30 phút = 2 giờ: Làm việc thông minh, lười biếng hiệu quả

15 phút kiểm tra tiến độ và 15 phút cập nhật thông tin.

Ở vị trí content team leader nói riêng, quản lý nói chung, người đi làm nói rộng, bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm được 20-30% thời gian của 8 tiếng làm việc (tương ứng 1,5-2 tiếng/ngày) và dành sức cho các hoạt động khác.

Tại sao không?

Thời điểm bài viết “lên sóng”, team ERA Content đã làm việc remote được 3 tháng, giữa diễn biến phức tạp của đại dịch COVID-19. Vậy mà, dường như mọi hoạt động và công việc của team không có nhiều thay đổi, task vẫn trơn tru và tương tác của các thành viên vẫn đều đặn diễn ra mỗi ngày.

Tất cả đều nhờ những bí mật sau đây.

Bài viết được chia làm 3 phần: Phần 1 tập trung khai thác các nội dung liên quan trực tiếp đến công việc và dự án; Phần 2 chia sẻ cách team ERA Content tuyển dụng, quản lý nhân sự và vận hành; Phần 3 liên quan trực tiếp đến vị trí content team leader, những kỹ năng cần có và những mẹo nhỏ để cả bạn và team cùng tốt hơn.

Phần 1: 30 phút tối ưu 8 tiếng làm việc

1. Xin chào ngày mới, kế hoạch hôm nay của bạn là gì?

Sự chuẩn bị, là hoạt động thường nhật không được tính là công việc nhưng “chắc chắn là công việc”. Không việc nào tự nhiên được thực hiện, cũng không có kế hoạch nào tự động được viết ra nếu bạn không nghiêm túc dành sự chuẩn bị cho nó.

“Bước chuẩn bị để bắt đầu ngày mới là bắt buộc đối với tất cả member trong team, nhưng đặc biệt cần ở content team leader – người quản lý/ điều phối nhằm đảm bảo workload team cân bằng.”

Nếu nhân sự của bạn cần 5 phút mỗi đầu ngày để liệt kê đầu việc, thì leader cần 15 phút để check lại toàn bộ dự án trong ngày/ tuần, từ đó, phân bổ sự ưu tiên cũng như dự án cần tập trung cho team.

Đừng cố gắng tạo ra những kế hoạch quá phức tạp cho một ngày của bạn, hãy bắt đầu bằng việc liệt kê, và phân loại chúng theo ma trận quản lý thời gian

Ở nhiều công ty, cuộc họp đầu tuần, tháng, hay quý là bắt buộc để đảm bảo sự chuẩn bị này. Nhưng Vân Tay Media, hay ERA Content không làm thế. Chúng tôi tận dụng công nghệ, bảng biểu để “nói chuyện” và tương tác với nhau.

Tất cả dự án của team content sẽ được tập hợp trong file excel, thống kê tiến độ cũng như highlight các “sự kiện quan trọng”. Team leader sẽ là người cập nhật file này mỗi ngày, đánh giá mức độ ưu tiên theo thang đo để member “phối hợp”.

Bảng theo dõi tiến độ team ERA Content đang sử dụng

Dự án được đánh giá độ ưu tiên thế nào? Đặt ra tiêu chí và tính điểm, leader sẽ trả lời các câu hỏi:

Nguồn: Vân Tay Media

Với mỗi câu hỏi, bạn có thể đánh giá điểm từ 1-5 (hoặc thang abc) và tính tổng cuối cùng. Sau khi đánh giá mức độ và phân phối trong file, team thực thi sẽ theo dõi và sắp xếp công việc theo độ ưu tiên đó.

Vì sao bạn chỉ mất không tới 15 phút để làm việc này mỗi ngày?

Vì thực tế, bạn không cần liên tục update mức độ ưu tiên cũng như thay đổi số liệu trong bảng tiến độ. Bạn chỉ cần 1 buổi ngồi xuống sắp xếp, và kiểm tra lại chúng vào đầu ngày. Thêm thời gian tự liệt kê và lên task cho bản thân, 15 phút là quá nhiều.

Tới đây, bước chuẩn bị cho một ngày có thể là kết thúc. Với file tổng hợp dự án cũng như tiến độ như trên, cả team dễ dàng cập nhật thông tin cũng như không mất quá nhiều thời gian để họp hành, triển khai hay thắc mắc.

Mỗi nhân sự sẽ tự lên cho mình một bản kế hoạch nhỏ để bắt đầu một ngày làm việc. Team ERA Content thường sử dụng phương pháp PDCA để thực hiện việc quản lý và vận hành, ngoài ra, công cụ làm việc chính của toàn công ty là Bitrix cũng có tính năng ghi lại checklist công việc và mình chỉ cần liệt kê đầy đủ.

Một phương pháp cá nhân mà bạn có thể áp dụng ngay lúc này. Tương tự việc quản trị tài chính với 5 chiếc hũ nhỏ, bạn cũng có thể coi thời gian 8 tiếng làm việc trong ngày của mình là một khoảng cần chi tiêu và hãy chia chúng vào từng hũ công việc. Ở đây, tôi thường chia quỹ thời gian 8 tiếng của mình như sau:

• 50% công việc dự án quan trọng
• 30% công việc bình thường
• 20% sự vụ phát sinh
• 10% vui chơi giải trí

2. Khởi động bằng những công việc nhẹ nhàng

Khi mới ngồi vào bàn làm việc, đừng bắt não bộ phải xử lý ngay những thông tin quá vĩ mô. Do đó, việc khởi động bằng những chiếc task đơn giản là hoàn toàn dễ hiểu.

Trong phương pháp PDCA mà team đang áp dụng, bạn có thể chia nhỏ quỹ thời gian cũng như sắp xếp công việc theo từng mốc nhất định để tránh phân tâm cũng như hạn chế ép não làm việc quá sức hơn.

Những công việc nhỏ, vụn lẻ trong ngày có thể được đẩy lên trước cho bước khởi động. Ngoài ra, khi đã làm việc lâu năm, bạn sẽ dễ dàng nhận ra đâu là thời điểm vàng để não bộ tập trung, đâu là giai đoạn cả cơ thể và tâm hồn đều trở nên vô dụng.

“Hãy sắp xếp task đơn giản vào những khoảng thời gian lơ mơ, và dành phần lớn lượng công việc quan trọng đưa vào quỹ đạo tập trung của bạn.”

Việc bắt đầu bằng các task khởi động cũng giúp tạo động lực cho bạn tự tin hơn trong cách xử lý công việc 1 ngày. Phương pháp no-fail-goal đã từng được nhắc tới trong bài viết Remote working: Xu hướng làm việc của thời đại vẫn tiếp tục có thể được áp dụng, hoặc thử theo cách đánh giá thẻ điểm cá nhân hay nguyên tắc 4D: Do – Dump – Delegate – Defer đều phù hợp. Hẹn bạn ở một bài viết khác để phân tích sâu hơn về các phương pháp này.

3. Vận công xài não – Nghiêm túc vào việc

Thật sự lúc này, một ngày của bạn mới bắt đầu. Ở bất kỳ doanh nghiệp và vị trí công việc nào, bạn cũng phải chuẩn bị tinh thần rằng phải thật sự sau 1 tiếng kể từ thời gian chính thức vào làm, thì não bộ và các tế bào trong cơ thể mới chính thức nhập cuộc. Tất nhiên, đây chỉ là nhận định của “người chơi hệ tâm linh”.

Có nghĩa là, ví dụ nếu thời gian công ty đi làm là 8h sáng, thì khoảng 9 – 9h30 sự im lặng và tập trung mới chính thức bắt đầu. Điều này không có nghĩa quỹ thời gian trước đó bị lãng quên (bạn có bước chuẩn bị và khởi động kia mà). Ở ERA Content, có lẽ 9h30 là mốc đẹp để chúng tôi chính thức nhào vào cuộc chạy đua với task, liên tiếp feedback, comment, tin nhắn, cuộc gọi đổ về, từ client, từ account, từ team leader, từ đồng nghiệp. Sức mạnh của kế hoạch và hai bước chuẩn bị, khởi động từ trước sẽ phát huy tác dụng cực kỳ.

Trong công việc của 1 nhân sự thực thi, creator nên chia nhỏ thời gian để biết cách đầu tư cho những dự án được ưu tiên. Với đầu việc của team leader, bạn cần nhiều thời gian hơn để hỗ trợ cùng team và đảm bảo chất lượng đầu ra ổn định.

Ở đây, content team leader có thể áp dụng 2 cách phân loại sau:

• Phân loại theo nhân sự:
  • Bạn cần ưu tiên nhân sự mới, nhân sự chưa vững chuyên môn
  • Nhân sự lâu năm, nhân sự nắm dự án và có khả năng làm việc độc lập sẽ ít cần sự chú ý
• Phân loại theo dự án:
  • Theo sát dự án có độ ưu tiên cao
  • Dự án ổn định, độ ưu tiên thấp thì ít quan tâm hơn

Bạn có thể áp dụng phương pháp vẽ cột như sau, để biết được mình nên phân loại thời gian như thế nào:

Theo biểu đồ này, team leader có thể chia nhỏ quỹ thời gian của mình trong ngày để kiểm tra tiến độ và hỗ trợ team hợp lý. Một điều đặc biệt quan trọng trong quá trình chạy dự án, đó là phải đặt dự án làm ưu tiên hàng đầu, theo sát và linh hoạt điều chỉnh để đảm bảo tiến độ công việc được hoàn thiện. 

4. Lấy sức: Team cần nghỉ ngơi, bạn cũng vậy

Tất nhiên, chạy deadline không thể là công việc chính duy nhất trong ngày. Bạn cần nghỉ ngơi, team cần nghỉ ngơi và gắn kết.

Sẽ có một số khoảng thời gian gần như là cố định để mọi người kém hiệu suất. Quản lý sẽ là người nắm được thời gian này rõ nhất, để tranh thủ kéo mood và tương tác cùng team. 

Khi đi làm ở công ty, vào khoảng 15h chính là “khung trà chiều”, “buổi xế tà tưa” mà chúng tôi hay áp dụng. Khi đã remote, thời gian lấy sức là khi vừa nghỉ trưa xong, tranh thủ gửi nhau những bức hình, những đoạn tin tức hay cập nhật sự kiện vu vơ.

Một chiếc ảnh vu vơ ngày cả team được “síp” bao trà sữa

Việc não được thả ra sau quãng thời gian dài tập trung sẽ giúp tăng thêm hormone sáng tạo và năng suất. Việc nghỉ ngơi lấy sức cũng là cách giúp mọi người thư giãn, gắn kết và hiểu về nhau hơn.

5. Tạm biệt – 8 tiếng của bạn sắp hết

Trong một ngày làm việc, đây có lẽ là lúc mọi người hân hoan, háo hức, hồ hởi nhất, cũng là lúc một ngày khép lại dù deadline có còn hay việc vẫn chưa xong.

Có 3 trường hợp lúc này:

• Bạn xong task và sẵn sàng đóng laptop

Khi checklist trong ngày được hoàn thành và không còn gì níu chân bạn ngồi lại bàn làm việc, vậy còn ngần ngại gì mà không tắt máy, chào tạm biệt và thư giãn thật sự nào. Không cần có cảm giác tội lỗi khi đồng nghiệp chưa xong hay sợ rằng mình tan làm đúng giờ “quá sớm”.

• Bạn chưa xong task nhưng vẫn đang hừng hực với công việc

Công ty sẽ rất tri ân những workaholic như thế. Lúc này, quỹ thời gian OT bắt đầu được nạp vào và bạn có thể cày cuốc tiếp cho xong. Tuy nhiên, tôi không khuyến khích bạn OT quá lâu và phí sức lao động. Hãy chỉ đặt cho mình 30 phút – 1 tiếng ngồi lại bàn làm việc thôi, hoàn thành cho xong việc dang dở và tan làm bạn nhé.

• Task chưa xong, nhưng bạn cũng hết hứng rồi

Thường thấy nhất là trường hợp này, và phần lớn sẽ ngồi cắm cúi hì hục “chạy cho xong”. Tuy nhiên, lời khuyên là đừng như vậy nhé.

Bạn nên tạm dừng và nghỉ ngơi đúng giờ nếu việc thật sự không quá vội. Nếu task thật sự rất gấp và buộc phải làm xong, hãy trở lại với chúng vào 1, 2 tiếng sau khi tắm rửa, ăn uống hoặc vào buổi sớm hôm sau khi bạn đã thật sự tỉnh táo. Việc ép buộc bản thân tăng ca, tập trung cho công việc là không thể. Nên hãy cho mình thời gian, và đừng quá tham công tiếc việc.

Một ngày sẽ kết thúc khi mọi việc trôi qua như thế. Hy vọng bạn không cảm thấy nội dung quá nhàm chán và khô khan vì tiếp theo đây sẽ là phần quản lý và vận hành cụ thể.

Tải ebook đầy đủ tại đây.

Uyên Bùi