Các doanh nghiệp đã sẵn sàng số hóa quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM)?

Hệ thống Quản lý tài sản trong doanh nghiệp (EAM) là gì?

Quản lý tài sản doanh nghiệp – Enterprise Asset Management (EAM) đề cập đến một tập hợp các công cụ, thực hành và phần mềm, bao gồm cả phần mềm quản lý tài sản. Quy trình quản lý tài sản này cho phép các doanh nghiệp thực hiện quản lý cơ sở vật chất hiệu quả.

Với quy trình EAM toàn diện, các tổ chức có thể duy trì, kiểm soát và phân tích hiệu quả tài sản vật chất và cơ sở hạ tầng của mình ở tất cả các giai đoạn của vòng đời tài sản, bao gồm mua sắm, bảo trì và xử lý.

Hệ thống quản lý tài sản mở rộng này cho phép người quản lý hiểu đầy đủ về lịch sử và tình trạng hiện tại của tài sản. Từ đó tối ưu hóa việc sử dụng tài sản, kéo dài thời gian hoạt động, giảm chi phí bảo trì, cuối cùng là tăng doanh thu và ROI (Return On Investment)

Mặc dù thường được so sánh với hệ thống phần mềm quản lý bảo trì (CMMS), EAM toàn diện thường cung cấp nhiều chức năng và tiện ích hơn, bao gồm: 

• Hệ thống quản lý hàng tồn
• Hệ thống quản lý tài liệu và tin tức
• Công cụ quản lý trang web
• Hệ thống quản lý mua hàng
• Hệ thống kế toán và quản lý tài chính
• Hệ thống quản lý dự án
• Các công cụ quản lý hiệu suất
• Công cụ quản lý lao động
• Quản lý hợp đồng dịch vụ

Chức năng chính của hệ thống quản lý tài sản (EAM) trong doanh nghiệp

Các doanh nghiệp lớn thường có số lượng tài sản giá trị rất lớn cần được quản lý chặt chẽ. Hệ thống quản lý tài sản doanh nghiệp (EAM) lúc này giúp các doanh nghiệp này kiểm soát được số lượng tài sản khổng lồ mà vẫn duy trì được hiệu suất sản xuất, dịch vụ hoạt động tốt nhất.

Phần mềm quản lý tài sản cung cấp các chức năng cốt lõi sau: 

Quản lý thứ tự công việc

Quản lý công việc bao gồm quản lý tất cả các công việc bảo trì theo kế hoạch và ngoài kế hoạch. Hoạt động này bao gồm việc quản lý các yêu cầu bảo trì đã nhận, lập kế hoạch bảo trì, theo dõi công việc đang thực hiện và điều phối công việc bảo trì với các nhà thầu bên ngoài. Đây là lý do tại sao quản lý thứ tự công việc là chức năng cốt lõi của mọi phần mềm quản lý tài sản. 

Quản lý lao động

Tổ chức và theo dõi đánh giá, đào tạo và cấp chứng chỉ cho các nhân viên và nhà thầu khác nhau là công việc chính của quản lý lao động. Đây là một chức năng trong hệ thống EAM, quản lý lực lượng lao động giúp truy cập, xem xét và điều chỉnh lịch trình làm việc dễ dàng hơn, đặc biệt khi số lượng nhân viên cần được điều phối tăng lên 3 hoặc thậm chí 4 chữ số.

Quản lý chuỗi cung ứng và MRO

Các chức năng đi kèm với phần mềm EAM cải thiện đáng kể thủ tục kiểm kê và kiểm soát hàng tồn kho. Nó có thể kiểm soát và giám sát chuỗi cung ứng của công ty, bao gồm các lĩnh vực như: Thu mua phụ tùng, kiểm soát hàng tồn kho, thu mua, ước tính nhu cầu nguyên vật liệu và dự báo hàng tồn kho chính xác. Loại hàng tồn kho này bao gồm từ vật tư làm sạch đến phụ tùng cơ khí và chất bôi trơn (Về cơ bản là tất cả hàng tồn kho bảo dưỡng, sửa chữa và vận hành (MRO)).

Quản lý hợp đồng

Quản lý tài sản trong doanh nghiệp đòi hỏi nhiều tác vụ quản lý hợp đồng dịch vụ. Nhà quản lý cần ký hợp đồng với nhân viên công ty, đối tác, nhà cung cấp và khách hàng, đồng thời giám sát quá trình hoàn thành của họ. Việc giám sát này bao gồm theo dõi tuân thủ và chi tiêu tài chính.

Quản lý vòng đời tài sản

Một chức năng chính của EAM là quản lý vòng đời tài sản. Nó giúp các doanh nghiệp lập kế hoạch và đơn giản hóa việc theo dõi và quản lý tài sản ở mọi giai đoạn trong vòng đời của họ: 

• Xây dựng chiến lược mua sắm và giao phó tài sản
• Bảo quản và bảo trì tài sản trong suốt thời gian sử dụng
• Phân tích chi phí sửa chữa so với thay th

Phân tích và báo cáo

Bằng cách tích hợp EAM, các doanh nghiệp có thể hiểu đầy đủ các hoạt động bảo trì của họ. Kết hợp với các báo cáo mở rộng, nhà quản lý có thể nắm bắt có được thông tin chi tiết chuyên sâu về hoạt động, chẳng hạn như:

• Tóm tắt hoạt động của bộ phận bảo trì trong thời gian thực
• Sử dụng quản lý hiệu suất tài sản, loại bỏ các vấn đề lặp lại và giảm thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch
• Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu khác nhau để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề chính nào
• Có lộ trình rõ ràng để theo dõi các chi phí liên quan đến tất cả các khía cạnh của quản lý tài sản (tài sản, bộ phận, nhiệm vụ, lao động, thời gian chết …)

Quản lý tài chính

Quản lý tài chính trong EAM được hiểu là thu thập dữ liệu về chi tiêu giữa các bộ phận và chuyển dữ liệu đó cho kế toán để theo dõi các khoản chi tiêu và ngân sách của dự án. Bằng cách này, nhà quản lý tài sản có thể dễ dàng điều chỉnh nỗ lực của họ với các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. 

Lợi ích của ứng dụng hệ thống quản lý tài sản trong doanh nghiệp EAM

EAM phù hợp giúp nhà quản lý doanh nghiệp theo dõi, quản lý, phân tích và tối ưu hóa tài sản ở tất cả các giai đoạn của vòng đời tài sản (từ mua đến xử lý). Điều này có thể cải thiện đáng kể tính minh bạch và khả năng bảo trì phòng ngừa, do đó tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả và giảm chi phí. EAM mang đến các lợi ích cho doanh nghiệp như: 

Đơn giản hóa việc quản lý hàng tồn kho

Bảo trì hiệu quả yêu cầu việc quản lý hàng tồn kho được tối ưu hóa. EAM tạo điều kiện thuận lợi cho các thao tác này thông qua quét mã vạch, khả năng theo dõi hàng tồn kho và khả năng hiển thị.

Tối đa hóa vòng đời tài sản

Dữ liệu lịch sử, dữ liệu thời gian thực và các công cụ phân tích trong EAM cho phép mở rộng tính khả dụng, độ tin cậy và tính sẵn có của tài sản vật chất, do đó tăng hiệu quả và lợi tức đầu tư.

Khả năng làm việc từ xa hiệu quả

EAM mang đến các tính năng di động, đa địa điểm, bao gồm SaaS hoặc triển khai hỗn hợp; khả năng của điện thoại thông minh và khả năng đọc đồng hồ đo, ghi lại chữ ký điện tử và sử dụng mã vạch hoặc RFID, có thể tối đa hóa khả năng từ xa và thúc đẩy khoảng cách xã hội.

Giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động

EAM có thể tự động theo dõi thời gian ngừng hoạt động và cho phép người dùng ghi lại thời gian chết theo cách thủ công trong thời gian xảy ra lỗi. Điều này có thể giảm thiểu các vấn đề liên lạc và chi phí liên quan đến thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch.

Đơn giản hóa kiểm toán

Dễ dàng kết nối EAM với phần mềm tài chính để đơn giản hóa việc kiểm toán và đồng bộ hóa với các bộ phận tài chính hoặc các bộ phận liên quan khác.

Dữ liệu quản lý tài sản tập trung

EAM chính xác sẽ chứa tất cả thông tin về tài sản vật chất trong một hệ thống tập trung. Bao gồm lịch sử sửa chữa, sử dụng tài sản, đường mòn kiểm tra, đơn đặt hàng, chi phí vòng đời và hồ sơ bảo hành.

Nguồn: speedmaint.com