? Hướng dẫn truyền thông mục tiêu với mô hình 5T

Truyền thông nội bộ giúp cung cấp luồng thông tin liên tục, kết nối hiệu quả giữa các bộ phận với thành viên trong tổ chức. Nó cũng quyết định việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau. Giao tiếp nội bộ hiệu quả giúp hình thành và nuôi dưỡng văn hoá thương hiệu, với kết quả là sự trung thành của mọi nhân viên.

Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

Khi trải qua những đợt khủng hoảng lớn như COVID-19, và trong bối cảnh thế giới luôn thay đổi, hỗn loạn như ngày nay, nội bộ thương hiệu càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, là một hạng mục mà mọi thương hiệu muốn tồn tại phải nhìn nhận và đầu tư đúng đắn.

Tại thời điểm Vũ viết bài chia sẻ này, tháng 7/2021, đại dịch COVID-19 đã lan rộng khắp các tỉnh thành phía Nam, Việt Nam, cuộc sống đang trở nên hỗn loạn, hầu hết mọi thứ đều tê liệt, mọi người chỉ đang “tồn tại”, chứ không phải đang sống. Công nhân, nhân viên làm việc tại nhà máy, cơ sở y tế, doanh nghiệp hoạt động thiết yếu, đều bao trùm nỗi lo sợ bị lây nhiễm, tràn ngập rủi ro. Đây là thời điểm cần tinh thần đồng đội, văn hoá doanh nghiệp và truyền thông nội bộ hơn bao giờ hết.

Hình ảnh một nhà máy tại Thành phố Thủ Đức xếp hàng xét nghiệm COVID-19
Nguồn: VnExpress

Nỗi lo sợ cần được thay thế bằng tinh thần đội ngũ, sự lạc quan, sự cố gắng và đồng lòng, bài chia sẻ này với mục tiêu hướng dẫn cách thức, mô hình truyền thông nội bộ để mọi thành viên trong tổ chức vượt qua khủng hoảng.

Dưới góc độ là một người tư vấn thương hiệu, Vũ luôn nhìn nhận đội ngũ nhân viên là nền tảng quan trọng hàng đầu trong quá trình xây dựng thương hiệu, và truyền thông nội bộ quan trọng không thua kém những chiến dịch truyền thông quảng cáo đại chúng.

Kênh truyền thông nội bộ truyền thống và trực tuyến

Đại dịch COVID-19 khiến mọi doanh nghiệp Việt Nam bước vào cuộc đại thử nghiệm “làm việc tại nhà”. Điều này có thể hiệu quả hoặc có thể không, nhưng một điều chắc chắn rằng, hành vi liên lạc, làm việc trực tuyến của con người đã hoàn toàn thay đổi.

Thời điểm này bất kỳ nhân viên nào cũng có thể kết nối với nhau ngay lập tức, thông qua các nền tảng trực tuyến

Việc chuyển đổi số từ lâu đã âm ỉ, nhưng giờ đây nó trở lên mạnh mẽ hơn bao giờ hết, thời điểm này bất kỳ nhân viên nào cũng có thể kết nối với nhau ngay lập tức, thông qua các nền tảng trực tuyến.

Cán cân truyền thông nội bộ không còn nghiêng về hình thức truyền thông truyền thống, ngược lại, nó đã chuyển qua truyền thông kỹ thuật số. Vũ không phủ nhận cách thức truyền thông truyền thống, nhưng tôi và các bạn cần thú thực với nhau rằng, những kênh truyền thông nội bộ kỹ thuật số đang dần chiếm ưu thế.

Xu hướng truyền thông nội bộ tương lai

Toàn thế giới đang dần thích nghi với đại dịch toàn cầu, sự xuất hiện của COVID-19 ảnh hưởng tới hầu hết các mô hình, kiến thức và dự báo về kinh tế, con người, thương hiệu. 

Điều này đòi hỏi những nhà tư vấn thương hiệu, truyền thông, quảng cáo và marketing phải chấp nhận “xoá học”, thay đổi, hoặc bỏ đi những kiến thức từng là đúng đắn, từng giúp mình thành công, nhưng tới thời điểm hiện tại không còn phù hợp, đó là xu thế tất yếu của sự phát triển xã hội.

Truyền thông nội bộ mục tiêu là truyền thông để dẫn đường và hỗ trợ đạt mục đích cho từng cá nhân với sự thấu hiểu sâu sắc

Tại Vũ Agency, chúng tôi đã dừng lại, quan sát phân tích tình hình theo thực tế và đưa ra mô hình, xu hướng truyền thông nội bộ hoàn toàn mới, phương pháp mà chúng tôi chia sẻ và hướng tới là truyền thông nội bộ mục tiêu. Truyền thông nội bộ mục tiêu là truyền thông để dẫn đường và hỗ trợ đạt mục đích cho từng cá nhân với sự thấu hiểu sâu sắc.

Vũ muốn lấy ví dụ về định hướng nghề nghiệp một người con, thay vì áp đặt con theo mục tiêu (là trường học, công việc trong tương lai, có khi là môi trường sống) mà ta mong muốn, tại sao chúng ta chưa bao giờ lắng nghe, thấu hiểu những tiềm năng của con trước tiên?

Khi thấu hiểu được, chúng ta xây dựng mục tiêu phù hợp, dẫn hướng theo mục tiêu đó, tác động đến suy nghĩ, chạm vào trái tim, đích đến là bàn tay.

Vũ quen và biết nhiều bạn trẻ là hệ luỵ của quyết định, định hướng theo kỳ vọng của ba mẹ, các bạn vẫn học mỗi ngày, nhưng không biết mục đích của sự học, sự sống, để rồi lãng phí nhiều năm trên giảng đường, chỉ để sau đó nhận ra rằng, mình không thuộc về định hướng đó. 

Giúp nhân viên hiểu được mục đích của mọi kế hoạch, mục tiêu chiến lược doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu của lãnh đạo, dẫn hướng nhân viên cùng thương hiệu đạt được mục tiêu cá nhân, ủng hộ những mục tiêu chung.

Bởi lẽ mục tiêu sẽ ảnh hưởng và chi phối tới hành vi, hiệu suất công việc và luôn tạo ra động lực cố gắng. 

Mọi người đều muốn biết họ đang đi đâu, họ có quyền cân nhắc xem họ có thực sự muốn đến đó hay không.

Hướng dẫn truyền thông nội bộ mục tiêu, ứng dụng mô hình truyền thông nội bộ mục tiêu 5T

Mô hình xây dựng chủ đề truyền thông nộ bộ 5T
Nguồn: Vũ Agency

Truyền thông mục tiêu 5T với nền tảng cốt lõi là sự minh bạch, giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu chiến lược của công ty, hiểu rõ mục tiêu của đội ngũ lãnh đạo và những thành viên trong nhóm của mình. Đảm bảo mọi nhân viên hiểu rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và mục tiêu của tập thể thông qua giao tiếp mỗi ngày.

1. Tiếp nhận

Tiếp nhận yêu cầu, tìm hiểu, phân tích chủ đề truyền thông.

• Lý do truyền thông chủ đề này là gì?
• Nó giúp gì cho tổ chức, cho cá nhân?
• Cần đạt được kết quả gì?

2. Tạo dựng

Xây dựng và minh bạch mục tiêu trong chủ đề truyền thông:

• Mục tiêu chủ đề truyền thông?
• Mục tiêu của ban lãnh đạo?
• Mục tiêu của phòng ban?
• Mục tiêu của từng cá nhân?
• Mục tiêu với đối tượng truyền thông?
• Thời gian truyền thông, ngân sách truyền thông?

3. Thể hiện

Có 5 cách thức giao tiếp nội bộ chính:

• Đội ngũ lãnh đạo: nguồn cung cấp thông tin như chiến lược, kết quả kinh doanh, chỉ số hoạt động, mục tiêu và những kết quả quan trọng khác
• Thảo luận nhóm: giữa các thành viên cùng nhóm với nhau, hỗ trợ nhau đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp yêu cầu
• Thông báo trực tiếp: thông báo ngắn gọn cho các thành viên về công việc, thông tin
• Trò chuyện: trò chuyện thân mật giữa các đồng nghiệp với nhau
• Công cụ truyền thông: mạng nội bộ, email, mạng xã hội, nhắn tin, cuộc gọi video, điện thoại

Mỗi cách thức sử dụng một trong ba kênh cụ thể để đạt mục tiêu truyền thông:

• Bằng lời nói: truyền thông tin bằng cách truyền miệng
• In ấn: cách giao tiếp thông qua áp phích và thiết kế đồ hoạ
• Kỹ thuật số: chia sẻ thông tin qua các mạng xã hội, ứng dụng

4. Thiết kế

Xây dựng thông điệp truyền thông:

• Tập hợp nội dung và biên tập bộ nội dung truyền thông
• Thiết kế bộ nội dung truyền thông (hình ảnh, video…)

5. Truyền tải

Truyền thông nội bộ là tương tác hai chiều, gửi đi và nhận lại.

• Truyền tải các tài liệu, nội dung qua kênh truyền thông đã xác định.
• Nhận phản hồi, tổng hợp số liệu, báo cáo, rút ra bài học. Chấp nhận những ý kiến phản biện trong nội bộ, sử dụng chúng để cải tiến cho những chủ đề truyền thông nội bộ tiếp theo.

Tổng kết

Mô hình truyền thông nội bộ 5T được đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn và kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực truyền thông và thương hiệu tại Vũ Agency, đây là một mô hình tuần hoàn, có thể áp dụng với mọi mục tiêu, chủ đề truyền thông hoàn toàn mới, nó cũng có thể khởi động lại một chủ đề sau khi truyền tải hoàn thành, hiệu chỉnh và lặp lại. 

Sử dụng mô hình truyền thông mục tiêu 5T cần người xây dựng kế hoạch truyền thông có sự thấu hiểu, đồng cảm và biết lắng nghe các thành viên trong tổ chức, nó không dễ dàng, nhưng đây cũng là một nhiệm vụ chính yếu của người làm truyền thông nội bộ. 

Truyền thông nội bộ là một bộ phận quan trọng tại doanh nghiệp, về quan điểm này Vũ đã chia sẻ từ đầu bài viết, truyền thông nội bộ quan trọng không kém truyền thông quảng cáo đại chúng, nên truyền thông nội bộ cần được đầu tư và xây dựng nghiêm túc.

Truyền thông nội bộ là một phòng/ ban chức năng riêng biệt, không phải là chức năng của người quản trị nhân sự, doanh nghiệp cần những cá nhân chuyên biệt về lĩnh vực này, vì trách nhiệm và nhiệm vụ của người làm truyền thông nội bộ rất khác biệt.

* Nguồn: https://vudigital.co/truyen-thong-noi-bo-la-gi-huong-dan-truyen-thong-muc-tieu-voi-mo-hinh-5t.html