Workflow là gì? Cách xây dựng quy trình workflow hiệu quả

Workflow là gì và mang lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu chi tiết về Workflow và cách xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Workflow là gì?

Mô phỏng quy trình WorkFlow

Chúng ta có thể phân tách nghĩa của từ Workflow là làm 2 phần bao gồm “Work” nghĩa là công việc, “flow” nghĩa là dòng chảy. Flow đi chung với Work nghĩa là dòng chảy công việc, luồng công việc hay gọi là quy trình công việc. 

Workflow được hiểu là một quy trình lặp lại, bao gồm các nhiệm vụ cần phải hoàn thành theo một quy trình cụ thể. 

Khi một công việc được gán vào quy trình, nó sẽ tự động chạy theo từng giai đoạn của quy trình. Giúp công việc được hoàn thành nhanh chóng, tối ưu hiệu suất và giảm thiểu sai sót, thời gian xử lý “tắc nghẽn” trong công việc.

2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?

Lợi ích của Workflow là gì? Hay nói cách khác tại sao bạn cần sử dụng Workflow? Một số lợi ích sau đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Workflow?

Hỗ trợ hoạt động quản trị doanh nghiệp một cách trực quan

Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ mang tính logic có trình tự. Với phương pháp sơ đồ trực quan, mọi công việc được thể hiện rõ ràng hơn.

Việc sắp xếp theo sơ đồ tư duy sẽ hạn chế tối đa sai sót của công việc khi xuất hiện quá tải. Sự linh hoạt trong màu sắc và cách tóm tắt công việc sẽ thuận lợi để doanh nghiệp nắm bắt hiểu rõ công việc chính cần thực hiện.

Truyền tải bằng trực quan là điều mà bất kì doanh nghiệp nào cũng ưa chuộng. Ấn tượng của người nhìn vào công cụ sẽ kích thích sự ghi nhớ logic của trí não. Từ đó công việc sẽ tuần tự hoàn thiện không thiếu sót như khi chưa có phần mềm.

Workflow là một cách để đưa công việc vào một trật tự

Workflow là gì và khi sử dụng workflow bạn có thể biết được:

• Cách để bắt đầu công việc
• Cách làm công việc như thế nào?
• Biết được mục tiêu cần nhắm tới
• Tránh mắc những lỗi do quy trình công việc không đúng

Loại bỏ các quá trình và hoạt động dư thừa

Các công ty khởi nghiệp có quy mô nhỏ, do đó sẽ có ít quy trình và hoạt động hơn so với các doanh nghiệp lớn hơn. Sử dụng sơ đồ quy trình công việc và cập nhật chúng mỗi khi công ty phát triển sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các điểm dư thừa và giảm thiểu sự lãng phí không đáng có. Nếu chỉ theo dõi quy trình công việc bằng mắt sẽ khó phát hiện ra các điểm dư thừa này.

Việc triển khai quản lý workflow vào các hoạt động hàng ngày cho phép doanh nghiệp kiểm soát được toàn bộ hoạt động từ đầu đến cuối, dễ dàng hơn khi thực hiện các thay đổi để cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ các bước, vai trò và hoạt động không cần thiết.

Giảm chi phí vận hành

Workflow là gì và một sơ đồ Workflow có thể giúp doanh nghiệp xác định được đâu là cách làm tốt nhất và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh. Khi các quy trình được sắp xếp hợp lý và công việc được hoàn thành nhanh hơn, doanh nghiệp sẽ cần ít tài nguyên hơn để hoàn thành công việc. Điều này giúp giảm chi phí cũng và gia tăng lợi nhuận vì doanh nghiệp vẫn có thể đạt được các mục tiêu nhỏ và lớn với số lượng tài nguyên ít hơn.

3. 5 lý thuyết cải tiến quy trình làm việc

(Nội dung được biên dịch từ lucidchart.com)

Vào những năm 1980, công trình của W. Edwards Deming ( kỹ sư, nhà thống kê, giáo sư, nhà phát minh, giảng viên và chuyên gia tư vấn quản lý của Hoa Kỳ. Deming là người đi tiên phong trong quản lý chất lượng. Ông đưa ra hệ thống lý thuyết về kiểm soát chất lượng bằng phương pháp thống kê, từ đó hình thành một triết lý mới về quản lý công việc) và Joseph M. Juran (kỹ sư và tư vấn quản lý người Mỹ sinh ra ở Romania. Ông là một người truyền bá chất lượng và quản lý chất lượng) đã đưa ra nhiều lý thuyết về cải thiện quy trình làm việc trong quy trình kinh doanh. Hiện nay, những lý thuyết này vẫn được ứng dụng hiệu quả.

• Six Sigma: Sử dụng một phương trình toán học dựa trên lý thuyết thống kê, Six Sigma nhằm mục đích loại bỏ lỗi ở các sản phẩm cuối trong quá trình sản xuất – mục tiêu không có quá 3,4 lỗi/ một triệu sản phẩm. Six Sigma liên quan đến kỹ năng quan sát, phân tích và thử nghiệm quy trình. Hai phương pháp sử dụng phổ biến trong Six Sigma là DMADV (Xác định, Đo lường, Phân tích, Thiết kế, Xác minh) và DMAIC (Xác định, Đo lường, Phân tích, Cải thiện, Kiểm soát).
• Quản lý chất lượng toàn diện: Lý thuyết này nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như môi trường làm việc, nhấn mạnh sự giao tiếp và hợp tác tốt hơn giữa các bộ phận và nhân viên.
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Sử dụng các thuật toán để phân tích mọi cấp độ.Tái cấu trúc quy trình kinh doanh liên quan đến việc xem xét lại toàn bộ quy trình kinh doanh theo các điều kiện thay đổi.
• Hệ thống tinh gọn (Lean Systems): Lý thuyết này tập trung vào việc loại bỏ chi phí và lãng phí dư thừa, tạo ra một tổ chức “tinh gọn” để duy trì khả năng cạnh tranh với những thay đổi và bất ổn của thị trường.
• Lý thuyết ràng buộc (TOC): Lý thuyết này nhằm xác định mối liên kết yếu nhất – ràng buộc – và loại bỏ nó.

4. Xây dựng Workflow hiệu quả trên hệ thống phần mềm FastWork.vn

Ví dụ về xây dựng quy trình Workflow trên FastWork

Để xây dựng được Workflow hiệu quả với doanh nghiệp của bạn, trước tiên bạn cần xác định được Workflow là gì? Đó là một ý tưởng tốt để phân tích Workflow đầy đủ cho mọi nghiệp vụ và quy trình trong doanh nghiệp của bạn. 

Mỗi công việc và doanh nghiệp khác nhau, sẽ yêu cầu bạn phân tích Workflow trên những khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên, thực tế sẽ dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau:

• Chúng ta làm gì?
• Chúng ta làm điều đó như thế nào?
• Tại sao chúng ta làm điều đó?
• Những bộ phận nào làm gì?
• Những người tham gia công việc đó sẽ có vai trò gì?

Vậy FastWork WorkFlow là gì và xây dựng WorkFlow như thế nào? Với bản chất là một phần mềm hỗ trợ xây dựng và số hóa quy trình chuyên nghiệp, FastWork WorkFlow giúp số hóa toàn bộ quy trình trên giấy trong doanh nghiệp lên hệ thống phần mềm và tổ chức thành tầng dữ liệu.

• FastWork Workflow có sẵn các trường thông tin cần thiết để thiết lập một quy trình mới trọn vẹn theo từng vị trí công việc theo phòng ban.
• Phần mềm có khả năng tự động giao việc cho nhân viên – được gọi là một luồng công việc (workflow).
• Mỗi luồng như vậy được thiết lập từ nhiều giai đoạn (stage), được vận hành bởi các nhiệm vụ (job) lần lượt đi qua từng giai đoạn.
• Trong mỗi job có thể chia thành nhiều đầu việc nhỏ (task) để dễ dàng quản lý.
• Chỉ cần thiết lập quy trình mẫu, khi triển khai công việc có quy trình thực hiện, bạn chỉ cần gán công việc vào quy trình có sẵn, tất cả các tác vụ thực hiện sẽ được tự động theo cấu hình trước đó.

Ngoài thiết lập quy trình nội bộ phòng, FastWork WorkFlow còn hỗ trợ thiết lập cũng như liên kết dữ liệu, quy trình liên phòng ban để tạo thành một quy trình khép kín trong doanh nghiệp. Ví dụ: Marketing – Sale – Hỗ trợ kỹ thuật – Nghiên cứu và phát triển sản phẩm.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng được số hóa trên FastWork Workflow

FastWork Workflow mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Xây dựng và chuẩn hóa quy trình công việc theo từng phòng ban, vị trí hiệu quả
• Tối ưu thời gian xử lý công việc
• Phát hiện và xử lý nhanh các điểm tắc nghẽn trong quy trình công việc
• Tự động hóa quy trình và liên kết các quy trình thông minh
• Kiểm soát và theo dõi quy trình công việc theo thời gian thực
• Đo lường hiệu quả và xây dựng quy trình hoàn chỉnh

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý quy trình FastWork WorkFlow giúp số hóa tất cả các quy trình thực tế trong doanh nghiệp. Như vậy có thể doanh nghiệp có thể liên kết công việc của nhiều quy trình và phòng ban khác nhau. Từ đó giảm tải sự cồng kềnh và tránh tắc nghẽn trong công việc. 

Đăng Hải

*Nguồn: fastwork.vn